Diagrama de Pareto 80/20 en Excel: cómo hacerlo paso a paso

Un diagrama 80/20 (también llamado diagrama de Pareto) es un gráfico de barras combinado con una línea que muestra qué pocas causas concentran la mayoría de los problemas. En este tutorial vas a construirlo sobre una hoja de quejas de clientes: la preparas, la ordenas, calculas el porcentaje acumulado y, por último, dibujas el gráfico combinado en Excel. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016. En versiones anteriores a 2021 el orden lo harás con el botón Ordenar, ya que la función ORDENAR solo existe desde Excel 2021.

Qué es la regla 80/20 y por qué se dibuja

La regla 80/20, también llamada principio de Pareto, dice que en muchos fenómenos una parte pequeña de las causas explica la mayor parte de los efectos. Es una observación, no una ley matemática: el 80 % de los retrasos de un proyecto puede venir del 20 % de las tareas, el 80 % de las ventas del 20 % de los clientes, o el 80 % de las quejas del 20 % de los motivos de queja.

Para que esa observación sirva en la práctica hace falta verla, y para verla hace falta un gráfico. Ese gráfico es el diagrama de Pareto: las barras ordenadas de mayor a menor a la izquierda y una línea que sube desde el 0 % hasta el 100 % a la derecha. La línea cruza el 80 % en un punto concreto, y ese punto marca dónde está el «20 % crítico» que merece tu atención.

En este tutorial trabajarás con una hoja de quejas de clientes de una tienda. Hay diez motivos de queja y, como en la mayoría de negocios reales, unos pocos concentran la mayoría: dos o tres categorías explican el grueso de los casos. Cuando termines el artículo vas a ver exactamente cuáles son, en tu propia hoja.

La estructura del diagrama: barras y línea acumulada

El diagrama de Pareto es un gráfico combinado con dos series que comparten el mismo eje horizontal pero usan ejes verticales distintos. Las barras muestran la frecuencia de cada causa (cuántas veces aparece) y la línea muestra el porcentaje acumulado (cuánto suman esas causas en conjunto respecto al total).

La gracia del gráfico está en cruzar la línea con el 80 %: cuando la línea pasa por encima del 80 %, las causas que quedan a su izquierda son las que explican la mayor parte del problema. En la práctica, la línea suele cruzar el 80 % en la segunda o tercera barra, que es justo el «20 % de causas» que señala el principio.

Preparar los datos en la hoja antes de graficar

Antes de tocar el gráfico necesitas los datos en dos hojas: una con las quejas en bruto y otra con la tabla ya ordenada y con los porcentajes calculados. La segunda es la que va a alimentar al gráfico.

Empieza con la hoja Quejas, donde están los datos originales tal como llegan del equipo de atención al cliente.

Ahora crea una segunda hoja llamada Auxiliar con la tabla que alimentará al gráfico. Escríbela con los encabezados en la fila 1 y deja los datos en blanco: los vas a calcular en los siguientes pasos.

Ordenar las causas de mayor a menor con ORDENAR

Ahora traes los datos de la hoja Quejas a la hoja Auxiliar ya ordenados de mayor a menor por incidencias. Si tienes Excel 2021, 2024 o Microsoft 365, la función ORDENAR (SORT) lo hace en una sola celda y se desborda hacia abajo.

1. Selecciona la celda A2 de la hoja Auxiliar.
2. Escribe la fórmula:

=ORDENAR(Quejas!A2:B11;2;-1)

1. Pulsa Entrar.

Excel rellena de A2 a B11 con las dos columnas de la hoja Quejas, ya ordenadas de mayor a menor por la segunda columna (Incidencias). El resultado es:

El primer argumento (Quejas!A2:B11) es el rango que se ordena; el segundo (2) indica que se ordene por la segunda columna; el tercero (-1) es el sentido descendente.

Calcular el porcentaje y el acumulado con SUMA

Con los datos ya en orden, calculas el peso de cada causa y el porcentaje acumulado. Estos dos cálculos son los que alimentan al gráfico: la primera serie de barras usará la columna Incidencias y la línea usará % Acumulado.

1. En la celda C2 de la hoja Auxiliar escribe:

=C2/SUMA($C$2:$C$11)

Espera: la celda C2 está vacía todavía. Lo correcto es calcular el porcentaje a partir de las incidencias, así que la fórmula adecuada es:

=B2/SUMA($B$2:$B$11)

1. Pulsa Entrar.
2. Arrastra el controlador de relleno desde C2 hasta C11 para copiar la fórmula. Las referencias con $ no se mueven, así que el denominador (el total) queda fijo.

