Cómo hacer un gráfico de embudo en Excel: paso a paso

Un gráfico de embudo dibuja las etapas de un proceso como barras horizontales cuyo ancho es proporcional a la cifra de cada etapa. Es la forma más clara de ver dónde se pierden clientes, alumnos o candidatos a lo largo de un proceso. En este tutorial usarás una hoja de Embudo de ventas con cuatro etapas (Leads, Cualificados, Oferta y Cierre) y aprenderás a prepararla, insertar el gráfico, ajustarlo a tu gusto y arreglar los tres errores que más se repiten. Funciona en Microsoft 365 y Excel 2024; Excel 2021 y 2019 lo traen con una actualización; Excel 2013, 2010 y 2007 no lo incluyen, igual que Excel para la web.

Qué es un gráfico de embudo y para qué te sirve

Un gráfico de embudo representa un proceso por etapas. Cada etapa se dibuja como una barra horizontal y el ancho de la barra es proporcional al número que le corresponde. Al ponerlas una debajo de otra, en el orden lógico del proceso, las barras van formando una figura que se estrecha, como un embudo: la primera etapa, la más ancha, es la que más elementos recibe; la última, la más estrecha, es la que menos acaba convirtiendo.

En este tutorial trabajarás con una hoja llamada Embudo de ventas. Tiene cuatro etapas del proceso comercial: Leads, Cualificados, Oferta y Cierre, y una sola cifra por etapa. Con esos datos mínimos, Excel ya dibuja el embudo.

El gráfico de embudo sirve para responder dos preguntas: ¿cuántos elementos pasan de una etapa a la siguiente? y ¿en qué etapa se pierde más gente? Un equipo de ventas ve enseguida que de 1.250 leads solo llegan a Cierre 95, y puede centrar sus esfuerzos en la etapa con peor conversión.

Dónde está el gráfico de embudo y desde qué versión existe

El gráfico de embudo es un tipo de gráfico más dentro del grupo de Insertar > Gráficos, junto a los de Cascada, Histograma, Mapa, Cotizaciones, Superficie y otros. No es un botón propio: aparece al desplegar la flecha pequeña que está bajo los iconos de gráficos recomendados, en el menú que se abre al elegir Todos los gráficos.

Que tu Excel lo muestre depende de la versión y de las actualizaciones instaladas. Conviene comprobarlo antes de empezar: si tu versión no lo trae, tienes un sustituto manual explicado al final de esta sección.

Las versiones de Excel que ya lo incluyen

• Microsoft 365 y Excel 2024 lo traen de serie.
• Excel 2021 y Excel 2019 lo añaden con las actualizaciones de Office publicadas desde 2022 (Canal Actual y Canal Empresarial).
• Excel 2013, 2010 y 2007 no lo incluyen, ni siquiera con actualizaciones, porque pertenece a una generación de gráficos posterior.
• Excel para la web tampoco lo ofrece: al abrir un archivo con un embudo creado en escritorio lo verás, pero no podrás insertarlo desde cero.

Cómo sustituir Excel si tu versión no lo tiene

En versiones sin gráfico de embudo, el recurso más fiel es un gráfico de barras horizontales con los datos ordenados de mayor a menor. Visualmente se parece: barras una debajo de otra, la primera la más larga. No es igual, porque el de barras no centra automáticamente las barras sobre el eje, pero comunica la misma idea.

Para hacerlo rápido: selecciona A1:B5 de tu hoja, ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de barras agrupadas, abre Configuración del gráfico de embudo del signo más y, en Opciones de serie, marca Superposición de series al 100 %. El efecto se acerca al de un embudo.

Las partes del cuadro Insertar gráfico de embudo

La ruta hasta el gráfico es siempre la misma: primero se selecciona el rango de datos en la hoja y después se abre el cuadro de Insertar gráfico. La cinta es esta:

Al abrir Todos los gráficos, la columna de la izquierda lista los tipos disponibles y la primera ficha, Recomendados, muestra los que mejor encajan con tus datos. En la parte superior de la columna de la izquierda verás Embudo dentro del grupo de gráficos nuevos. Al seleccionarlo, el panel de la derecha muestra los controles típicos de Excel: Eje, Leyenda, Rango de datos, Título del gráfico, entre otros, y abajo una vista previa del gráfico tal y como quedará.

