Una fórmula condicional en Excel es una fórmula que le hace una pregunta a un dato y, según la respuesta, devuelve un resultado u otro. Sirve para no tener que revisar filas a ojo: Excel mira por ti si una nota llega al 5, si un cliente ha pagado, si una venta supera un objetivo, y escribe solo lo que tú le hayas dicho.
En este tutorial partimos de una hoja de calificaciones de un grupo de alumnos: nombre, nota y asistencia. Vamos a ir añadiendo columnas que clasifican a cada alumno con la función =SI(), y de paso vemos las trampas más habituales. Al terminar sabrás escribir cualquier condicional en tu Excel y sabrás leer los errores cuando algo no sale como esperas. La función SI está en todas las versiones de Excel, desde 2007 hasta Microsoft 365, y también en Excel para la web, Mac y móviles.
Qué es una fórmula condicional y para qué sirve
Una fórmula condicional es una instrucción del tipo «si pasa esto, haz A; si no, haz B». Excel la evalúa celda por celda: mira el dato, comprueba si cumple una condición y, según el resultado, escribe lo que le hayamos pedido. La condición siempre es una pregunta que solo tiene dos respuestas posibles: VERDADERO o FALSO.
En la hoja de calificaciones, queremos que Excel decida por nosotros quién aprueba y quién suspende. En la columna B tenemos la nota del alumno (un número del 0 al 10) y queremos que en la C aparezca la palabra «Aprobado» si la nota llega al 5, y «Suspense» si no llega. Sin condicional, tendríamos que mirar las 30 notas una por una y escribir a mano; con =SI(), lo hace solo y se actualiza si cambia una nota.
La idea clave: una prueba lógica (la pregunta) y dos resultados (qué escribir si se cumple y qué escribir si no). Eso es todo lo que hay detrás de cualquier condicional en Excel, por muy complicado que parezca el resto.
La función SI (IF): sintaxis y argumentos
La función SI se escribe así:
=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso])El primer argumento es la pregunta que Excel evalúa. El segundo es lo que debe escribir cuando la respuesta es VERDADERO. El tercero, entre corchetes porque es opcional, es lo que escribe cuando la respuesta es FALSO: si lo dejas vacío, Excel pone FALSO en la celda.
Sobre nuestra hoja de calificaciones, la fórmula completa para decidir si un alumno aprueba sería:
=SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso")Aquí la prueba lógica es B2>=5 (¿la nota de la fila 2 llega al 5?), el valor si verdadero es "Aprobado" y el valor si falso es "Suspenso". Si en B2 hay un 7, Excel escribe Aprobado; si hay un 4, escribe Suspenso.
;) en Excel configurado con coma como decimal (España y la mayoría de países de Latinoamérica). Donde el decimal es el punto (México, Estados Unidos), el separador es la coma (,).prueba_lógica: la pregunta que Excel evalúa
La prueba lógica es cualquier comparación que dé VERDADERO o FALSO. Se construye con un valor, un operador de comparación y otro valor:
=B2>=5Los operadores que puedes usar son: > (mayor que), >= (mayor o igual), < (menor que), <= (menor o igual), = (igual) y <> (distinto). En el ejemplo le estamos preguntando a Excel si el contenido de B2 es mayor o igual que 5.
Excel también entiende VERDADERO cualquier número distinto de cero (incluso negativos) y FALSO el cero y el texto vacío. Por eso, una comparación sencilla como =SI(B2;"Tiene dato";"Vacío") ya funciona: si B2 tiene un número, escribe «Tiene dato»; si está vacía o vale 0, escribe «Vacío».
valor_si_verdadero y valor_si_falso: qué devuelve cada caso
Los dos últimos argumentos son lo que Excel escribe en la celda según el resultado de la prueba. Hay tres normas:
- Los textos van entre comillas dobles:
"Aprobado","Pagado",""(comillas vacías para no escribir nada). - Los números van sin comillas:
100,0,-1. - Las referencias a celdas van sin comillas:
B2,$E$1.
