Una checklist de vehículos en Excel es una hoja que junta los datos de cada coche o furgoneta con las casillas de revisión (motor, frenos, neumáticos, luces, etc.) y avisa por colores según los kilómetros. Sirve para no perderte cambios de aceite, ITV o neumáticos cuando tienes uno o varios vehículos a tu cargo. Al terminar el tutorial sabrás montar la tuya en un libro .xlsx desde cero —con validación Sí/No, semáforo automático por kilómetros y fecha que se rellena sola— o usar la plantilla gratuita de mantenimiento que se descarga más abajo. Todo funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel para la web y en Mac también.
Qué es una checklist de vehículos en Excel y cuándo te ahorra dinero
Imagina un autónomo con tres furgonetas: una de reparto, una de visitas y una vieja para recados. Cada una lleva su ritmo: una pasa más km, otra casi no se mueve, la tercera es diésel y la gasolina son Gasolina 95. Apuntar a mano cuándo toca cambio de aceite, filtros, neumáticos o ITV es la receta perfecta para olvidarse de uno y pagar de más, o para que el coche te avise en la carretera.
Una checklist de vehículos en Excel resuelve eso en una hoja. Tienes la lista de coches con sus kilómetros actuales y, al lado, las casillas de revisión (Sí / No / Pendiente) con la fecha del día en la que se marcó cada cosa. La hoja te avisa por colores: verde si todo está lejos del próximo servicio, amarillo si se acerca, rojo si toca ya.
No es un libro de mantenimiento oficial ni sustituye a la ITV: es tu recordatorio personal, hecho por ti, con tus cifras y tus talleres. Lo mejor es que la montas una vez y la usas años.
Las dos partes de la checklist: los datos del vehículo y las casillas de revisión
La checklist tiene dos mitades que viven en dos hojas del mismo libro. La primera, "Vehículos", es la ficha de cada coche: matrícula, marca, modelo, año, combustible y los kilómetros que marca el cuentakilómetros ahora mismo. Es una fila por vehículo y se ordena como una tabla.
La segunda, "Revisión", es la lista de cosas que se miran en una inspección: motor y fluidos, frenos, dirección y suspensión, neumáticos, iluminación, seguridad, escape y emisiones, carrocería e interiores. Cada apartado es una fila con una columna Sí/No y otra con la fecha del día en que se revisó.
Las dos hojas se conectan por el nombre del vehículo o la matrícula. Cuando rellenas la revisión, miras el vehículo de la izquierda; cuando llegue el momento de cambiar el aceite, miras los kilómetros de la izquierda y compruebas si toca.
La fila de cada vehículo y los kilómetros actuales
La columna más importante de "Vehículos" es la de los kilómetros actuales. Es la que decide si toca revisión o no, así que se mira cada vez que se abre la hoja. Conviene actualizarla a menudo: una vez al mes o antes de cada viaje largo.
Los demás datos (matrícula, marca, modelo, año, combustible) son la identificación del coche. Sirven para no confundir la furgoneta A con la B y para anotar el coste de cada reparación en el vehículo correcto.
Los apartados típicos de una inspección de vehículo
Los apartados que se revisan en una inspección de un turismo o una furgoneta, sacados del formulario de inspección técnica, son los siguientes:
| Sistema | Qué se mira |
|---|---|
| Motor y fluidos | Nivel de aceite, refrigerante, líquido de frenos, estado de correas |
| Frenos | Pastillas, discos, líquido, freno de mano |
| Dirección y suspensión | Holguras, amortiguadores, rótulas, dirección asistida |
| Neumáticos | Profundidad del dibujo, presión, desgaste irregular, edad |
| Iluminación | Faros, intermitentes, luces de freno, matrícula, antiniebla |
| Seguridad | Airbags, cinturones, ABS, ESP, batería |
| Escape y emisiones | Estado del tubo, catalizador, humos, nivel de AdBlue en diésel |
| Carrocería e interiores | Chapas, pintura, corrosión, asientos, aire acondicionado |
Dónde conseguir una plantilla gratis y cómo abrirla
Si no quieres montar la checklist desde cero, tienes una plantilla de mantenimiento de vehículos en .xlsx lista para descargar: excel-util.com/plantilla-mantenimiento-vehiculos.xlsx. Es un solo archivo, ocupa pocos KB y sirve para hasta cinco vehículos.
Se abre con doble clic en Microsoft Excel, en Google Sheets (subiéndola a Drive y abriendo con Hojas de cálculo) y en LibreOffice Calc. En las tres herramientas mantiene las fórmulas y los formatos.
Las hojas que trae la plantilla de mantenimiento
La plantilla de mantenimiento incluye cinco hojas, cada una con un papel:
- Vehículos: la ficha de cada uno con matrícula, marca, modelo, año, combustible y km actuales.