Ahora el porcentaje acumulado en la columna D:

1. En la celda D2 escribe:

=SUMA($C$2:C2)

1. Pulsa Entrar.
2. Arrastra el controlador de relleno desde D2 hasta D11.

La fórmula suma desde C2 hasta la fila actual. En D2 suma solo C2; en D3 suma C2 y C3; en D4 suma C2, C3 y C4; y así hasta D11, que vale 1 (el 100 %).

La hoja Auxiliar queda así:

Los decimales de las columnas C y D se ven como 0,42, 0,70, etc. Para que el gráfico lea esos valores como porcentajes, selecciónalos y aplica el formato Porcentaje con dos decimales (Inicio > Número > Porcentaje). Después del formato la tabla se ve como 42,00 %, 70,00 %… y la columna D termina en 100,00 %.

Hacer lo mismo en Excel 2019 y anteriores

Si tu Excel es 2019 o 2016, la función ORDENAR no existe, así que ordenas la tabla de la hoja Quejas a mano y después copias los datos a la hoja Auxiliar. La columna de porcentaje y la de acumulado se calculan igual.

1. En la hoja Quejas, haz clic en cualquier celda de la tabla.
2. Ve a:

1. En el cuadro de diálogo, en "Ordenar por" elige Incidencias, en "Ordenar según" deja Valores y en "Criterio de ordenación" marca De mayor a menor.

1. Pulsa Aceptar.
2. Vuelve a la hoja Auxiliar y copia con Ctrl+C la columna Categoria de la hoja Quejas ya ordenada y pégala en A2 con Ctrl+V. Haz lo mismo con la columna Incidencias, pegándola en B2.
3. En la celda C2 escribe =B2/SUMA($B$2:$B$11) y arrastra hasta C11.
4. En la celda D2 escribe =SUMA($C$2:C2) y arrastra hasta D11.

Crear el gráfico combinado de barras y línea

Con la tabla lista, ya puedes dibujar el gráfico. La idea es crear primero un gráfico de columnas y después cambiar una de las series a línea con un segundo eje.

1. En la hoja Auxiliar, selecciona el rango A1:B11 (Categoria e Incidencias) y también la columna D (% Acumulado). Para seleccionar rangos discontinuos, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras sobre D1:D11.
2. Ve a:

1. Aparece un gráfico con dos series: las barras de Incidencias y, al lado, una segunda serie de barras pequeñas con los valores del % Acumulado. Esto es lo esperado, todavía hay que arreglarlo.

1. Se abre el cuadro de diálogo para cambiar el tipo de gráfico:

1. En la fila de % Acumulado, abre el desplegable y elige Linea.
2. Marca la casilla Eje secundario solo en la fila de % Acumulado.
3. Pulsa Aceptar.

Ahora el gráfico muestra barras a la izquierda y una línea ascendente que sube desde el 0 % hasta el 100 % en el eje derecho.

Poner la línea acumulada en el eje derecho

Si la línea sale recta en la parte baja o se dispara por encima del gráfico, es que está usando el eje izquierdo, donde los valores van de 0 a 42 (la frecuencia máxima), no de 0 a 100 %. La línea y el porcentaje acumulado tienen que ir en el eje secundario, el de la derecha.

1. Haz clic derecho sobre la línea del gráfico (no sobre las barras).
2. Elige Cambiar tipo de gráfico de la serie.
3. En la fila de % Acumulado, confirma que el tipo es Linea y marca la casilla Eje secundario.
4. Pulsa Aceptar.

La línea ya se mueve en su propio eje, de 0 % a 100 %, y cruza el 80 % en un punto claro del gráfico.

Añadir títulos, etiquetas y el formato final

El gráfico ya funciona, pero todavía no se entiende solo. Le faltan los títulos de los ejes y las etiquetas de la línea, que son las que muestran el 80 % en pantalla.

1. Haz clic sobre el gráfico para seleccionarlo. Aparece la pestaña Diseño de gráfico en la cinta.
2. Para añadir los títulos de los ejes, ve a:

1. Elige Eje horizontal principal, escribe Causas y pulsa Entrar.
2. Repite para Eje vertical principal (izquierdo) y escribe Frecuencia.
3. Repite para Eje vertical secundario (derecho) y escribe % acumulado.
4. Para poner el título del gráfico, ve a Agregar elemento de gráfico > Título del gráfico y escribe Diagrama de Pareto: quejas por categoría.
5. Para ver el valor de cada punto de la línea, haz clic derecho sobre la línea y elige Agregar etiquetas de datos.

