Curso básico de Excel para principiantes: la guía para empezar

Excel organiza información en libros que contienen hojas, y cada hoja divide los datos en celdas identificadas por una letra de columna y un número de fila. En este tutorial crearás un libro para controlar gastos mensuales y ventas de una tienda, y aprenderás a calcular, ordenar, filtrar, buscar y proteger referencias.

No necesitas experiencia previa: basta con una versión de escritorio de Excel. Las pasos y las herramientas indicadas funcionan en Excel 2007 y posteriores, en Microsoft 365, Excel para Mac y Excel para la web, con pequeñas diferencias de interfaz. Los datos y las rutas del artículo están comprobados en octubre de 2026.

Qué es Excel y qué puedes aprender en esta hoja

Excel es una aplicación de hojas de cálculo. Un archivo se llama libro y contiene una o más hojas, identificadas por las pestañas inferiores. Cada hoja es una cuadrícula formada por celdas: A1 es la intersección de la columna A y la fila 1.

Una celda guarda un dato, un texto o una fórmula. Un conjunto contiguo de celdas, como C2:C5, se llama rango. La hoja, el rango y la celda son los tres niveles básicos con los que trabajarás.

Durante el curso usarás un libro real: una hoja llamada Gastos y otra llamada Ventas. En la primera registrarás compras y calcularás totales; en la segunda aprenderás a ordenar, filtrar, convertir la lista en tabla y buscar precios de productos.

Al terminarás sabiendo escribir fórmulas básicas sinAyuda, entender qué devuelve una función, organizar una lista y evitar que un cálculo se desplace al copiarlo.

Dónde está cada parte de Excel mientras trabajas

La hoja de trabajo se organiza en zonas con una función distinta. La cinta de opciones, arriba, contiene las pestañas Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda. Desde allí eliges acciones como ordenar o dar formato.

Debajo están el cuadro de nombres y la barra de fórmulas. A la derecha queda la barra de estado, que al seleccionar números muestra Promedio, Recuento y Suma sin que escribas ninguna fórmula.

En esta hoja de ventas, cada zona ayuda a leer el trabajo:

La celda activa y el cuadro de nombres

La celda activa aparece con un borde verde: es la que está seleccionada y donde se escribirá lo siguiente. En la hoja anterior, la celda C3 contiene el importe 45,00.

Para escribir, selecciona la celda, escribe el contenido y pulsa Entrar. Para desplazarte por la hoja, usa las flechas del teclado o haz clic en otra celda.

El cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas, indica la dirección de la celda activa. También sirve para saltar a cualquier posición: haz clic en él, escribe B4 y pulsa Entrar; la selección se moverá a esa celda.

La barra de fórmulas frente al valor de la celda

La celda muestra el resultado; la barra de fórmulas muestra lo que has escrito realmente. Si en C3 introduces =10+15, la cuadrícula muestra 25, pero la barra de fórmulas conserva la expresión =10+15.

Este contraste importa al revisar fórmulas: una celda puede mostrar «Importe alto» porque una función contiene ese texto. Selecciona la celda y pulsa F2 para ver su contenido en modo de edición.

Escribe tus primeras fórmulas en una hoja de gastos

Crea un libro llamado RegistroPersonal.xlsx y una hoja llamada Gastos. Escribe estos datos, que serão la base de todas las prácticas:

Toda fórmula empieza por igual. En D1 escribe Total y en D2 utiliza estas operaciones:

=A2+A3
=B2-B3
=C2*2
=C2/4

Colócalas, por orden, en D2, D3, D4 y D5. Los resultados son 165,50; 75,50; 160; y 30,125.

Suma, resta, multiplicación y división

Las referencias apuntan a los datos: =A2+A3 suma los contenidos de A2 y A3. Puedes comprobarlo seleccionando cualquiera de esas celdas y observando su valor.

Sigue esta secuencia:

1. Selecciona D2 y escribe =A2+A3.
2. Selecciona D3 y escribe =B2-B3.
3. Selecciona D4 y escribe =C2*2.
4. Selecciona D5 y escribe =C2/4.
5. Pulsa Entrar después de cada fórmula.

