Cómo abrir PDF, Excel y Word en Excel: la guía para empezar

Copiar de Word a Excel es una de las dudas más buscadas por quien empieza: tienes un documento con productos, precios o una lista de clientes y necesitas llevártelo a una hoja para sumar, ordenar o cruzar con otros datos. Este tutorial te enseña las dos formas reales de hacerlo (pegar la tabla o importar el texto) y los tres errores típicos que aparecen al pasarlo (celdas combinadas que se desordenan, saltos de línea que parten una fila y tildes que salen como caracteres raros). Al terminar sabrás decidir entre copiar y pegar o guardar como .txt, elegir el delimitador y la codificación correctos, y revisar la hoja pegada. Funciona en Excel 2024, 2024, 2021, 2019, 2016, Excel 2024, 2024, 2024, 2024, 2024 y Excel para la web, Mac y móvil: pegar con Ctrl+V existe en todas las versiones; la importación con Power Query está en Excel 2016 en adelante y en Microsoft 365.

Qué significa traer datos de Word a Excel y cuándo merece la pena

Pasa de un autor con Excel abierto al lado que un Ctrl+V y la pega. Tener la tabla en Word, dejar el .docx y la pega.

Lo más común es una tabla de Word con productos, precios o nombres de clientes que hay que pasar a una hoja para poder sumar, ordenar o cruzar con otros datos. Si la información ya está dentro de una tabla en Word (la rejilla con filas y columnas), el camino más corto es copiar y pegar: cada celda cae en una celda de Excel y el trabajo termina en un segundo.

El caso cambia cuando lo que tienes en Word es texto suelto, sin tabla: párrafos con descuentos y cifras mezclados, nombres y direcciones uno detrás de otro, o listados que en Word se ven ordenados pero que, al pegar, se amontonan en una sola columna. Ahí pegar no sirve: hay que guardar el documento como texto plano (.txt) separado por tabuladores o por comas (.csv) y luego importarlo desde la cinta de opciones para que Excel coloque cada dato en su columna.

En resumen: tabla en Word se pega; texto suelto se exporta y se importa. Elegir bien el camino de entrada es la mitad del trabajo.

Las dos formas reales de hacerlo: copiar y pegar, o guardar como texto

Si lo que tienes es una tabla de Word, selecciónala, pulsa Ctrl+C, ve a Excel, haz clic en la celda A1 y pulsa Ctrl+V. Cada celda de la tabla cae en una celda de Excel. Al pegar aparece un pequeño icono junto a los datos pegados: las opciones de pegado, que veremos en la práctica siguiente.

Si lo que tienes es texto suelto (sin tabla), la copia directa no sirve: Word mete todo en una columna. Lo que funciona es guardar el .docx como archivo de texto. En Word, ve a Archivo > Guardar como y elige el tipo Texto (separado por tabulaciones) (.txt) o CSV (separado por comas) (.csv). Después, en Excel, abre la cinta Datos y usa Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV. Aparece un cuadro de vista previa donde eliges el delimitador (tabulación o coma) y el origen del archivo (la codificación: 65001: Unicode UTF-8 para que las tildes y la ñ se lean bien). Cuando la vista previa muestre cada dato en su sitio, pulsa Cargar y guardar.

La diferencia clave es esa: copiar y pegar es directo y manual; importar es un paso más largo pero deja la paja donde debe estar y, además, no copia el estilo del Word, que a veces desordena más que ayuda.

Una tabla de Word que pasa a Excel con Ctrl+C y Ctrl+V

Vamos a practicar con la lista de la compra de una tienda: seis productos con su precio. La tabla está en Word y queremos llevarla a la hoja Ventas para poder sumar y ordenar.

1. En Word, abre el documento Lista de la compra.docx con esta tabla:

1. En Word, haz clic dentro de la tabla y, en la esquina izquierda, pulsa el icono que muestra una cruz con cuatro flechas (mover tabla) para seleccionarla entera; o usa el atajo de Word Alt+5 (sobre teclado numérico) si lo tienes activo. La regla de selección se ha vuelto gris cuando la tabla está toda seleccionada.