- Mantenimientos: las revisiones que se han hecho, con fecha, km, qué se hizo, taller e importe.
- Costes por Vehículo: el gasto acumulado por coche, con una fila de totales.
- Calendario: las próximas revisiones en formato calendario, para ver de un vistazo qué toca este mes.
- Próximos: la lista de tareas pendientes ordenadas por urgencia (km o días).
Abrir la plantilla en Excel sin perder las fórmulas
- Descarga el archivo .xlsx en tu carpeta de Descargas.
- Haz doble clic sobre él. Se abre Excel en blanco con la plantilla.
- Si aparece la barra amarilla "Modo de vista protegida", pulsa Habilitar edición.
- Ve a Archivo > Cuenta y comprueba que el formato guardado es Libro de Excel (.xlsx), no CSV.
- Pulsa Ctrl+Fin para ir a la última celda con datos y verificar que las fórmulas de la hoja "Próximos" calculan números, no #¡VALOR!.
Montar tu propia checklist desde una hoja en blanco
Si prefieres construirla tú para entender cómo funciona, abres un libro en blanco y sigues estos pasos. El resultado: una hoja "Vehículos" con cinco coches y una hoja "Revisión" con los apartados típicos y una columna Sí/No validada.
Crear la tabla de vehículos con formato de tabla
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Matrícula | Marca | Modelo | Año | Combustible | Km actuales | Objetivo |
| 2 | 1234-ABC | Ford | Transit | 2019 | Diésel | 142.500 | 150.000 |
| 3 | 5678-DEF | Renault | Kangoo | 2021 | Gasolina | 78.300 | 80.000 |
| 4 | 9012-GHI | Citroën | Berlingo | 2018 | Diésel | 195.700 | 200.000 |
| 5 | 3456-JKL | Volkswagen | Caddy | 2022 | Gasolina | 41.200 | 50.000 |
| 6 | 7890-MNO | Peugeot | Partner | 2017 | Diésel | 230.100 | 235.000 |
Selecciona A1:G6, ve a Insertar > Tablas > Tabla o pulsa Ctrl+T, marca "La tabla tiene encabezados" y acepta. Excel la llama "Tabla1" por defecto; puedes cambiar el nombre en Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla a Vehiculos. La lista crecerá sola al añadir un coche nuevo.
La hoja de revisión con los apartados y la columna Sí/No
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Apartado | Estado | Fecha | Notas |
| 2 | Motor y fluidos | |||
| 3 | Frenos | |||
| 4 | Dirección y suspensión | |||
| 5 | Neumáticos | |||
| 6 | Iluminación | |||
| 7 | Seguridad | |||
| 8 | Escape y emisiones | |||
| 9 | Carrocería e interiores |
- Crea una hoja nueva y llámala "Revisión".
- Escribe en A1:D1 los encabezados: Apartado, Estado, Fecha, Notas.
- En A2:A9 escribe los nueve apartados de la tabla anterior en el mismo orden.
- Deja B2:D9 vacío: se rellenarán al revisar.
Validación Sí/No en la columna Estado
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Apartado | Estado | Fecha | Notas |
| 2 | Motor y fluidos | Pendiente |
- Selecciona
B2:B9. - Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
- En Permitir elige Lista y en Origen escribe
Si;No;Pendiente. - Marca "Celda con lista desplegable" y acepta.
Si,No,Pendiente.El mensaje de entrada que guía al revisor
En la pestaña Mensaje de entrada del mismo cuadro marca "Mostrar mensaje", escribe el título "Estado de la revisión" y el texto "Elige Sí, No o Pendiente".
El aviso de error si se escribe a mano
En Mensaje de error marca "Mostrar mensaje", estilo Detener, título "Dato no válido" y mensaje "Elige Sí, No o Pendiente de la lista".
El semáforo automático por kilómetros con formato condicional
Ahora la parte que ahorra dinero de verdad: una columna que diga si cada vehículo va bien, si toca revisión pronto o si toca ya, según los kilómetros. En la hoja "Vehículos" añadiste la columna Objetivo (próximo servicio). Ahora añades la columna Estado.
La fórmula que decide el estado del mantenimiento
=SI(F2<G2-5000;"OK";SI(F2<=G2;"Proximo";"URGENTE"))| A | B | C | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Matrícula | Marca | Modelo | Año | Combustible | Km actuales | Objetivo | Estado |
| 2 | 1234-ABC | Ford | Transit | 2019 | Diésel | 142.500 | 150.000 | Proximo |
| 3 | 5678-DEF | Renault | Kangoo | 2021 | Gasolina | 78.300 | 80.000 | Proximo |
| 4 | 9012-GHI | Citroën | Berlingo | 2018 | Diésel | 195.700 | 200.000 | URGENTE |
| 5 | 3456-JKL | Volkswagen | Caddy | 2022 | Gasolina | 41.200 | 50.000 | OK |
| 6 | 7890-MNO | Peugeot | Partner | 2017 | Diésel | 230.100 | 235.000 | URGENTE |
En H2 escribe =SI(F2<G2-5000;"OK";SI(F2<=G2;"Proximo";"URGENTE")) y arrastra el controlador de relleno hasta H6. La fórmula compara los km actuales (F) con el objetivo (G): si faltan más de 5.000 km, OK; si faltan 5.000 o menos, Próximo; si ya se pasó, URGENTE.
