Usar Word y Excel en un Chromebook: guía para empezar

Si tienes un Chromebook y necesitas usar Excel o Word, no hace falta instalar nada: Chrome OS no ejecuta las apps de escritorio de Office, así que la única puerta de entrada es el navegador, en office.com. Con un libro pequeño y una tabla copiada entre Word y Excel vas a ver todo el flujo real: crear el archivo, escribir una fórmula, dar formato de moneda, pegar una tabla de Word y cargar un .txt. Al terminar, sabrás abrir office.com desde el Chrome, crear un libro nuevo, escribir =B2*C2, aplicar formato, llevar tablas de Word a Excel y cargar texto con tabulaciones. Lo que vas a practicar sirve para Excel para la web desde Microsoft 365, incluido el que se ejecuta dentro de Word (la rejilla incrustada en algunos documentos).

Qué Microsoft 365 ofrece en un Chromebook y qué se queda fuera

Un Chromebook es un portátil con Chrome OS, un sistema de Google pensado para trabajar en la nube. En Chrome OS no se instala la versión de escritorio de Excel ni la de Word: ni la aplicación de Microsoft para Android, que muchos esperan encontrar en la Play Store, es compatible con todas las funciones que sí están en Windows o Mac. La alternativa oficial es abrir Word, Excel, PowerPoint y el resto desde el navegador, en la dirección office.com, iniciando sesión con una cuenta Microsoft. Ahí Word y Excel funcionan como aplicaciones web (Excel para la web, en inglés Excel for the web), con la misma cinta y la misma cuadrícula, solo que sin las opciones que necesitan ejecutarse en tu equipo.

Lo que cambia al pasar del escritorio a la web es sobre todo lo que requiere cálculos locales o acceso al sistema de archivos: ahí es donde la versión web se queda corta (se ve con detalle más abajo, en la sección dedicada a los límites). Para todo lo demás, la edición en office.com está al día automáticamente, guarda en OneDrive sin que tengas que acordarte y permite compartir el archivo con un enlace, igual que en la app de escritorio. Si solo necesitas ver, calcular, ordenar y dar formato, el Chromebook y office.com son una combinación suficiente; si necesitas macros, Power Query con su editor completo o Python en Excel, toca buscar otro camino.

Las dos puertas de entrada a Excel desde el navegador

Hay dos formas de llegar a Excel para la web, y las dos empiezan en el navegador Chrome. La primera es entrar en office.com sin iniciar sesión; en la página verás los iconos de las aplicaciones, pero al hacer clic en Excel solo podrás abrir el libro y trabajar en modo básico, sin guardar cambios en la nube. La segunda es iniciar sesión con una cuenta Microsoft (personal, educativa o de empresa). Con cuenta, todo lo que crees o edites se guarda en tu OneDrive asociado y se mantiene en la nube entre sesiones, igual que en la app de escritorio.

Para tenerlo a un clic, crea un acceso directo en la barra de marcadores del Chrome: abre office.com, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha del navegador y elige "Más herramientas > Crear acceso directo…". Ponle el nombre "Excel" y márcalo para que abra una ventana propia.

Crear un libro en blanco en Excel para la web

1. Abre office.com e inicia sesión con tu cuenta Microsoft.
2. En la página principal, haz clic en el icono de Excel dentro de "Iconos de aplicaciones".
3. En la página siguiente, elige "Nuevo libro en blanco" y espera a que se abra el libro.
4. Verás la cinta con las pestañas Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda, y debajo el cuadro de nombres, la barra de fórmulas y la cuadrícula de celdas.

Abrir un archivo .xlsx guardado en OneDrive o en el disco

1. Abre office.com e inicia sesión.
2. En la página principal, abre OneDrive y elige el archivo .xlsx que quieras. Aparecerá una vista previa con la opción "Editar libro" en la parte superior.
3. Pulsa "Editar libro" y elige "Editar en Microsoft Excel para la web".
4. Para abrir un archivo que está en el disco del Chromebook, haz clic en el icono de Excel, ve a la pestaña "Recientes" y elige "Subir", busca el archivo en la carpeta "Descargas" o "Archivos" y selecciónalo.
5. La vista será la misma que tenías al crear un libro nuevo: misma cinta, misma cuadrícula, mismos nombres de pestañas en español.

