Cómo descargar Word, Excel y PowerPoint gratis: opciones legales

Te voy a explicar cómo conseguir Word, Excel y PowerPoint gratis sin instalar nada, desde el móvil, con el plan de educación o con FreeOffice, una suite gratuita que no es de Microsoft. Tomamos el sentido más habitual: usar las apps ofimáticas sin pagar licencia, ya sea en el navegador, en el móvil o con una alternativa libre. Al terminar el tutorial tendrás una hoja llamada Gastos del mes hecha en Excel para la web, guardada en OneDrive y lista para compartir, y sabrás abrir el mismo archivo en cualquier de las opciones gratuitas.

Este tutorial funciona en cualquier versión moderna de Excel, incluidos Excel para la web y las versiones de escritorio 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365.

Qué quiere decir «Word, Excel y PowerPoint gratis» (y qué no)

«Word, Excel y PowerPoint gratis» suele significar una de estas tres cosas: usar las versiones gratuitas oficiales de Microsoft, aprovechar el plan Microsoft 365 Educación si tienes un correo válido, o instalar una suite alternativa que también es gratuita, como FreeOffice de SoftMaker. Las tres opciones son legales y funcionan bien, pero cada una tiene sus letra pequeña.

Un caso real: María abre office.com desde el navegador del portátil del trabajo, inicia sesión con su cuenta personal, crea la hoja Gastos del mes, la guarda automáticamente en OneDrive y le pasa el enlace a su pareja por WhatsApp. Más tarde la abre desde el móvil y suma una fila nueva desde el sofá. Ella nunca instaló nada de Office y, sin embargo, está usando Excel «gratis».

Lo que NO es gratis: descargar un .exe de Word desde una página sospechosa, usar una clave robada o instalar una versión pirateada. Aquí solo hablamos de caminos oficiales o de suites gratuitas con licencia libre, como FreeOffice.

Las opciones gratuitas, una a una

Las dos primeras opciones requieren una cuenta Microsoft. La última no, basta con bajarla de la web del fabricante y, opcionalmente, meter un correo para registrar la licencia gratuita.

Empezar en Excel para la web sin instalar nada

Excel para la web es la versión de Excel que corre en el navegador, sin instalación, con la misma cuenta que usas para Outlook o OneDrive.

1. Abre el navegador y entra en office.com.
2. Pulsa Iniciar sesión arriba a la derecha y mete tu cuenta Microsoft.
3. En el icono Excel, elige Libro en blanco.
4. La hoja se abre ya lista para escribir; arriba verás la cinta de opciones con las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

La cinta web está simplificada: algunas opciones avanzadas (macros VBA, Power Query en algunas versiones) están en Más opciones o en el menú … de cada pestaña. La pestaña Datos, por ejemplo, esconde parte de sus herramientas detrás de un menú esquina.

Lo que tiene y lo que le falta frente al Excel de escritorio

• Sí trae: fórmulas básicas y modernas como BUSCARX (Excel 365 y web), tablas, gráficos, formato condicional, validación de datos, Power Query básico y comentarios.
• Sí trae: colaboración en tiempo real con varias personas a la vez sobre la misma hoja.
• NO trae: macros VBA, controles de formulario clásicos ni muchas automatizaciones.
• Cambia: los atajos de teclado. Ctrl+G en la web GUARDA (porque ahí equivale al inglés «Save», no a «Guardar como» de escritorio). El verdadero «Guardar como» se hace desde Archivo > Guardar como o Mayús+F12.
• En su lugar: automatizaciones con Scripts de Office (Actions), el sustituto moderno de VBA para la web.

Guardar y compartir el archivo desde OneDrive

Vamos a crear la hoja Gastos del mes y a dejarla guardada en la nube.

1. Con el libro en blanco abierto, en la celda A1 escribe Gastos del mes y pulsa Entrar.
2. En A3 escribe Fecha, en B3 Concepto, en C3 Importe y en D3 Categoría (pulsa Tab entre celdas y Entrar para bajar de fila).
3. Rellena cuatro filas de ejemplo, por ejemplo: 03/10/2026, Panadería, 4,50, Supermercado; 05/10/2026, Gasolina, 35,00, Transporte; 08/10/2026, Cine, 9,00, Ocio; 10/10/2026, Luz, 28,40, Suministros.
4. En F2 escribe Supermercado, en F3 Transporte, en F4 Ocio, en F5 Suministros y en F6 Otros; son las categorías que luego usaremos en una lista desplegable.
5. Guarda con Ctrl+G (en configuración con punto decimal y en escritorio: Ctrl+S); el archivo va directo a OneDrive > Documentos.
6. Pulsa Compartir arriba a la derecha, elige Cualquier persona con el vínculo, y copia el enlace.

Instalar Microsoft 365 gratis en el móvil

Las apps de Word, Excel y PowerPoint para iPhone, iPad y Android son gratuitas y traen lo básico para abrir, editar y compartir archivos.

1. Abre la tienda de apps de tu móvil (App Store en iPhone, Google Play en Android).
2. Busca Microsoft Excel (o Word o PowerPoint, lo que necesites) y pulsa Instalar.
3. Abre la app y, en el primer arranque, pulsa Iniciar sesión con tu cuenta Microsoft.
4. Toca Abrir y elige OneDrive; verás los archivos de tu nube, incluyendo la hoja Gastos del mes que acabas de crear.
5. Tócala para abrirla y editar; los cambios se guardan solos en OneDrive.

Office 365 Educación: gratis si tienes un correo válido

Microsoft regala Office 365 Educación a estudiantes y profesores que tengan un correo verificado de un centro educativo. El programa está disponible en muchos países y la elegibilidad depende del dominio del correo (.edu, .edu.mx, etc.) o de la verificación manual que haga el propio centro.