Colorear las celdas con formato condicional
- Selecciona
H2:H6. - Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
- Elige "Aplicar formato a las celdas que contengan", "Texto específico" y "que contenga", escribe
OK, y pulsa Formato > Relleno verde claro > Aceptar. - Repite con
Proximoy relleno amarillo. - Repite con
URGENTEy relleno rojo.
Cambiar el umbral de 5.000 km a tu gusto
=SI(F2<$G$1-5000;"OK";SI(F2<=$G$1;"Proximo";"URGENTE"))Si quieres ajustar el umbral (5.000 km, 3.000, 10.000) sin tocar todas las fórmulas, escribe el umbral en H1 (por ejemplo 5000) y cambia la fórmula a =SI(F2<$G$1-5000;"OK";SI(F2<=$G$1;"Proximo";"URGENTE")). La referencia absoluta $G$1 queda fija al copiar hacia abajo. Cambias el número arriba y se recalculan todas las filas.
Que la fecha de la revisión se rellene sola con HOY
En la hoja "Revisión" la columna Fecha (C) puede rellenarse sola cuando marcas Sí, No o Pendiente. La fórmula es:
=SI(B2<>"";HOY();"")| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Apartado | Estado | Fecha | Notas |
| 2 | Motor y fluidos | Si | 23/10/2026 | |
| 3 | Frenos | |||
| 4 | Dirección y suspensión | Pendiente | 23/10/2026 | Revisar holgura |
En C2 escribe =SI(B2<>"";HOY();"") y arrastra hasta C9. La función HOY (en inglés TODAY) devuelve la fecha del sistema, así que cada día que abras la hoja mostrará la fecha en que se marcó por primera vez. La fecha aparece en formato de número hasta que le des formato de fecha.
Poner la fecha en formato día, mes y año
- Selecciona
C2:C9. - Pulsa Ctrl+1.
- En Número > Fecha elige
dd/mm/aaaao, en Personalizada, escribeddd dd "de" mmmm "de" aaaapara que salga "jueves 23 de octubre de 2026".
HOY se recalcula cada vez que se abre el libro; la fecha queda "congelada" solo si conviertes la celda a valor con Ctrl+; y Ctrl+C después, o si pegas solo valores.Errores típicos al montar la checklist y cómo arreglarlos
Tres fallos se repiten casi siempre al usar la checklist. Los tres tienen arreglo.
Pegar datos en la columna Estado salta la validación
Coplas "Sí" desde otra hoja con Ctrl+V y entra sin avisar: la validación no se aplica a lo pegado.
Causa: la validación de datos solo vigila lo que se escribe a mano; pegar la salta.
Arreglo: pega con Ctrl+Alt+V > Validación para que use la regla de la celda destino. Si ya tienes datos pegados que no cumplen, ve a Datos > Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos y verás los círculos rojos alrededor de las celdas que no cumplen.
La fórmula de estado muestra #¡VALOR! porque hay texto en Km
En la columna Km alguien teclea "ochenta mil" o "142,500 km" con la unidad, y la fórmula =SI(F2<G2-5000;...) da #¡VALOR!.
Causa: la fórmula resta, y restar texto no es posible.
Arreglo: corrige la celda (escribe el número solo) o protege la columna con una validación de número entero. Si quieres blindar la fórmula, envuélvela:
=SI(ESNUMERO(F2);SI(F2<G2-5000;"OK";SI(F2<=G2;"Proximo";"URGENTE"));"Revisar")El formato condicional no se aplica a las filas nuevas
Añades el coche 6 en la fila 7 y la celda H7 no se colorea aunque la fórmula dé "URGENTE".
Causa: la regla de formato se creó sobre H2:H6 y la fila nueva queda fuera.
Arreglo: edita la regla y cambia el rango a =$H$2:$H$1048576 (toda la columna) o, mejor, trabaja siempre dentro de la tabla "Vehículos": la regla aplicada a =[@Estado] crece sola.
Ampliar la checklist según tu trabajo
La checklist base cubre lo común. Si tu trabajo tiene más necesidades, añade columnas.
