Una plantilla de inventario en Excel con entradas y salidas es una hoja que registra cada producto, las unidades que entran, las que salen y las que quedan en stock, además del valor del almacén. En este tutorial la armas desde cero: empiezas con una hoja en blanco, le pones encabezados, fórmulas para calcular el stock y el valor por producto, una lista desplegable para clasificar cada artículo, formato condicional que pinta en rojo el stock bajo y, al final, un par de hojas extra para llevar el movimiento del mes. Lo que aprendas aquí te vale para Excel 2021, 2024, Microsoft 365 y Excel para la web; si usas Excel 2019 o 2016 las herramientas que usamos están también, salvo las tablas dinámicas modernas y algunas funciones nuevas. Al terminar tendrás una plantilla lista para imprimir o guardar como PDF.
Qué es una plantilla de inventario y por qué te conviene hacerla en Excel
Una plantilla de inventario no es más que una hoja de cálculo pensada para llevar la cuenta de un almacén: qué productos tienes, cuántos han entrado, cuántos han salido y cuántos quedan. Si hoy apuntas las existencias en una libreta, tarde o temprano un número no cuadra,olvidas actualización una salida o no sabes qué reponer.
Excel resuelve esto de forma ordenada. Cada producto ocupa una fila, cada movimiento (una compra, una venta, un trasiego) se anota en su columna y las fórmulas se encargan del resto: el stock se actualiza solo, el valor del almacén se calcula multiplicando unidades por precio y el formato condicional te avisa cuando toca reponer.
La ventaja frente a otros sistemas es que ves los datos y los tocas a la vez. Cambias un precio, cambia el valor. Marcas una salida, baja el stock. Y, cuando quieras, exportas la hoja a PDF con un par de clics para guardarla o imprimirla. La validación de datos se ocupa de que nadie escriba "lápíz" en una columna donde debe ir "Lápiz", y las tablas hacen que las fórmulas se copien solas a las filas nuevas.
Las partes de una buena plantilla de inventario
Una plantilla útil tiene siempre las mismas piezas. Si las pones desde el principio, luego no tendrás que rehacer nada cuando crezca.
- Cabeceras claras en la primera fila. Las imprescindibles: Código, Producto, Categoría, Unidad, Entradas, Salidas, Stock, Stock Mínimo, Precio Unitario y Valor. Cada una con su formato: texto a la izquierda, números a la derecha, moneda en Precio y Valor, fecha si anotas el día del movimiento.
- Hojas separadas por función. Una hoja Inventario con el estado actual de cada producto, una hoja Entradas para anotar compras, una hoja Salidas para anotar ventas o consumos y, si te viene bien, una hoja Resumen con totales por categoría.
- Datos ordenados. Una fila por producto, sin huecos entre filas, sin títulos a los lados, sin columnas vacías dentro del rango. Así las fórmulas y la tabla funcionan sin sorpresas.
- Columnas de control. Stock Mínimo para saber cuándo reponer, Precio Unitario para valuar el almacén y Valor para ver de un vistazo cuánto dinero tienes parado en cada producto.
Dónde está y qué controla la validación de datos
La validación de datos es la herramienta que decide qué se puede escribir en una celda. Está en un único sitio y sirve para todo: desde una lista desplegable hasta un rango de fechas.
Al abrir el cuadro ves tres pestañas que conviene conocer antes de empezar.
En Configuración eliges el tipo de dato. En Mensaje de entrada escribes el aviso que sale al ponerte sobre la celda (qué espera Excel ahí). En Mensaje de error defines qué pasa si alguien escribe algo que no vale: con estilo Detener no se deja escribir; con Aviso o Información se deja pero avisa.