Automatiza la suma con el botón Autosuma

SUMA (SUM) evita sumar celdas una por una. En C6 escribe:

=SUMA(C2:C5)

El rango C2:C5 incluye los cuatro importes: 120,50 + 45 + 80 + 25 = 270,50. Este es el total de gastos del periodo.

Para llegar al botón, sigue esta ruta:

En algunas versiones, el botón aparece con el icono de la letra sigma mayúscula. Selecciona C6 y después el botón Autosuma: Excel propone =SUMA(C2:C5).

Con Alt+= sin buscar el botón

La forma más rápida es seleccionar C6 y pulsar Alt+=. Excel sugiere el rango C2:C5 antes de confirmar; si la sugerencia es correcta, pulsa Entrar.

Calcula un promedio, el mayor y el menor

En E1 escribe Estadísticas. Debajo, usa PROMEDIO (AVERAGE), MAX y MIN sobre el mismo rango C2:C5.

=PROMEDIO(C2:C5)
=MAX(C2:C5)
=MIN(C2:C5)

El promedio es 67,625; el valor mayor, 120,50; y el menor, 25.

Redondea el promedio a dos decimales

Para presentar dos decimales, usa REDONDEAR (ROUND) alrededor del promedio:

=REDONDEAR(PROMEDIO(C2:C5);2)

Escribe esa expresión en E5. El resultado será 67,63, frente a 67,625 de la fórmula sin redondear.

Ordena, filtra y encuentra datos en una lista

En la hoja Ventas, amplía la lista hasta seis operaciones. Mantén los datos juntos, sin líneas vacías entre ellos, porque una fila vacía puede romper la detección del rango.

Ordenar por importe de mayor a menor

Ordenar cambia el orden de las filas, pero conserva cada registro completo. Si ordenas solo una columna, las demás pueden quedar desalineadas.

1. Selecciona A1:D7.
2. Abre Datos > Ordenar.
3. En «Ordenar por», elige Importe.
4. En «Tipo», selecciona De mayor a menor.
5. Pulsa Aceptar.

Filtrar solo las ventas de una categoría

Filtrar oculta filas sin eliminarlas. La hoja conserva todos los datos y solo cambia qué se ve.

1. Selecciona A1:D7.
2. Pulsa Ctrl+Mayús+L para activar los filtros.
3. Pulsa la flecha del encabezado Concepto.
4. Desmarca las categorías que no quieras y confirma Aceptar.

Dar formato para leer mejor los datos

El formato no cambia los valores; cambia cómo se presentan. En la hoja Ventas:

1. Selecciona A1:D1 y pulsa Ctrl+Mayús+L para aplicar negrita.
2. Aplica un color de relleno desde Inicio > Fuente > Color de relleno.
3. Añade bordes con Inicio > Fuentes > Bordes > Todos los bordes.
4. Selecciona C2:C7 y abre Inicio > Número > Formato de moneda de dos decimales.
5. Ajusta el ancho de las columnas arrastrando sus bordes.

Crea una tabla que se actualiza al añadir filas

Una tabla organiza un rango y añade filtros, un estilo visual y referencias con nombre. Su ventaja práctica es que los cálculos se extienden cuando añades filas.

Para crear TablaVentas:

1. Selecciona A1:D7 en la hoja Ventas.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla.
3. Confirma «La tabla tiene encabezados».
4. Escribe TablaVentas en «Nombre de la tabla».
5. Pulsa Aceptar.

Ahora añade una fila debajo de la fila 7 con estos datos: 15/10, Cuaderno, 95,00, Ana. La tabla recognise automáticamente la fila nueva.

Referencia una celda dentro de la tabla

Las referencias estructuradas indican el nombre de la tabla, la columna y, si hace falta, la fila. Se separan con corchetes.

En D1 escribe Total y en D2 escribe:

=SUMA(TablaVentas[Importe])

El resultado es 448,00: la suma de 120,50 + 45 + 80 + 30 + 12,50 + 65 + 95.

Al modificar cualquier importe de la columna, D2 se recalcula. Si en una hoja anterior añadieras otra venta, la fórmula seguiría incluyendo esa fila.

Mantén visibles los encabezados al desplazarte

Una tabla puede conservar su fila superior mientras revisas las últimas ventas.