Trabajar con un libro pequeño: datos, fórmula y formato

El libro que va a crecer con nosotros a lo largo del tutorial se llama Ventas y vive en OneDrive. Una hoja con tres productos, su precio y las unidades vendidas es lo bastante pequeña para que cada paso se vea claro, y lo bastante realista para que no parezca un ejemplo de manual. Primero escribe los datos tal como están; después introduces la fórmula; por último, das formato de moneda al resultado.

Escribir la primera fórmula en Excel para la web

1. Haz clic en la celda D2.
2. Escribe =B2*C2 y pulsa Entrar.
3. En D2 aparecerá 15, resultado de multiplicar 1,50 por 10.
4. Vuelve a seleccionar D2, sitúa el cursor sobre el controlador de relleno (la esquinita inferior derecha de la celda) y, cuando el cursor se convierta en una cruz negra, arrástralo hasta D4.
5. Verás los resultados en D2, D3 y D4.

=B2*C2

Dar formato a los resultados con Moneda

1. Selecciona el rango D2:D4 haciendo clic en D2 y arrastrando hasta D4.
2. En la cinta, ve a Inicio > Número > Moneda.

1. Los tres valores pasarán a verse como 15,00 €, 16,00 € y 9,60 €, con dos decimales y el símbolo del euro.

Pasar una tabla de Word a Excel dentro del Chromebook

Para practicar la copia entre Word y Excel en el Chromebook, el libro Ventas vuelve a ser el destino. La fuente es un documento abierto en Word para la web con una tabla pequeña. La idea es seleccionar la tabla en Word, copiarla con Ctrl+C, ir a Excel y pegarla en A1 de la hoja: cada celda de la tabla aterriza en una celda de Excel, una por una. Si en la tabla hay tildes (por ejemplo, "Lápiz" con tilde), recuerda que el texto tiene que estar escrito en UTF-8; Word para la web lo guarda así por defecto, así que normalmente llegan sin cambios.

Empieza escribiendo esta tabla en Word para la web, en un documento en blanco:

Ahora sigue los pasos para llevarla a Excel:

1. En Word para la web, haz clic en la esquina superior izquierda de la tabla (o arrastra desde la primera celda hasta la última) para seleccionarla entera.
2. Pulsa Ctrl+C para copiar.
3. Vuelve a Excel para la web, abre el libro Ventas y haz clic en la celda A1 (asegúrate de que está vacía o de que la columna está libre para no sobrescribir datos).
4. Pulsa Ctrl+V para pegar.
5. Las celdas de la tabla de Word pasan a celdas de Excel tal cual, con sus textos y números, y la tabla se ajusta al ancho de las columnas.

Revisar y arreglar lo que se desordenó al pegar

1. Revisa fila por fila que cada celda de la tabla de Word ha llegado a una celda de Excel.
2. Si una fila se ha partido por un salto de línea, selecciona la columna que tiene los saltos, ve a Inicio > Edición > Buscar y seleccionar > Reemplazar.
3. En el campo "Buscar", pulsa Ctrl+Entrar para meter un salto de línea; deja "Reemplazar con" vacío.
4. Haz clic en "Reemplazar todos" para borrar los saltos y unir las filas.

Llevar a Excel un texto que no está en tabla

Cuando los datos no están en una tabla, sino que es texto plano con campos separados por tabulaciones o comas, el camino más fiable es guardar el archivo como .txt desde Word y traerlo a Excel con Power Query, eligiendo el delimitador a mano. La hoja Ventas se queda igual; lo que cambia es el archivo de origen: en lugar de pegar, lo cargas con la cinta de Datos.

1. En Word para la web, abre el documento con los datos (por ejemplo, una lista copiada de un sistema antiguo) y ve a Archivo > Guardar como > Descargar > Texto sin formato (.txt). El archivo se guarda en la carpeta "Descargas" del Chromebook.
2. En Excel para la web, abre el libro Ventas y ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.