Permitir: el tipo de dato que acepta cada celda
La lista Permitir cambia según lo que quieras controlar. Esta es la relación con las columnas típicas de la plantilla:
| Opción de Permitir | Sirve para | Columna de la plantilla |
|---|---|---|
| Lista | Mostrar desplegable con valores fijos | Categoría, Unidad |
| Número entero | Cantidades sin decimales | Entradas, Salidas, Stock, Stock Mínimo |
| Decimal | Cantidades con decimales | Precio Unitario, Valor |
| Fecha | Día del movimiento | Fecha de entrada, Fecha de salida |
| Longitud del texto | Códigos o referencias de longitud fija | Código |
El mensaje de entrada y el mensaje de error
En la pestaña Mensaje de entrada escribes un título corto y el texto que verá el usuario al situarse en la celda. Por ejemplo: "Categoría — elige de la lista". En Mensaje de error pones el aviso cuando se intenta escribir algo fuera de la regla. Con estilo Detener Excel no deja continuar hasta corregir; con Aviso deja escribir pero pregunta; con Información solo informa.
Arma tu plantilla de inventario desde una hoja en blanco
Abre un libro nuevo y renombra la primera hoja como Inventario. Ahora escribe los encabezados y veinte productos de ejemplo. Esta es la hoja tal y como la verás al terminar esta sección:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Producto | Categoría | Unidad | Entradas | Salidas | Stock | Stock Mín. | Precio | Valor |
| 2 | P-001 | Bolígrafo | Oficina | Unidad | 200 | 80 | 120 | 50 | 0,80 | 96,00 |
| 3 | P-002 | Cuaderno | Escolar | Unidad | 150 | 60 | 90 | 40 | 2,50 | 225,00 |
| 4 | P-003 | Carpeta | Carpetas | Unidad | 100 | 35 | 65 | 30 | 3,20 | 208,00 |
| 5 | P-004 | Grapa | Oficina | Caja | 80 | 20 | 60 | 25 | 1,10 | 66,00 |
| 6 | P-005 | Sobre | Oficina | Paquete | 120 | 45 | 75 | 30 | 0,90 | 67,50 |
| 7 | P-006 | Tijera | Oficina | Unidad | 60 | 15 | 45 | 20 | 2,80 | 126,00 |
| 8 | P-007 | Pegamento | Escolar | Unidad | 90 | 30 | 60 | 25 | 1,50 | 90,00 |
| 9 | P-008 | Cinta | Oficina | Unidad | 70 | 25 | 45 | 20 | 1,75 | 78,75 |
| 10 | P-009 | Calculadora | Tinta | Unidad | 40 | 10 | 30 | 15 | 12,00 | 360,00 |
| 11 | P-010 | Bloc de notas | Escolar | Unidad | 110 | 50 | 60 | 30 | 1,20 | 72,00 |
- En A1:J1 escribe los encabezados: Código, Producto, Categoría, Unidad, Entradas, Salidas, Stock, Stock Mín., Precio, Valor.
- Desde la fila 2 hasta la 11, copia los productos de la tabla. Los precios están en euros como referencia; cámbialos por la moneda de tu país si te conviene.
- Selecciona A1:J1 y aplica negrita con Ctrl+N.
La cabecera y los formatos de cada columna
Los formatos hacen que los números se lean bien y que las fechas no parezcan cifras raras. Selecciónalos antes de escribir nada para que Excel los aplique al dato nada más teclearlo.
- Selecciona I2:J11 y abre Ctrl+1 para abrir Formato de celdas. En la pestaña Número, elige Moneda con dos decimales. Acepta.
- Si más adelante vas a anotar la fecha de cada movimiento, selecciona las celdas de esa columna y dales formato Fecha corta desde Ctrl+1 > Número > Fecha.
- Selecciona A1:J1 y pon fondo gris suave y negrita para distinguir la cabecera del resto.
### si la columna es estrecha (ensánchala y verás la fecha).La fórmula del valor por producto
La columna Valor te dice cuánto dinero tienes invertido en cada producto. Se calcula multiplicando el stock por el precio de la fila.