Añadir columnas de conductor, taller y coste
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Matrícula | Marca | Modelo | Año | Combustible | Km actuales | Objetivo | Estado | Conductor | Taller |
| 2 | 1234-ABC | Ford | Transit | 2019 | Diésel | 142.500 | 150.000 | Proximo | Laura | Taller Paco |
| 3 | 5678-DEF | Renault | Kangoo | 2021 | Gasolina | 78.300 | 80.000 | Proximo | Carlos |
Clic derecho sobre la columna Estado, Insertar > Columnas de tabla a la izquierda y escribe el encabezado nuevo. Repite para añadir todas las columnas extra que necesites (Conductor, Taller habitual, Coste último servicio, Fecha próximo seguro, etc.).
El total gastado por vehículo con una fila de Totales
En la hoja "Costes por Vehículo" (o en "Vehículos" si añadiste una columna Coste) marca la casilla Fila de totales en Diseño de tabla. En la celda de totales de la columna Coste, pulsa la flecha y elige Suma. Verás el gasto total por vehículo y, en la última fila, el gran total del mes.
Lo que ya sabes hacer con la checklist en Excel
- Creas una tabla de vehículos con kilómetros y un semáforo por colores que avisa cuándo toca revisión.
- Montas una hoja de revisión con apartados típicos y una lista desplegable Sí / No / Pendiente.
- Haces que la fecha de revisión se rellene sola con la función HOY.
- Resuelves los tres errores más comunes: pegado que salta la validación, texto en la columna Km y formato condicional que no crece.
- Amplías la checklist con conductor, taller, coste y una fila de totales con autosuma.
Siguiente paso: cuando todo funcione, ve a Archivo > Guardar como, elige Plantilla de Excel (.xltx) y guárdala. Cada nuevo trimestre abres la plantilla, la guardas con el nombre del trimestre y empiezas con la hoja limpia, sin borrar las fórmulas. Si quieres, protege las celdas con fórmulas con Revisar > Proteger hoja para que nadie toque las columnas calculadas por accidente.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al montar la checklist de vehículos en Excel
1. ¿Puedo descargar gratis una plantilla de checklist de vehículos en Excel lista para imprimir?
Sí, en este tutorial descargas gratis una plantilla de checklist de vehículos en Excel lista para usar: solo abre el archivo, rellena los datos del coche y márcala con Sí/No o Correcto/Incorrecto. La plantilla viene con apartados de carrocería, neumáticos, luces y documentación, y al terminar puedes imprimirla o guardarla en PDF desde Archivo > Guardar como.
2. ¿Hay una versión en Word de esta plantilla de revisión de vehículos?
La plantilla de este tutorial está pensada para Excel, donde las casillas y los recuentos se manejan mejor que en un procesador de textos. Si aun así la necesitas en Word, puedes copiar las preguntas a un documento .docx y marcar con el símbolo ☑ o ☐, aunque perderás los cálculos automáticos de Excel.
3. ¿Cómo consigo gratis un formato de revisión de vehículos en Excel?
En este tutorial tienes una plantilla de revisión de vehículos en Excel gratis lista para descargar y empezar a usar de inmediato. Solo tienes que abrir el archivo, copiar la hoja para cada vehículo y rellenar los apartados; Excel te mostrará automáticamente el número de incidencias detectadas con la función CONTAR.SI.
4. ¿Cómo hacer un formato de revisión de vehículos en Excel desde cero?
Abre un libro en blanco y crea una tabla con dos columnas: elemento a revisar y estado. En la segunda columna usa Validación de datos (Datos > Herramientas de datos > Validación de datos) para que solo acepte valores como Bien, Mal o N/A, y debajo añade un CONTAR.SI para saber cuántas revisiones salieron con incidencias.
5. ¿Puedo pasar a PDF el formato de revisión de vehículos de Excel?
Sí, una vez rellenes la plantilla ve a Archivo > Guardar como, elige PDF en el tipo de archivo y pulsa Guardar. Si solo quieres una hoja, márcala antes en Imprimir > Área de impresión > Establecer área de impresión para que el PDF no incluya el libro entero.
6. ¿Cómo llevar un control de vehículos de empresa en Excel gratis?
Crea una hoja con una fila por vehículo (matrícula, modelo, conductor) y otra hoja con la checklist de revisión enlazada por matrícula con BUSCARV. Así, al marcar una incidencia, la hoja principal refleja automáticamente qué coches tienen pendientes, y puedes filtrarlos con un clic para pasar la ITV o el mantenimiento.
Fuentes
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 06/10/2026
- Microsoft0,00 · dos decimales fijos — documentación oficialconsultado el 06/10/2026
- MicrosoftFormatos de fecha y hora en español — documentación oficialconsultado el 06/10/2026
- MicrosoftPegar, Opciones de pegado y Pegado especial — documentación oficialconsultado el 06/10/2026
- MicrosoftValidación de datos — documentación oficialconsultado el 06/10/2026