Si quieres que, cuando no se cumpla la condición, la celda quede vacía, tienes dos opciones: dejar el tercer argumento en blanco (Excel escribirá la palabra FALSO) o escribir dos comillas dobles seguidas para que no aparezca nada:
=SI(B2>=5;B2;"")Esta fórmula muestra la nota solo si llega al 5; si no, deja la celda en blanco.
Un alumno, una decisión: Aprobado o Suspenso
Empezamos con la hoja de calificaciones en blanco. Vamos a rellenarla con seis alumnos y sus notas, y a añadir la columna Resultado con la fórmula =SI().
- En la celda A1 escribe Alumno, en B1 Nota y en C1 Resultado.
- Rellena los nombres en A2:A7 y las notas en B2:B7 con los datos del ejemplo.
- Seleccióna C2 y escribe la fórmula.
- Pulsa Entrar y comprueba que aparece Aprobado o Suspense según la nota.
- Con C2 aún seleccionada, haz doble clic en el controlador de relleno (la esquinita verde de la esquina inferior derecha) para copiar la fórmula hasta C7.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Alumno | Nota | Resultado |
| 2 | Ana | 4,5 | Suspenso |
| 3 | Luis | 7 | Aprobado |
| 4 | Marta | 3 | Suspenso |
| 5 | Pedro | 8,5 | Aprobado |
| 6 | Sofía | 5 | Aprobado |
| 7 | Iván | 4,9 | Suspenso |
Sustituir el 5 por una celda para cambiar el corte
El 5 está metido a mano dentro de la fórmula. Si el profesor decide subir el corte a 6, tendríamos que editar la fórmula en seis celdas. Mejor poner el corte en una celda aparte y que la fórmula la mire.
- En E1 escribe Corte y en E2 el valor 5.
- Sustituye la fórmula de C2 por esta otra:
=SI(B2>=$E$2;"Aprobado";"Suspenso")- Copia C2 hacia abajo hasta C7 (doble clic en el controlador de relleno).
El $ que rodea a E2 fija la celda: cuando copies la fórmula hacia abajo, la referencia no se moverá y siempre mirará el valor de E2. Si ahora cambias el 5 de E2 por un 6, toda la columna C se recalcula sola.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Alumno | Nota | Resultado | Corte | |
| 2 | Ana | 4,5 | Suspenso | 5 | |
| 3 | Luis | 7 | Aprobado | ||
| 4 | Marta | 3 | Suspenso | ||
| 5 | Pedro | 8,5 | Aprobado | ||
| 6 | Sofía | 5 | Aprobado | ||
| 7 | Iván | 4,9 | Suspenso |
$E$2, no E2).SI con Y (AND) y con O (OR): dos condiciones a la vez
A veces la decisión depende de más de un dato. La función SI admite en su primer argumento otra función que combine varias pruebas lógicas: Y (AND) y O (OR).
Y(A;B;...)devuelve VERDADERO solo si todas las condiciones se cumplen.O(A;B;...)devuelve VERDADERO si al menos una se cumple.
Ampliamos la hoja: añadimos la columna Asistencia (en tanto por uno, 0,75 = 75 %) y una columna Beca. La regla pasa a ser: aprueba si la nota llega al 5 y la asistencia llega al 75 %; recibe beca si la nota llega al 8 o la asistencia llega al 90 %.
- En D1 escribe Asistencia y en E1 Beca. Rellena D2:D7 y deja E2:E7 vacío.
- En C2 escribe la nueva fórmula de aprobado y cópiala hacia abajo:
=SI(Y(B2>=5;D2>=0,75);"Aprobado";"Suspenso")- En E2 escribe la fórmula de beca y cópiala hacia abajo:
=SI(O(B2>=8;D2>=0,9);"Becado";"No becado")| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Alumno | Nota | Resultado | Asistencia | Beca |
| 2 | Ana | 4,5 | Suspenso | 0,60 | No becado |
| 3 | Luis | 7 | Aprobado | 0,85 | Becado |
| 4 | Marta | 3 | Suspenso | 0,95 | Becado |
| 5 | Pedro | 8,5 | Aprobado | 0,90 | Becado |
| 6 | Sofía | 5 | Suspenso | 0,70 | No becado |
| 7 | Iván | 4,9 | Suspenso | 0,80 | No becado |
Y y O admiten hasta 255 condiciones, pero si encadenas más de tres suele quedar más claro usar SI.CONJUNTO (Excel 2019 y posteriores) o una tabla auxiliar.Cuando la condición es un texto o un vacío
Las condiciones también pueden comparar textos y comprobar si una celda está vacía. Cambiamos de hoja para verlo con un ejemplo nuevo: una lista de facturas con su estado («Pagado» o «Pendiente») y su importe.