1. Copia con Ctrl+C.

1. Abre Excel y ve a la hoja Ventas. Haz clic en A1 (esquina superior izquierda) y pulsa Ctrl+V.

El botón Opciones de pegado que aparece al pegar

Al pegar con Ctrl+V aparece un pequeño icono junto a la esquina inferior derecha del rango pegado: es el botón Opciones de pegado. Toca para abrirlo. Si prefieres el teclado, mantén Ctrl pulsado justo después de pegar y se abre el menú en pantalla.

La opción que nos interesa aquí es Coincidir con formato de destino: la tabla se pega con el contenido correcto pero toma el estilo de la hoja de Excel (los encabezados en negrita según el estilo de la celda A1), no el estilo que tenía en Word.

Pasos para aplicarla:

1. Pega con Ctrl+V como en la práctica anterior.
2. Toca el icono flotante que aparece junto a A1.
3. Elige Coincidir con formato de destino.

Cuando la tabla trae más filas de las que se ven

Si en Word no se ve la tabla entera y sospechas que tiene más filas de las que muestra la pantalla (por ejemplo, un listado largo de productos que has ido añadiendo), el riesgo es pegar dentro de otra tabla o en una celda que no esperas, y que los datos se acumulen en un sitio que no es.

Pasos para evitarlo:

1. En Excel, abre una hoja en blanco nueva pinchando con + en las pestañas de hoja (a la izquierda de Holiday).
2. Ve a la celda A1.
3. Pega con Ctrl+V.

1. Selecciona el rango A1:C7 y cópialo con Ctrl+C.
2. Vuelve a la hoja Ventas, haz clic en A1 y pega con Ctrl+V.

Texto de Word sin tabla: guardarlo como .txt e importarlo a Excel

Cuando el documento de Word no tiene tabla sino párrafos con datos sueltos, pegar no sirve: el contenido cae en una sola columna. El camino es guardar como texto e importar. Vamos a usar un Word con un listado de clientes que llegó como texto suelto.

El documento Clientes.docx tiene este contenido:

Pasos para traerlo a Excel:

1. En Word, ve a Archivo > Guardar como.
2. En Tipo, elige Texto (separado por tabulaciones) (.txt) o CSV (separado por comas) (.csv). Guarda.
3. En Excel, abre la cinta Datos y elige Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.

1. Selecciona el archivo Clientes.txt y pulsa Importar.
2. Aparece el cuadro de vista previa de Power Query. Arriba a la derecha están Origen del archivo y Delimitador.

1. Elige Origen del archivo: 65001: Unicode UTF-8 (para que las tildes y la ñ se lean bien).
2. Elige Delimitador: Tabulación.
3. Pulsa Cargar.

El caso del CSV con comas en un Excel en español

Un CSV (separado por comas) se ve bien en cualquier editor de texto, pero al abrirlo en Excel con doble clic puede salir mal: en un Excel configurado en español, el separador de listas regional es el punto y coma, así que Excel interpreta todo el CSV como una sola columna. Importar por la cinta lo arregla.

Pasos:

1. Guarda el archivo de Word como CSV (separado por comas).
2. En Excel, NO abras el archivo con doble clic.
3. Ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
4. Elige el archivo y pulsa Importar.
5. En el cuadro de Power Query, deja Origen del archivo en 65001: Unicode UTF-8 y elige Delimitador: Coma.
6. Pulsa Cargar.

Errores típicos al pasar de Word a Excel y cómo arreglarlos

Las celdas combinadas de Word se desordenan al pegar

Word permite combinar celdas dentro de una tabla (un encabezado que ocupa dos columnas, por ejemplo). Al pegar en Excel, esa combinación se pierde y el contenido se reparte: la celda combinada queda vacía y las celdas que cubría se rellenan, con lo que las filas siguientes se desplazan y se descolocan.