En J2 escribe:
=G2*I2Pulsa Entrar. Verás 96,00 (120 × 0,80). Selecciona J2 de nuevo, haz doble clic en el controlador de relleno (el cuadrado pequeño de la esquina inferior derecha) y la fórmula baja hasta J11.
La fórmula del stock con entradas y salidas
El stock se calcula solo: stock inicial más entradas menos salidas. Si tienes un stock inicial aparte, lo guardas en una celda fija y lo sumas; si no, partes de cero y la primera entrada ya queda reflejada.
En G2 escribe:
=K$1+E2-F2K$1 es la celda donde guardas el stock inicial (escribe ahí el valor inicial de cada producto o un 0 para empezar de cero). La referencia a K1 se queda fija con F4 (en Mac, Cmd+T) para que, al arrastrar la fórmula hacia abajo, siempre apunte a la misma celda. E2 y F2 son las entradas y salidas de la fila.
Si prefieres no usar celda de stock inicial y que el stock sea la diferencia entre lo entrado y lo salido, en G2 escribe directamente:
=E2-F2Pulsa Entrar y arrastra hasta G11 con el controlador de relleno.
Una lista desplegable para Tipo de producto y Unidad
Las categorías y las unidades se repiten, así que conviene que salgan de una lista en vez de escribirlas a mano. Usa Validación de datos con la opción Lista.
- Selecciona C2:C11.
- Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
- En Permitir, elige Lista.
- En Origen escribe:
Oficina;Escolar;Tinta;Carpetas(cada valor separado por punto y coma, sin comillas). - Marca Celda con lista desplegable y acepta.
- Repite en D2:D11 con Origen:
Unidad;Paquete;Caja.
Convierte los datos en una tabla que crece sola
Convertir el rango en tabla tiene dos ventajas claras: las fórmulas y los formatos se copian solos a las filas nuevas, y la lista desplegable se amplía sin tocarla.
- Haz clic en una celda cualquiera del rango con datos, por ejemplo B2.
- Pulsa Ctrl+T para abrir Crear tabla.
- Marca La tabla tiene encabezados y acepta.
Excel cambia el estilo de las filas y añade una pestaña Diseño de tabla en la cinta. Ahora escribe una fila nueva debajo de la última: en la fila 12 teclea un undécimo producto (por ejemplo, Lápiz, Categoría Escolar, Unidad Unidad, Entradas 300, Salidas 120, Stock Mín. 50, Precio 0,60) y al pulsar Entrar verás que la fila se incorpora a la tabla, la fórmula de Valor y Stock se copia sola y la lista desplegable de Categoría sigue funcionando.
Que el stock bajo se vea de un vistazo
El formato condicional pinta las celdas que cumplen una regla. Aquí lo usas para que cualquier fila con stock por debajo del mínimo se vea en rojo y sepas qué reponer sin buscar.
- Selecciona el rango con los datos de la tabla, por ejemplo A2:J11 (o todo el cuerpo de la tabla).
- Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es menor que.
- En el cuadro escribe
=$H2(la columna Stock Mínimo de la fila actual) y elige el formato Relleno rojo con texto rojo oscuro. - Acepta.
$H2 fija la columna H pero deja libre la fila, así al copiar la regla a filas más bajas se compara siempre con el Stock Mínimo de esa misma fila.Hojas separadas para Entradas y Salidas, y un resumen
Para no mezclar todo en la misma hoja, crea dos hojas más: Entradas y Salidas. Cada una lleva solo las columnas que importan en el día a día.
- Haz clic con el botón derecho en la pestaña Inventario y elige Insertar > Hoja de cálculo. Nómbrala Entradas. Repite para Salidas y Resumen.