- Crea la hoja Facturas con los encabezados de la tabla.
- En C2 escribe la fórmula que marca como «Cobrado» solo si la factura está pagada y tiene importe:
=SI(Y(A2="Pagado";B2>0);"Cobrado";"Revisar")- En D2, para tratar celdas vacías, escribe:
=SI(B2="";"Sin importe";B2)| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Estado | Importe | Clasificación | Aviso |
| 2 | Pagado | 150,00 | Cobrado | 150,00 |
| 3 | Pendiente | 80,00 | Revisar | 80,00 |
| 4 | Pagado | 0 | Revisar | Sin importe |
| 5 | Pendiente | 0 | Revisar | Sin importe |
| 6 | Pagado | 220,50 | Cobrado | 220,50 |
| 7 | 0 | Revisar | Sin importe |
"pagado" y "Pagado" son iguales a efectos de la condición.Por qué SI devuelve cosas raras: los errores típicos
Las fórmulas =SI() fallan por muy pocas razones, pero todas se repiten. Repasamos las más comunes y cómo arreglarlas.
#¿NOMBRE? al escribir la función
Lo que ves: la celda muestra #¿NOMBRE? y, al seleccionarla, la barra de fórmulas muestra algo como =IF(B2>=5;...) o =si(B2>=5;...).
La causa: la función se ha escrito en inglés (IF) o en minúsculas (si) en un Excel en español, o falta una comilla o un paréntesis.
El arreglo: empieza siempre por =SI( con mayúsculas, en español, y revisa que cada paréntesis abierto tenga su cierre y cada texto lleve sus dos comillas dobles.
Comillas, punto y coma y decimales
Lo que ves: la fórmula da error o devuelve el texto literal de la condición en vez de su resultado.
La causa: tres despistes muy comunes: escribir Aprobado sin comillas (Excel lo interpreta como un nombre de rango y no lo encuentra), separar los argumentos con comas en vez de punto y coma, o escribir 0.75 cuando tu Excel espera 0,75.
El arreglo: textos entre comillas dobles, separador ; con decimal en coma y , con decimal en punto.
Comparar números guardados como texto
Lo que ves: la fórmula devuelve siempre el valor si falso, aunque el número «cumple» la condición. La celda suele estar alineada a la izquierda y muestra un triángulo verde de aviso.
La causa: el dato viene de un CSV, de una importación o de pegar con texto, y Excel lo guarda como texto aunque parezca un número. Para Excel, el texto "7" no es mayor ni menor que el número 5.
El arreglo: multiplica el dato por 1 dentro de la propia prueba lógica para forzar la conversión a número:
=SI(B2*1>=5;"Aprobado";"Suspenso")O selecciona la columna, pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas, elige Número y acepta. Si los datos vienen de un pegado, pega como número con Ctrl+Alt+V.
Lo que SI no hace (y qué usar en su lugar)
La función SI es muy potente, pero no es la herramienta adecuada para todo. Esto es lo que no hace y la alternativa que sí:
- Decidir entre más de dos opciones con un solo SI: admite hasta 64 SI anidados, pero a partir de tres condiciones la fórmula se vuelve ilegible. Mejor usa SI.CONJUNTO en Excel 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, o monta una tabla y búscala con BUSCARV o BUSCARX (esta última desde Excel 2021 y Microsoft 365).
- Pintar celdas según su valor: SI no cambia el color de fondo ni el tipo de letra. Para eso está Formato condicional, en
Inicio > Estilos > Formato condicional. Es una herramienta distinta que además puede llevar una fórmula en su regla. - Contar cuántas filas cumplen una condición: usa CONTAR.SI, y para varias condiciones a la vez, CONTAR.SI.CONJUNTO.
