Diferencia entre CSV y XLS en Excel: cómo abrir cada formato

Un CSV es un archivo de texto plano donde los datos van separados por comas o por punto y coma. Casi todos los programas (Excel, bases de datos, sistemas contables, webs) pueden leerlo y generarlo, así que se ha convertido en el formato más común para mover datos de un sitio a otro. En este tutorial tomaré el significado "archivo CSV abierto en Excel": cómo traerlo bien, cómo guardar el libro como CSV y cómo evitar los tres errores más frecuentes (códigos postales que pierden ceros, identificadores largos que se redondean, tildes que salen como símbolos raros). Al terminar, abrirás y guardarás CSVs en Excel sin que se rompan los datos. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y Excel para la web. La importación por la cinta con vista previa está disponible desde Excel 2016; en 2013 se usa el Asistente para importar texto de la pestaña Datos.

Qué es un CSV y en qué se diferencia de un libro de Excel

Un CSV (Comma-Separated Values) es un archivo de texto plano. Cada línea es una fila de la tabla y los campos de esa fila van separados por un carácter concreto: la coma en el mundo anglosajón, el punto y coma en los sistemas configurados en español. No tiene hojas, ni formatos, ni fórmulas: solo texto con un orden concreto.

Un libro de Excel (.xlsx) es otra cosa. Por dentro es un archivo ZIP con varios XML que guardan los datos de cada hoja, los formatos de celda, los gráficos, las fórmulas, las tablas dinámicas, las imágenes, las validaciones, etc. Un .xlsx puede tener muchas hojas; un CSV solo guarda una. Un .xlsx puede contener una fórmula =B2*C2; un CSV solo guarda el resultado, 15,00.

Para verlo, piensa en una hoja de ventas con cuatro productos. En Excel la ves con sus colores, sus totales formateados como moneda y su gráfico. Si esa misma hoja la guardas como CSV, el archivo se queda en algo como Lapiz;1,50;10;15,00. Ni colores, ni fórmulas, ni gráfico. Por eso el CSV es ideal para enviar datos a otro programa, pero malo como copia de seguridad de un libro.

Las tres formas de abrir un CSV en Excel según tu versión

Tienes tres caminos para abrir un CSV: doble clic desde la carpeta, arrastrarlo a Excel o importarlo por la cinta. La tercera es la única que te deja elegir la codificación y el separador antes de cargar, y por tanto la única fiable cuando el archivo viene de fuera.

Doble clic y el desastre de la configuración regional

Al hacer doble clic, Excel usa la configuración regional de Windows para decidir el separador. En un Windows en español, espera punto y coma, así que un CSV con comas cae entero en la columna A. Lo mismo con las tildes: si el archivo se guardó como UTF-8, Excel lo lee como ANSI y muestra María como María.

Por eso, doble clic vale solo para los CSV que has exportado tú mismo desde otro Excel o desde tu propio programa. Para un CSV que te han mandado, usa la cinta.

Importar con la cinta y elegir el separador a mano

Al pulsar el botón, Excel abre una ventana para elegir el archivo y, después, un cuadro de vista previa con los datos ya interpretados. Desde Excel 2019, además, aparece el botón Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV, que es el que usaremos en este tutorial. En Excel 2016 el camino equivalente es Datos > Nueva consulta > Desde archivo > Desde texto/CSV (con el complemento Power Query instalado). El cuadro de vista previa tiene cuatro controles clave: Origen del archivo (la codificación, por ejemplo 65001: Unicode (UTF-8)), Delimitador (coma, punto y coma, tabulación, etc.), Detección de tipo de datos (que intente adivinar si cada columna es texto, número o fecha) y un botón Transformar datos o Cargar. Cargar trae los datos; Transformar abre Power Query para limpiarlos antes de traerlos.

Abrir un CSV sin que Excel te rompa los datos

Vamos a verlo con un caso real. Tienes el archivo clientes.csv con esta pinta:

Si lo abres con doble clic, el 00123 se queda en 123, el identificador largo aparece como 1,23E+15 y la fecha puede cambiar de formato. Vamos a arreglarlo importando por la cinta y forzando cada columna a Texto antes de cargar.

Forzar las columnas a Texto en la vista previa

1. Elige el archivo clientes.csv y pulsa Importar.
2. En la vista previa, haz clic en el encabezado de la columna cp (queda seleccionado con un color).
3. En la cinta contextual Transformar columna, pulsa Tipo de datos > Texto. Aparece un aviso: "Cambiar tipo de columna. Esto puede tardar varios minutos y detendrá la consulta si tiene errores." Pulsa Reemplazar actual.
4. Repite los pasos 2 y 3 con la columna id_cliente y con la columna alta (la fecha también la trataremos como texto para no depender del formato regional).
5. Cuando las tres columnas tengan el icono ABC, pulsa Cargar.