1. Pulsa Aceptar. Sobre cada punto de la línea aparece su porcentaje: 42 %, 70 %, 85 % y así hasta 100 %.

Leer el gráfico y sacar la causa prioritaria

Con el diagrama ya en pantalla, la lectura es directa. La línea empieza en 42 % después de la primera barra, sube a 70 % después de la segunda y cruza el 80 % entre la segunda y la tercera, llegando a 85 % al sumar las tres primeras. Eso significa que con solo dos causas ("Entrega tarde" y "Producto dañado") ya concentras el 70 % de las quejas, y con tres llegas al 85 %.

En la hoja Auxiliar, mirando la columna % Acumulado:

El "20 % crítico" en este caso son las dos primeras causas: Entrega tarde y Producto dañado. Cualquier acción de mejora (reducir tiempos de envío, reforzar el embalaje) va a tener más impacto que actuar sobre las otras ocho categorías. Esa es la decisión que el diagrama de Pareto te ayuda a tomar: dónde poner el esfuerzo para mover el resultado.

Cuando Excel no dibuja bien el diagrama de Pareto

El gráfico combinado tiene tres puntos que suelen fallar la primera vez: que no aparezca la línea, que la línea se quede plana o se vaya disparada, y que el acumulado no llegue al 100 %. Cada uno tiene una causa concreta y un arreglo.

Sale solo un gráfico de barras y no aparece la línea

Lo que ves: el gráfico muestra dos series de barras, una con las incidencias y otra más pequeña al lado, y no hay línea.

Causa: al crear el gráfico solo cambiaste el tipo de la primera serie, o no marcaste la fila de % Acumulado en el cuadro "Cambiar tipo de gráfico de la serie".

Arreglo:

1. Clic derecho sobre el gráfico y elige Cambiar tipo de gráfico de la serie.
2. En la fila % Acumulado, abre el desplegable y elige Linea.
3. Marca la casilla Eje secundario solo en esa fila.
4. Pulsa Aceptar.

La línea aparece superpuesta a las barras, subiendo de izquierda a derecha.

La línea acumulada se ve plana o sale disparada

Lo que ves: la línea está pegada al eje horizontal o se sale por arriba del gráfico, en vez de subir de 0 % a 100 % de forma suave.

Causa: la línea está usando el eje vertical izquierdo, que va de 0 a 42 (la frecuencia máxima), en lugar del eje derecho, que va de 0 % a 100 %.

Arreglo:

1. Clic derecho sobre la línea y elige Cambiar tipo de gráfico de la serie.
2. Marca la casilla Eje secundario solo en la fila de % Acumulado.
3. Pulsa Aceptar.

La línea vuelve a su escala correcta y cruza el 80 % en el sitio esperado.

El porcentaje acumulado no llega al 100 %

Lo que ves: la columna % Acumulado termina, por ejemplo, en 70 % o en 85 %, no en 100 %.

Causa: la fórmula del acumulado no suma fila a fila. Lo más habitual es haber escrito =C2 en D2 y haber arrastrado, así que cada celda copia el valor anterior en vez de acumularlo. La fórmula correcta es =SUMA($C$2:C2).

Arreglo:

1. Selecciona la celda D2 de la hoja Auxiliar.
2. Sustituye su contenido por:

=SUMA($C$2:C2)

1. Pulsa Entrar.
2. Arrastra el controlador de relleno desde D2 hasta D11 otra vez.

Ahora D11 vale 100,00 % y la línea del gráfico termina justo en la esquina superior derecha.

Lo que ya sabes hacer con el diagrama de Pareto en Excel

• Preparar una tabla de causas y frecuencias en una hoja aparte, lista para graficar.
• Ordenar las causas de mayor a menor con la función ORDENAR (en Excel 2021 y Microsoft 365) o con el botón Ordenar (en Excel 2019 y 2016).
• Calcular el porcentaje de cada causa y el porcentaje acumulado con SUMA, fijando el denominador con $.
• Crear un gráfico combinado de columnas agrupadas y línea, con la línea en el eje secundario para que vaya de 0 % a 100 %.
• Leer el corte del 80 % en la línea para identificar el 20 % de causas que concentran la mayoría del problema.

El siguiente paso es hacer seguimiento de la causa prioritaria. Selecciona la fila de "Entrega tarde" en la hoja Auxiliar y aplica un formato condicional (Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que) para tenerla siempre a la vista cuando actualices las incidencias del mes.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al hacer el diagrama de Pareto en Excel