Arreglo: rehaz la tabla en Word sin combinar celdas (cada dato en su propia celda) y vuelve a pegar; o pega en una hoja vacía y mueve las celdas a mano con cortar y pegar.

Pasos para rehacer la tabla en Word:

1. En Word, haz clic derecho en la celda combinada > Dividir celdas.
2. Acepta el reparto en filas y columnas.
3. Vuelve a copiar con Ctrl+C y pega en Excel.

Los saltos de línea dentro de una celda parten una fila en dos

Si una celda de la tabla de Word tiene dos líneas (un nombre y un apellido, por ejemplo, separados por Entrar), al pegar en Excel ese salto se convierte en un salto de fila: la segunda línea cae en una fila nueva y las siguientes se desplazan.

Arreglo: en Word, usa Buscar y reemplazar (Ctrl+L para buscar, Ctrl+Reemplazar para reemplazar) y cambia los saltos de párrafo (representados por ^p) por un carácter que Excel admita, como un espacio o una barra inclinada. Luego vuelve a copiar.

Pasos en Word:

1. Abre Buscar y reemplazar con Ctrl+L y ve a la pestaña Reemplazar.
2. En Buscar, escribe ^p (carácter de salto de párrafo).
3. En Reemplazar con, escribe un espacio.
4. Pulsa Reemplazar todos.
5. Copia la tabla y pégala en Excel.

Las tildes y la ñ salen como caracteres raros

Al guardar el documento como .txt con una codificación que no sea UTF-8 (por ejemplo, ANSI o Windows-1252), las tildes y la ñ se ven como ñ o é al importar a Excel. La causa es que la codificación del archivo y la de Excel no coinciden.

Arreglo: en el cuadro de Power Query (Datos > Desde el texto/CSV), cambia Origen del archivo a 65001: Unicode UTF-8 antes de pulsar Cargar.

Pasos:

1. Abre Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
2. Importa el archivo.
3. En Origen del archivo, elige 65001: Unicode UTF-8.
4. Pulsa Cargar.

Lo que Excel no hace con los archivos de Word

No existe un «convertir .docx a .xlsx» directo en Excel. Excel no abre archivos .docx ni .doc para pasarlos a celdas: si haces doble clic en un .docx desde el Explorador de archivos, te lo abrirá Word, no Excel.

Lo que sí hace Excel es:

• Pegar el contenido del portapapeles cuando viene de Word (tabla o texto seleccionado con Ctrl+C).
• Abrir archivos de texto (.txt) y CSV (.csv) con la cinta Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
• Abrir archivos .csv con doble clic, pero usando el separador regional (punto y coma en español), así que un CSV con comas sale mal.

Lo que no hace:

• Abrir un .docx directamente.
• Convertir un PDF a .xlsx (eso requiere Acrobat o un servicio aparte).
• Mantener el formato de Word al pegar (hay que elegir Coincidir con formato de destino).

Si el documento de Word es complejo (con imágenes, tablas anidadas, estilos), copiar y pegar traerá solo el texto y las tablas simples; el resto se queda en Word.

Lo que ya sabes hacer con datos de Word en Excel y el siguiente paso

Cinco claves para no perder datos al pasar de Word a Excel:

• Si en Word hay tabla, selecciónala y pégala con Ctrl+V en la celda A1.
• Si en Word no hay tabla, guarda como .txt o .csv e importa con Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
• Elige Origen del archivo 65001: Unicode UTF-8 para que las tildes y la ñ se lean bien.
• Revisa la hoja pegada con Ctrl+L (Buscar) por si hay filas partidas o celdas vacías donde no deberían estar.
• Usa el botón Opciones de pegado y elige Coincidir con formato de destino para que la tabla tome el estilo de la hoja.

Siguiente paso: si al pegar la columna quedó junta (por ejemplo, nombre y apellido en una sola celda), usa Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas (Alt+A+E+S) para partir esa columna por el espacio y dejar cada dato en su celda.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al pasar datos de Word a Excel