El cuadro de diálogo Formato de área de gráfico

Al hacer doble clic sobre el fondo del gráfico se abre este cuadro a la derecha, con cinco fichas: Opciones de gráfico, Texto, Relleno y línea, Efectos y Tamaño. La primera ficha, Opciones de gráfico, es la que más vas a usar, porque contiene los ajustes del gráfico de embudo.

Lo que cambias desde el signo más «+» junto al gráfico

Una vez insertado, a la derecha del gráfico aparecen tres iconos pequeños: un signo más (+), un pincel y un embudo. El primero abre Elementos del gráfico, donde se activan o quitan el Título del gráfico, la Leyenda, las Etiquetas de datos, el Nombre de la categoría y el Valor. El segundo abre Estilos del gráfico, con paletas de color y fondos. El tercero, Filtros del gráfico, deja ocultar categorías concretas sin borrarlas de la hoja.

El menú Configuración del gráfico de embudo aparece dentro del signo más o haciendo doble clic en una barra. Sus opciones principales son: criterio de ordenación (ascendente, descendente o sin ordenar), mostrar u ocultar la primera etapa, mostrar u ocultar la última etapa, ajustar el ancho del cuello del embudo y elegir el tipo de embudo (forma de embudo clásica o pirámide invertida).

Preparar los datos como los necesita el embudo

El gráfico de embudo necesita los datos muy concretos: una columna con las etapas en el orden del proceso y otra columna, justo al lado, con un único número por etapa. Ni totales al final, ni porcentajes al lado, ni columnas de más.

La hoja de ejemplo se llama Embudo de ventas y tiene los datos mínimos para empezar:

1. Escribe en la celda A1 la palabra Etapa y en B1 la palabra Cantidad.
2. En A2:A5 escribe, por este orden, Leads, Cualificados, Oferta y Cierre.
3. En B2:B5 escribe las cantidades 1.250, 740, 320 y 95.

Una columna con las etapas en orden

El orden de la columna A es el orden del proceso. El gráfico de embudo dibuja la primera fila arriba y la última abajo, salvo que cambies el criterio de ordenación. Por eso es importante escribirlas en A2:A5 de arriba (más ancha) hacia abajo (más estrecha).

1. En A2 escribe Leads.
2. En A3 escribe Cualificados.
3. En A4 escribe Oferta.
4. En A5 escribe Cierre.

Una columna con el número de cada etapa

La columna B lleva una sola cifra por etapa. Esas cifras son los anchos que tendrá cada barra.

1. En B2 escribe 1.250.
2. En B3 escribe 740.
3. En B4 escribe 320.
4. En B5 escribe 95.

Convertir los datos en una tabla para que el embudo crezca solo

Para que el gráfico se entere cuando añadas una etapa nueva, conviene que el origen sea una tabla de Excel, no un rango fijo.

1. Selecciona A1:B5.
2. Pulsa Ctrl+T.
3. En el cuadro que se abre, confirma que está marcado La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
4. Pulsa F9 para recalcular.

Ahora añade una etapa más para comprobar que el gráfico la recoge: en A6 escribe Postventa y en B6 escribe 18.

Crear el gráfico de embudo sobre esa hoja

Ya tienes la tabla lista. Ahora a insertar el gráfico.

1. Selecciona A1:B6 (la tabla completa, con encabezados).
2. Abre la cinta Insertar > Gráficos y haz clic en la flecha pequeña bajo el icono de gráficos recomendados.
3. En la columna de la izquierda, elige Embudo.
4. Pulsa Aceptar.

Verás cinco barras horizontales, la primera (Leads) la más ancha, la última (Cierre) la más estrecha, con el título Gráfico de embudo por defecto.

Cambiar el título y los textos del gráfico

1. Haz clic sobre el título Gráfico de embudo para seleccionarlo.
2. Pulsa F2 para entrar en modo edición.
3. Escribe Embudo de ventas 2026 y pulsa Entrar.
4. Para que cada barra muestre su número, haz clic en cualquier barra, pulsa el signo más (+) a la derecha del gráfico y, en Etiquetas de datos, marca Valor y Nombre de categoría.