1. Selecciona cualquier celda de la tabla.
2. Abre la pestaña Diseño de tabla.
3. En Opciones de tabla, activa Fila de encabezados.

Desplázate después de la fila 8. Los encabezados siguen visibles y sabes a qué columna pertenece cada dato.

Cómo decide Excel qué hacer con tus datos

Excel no solo calcula: también responde a preguntas lógicas. SI (IF) evalúa una condición y devuelve uno de dos valores según se cumpla o no.

Su sintaxis es:

=SI(condición;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

En nuestro libro, la condición puede comprobar si una venta supera un importe. Además, SI.ERROR (IFERROR) permite sustituir un error calculado por un texto o un cero, sin ocultar el valor original.

Marca las ventas que superan un importe

En E1 escribe Estado. En E5 usa:

=SI(C2>100;"Importe alto";"Importe normal")

Copia E5 hasta E7 con el controlador de relleno. Las referencias C2, C3 y C4 avanzarán mientras el texto permanece igual.

Evita que un resultado no válido te frene

SI.ERROR (IFERROR) detecta errores como la división entre cero. En E8 escribe:

=SI.ERROR(B2/B3;"Sin dato")

En la cuadrícula, B2 y B3 contienen fechas; al intentar dividirlas, la operación genera un error y la función devuelve el texto previsto.

El separador de argumentos depende de tu configuración

Este artículo utiliza punto y coma: =SI(A2>10;"Alto";"Bajo"). La razón es que los ejemplos están escritos con coma decimal.

Si tu Excel usa punto decimal, sustituye cada punto y coma por coma: =SI(A2>10,"Alto","Bajo"). No cambia la función ni el resultado; cambia la configuración regional del sistema.

Encuentra valores con BUSCARV (VLOOKUP)

BUSCARV busca un dato en la primera columna de una matriz y devuelve un valor de la misma fila. En el libro de la tienda, la añadiremos como una lista de precios con código, nombre y precio.

Crea una hoja Productos con estos datos:

En la hoja Ventas, escribe P-03 en A10 y busca su precio:

=BUSCARV(A10;$A$2:$C$7;3;FALSO)

El resultado es 12,50.

Qué significa cada argumento de BUSCARV

El resultado se toma contando desde la primera columna de la matriz: 1 sería Código, 2 sería Nombre y 3 sería Precio.

Cuándo usar búsqueda exacta con FALSO

BUSCARV admite coincidencias parciales: escribir «P» puede encontrar el primer código que empiece por esa letra. Eso puede ser útil, pero también puede devolver un registro distinto del que esperabas.

Para comparar, escribe «P» en A11 y usa la fórmula sin FALSO. El resultado será el primer código encontrado. Después, en A12, escribe «P-03» y añade FALSO: solo la búsqueda exacta coincide con ese código completo.

Con un valor exacto en la columna

=BUSCARV("P-03";$A$2:$C$7;3;FALSO)

Devuelve 12,50 porque encuentra el valor exacto en la columna Código.

Con un valor que no está en la tabla

Escribe P-99 en A13 y conserva la fórmula. Como ese código no existe, Excel devuelve #N/A.

Por qué BUSCARV devuelve #N/A y cómo arreglarlo

BUSCARV solo encuentra coincidencias exactas cuando el último argumento es FALSO. Si el código buscado no se parece al de la tabla, la función no tiene nada que devolver y aparece #N/A.

Antes de cambiar la fórmula, comprueba tres cosas: cómo está escrito el código, dónde empieza la matriz y si hay espacios ocultos.

El código buscado no coincide exactamente

BUSCARV distingue mayúsculas y no interpreta guiones como separadores. Si en A10 escribes p-03 o P03 en lugar de P-03, no encontrará la fila.

1. Selecciona A10.
2. Sustituye su contenido por P-03.
3. Revisa B10: el resultado volverá a ser 12,50.

La matriz no incluye los datos buscados

Si escribes $A$2:$C$6, la matriz termina en P-05 y excluye P-06. Para encontrarlo, amplía el rango hasta la fila 7.

