Excel 365: qué cambia frente a versiones anteriores y cómo aprovecharlo

Excel 365 no es una versión fija como Excel 2021 o 2024, sino la suscripción de Microsoft 365 que va recibiendo funciones nuevas cada mes. En este tutorial verás qué trae, qué le falta frente a las versiones perpetuas y cómo montar tu primer libro con funciones que solo existen en Excel 365, como BUSCARX (XLOOKUP), LET, LAMBDA o las matrices dinámicas. Funciona en Microsoft 365 para escritorio, en Excel para la web y, con algunas limitaciones, en Mac. Necesitas una licencia Personal, Familia, Empresa, Educación o Apps for business para tener las funciones más recientes y Copilot.

Qué es Excel 365 y en qué se diferencia de Excel 2024 y Excel 2021

Excel 365 es la versión de Excel que viene con una suscripción a Microsoft 365. La diferencia práctica frente a Excel 2024 y Excel 2021 no es solo el nombre: Excel 365 recibe funciones nuevas cada mes, mientras que las versiones perpetuas se quedan como están el día que salen. Si en tu empresa compraron Excel 2021, jamás tendrán LET, LAMBDA ni Copilot, por más que actualicen Windows.

Otra diferencia importante está en el soporte. Excel 2021 termina su soporte el 13/10/2026 y Excel 2024 el 09/10/2029; pasado ese día no hay parches de seguridad. Excel 365, en cambio, se mantiene al día mientras la suscripción siga activa.

Para tener Excel 365 necesitas una licencia: Personal, Familia, Empresa, Educación o Apps for business. Con cualquiera de ellas recibes las funciones nuevas, aunque Copilot, Python en Excel y algunas herramientas de IA piden un plan superior. Si abres Excel con una cuenta gratis en excel.cloud.microsoft, tendrás matrices dinámicas y BUSCARX, pero no Copilot.

Las funciones que solo están en Excel 365

En Excel 2019 o anterior, ninguna de estas funciones existe: si las escribes, verás #¿NOMBRE?.

BUSCARX y la búsqueda que ya no falla

BUSCARV (VLOOKUP) siempre ha tenido dos problemas: la columna clave tiene que ser la primera del rango, y si la columna de resultado está a la derecha de la clave, cuentas columnas a ciegas. BUSCARX (XLOOKUP) los resuelve: le dices qué buscar, dónde buscar y qué devolver, en cualquier orden.

=BUSCARX(valor;matriz_buscar;matriz_devolver;"No encontrado")

El cuarto argumento es opcional, pero conviene ponerlo para que, en vez de #N/A, la celda muestre un texto amable cuando no encuentre el valor.

LET y LAMBDA para no repetir la misma fórmula

LET (LET) guarda un cálculo dentro de la propia fórmula, así no repites la misma expresión varias veces. Sirve para aligerar fórmulas largas y para que se lean mejor.

=LET(x;A2*2;x+x)

LAMBDA (LAMBDA) va un paso más allá: creas una función propia con sus argumentos, la pruebas y la guardas en el libro. Con LAMBDA, =LAMBDA(n;n*2) es una función que dobla un número, y la puedes reutilizar en otras celdas.

Matrices dinámicas y el operador #

Desde Excel 2021 y en Microsoft 365, una fórmula que devuelve varios valores los escribe sola en las celdas de al lado: se dice que "se desborda". Para referirse a todo el resultado de la celda que se desbordó se usa el operador #.

=ORDENAR(A2:A20)

=CONTARA(C2#)

La segunda fórmula cuenta todas las celdas del rango que C2 ha desbordado, sin tener que escribir C2:C20 a mano. Si el hueco está ocupado, sale #¡DESBORDAMIENTO!.