Reordenar las etapas desde el signo más «+»

Si los datos están al revés o quieres probar otro orden, no hace falta tocar la hoja: el gráfico lo cambia desde su propio menú.

1. Haz clic en una barra para seleccionar el gráfico.
2. Pulsa el signo más (+) a la derecha.
3. En Configuración del gráfico de embudo, abre Opciones de serie.
4. En Criterio de ordenación, elige Descendente o Ascendente en vez de Automático.
5. Marca o desmarca Mostrar primera barra y Mostrar última barra según quieras.

Dar color a cada etapa desde la cinta

El color por defecto es uniforme. Para diferenciar cada etapa, hazlo barra a barra.

1. Haz clic una vez sobre una barra para seleccionar la serie.
2. Haz clic una segunda vez sobre la barra concreta que quieras colorear para seleccionarla solo a ella.
3. Clic derecho sobre esa barra y elige Rellenar color.
4. Elige un color; repite con cada barra.
5. Para el fondo, clic derecho sobre el área del gráfico fuera de las barras y elige Rellenar color > Gris claro.

Por qué tu gráfico de embudo no sale como esperabas

Tres errores explican la mayoría de problemas al crear un embudo. Todos tienen causa clara y arreglo concreto.

El gráfico sale vertical en vez de horizontal

Lo que se ve: las barras se apilan en columna, una encima de otra, en vez de una debajo de otra. Suele pasar cuando los datos están en una sola fila y muchas columnas: etapa en A1:D1, cantidades en A2:D2.

Causa: el embudo necesita los datos en columnas, no en filas. Arreglo: pon las etapas en la columna A y las cantidades en la columna B, una fila por etapa, como en la hoja de ejemplo. Si ya tienes los datos así y aun así sale vertical, pulsa Ctrl+1, abre Eje y desmarca la opción que invierte el eje, o usa Cambiar fila/columna desde el menú de Eje dentro del signo más.

Sale el icono «Este tipo de gráfico no se puede crear con los datos»

Lo que se ve: en lugar del gráfico aparece un mensaje con un icono de advertencia.

Causa: el rango tiene huecos (filas vacías entre etapas), o mezcla texto con números en la columna B, o tiene más de una columna de cifras. Arreglo: deja una sola columna de cifras, sin filas vacías, y comprueba que cada celda de B2 hacia abajo es un número. Borra las filas vacías hasta que las dos columnas queden limpias.

El gráfico no se actualiza al añadir filas nuevas

Lo que se ve: añades una etapa en A6 y B6, pero la barra no aparece en el gráfico hasta que vuelves a seleccionar el rango a mano.

Causa: el origen del gráfico es un rango fijo (por ejemplo, A1:B5), no una tabla de Excel. Arreglo: o bien conviertes el rango en tabla con Ctrl+T, como se ha explicado antes, o bien amplias el rango a mano cada vez: clic derecho sobre el gráfico > Seleccionar datos > Rango de datos del gráfico > cambia $A$1:$B$5 por $A$1:$B$6.

Lo que ya sabes hacer con el gráfico de embudo

• Reconoces un gráfico de embudo: barras horizontales centradas, una por etapa, el ancho proporcional a la cifra de cada una.
• Sabes dónde está: Insertar > Gráficos > flecha bajo el icono de gráficos > Todos los gráficos > Embudo, y que aparece en Microsoft 365 y Excel 2024 de serie.
• Preparas los datos correctamente: una columna con las etapas en el orden del proceso y otra al lado con un único número por etapa, convertida en tabla con Ctrl+T.
• Insertas el gráfico sobre la tabla y lo ajustas: cambias el título, activas las etiquetas con valor y nombre, reordenas las etapas y coloreas cada barra desde el signo más (+).
• Identificas y arreglas los tres errores más habituales: gráfico en vertical, icono de datos no válidos y gráfico que no se actualiza al añadir filas.

El siguiente paso natural es añadir un segmento de datos al lado del embudo para ver en qué etapa se pierde el porcentaje más alto de clientes, y comparar así dos trimestres sin tocar el gráfico principal.

Dudas al crear un gráfico de embudo en Excel