1. En el cuadro que se abre, elige el archivo .txt de la carpeta "Descargas" y pulsa "Importar".
2. En la vista previa, elige la codificación "65001: Unicode (UTF-8)" en el desplegable "Origen del archivo" para no romper las tildes.
3. Marca "Tabulador" como delimitador (si los campos están separados por tabulaciones) o "Coma" si lo están por comas, y comprueba que la vista previa se ve bien.
4. Pulsa "Cargar" para traer los datos a una nueva hoja dentro del mismo libro.

Lo que un Chromebook no puede hacer con Excel y Word

Hay varias funciones de Excel para escritorio que la versión web no ejecuta y que, en un Chromebook, no hay forma de instalar. La primera y más importante: no se puede instalar la versión de escritorio de Excel (ni Microsoft 365 ni Office 2016 o anterior) en un Chromebook, porque la app es solo para Windows y MacOS. La aplicación de Excel para Android existe, pero en Chrome OS no está soportada como app nativa y al instalarla da errores al abrir archivos grandes o con gráficos. VBA, el lenguaje con el que se escriben macros, no existe en Excel para la web: si abres un archivo .xlsm desde el Chromebook, las macros se pierden y el libro se trata como un .xlsx normal.

Lo mismo pasa con otras herramientas avanzadas: Power Query para la web trae menos conectores y menos opciones que la versión de escritorio, y algunas funciones del lenguaje M del editor avanzado no están disponibles. Complementos COM, controles de formulario ActiveX, libros con conexiones a bases de datos externas y ciertas funciones de análisis financiero (como las de complementos de Solver o análisis de hipótesis) o no aparecen o aparecen con un comportamiento limitado. Tampoco puedes grabar ni reproducir secuencias de macros, lo que deja sin automatización clásica al usuario de Chromebook.

Para los usuarios de Python en Excel, la función está disponible en Microsoft 365 y Excel para la web para cuentas con licencia específica, pero el Chromebook no aporta nada extra: los archivos .py locales no se pueden ejecutar dentro de Chrome OS. Los libros con gráficos dinámicos, segmentaciones de datos conectadas a tablas dinámicas, mapas geográficos 3D y Power View, que son funciones de escritorio, tampoco aparecen en la web.

Alternativas cuando necesitas lo que la web no tiene

Para casi todas las tareas habituales (ordenar, filtrar, calcular con fórmulas, gráficos, formato, tablas dinámicas, colaboración en tiempo real), la web cubre de sobra: sigue con ella y comparte el libro desde OneDrive para que otras personas también lo editen. Si necesitas VBA (macros grabadas o escritas), necesitas abrir el archivo en un equipo Windows o Mac con la app de escritorio de Excel y guardar una copia. Si necesitas Power Query con su editor completo de M, el camino es el mismo. Si necesitas Power Pivot, Modelos de datos con tablas de hechos y dimensiones grandes, o Python en Excel con librerías locales, ninguna de las opciones web actuales llega al nivel de escritorio; la alternativa es usar otro equipo. Si solo necesitas una sesión puntual con macros, una opción cada vez más usada es acceder a un escritorio remoto de Windows desde el Chromebook, mediante el cliente web que incluyan, y abrir ahí el archivo .xlsm como cualquier Excel de escritorio.

Lo que ya sabes hacer con Excel y Word en un Chromebook

• Abrir office.com e iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft.
• Crear un libro en blanco y encontrarte con la misma cinta y la misma cuadrícula que en la app de escritorio.
• Abrir un .xlsx desde OneDrive o desde la carpeta "Descargas".
• Escribir datos en columnas, escribir =B2*C2 y arrastrar con el controlador de relleno.
• Dar formato Moneda al rango de resultados con Inicio > Número > Moneda.
• Copiar una tabla de Word con Ctrl+C y pegarla en Excel con Ctrl+V.
• Buscar y reemplazar saltos de línea dentro de una celda con Inicio > Edición > Buscar y reemplazar y Ctrl+Entrar para meter el salto en "Buscar".
• Cargar un .txt con Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV eligiendo la codificación UTF-8 y el delimitador.
• Guardar automáticamente en OneDrive sin pulsar Ctrl+G.

El siguiente paso es compartir este libro: vuelve a la lista de archivos de OneDrive, haz clic derecho sobre Ventas y elige "Compartir"; crea un enlace con permisos de edición y pásaselo a quien quieras para que ambos podáis escribir a la vez.

Dudas al usar Excel y Word en un Chromebook