Dónde están en la cinta las cosas nuevas de Excel 365

Las funciones nuevas están en la pestaña Fórmulas. Los botones más útiles, con su ruta exacta, son:

Al abrir el libro con la celda A1 seleccionada, en la barra de fórmulas verás el contenido de A1 y a la derecha los botones Deshacer y Rehacer. La pestaña Fórmulas muestra, a la izquierda, el grupo Biblioteca de funciones con todas las categorías; en Búsqueda y referencia están BUSCARV, BUSCARX, INDICE y COINCIDIR. El botón Inicio > Copilot abre el panel de Copilot a la derecha, con un cuadro de texto para escribir la petición. El cuadro de Dar formato como tabla pide confirmar dónde están los datos y si la tabla tiene encabezados.

Tu primer archivo en Excel 365 paso a paso

El libro que vamos a crear se llama Ventas 2026: una hoja con fechas, importes y producto, donde Copilot añadirá una columna calculada con IVA.

1. Abre Excel en escritorio o en excel.cloud.microsoft y crea un libro en blanco.
2. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 Importe, en C1 Producto.
3. Rellena A2:A10 con fechas de enero de 2026 (del 02/01/2026 al 14/01/2026), B2:B10 con importes entre 80 y 250, y C2:C10 con nombres de producto (Cuaderno, Bolígrafo, Carpeta, Calculadora, Grapas, Libreta, Carpeta, Bolígrafo, Cuaderno).
4. Selecciona A1:C10 y aplica formato de tabla desde Inicio > Estilos > Dar formato como tabla; deja marcado "La tabla tiene encabezados".
5. Guarda el archivo en OneDrive (Archivo > Guardar como > OneDrive) para que Copilot pueda trabajar con él.

Una fórmula que se desborda sola

Vamos a añadir en E1 el encabezado Importe ordenado y en E2 una fórmula que ordene todos los importes de mayor a menor, sin arrastrar.

1. Escribe en E1 Importe ordenado.
2. En E2 escribe la fórmula y pulsa Entrar (no Ctrl+Mayús+Entrar, que es de las versiones antiguas).

=ORDENAR(B2:B10;1;-1)

Una búsqueda con BUSCARX en una columna nueva

Ahora vamos a crear una hoja auxiliar llamada Productos y a traer con BUSCARX el precio de cada producto a una nueva columna D.

1. Crea una hoja nueva llamada Productos.
2. En A1 escribe Producto, en B1 Precio, y rellena A2:B5 con Cuaderno 1,50; Bolígrafo 0,80; Carpeta 3,20; Calculadora 12,00; Grapas 1,10; Libreta 2,40.
3. Vuelve a la hoja Ventas 2026 y en D1 escribe Precio unitario.
4. En D2 escribe la fórmula y arrástrala hasta D10.

=BUSCARX(A2;Productos!A:A;Productos!B:B;"Sin stock")

Pedirle a Copilot una columna calculada

Con la tabla seleccionada, le pedimos a Copilot que añada una columna con el IVA del 21 % sobre el importe.

1. Haz clic en una celda de la tabla.
2. Abre el panel de Copilot con Inicio > Copilot.
3. Escribe en el panel: "Añade una columna con el IVA del 21 % sobre el importe".
4. Revisa la fórmula que propone Copilot antes de pulsar Insertar columna.

Por qué algo que te enseñaron ya no sirve en Excel 365

Las fórmulas y los hábitos de antes no siempre se aplican igual. Estos son los tropiezos más habituales.

BUSCARV frente a BUSCARX en una hoja pequeña

En la hoja Productos del paso anterior, si quisieras traer el precio a la derecha del nombre con BUSCARV, la columna del producto tendría que ser la primera del rango y contarías columnas a mano. Con BUSCARX da igual el orden.

=BUSCARV("Carpeta";A2:B5;2;FALSO)

=BUSCARX("Carpeta";A2:A5;B2:B5;"No encontrado")

Ambas devuelven 3,20. La diferencia aparece cuando el resultado está a la izquierda de la clave o cuando hay varias columnas que devolver: BUSCARX las apila con un punto y coma y listo, BUSCARV necesita funciones auxiliares.