Cargar a una tabla o al Modelo de datos

El botón Cargar en… abre un diálogo con cuatro opciones: Tabla (la opción por defecto; los datos van a una hoja en forma de tabla), Tabla dinámica, Informe de tabla dinámica y Solo crear conexión. Para más de un millón de filas, marca la casilla "Agregar estos datos al Modelo de datos" en el mismo diálogo: Excel no vuelca todas las filas en la cuadrícula, sino que las guarda en el modelo en memoria y tú trabajas con tablas dinámicas o con funciones que lo consulten.

Guardar un libro de Excel como CSV

Ahora al revés. Tienes un libro con la lista de clientes y necesitas mandarla a otro sistema que solo admite CSV.

1. Ve a Archivo > Guardar como.
2. En Tipo, elige CSV (delimitado por comas) (*.csv) o CSV (delimitado por punto y coma) (*.csv) según quién vaya a leer el archivo.
3. Escribe el nombre y pulsa Guardar.
4. Aparece un aviso: "Puede que algunas características de Excel se pierdan al guardar en este formato. ¿Desea continuar?" Pulsa Aceptar.
5. Si el libro tiene varias hojas, Excel repite el aviso una vez por cada hoja extra: pulsa Aceptar cada vez (o Cancela y deja solo una hoja visible).

Lo que Excel tira a la basura al guardar como CSV

Guardar como CSV es destructivo en silencio. Lo que sale del archivo es solo lo que ves en la hoja activa: los valores, no las fórmulas; la celda tal como está formateada, no la fórmula que la alimenta; solo una hoja, no todas; sin gráficos, sin imágenes, sin comentarios, sin hipervínculos, sin validaciones. Antes de pulsar Guardar, revisa cuatro cosas: que solo hay una hoja visible (o que la que quieres es la activa), que las celdas con fórmulas muestran su valor (no la fórmula: cambia la vista a Inicio > Modos de vista > Normal si la tenías en Vista de fórmulas), que el separador decimal de las celdas coincide con lo que espera quien va a leer el CSV y que las columnas con ceros a la izquierda siguen alineadas a la izquierda (es decir, que son texto, no número).

Errores típicos al abrir un CSV y cómo arreglarlos

Tres casos reales, cada uno con la hoja que falla y la solución.

El código postal 00123 se queda en 123

Excel ve un número, lo trata como número y le quita el cero a la izquierda. La causa es la detección automática de tipo al abrir. Arreglo: importa por la cinta y fuerza la columna a Texto en la vista previa (los pasos del apartado anterior), o bien, si el archivo ya está cargado y solo pasa con esa columna, usa Inicio > Número > Formato > Texto y, después, vuelve a escribir los códigos con el apóstrofo delante: '00123. La esquina superior verde de la celda te confirma que ahora es texto.

El identificador largo aparece como 1,23E+15 y pierde precisión

A partir del dígito 15, Excel redondea los números para mostrar 15 cifras significativas y guarda 123456789012345 como 123456789012345000 por dentro. La causa es la misma: detección automática. Mismo arreglo: importa por la cinta y fuerza la columna a Texto antes de cargar.

Las tildes salen como é o símbolos raros

El archivo se guardó como UTF-8 (lo habitual en Linux, Mac y muchas webs) y Excel lo lee como ANSI, que solo entiende 256 caracteres. La causa es la codificación. Arreglo: en la vista previa de Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV, abre la lista Origen del archivo y elige 65001: Unicode (UTF-8). La columna nombre ya muestra las tildes en la vista previa, y al cargar se queda bien.

Lo que ya sabes hacer con CSV y Excel

• Abrir un CSV por la cinta y no por doble clic, para controlar el separador y la codificación.
• Forzar las columnas a Texto en la vista previa antes de cargar, para no perder ceros ni dígitos.
• Guardar el libro como CSV (delimitado por comas o por punto y coma) según la región de quien lo va a leer.
• Vigilar el separador decimal y la codificación antes de enviar el archivo a otro programa.

Siguiente paso: cuando esta limpieza la hagas cada semana sobre el mismo archivo, conviértela en una consulta de Power Query. Con Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV y el botón Transformar datos, dejas los pasos de limpieza grabados; la próxima vez solo tendrás que pulsar Datos > Consultas y conexiones > Actualizar todo y Excel repite todo el proceso sobre el CSV nuevo.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al abrir y guardar CSVs en Excel