1. Entra en microsoft.com/es-es/education/products/office.
2. Escribe tu dirección de correo educativo y pulsa Empezar.
3. Si el sistema la reconoce como educativa, te lleva al alta con tu cuenta.
4. Al verificar el correo, se desbloquean Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams, Forms y más, tanto en la web como en el escritorio y el móvil si los instalas.

Si tu correo está en un dominio no reconocido, pide a tu centro que lo apunte al programa o espera instrucciones del administrador: Microsoft verifica cada país de forma independiente y la disponibilidad puede variar.

FreeOffice: la alternativa gratuita fuera de Microsoft

FreeOffice es la suite de SoftMaker, gratuita para uso personal y disponible en freeoffice.com para Windows, macOS y Linux. No es de Microsoft, pero abre y guarda .docx, .xlsx y .pptx sin perder formato en el día a día.

1. Entra en freeoffice.com, pulsa Download y elige tu sistema.
2. Instala el paquete; tendrás tres iconos: TextMaker (Word), PlanMaker (Excel) y Presentations (PowerPoint).
3. Abre PlanMaker y entra en File > Open para cargar un .xlsx, o usa File > New para empezar de cero.

PlanMaker, TextMaker y Presentations traducen los menús al español si así lo configuras al instalar. La cinta de opciones está basada en pestañas similares a las de Microsoft, con los mismos nombres de grupo.

Abrir y guardar un .xlsx sin perder formato

1. Lanza PlanMaker desde el icono del escritorio o el menú Aplicaciones.
2. Ve a Archivo > Abrir, busca Gastos.xlsx y acepta.
3. Toca una celda para verificar que se ve el formato (colores, negritas, anchos de columna) y la fórmula =SUMA(C4:C7) que hayas podido añadir antes.
4. Guarda con Ctrl+G (Ctrl+S en configuración con punto decimal) o Archivo > Guardar.
5. Cierra PlanMaker, abre el mismo archivo en Excel para la web y comprueba que todo sigue igual.

Pasar un archivo de Word a una hoja de Excel

Vamos a traer la tabla Proveedores de un documento de Word a una hoja nueva del libro Gastos del mes.

1. En Word, selecciona la tabla (haz clic dentro y arrastra desde la primera a la última celda) y pulsa Ctrl+C.
2. Vuelve al libro Gastos del mes en Excel para la web, crea una hoja nueva pulsando + junto a las pestañas y renómbrala a Proveedores.
3. Selecciona la celda A1 y pulsa Ctrl+V.

Si la columna Importes se ha pegado como texto y los totales no funcionan, selecciónala, ve a Inicio > Número y cambia el formato a Número con dos decimales; los valores numéricos se reconocen al instante.

Traer solo el texto con Pegado especial

Cuando el pegado normal mete filas de más por culpa de saltos de línea dentro de una celda de Word, recurrimos a Pegado especial.

1. Copia la tabla en Word con Ctrl+C.
2. En Excel, pulsa Ctrl+Alt+V para abrir el cuadro Pegado especial.
3. Elige la opción Texto Unicode y pulsa Aceptar.

Con Texto Unicode el contenido entra en columnas separadas por tabulaciones y los saltos de línea de Word se quedan como ALT+ENTRAR dentro de una sola celda, sin partir filas en dos.

Por qué no todo funciona como en el Excel de escritorio

Tres tropiezos típicos al pasarse de Excel de escritorio a Excel para la web o a FreeOffice:

• Archivo con macros: si subes un .xlsm con VBA a OneDrive y lo abres en la web, las macros se ignoran. La web ejecuta Scripts de Office, que es otra cosa.
• Función desconocida: si escribes =IMPORTARDATOSDINAMICOS(...) en la web, sale #¿NOMBRE? porque esa función no está ahí. Usa Power Query (Datos > Obtener y transformar datos) en su lugar, o comprueba en la ayuda oficial qué funciones tiene la versión web.
• CSV mal importado: hacer doble clic sobre un .csv lo abre con la configuración regional del sistema. En un Windows en español espera punto y coma; si tu separador es la coma, todo cae en una columna.

Abrir el CSV desde la cinta y no con doble clic

1. Guarda tu archivo como .csv y, sin cerrar Excel, ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
2. Elige el archivo y, en la vista previa, deja marcado Coma como delimitador y 65001: Unicode (UTF-8) como origen del archivo.
3. Pulsa Cargar y los datos se colocan en una tabla bien formateada.

Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso

• Ya sabes abrir Excel para la web desde office.com y guardar el archivo en OneDrive con Ctrl+G.
• Ya sabes instalar las apps de Excel, Word y PowerPoint en el móvil y abrir el mismo archivo en otro dispositivo.
• Ya sabes comprobar si tu correo educativo entra en Microsoft 365 Educación y qué apps se desbloquean al verificarlo.
• Ya sabes instalar FreeOffice, abrir y guardar un .xlsx en PlanMaker sin perder formato.
• Ya sabes pasar una tabla de Word a una hoja de Excel y resolver un pegado sucio con Pegado especial > Texto Unicode.

El siguiente paso: vuelve a la hoja Gastos del mes, selección del rango D4:D7 y abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos; en Permitir elige Lista y en Origen escribe =$F$2:$F$6. A partir de ahora cada celda de la columna Categoría tendrá una lista desplegable con Supermercado, Transporte, Ocio, Suministros y Otros, y ya no escribirás nada a mano.

Dudas al usar Word, Excel y PowerPoint gratis