El aviso de Copilot que no aparece

Tres causas reales por las que el botón Inicio > Copilot puede no estar:

1. La licencia no incluye Copilot: necesitas un plan Microsoft 365 Empresa Premium, Familia o uno educativo que lo contenga. Solución: revisar la suscripción en account.microsoft.com.
2. El libro no está en OneDrive ni en SharePoint: Copilot necesita trabajar sobre un archivo en la nube. Solución: Archivo > Guardar como > OneDrive.
3. Los datos no están en una tabla de Excel: Copilot rinde mejor sobre tablas con encabezados. Solución: Inicio > Dar formato como tabla y volver a probar.

La fórmula pegada como texto

Si copias una fórmula de un tutorial y al pegarla ves el texto =BUSCARX(...) en la celda, en vez del resultado, la celda estaba en formato Texto. Solución: selecciona la celda, pulsa Ctrl+1, elige la categoría General y vuelve a escribir la fórmula.

Las llaves de la fórmula de matriz

Si copias una fórmula antigua de una web y la pegas con las llaves {} alrededor, Excel la trata como texto. Las llaves no se escriben a mano: en Excel 2019 y anteriores las pone el programa al confirmar con Ctrl+Mayús+Entrar; en Excel 365 directamente no se usan porque las matrices se desbordan solas con Entrar.

Lo que Excel 365 no tiene o hace de otra forma

Excel 365 no es la panacea: hay cosas que solo están en el escritorio y otras que dependen de tu plan.

Las macros VBA (Visual Basic para Applications) se ejecutan en Excel de escritorio sin problema, pero en Excel para la web no funcionan: allí se automatiza con Scripts de Office, un lenguaje basado en JavaScript con la misma idea (grabar acciones y reproducirlas), pero con su propia API.

Algunas funciones nuevas dependen del canal de actualización: si tu empresa usa el canal Semi-Annual, las funciones tardan meses en llegar. Las verás en el momento en que se actualice el Office.

Copilot, Python en Excel y la función IMAGEN (IMAGE) no están en todos los planes. Copilot y Python piden un complemento de licencia; IMAGEN, además, está en versión preliminar y puede cambiar.

Por último, en Excel 365 todo se guarda por defecto en formato .xlsx, pero un libro con macros se guarda como .xlsm; un CSV solo guarda valores y una hoja, sin fórmulas ni formatos.

Cuándo quedarse en Excel 2024 o 2021 y cuándo pasarse a Excel 365

Si tu organización no puede estar conectada a internet, Excel 365 no te aporta nada frente a Excel 2024, que se mantiene sin licencia. Si puedes estar en la nube, las matrices dinámicas, BUSCARX y las funciones nuevas justifican la migración por sí solas.

La fecha manda: Excel 2021 termina su soporte el 13/10/2026, así que cualquier empresa con esa versión debería plantearse el salto antes de esa fecha. Excel 2024 tiene soporte hasta el 09/10/2029, lo que da margen. Lo que se gana con Excel 365 son las funciones nuevas cada mes, Copilot y el trabajo colaborativo en la nube; lo que se pierde, si se viene de Excel 2021, es la sensación de que todo sigue exactamente donde estaba.

Lo que ya sabes hacer con Excel 365 y el siguiente paso

• Abrir un libro nuevo en Excel de escritorio o en la web y nombrarlo.
• Escribir encabezados, datos y aplicar formato de tabla con Inicio > Dar formato como tabla.
• Usar BUSCARX para traer un dato de otra hoja, con mensaje de error personalizado.
• Escribir una fórmula que se desborda sola, como =ORDENAR(B2:B10;1;-1), sin necesidad de arrastrar.
• Pedirle a Copilot que añada una columna calculada y revisar la fórmula antes de aceptarla.
• Guardar el archivo en OneDrive para que Copilot y la colaboración funcionen.

El siguiente paso natural es Power Query: en Datos > Obtener y transformar > Obtener datos, podrás traer información de otro libro, de una base de datos o de un archivo CSV sin copiar y pegar, y refrescarla con un clic cuando cambien los datos de origen. Con eso, tu libro Ventas 2026 pasará de ser una hoja suelta a ser un pequeño sistema de informes.

Dudas al empezar con Excel 365