- En Entradas, pon encabezados: Fecha, Código, Producto, Cantidad, Proveedor. Escribe cinco movimientos de ejemplo:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Código | Producto | Cantidad | Proveedor |
| 2 | 02/10/2026 | P-001 | Bolígrafo | 200 | Distribuidora Norte |
| 3 | 05/10/2026 | P-002 | Cuaderno | 150 | Papelería Central |
| 4 | 07/10/2026 | P-004 | Grapa | 80 | Suministros Sur |
| 5 | 12/10/2026 | P-007 | Pegamento | 90 | Papelería Central |
| 6 | 18/10/2026 | P-010 | Bloc de notas | 110 | Distribuidora Norte |
- En Salidas, pon: Fecha, Código, Producto, Cantidad, Destino. Escribe cinco salidas de ejemplo, una por día laborable.
- En Resumen, escribe en A1 el encabezado Categoría, en B1 Unidades totales y en C1 Valor. En A2:A5 lista las cuatro categorías. En B2 escribe:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Inventario[G4:G100];Inventario[C2:C100];A2)Tabla[Columna] porque Inventario es una tabla con nombre.- En C2 calcula el valor por categoría con la misma idea, pero sumando la columna Valor:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Inventario[J2:J100];Inventario[C2:C100];A2)- Arrastra ambas fórmulas hasta la fila 5.
Por qué a veces la plantilla no avisa lo que debería
Las plantillas de inventario fallan casi siempre por lo mismo: arrastrar fórmulas sin fijar celdas, pegar datos que se saltan la validación o usar listas que se quedan cortas. Vale la pena reconocerlos en cuanto aparecen.
El Stock Mínimo se corre al copiar la fórmula
Si en G2 escribes =K1+E2-F2 y arrastras hacia abajo sin fijar la celda K1, en G3 la fórmula pasa a =K2+E3-F3, en G4 a =K3+E4-F4 y así. El stock inicial se "corre" y los números no cuadran. Lo verás al comparar el stock calculado con el que esperabas.
Solución: vuelve a G2, escribe la fórmula con la celda de stock inicial fija:
=$K$1+E2-F2Pulsa F4 (en Mac, Cmd+T) justo después de escribir K1 para que Excel le ponga los dólares. Ahora arrastra hacia abajo y la fórmula se queda anclada a la celda K1.
Pegar datos desde otra hoja se salta la validación
Copias una fila de otro libro y la pegas en la columna Categoría. El valor "oficina" en minúsculas se queda ahí sin que Excel proteste. Eso pasa porque Validación de datos no comprueba lo que ya está pegado.
La solución está en la misma herramienta. Ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos. Excel rodeará con un círculo rojo las celdas que no cumplen la regla. Reescribe a mano esos valores (mejor en mayúsculas si quieres que el formato sea coherente) y vuelve a pasar la regla para que el círculo desaparezca.
La tabla no incluye los productos nuevos del mes
La lista desplegable de Categoría se queda en cuatro valores. Llega un proveedor con productos nuevos, los escribes a mano, y al cabo de tres meses tienes cinco categorías en la tabla y la lista sigue con cuatro.
La forma de evitarlo es convertir la lista en una tabla y referenciarla desde la validación. Crea una hoja Listas con las categorías en A2:A10 y las unidades en B2:B10, convierte cada columna en tabla (Ctrl+T) y dale nombre: a la primera llámala Categorias y a la segunda Unidades. Ahora, en la validación de la columna C, cambia el Origen por:
=Listas[Categorias]Así, cuando añadas una categoría nueva a la tabla, la lista desplegable se amplía sola.
Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de inventario
- Cabeceras claras con formato Moneda en Precio y Valor, y Fecha donde toca.
- Fórmulas con referencias fijadas con F4 (en Mac, Cmd+T) para que el stock no se desplace al copiar.
- Validación de datos con listas desplegables para Categoría y Unidad.
- Formato condicional que pinta en rojo el stock bajo.
- Tablas que crecen solas y arrastran fórmulas, formatos y listas a las filas nuevas.