- Sumar importes que cumplen una condición: usa SUMAR.SI (una condición) o SUMAR.SI.CONJUNTO (varias).
- Hacer la media de un grupo que cumple una condición: PROMEDIO.SI o PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Lo que ya sabes hacer con la función SI
- La estructura es siempre
=SI(prueba; valor_si_verdadero; valor_si_falso), con punto y coma y la primera palabra en mayúsculas. Y(...)yO(...)combinan varias pruebas lógicas dentro de un mismo SI.- Los textos van entre comillas dobles; los números y las referencias, sin comillas.
- Una celda con
$delante de la letra y del número (como$E$2) no se mueve al copiar la fórmula. - Siguiente paso: prueba SI.CONJUNTO para clasificar con varios cortes de un vistazo y dale color a la columna C con Formato condicional para ver de un golpe quién aprueba y quién no.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al usar la función SI en Excel
1. ¿Cómo aplicar formato condicional en Excel usando la función SI como fórmula?
En Nueva regla elige «Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato condicional» y escribe, por ejemplo, =SI(A2>100;VERDADERO;FALSO). Asígnale un color de relleno y pulsa Aceptar: las celdas que cumplan la condición se pintan solas. Si solo quieres avisar de una cifra, la fórmula se reduce a =A2>100.
2. ¿Cómo aplicar formato condicional en Excel cuando hay varias condiciones a la vez?
La opción más cómoda es Inicio > Formato condicional > Nueva regla > «Aplicar formato a las celdas que contengan» y, dentro de «Valor de la celda», eliges «entre» para marcar un rango. Si las condiciones son distintas, crea varias reglas; en «Administrar reglas» puedes ordenarlas con los botones «Subir» y «Bajar» para resolver los empates.
3. ¿Qué fórmulas se pueden usar dentro del formato condicional en Excel?
Vale cualquier fórmula cuyo resultado sea VERDADERO o FALSO y que se evalúe desde la celda activa hacia abajo, con referencias relativas (A2) en la columna y absolutas ($A$2) en la fila o al revés, según cómo quieras que se desplace la regla al copiarla. Ejemplos útiles: =A2>1000, =$B2="Pagado", =Y(A2>0;A2<10) o =CONTAR.SI($A$2:$A$100;A2)>1 para resaltar duplicados.
4. ¿Se puede aplicar formato condicional en Excel según el texto escrito en una celda?
Sí. En Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Texto que contiene escribes la palabra, por ejemplo «Aprobado», y eliges un color. La regla es sensible a mayúsculas y minúsculas solo si lo pides; las palabras parciales también cuentan, así que «apro» resaltaría «Aprobado» y «Aprobada».
5. ¿Cómo resaltar celdas con colores según su valor en Excel?
Lo más rápido: Inicio > Formato condicional > Escalas de color y eliges una de las dos o tres gamas propuestas, que tiñen cada celda según si su valor es bajo, medio o alto. Si prefieres reglas exactas, usa «Mayor que» o «Menor que» en «Resaltar reglas de celdas» y asigna, por ejemplo, relleno rojo a los valores negativos.
6. ¿Qué funciones condicionales de Excel se usan con formato condicional? (ejemplos prácticos)
Las que devuelven VERDADERO/FALSO son las que mejor funcionan: SI, Y, O, NO, CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI, BUSCARV para comparar con una tabla y ESNUMERO/ESTEXTO para comprobar el tipo. Un caso típico: =Y($B2="Pendiente";$C2>H$1) resalta las facturas pendientes que además superan el importe de la fila 1.
7. ¿Cómo hacer que el color de una celda dependa del valor de otra en Excel?
Fija la columna o la fila de la celda «que manda» con dólares: si los datos están en B2 y el color lo aplicas en C2, escribe =$A2>1000 en «Usar una fórmula». La referencia mixta hace que al arrastrar el formato hacia abajo, cada fila de C mire siempre a su A correspondiente, y no a la A2 original.
Fuentes
- MicrosoftCrear fórmulas condicionales – Microsoft Supportconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftSI — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftPROMEDIO.SI — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftCONTAR.SI — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftSUMAR.SI — documentación oficialconsultado el 05/10/2026