1. Selecciona B10.
2. Cambia el rango de la matriz a $A$2:$C$7.
3. Escribe P-06 en A10 y comprueba el precio 4,10.

=BUSCARV(A10;$A$2:$C$7;3;FALSO)

Espacios invisibles que cambian la comparación

Un espacio al final de P-03 impide que coincida con P-03. El texto se ve igual, pero BUSCARV no lo reconoce.

1. Selecciona A10 y pulsa F2.
2. Mueve el cursor al final del código.
3. Borra el espacio sobrante con Supr.
4. Pulsa Entrar y comprueba B10.

Para saber qué ocurre al copiar datos, activa Mostrar formatos de control en el editor y revisa las celdas; los espacios no se distinguen a simple vista.

Las primeras cosas que puedes hacer con F4

F4 fija la referencia que señalas con el cursor mientras editas una fórmula. Una referencia absoluta no se desplaza al copiar la fórmula; por eso se usa para mantener un precio, un impuesto o un porcentaje fijo.

En la hoja Ventas, añade F1 con 0,21 como impuesto y E1 con Total con impuesto. En E2 escribe:

=C2*(1+$F$1)

Con un precio de 120,50, el resultado es 145,805.

Qué cambia F4 en la referencia

1. Escribe en E2 =C2*(1+F1).
2. Coloca el cursor sobre F1, sin seleccionar el resto de la fórmula.
3. Pulsa F4.
4. Observa que F1 se convierte en $F$1.

La referencia a C2 sigue siendo relativa; la de F1 es absoluta.

Los cuatro estados que recorre F4

Con el cursor sobre una referencia, cada pulsación de F4 recorre un estado: A1, $A$1, A$1 y $A1. La referencia vuelve al primer estado en la siguiente pulsación.

Fijar con F4 solo la fila del precio

En otra hoja, crea una lista con precio en F1 y cantidades en A2:A4. En G1 escribe Total y en G2 escribe =A2*$F$1.

1. Coloca el cursor sobre F1 y pulsa F4 hasta obtener $F$1.
2. Copia G2 hasta G4 con el controlador de relleno.
3. Comprueba que el precio no cambia y la cantidad sí avanza.

Si fijaras únicamente la columna, la fórmula sería =A2*$F1; al copiar, F1 avanzaría a F2.

Cuándo F4 no hace lo que esperas

F4 solo modifica la referencia sobre la que está el cursor. Si lo pulsas fuera de una fórmula, repite la última acción, como volver a aplicar un color de relleno. Tampoco existe una opción de Excel para reasignar esta tecla.

Si el cursor no está dentro de la fórmula, ninguna referencia cambia aunque veas F4 en la barra de fórmulas.

Lo que ya sabes hacer con tu libro de Excel

• Escribir datos y distinguir una celda, un rango y una hoja.
• Crear fórmulas con igual, sumar, restar, multiplicar y dividir.
• Calcular totales con SUMA y el botón Autosuma, y con Alt+=.
• Obtener promedios, máximos y mínimos, y redondear el resultado.
• Ordenar, filtrar y aplicar formatos a una lista.
• Convertir un rango en tabla y crear totales automáticos.
• Evaluar condiciones con SI y controlar errores con SI.ERROR.
• Buscar precios con BUSCARV y corregir los errores #N/A.
• Fijar referencias absolutas, mixtas y relativas con F4.

Tu siguiente paso es convertir la hoja Gastos en una tabla y añadir una columna calculada, por ejemplo «Gasto diario», con una fórmula que se actualice al registrar nuevos movimientos.

Guarda, copia y comparte tu archivo sin perderlo

Guarda a menudo para no perder el trabajo:

1. Pulsa Ctrl+S para guardar el libro actual.
2. Si es la primera vez, elige la carpeta y escribe el nombre RegistroPersonal.xlsx.
3. Usa Ctrl+Z para deshacer la última acción y Ctrl+Y para rehacerla.
4. Copia con Ctrl+C, recorta con Ctrl+X y pega con Ctrl+V.

El formato habitual es .xlsx. Un libro con macros se guarda como .xlsm, y el formato .csv conserva solo valores y texto: no mantiene fórmulas, formatos ni varias hojas.

Guarda el archivo con Ctrl+S antes de cerrar Excel: tu libro conservará las fórmulas, la tabla y el formato del ejercicio.

Dudas al aprender Excel desde cero