El siguiente paso es pasar la plantilla a PDF o imprimirla. Ve a Archivo > Guardar como, elige el formato PDF o XPS, y selecciona Hoja(s) activa(s) si solo quieres Inventario o todo el libro si prefieres el informe completo. Antes de hacerlo, ve a Diseño de página > Ajustar área de impresión y pon la hoja en horizontal para que las diez columnas quepan sin cortes.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al armar tu plantilla de inventario en Excel
1. ¿Cómo hacer una plantilla de inventario en Excel con fórmulas sin gastar dinero?
Abre un libro nuevo y crea una tabla en A1 con columnas para producto, stock inicial, entradas, salidas y stock final; esta última se calcula con una resta simple (=D2+E2-F2) y, si manejas precio unitario, el total se obtiene con =SUMAR.SI.CONJUNTO(entradas;producto;A2)-alergos por salidas. Así tienes una plantilla con fórmulas sin pagar nada, lista para copiar y reutilizar en cada libro.
2. ¿Dónde consigo una plantilla de inventario con entradas y salidas para descargar gratis?
Puedes descargar la plantilla oficial de Microsoft desde la galería de plantillas de Excel (Archivo > Nuevo > buscar "inventario"), todas son gratuitas y compatibles con Microsoft 365, 2024, 2021 y 2019. Otra opción fiable es la galería de Vertex42, con plantillas en .xlsx listas para abrir y adaptar a tu negocio.
3. ¿Cómo hacer una plantilla de inventario con entradas y salidas usando macros?
Guarda el libro como .xlsm (Archivo > Guardar como > Libro de Excel habilitado para macros) y crea las macros desde la pestaña Programador (Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones, si está oculta). Una macro típica registra un botón que añade una fila de entrada o salida al Kardex y recalcula el stock con VBA, automatizando el registro manual.
4. ¿Qué plantilla de Excel me sirve gratis para controlar una bodega?
Para una bodega necesitas, además del stock, columnas de ubicación (pasillo, estante y nivel), proveedor y fecha de caducidad; una buena plantilla incluye esas columnas más una hoja de movimientos con entradas y salidas. Puedes empezar con la plantilla básica de inventario y añadirle las columnas de ubicación a la derecha; con BUSCARV (VLOOKUP) o BUSCARX (XLOOKUP) enlazas cada producto con su estante.
5. ¿Cómo llevar el inventario y las ventas en la misma hoja de Excel?
Crea dos hojas separadas: "Inventario" con el stock actualizado y "Ventas" con cada operación (fecha, cliente, producto, unidades); en Inventario, la fórmula =Stock_inicial; ventas_por_producto actualiza el stock restando lo vendido. Si quieres el stock en tiempo real, en la hoja de Ventas usa =SUMAR.SI.CONJUNTO() apuntando a Inventario para que cada venta descuente unidades al instante.
6. ¿Qué plantilla de inventario le funciona a una pyme?
Una pyme necesita poco más: columnas de código, producto, stock mínimo, entradas, salidas, stock actual y costo unitario; con SUMAR.SI.CONJUNTO() y un formato condicional que resalte en rojo cuando el stock baje del mínimo, tienes un control básico pero eficaz. Esa plantilla cabe en una sola hoja, se imprime de un vistazo y la puede mantener una sola persona sin formación previa.
7. ¿Cómo armar un Kardex en Excel con entradas y salidas gratis?
En A1 crea columnas para fecha, concepto (compra o venta), entradas, salidas, saldo y costo unitario; el saldo se calcula arrastrando una fórmula como =saldo_anterior + entradas + salidas, pero con el signo correcto según sea compra o venta. Con ese esquema ya tienes un Kardex funcional en cualquier versión de escritorio del programa.
Fuentes
- MicrosoftValidación de datos — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftBDPROMEDIO — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftBDMAX — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftBDMIN — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftBDDESVEST — documentación oficialconsultado el 07/10/2026