Formato personalizado en Excel: crea indicaciones a medida

Un formato personalizado cambia cómo se presenta un valor en una celda, pero no modifica el valor almacenado. Sirve, por ejemplo, para mostrar 1234,5 como 1.234,50, convertir 0,256 en 25,6% o presentar una fecha con su día de la semana. Al terminar, podrás crear códigos de formato y comprobar qué afecta a la apariencia y qué no.

La guía utiliza un libro de control de ventas con importes, porcentajes y fechas. Las opciones de formato de número y el cuadro Formato de celdas están disponibles en Excel para Windows desde Excel 2007; también pueden utilizarse en Excel para Mac, para la web y para móviles, con pequeñas diferencias de interfaz. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es un formato personalizado y cuándo usarlo

Un formato personalizado es una instrucción de presentación para el contenido de una celda. Por ejemplo, el valor 1234,5 puede verse como 1.234,50 sin pasar a 1.234,5. La cifra sigue siendo 1234,5: Excel solo modifica la forma en que la presenta.

En el libro de control de ventas, la celda B2 contiene ese importe. El formato será útil para homogenizar una columna de importes, mostrar porcentajes con una precisión concreta, presentar fechas en español o conservar ceros iniciales en códigos postales. No sirve para cambiar el resultado de una fórmula ni para guardar texto adicional como si fuera parte del número.

Dónde crear un formato personalizado

1. Selecciona las celdas que quieres visualizar.
2. Abre el cuadro Formato de celdas con Ctrl+1.
3. En la cinta, elige la ruta que lleva a los formatos personalizados:

1. Revisa el campo Tipo. Allí puedes escribir el código o seleccionar uno ya guardado.
2. Pulsa Aceptar para aplicar el formato a la selección.

El código introducido en Tipo sustituye el formato anterior de la selección. Por eso conviene comprobar primero las celdas seleccionadas: si están vacías, se aplica el formato a las que Receive.

Dónde escribir el código del formato

En el cuadro Formato de celdas, selecciona la categoría Personalizada. El campo Tipo muestra el código activo. Escribe ahí una instrucción como #.##0,00 y pulsa Aceptar.

El código no es una fórmula: no necesita el signo igual, no utiliza referencias a celdas y sus argumentos no se separan con punto y coma. Por eso, una regla regional sobre el separador de argumentos solo afecta a las fórmulas del tutorial, no a la escritura de #,##0,00 en un Excel español. En una configuración con punto decimal, el equivalente es #,##0.00.

Las cuatro secciones que admite un código

Un formato personalizado puede tener hasta cuatro secciones separadas por punto y coma:

#.##0,00;[Rojo]-#.##0,00;"-";@

Si solo escribes una sección, se aplica a todos los valores. Si escribes dos, la segunda corresponde a los negativos. Al llegar a cuatro, el orden es positivos, negativos, cero y texto. El código anterior, aplicado a las cuatro primeras filas del libro, produce esta presentación:

Cómo funciona cada carácter del código

Un importe con dos decimales y separador de miles

1. Selecciona A2:A4 en la hoja Ventas.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En Número, selecciona Personalizada.
4. Sustituye el código del campo Tipo por 0,00.
5. Pulsa Aceptar.
6. Vuelve a seleccionar A2:A4 y abre de nuevo Formato de celdas.
7. Cambia el código por #.##0,00.
8. Pulsa Aceptar.

#.##0,00

Con 0,00, el 5 se ve 5,00 y el 1500 se ve 1500,00. Al aplicar #.##0,00, los importes grandes incorporan el separador de miles: 1.234,50 y 1.500,00.

Un porcentaje con el formato 0,0%

1. Escribe 0,256 en A7.
2. Selecciona A7 y pulsa Ctrl+1.
3. En Personalizada, escribe 0,0% en el campo Tipo.
4. Pulsa Aceptar.

0,0%

Una fecha con el formato dddd d "de" mmmm "de" aaaa

1. Escribe 15/03/2026 en A10.
2. Selecciona A10 y pulsa Ctrl+1.
3. En Personalizada, escribe dddd d "de" mmmm "de" aaaa en el campo Tipo.
4. Pulsa Aceptar.

dddd d "de" mmmm "de" aaaa

Un código postal que conserve los ceros

Para escribir 08001 sin que Excel lo convierta en 8001, puedes introducirlo como texto. En el libro, la celda A13 representa el código postal del proveedor.

1. Selecciona A13.
2. Escribe 08001 delante del número. En Excel, el apóstrofo inicial indica que el contenido se interpretará como texto y no aparece en la celda.
3. Pulsa Ctrl+1 y abre la categoría Personalizada.
4. Escribe 00000 en el campo Tipo.
5. Pulsa Aceptar.

00000

Cada 0 del formato obliga a mostrar una posición. Si el valor stored fuera 801, 00000 lo presentaría como 00801. En cambio, 0,00 sirve para mostrar decimales fijos, no para conservar ceros a la izquierda.

Por qué el formato cambia la vista pero no el valor

El formato de celdas es una capa de presentación. En B2, el valor real es 3,14159; al aplicar 0,00, la celda muestra 3,14, pero Excel sigue utilizando 3,14159 en cálculos.

Si una fórmula necesita trabajar con el valor redondeado, utiliza REDONDEAR (ROUND). Esta función sí modifica el resultado del cálculo:

=REDONDEAR(3,14159;2)

El resultado es 3,14 como número. La diferencia es sencilla: el formato cambia lo que ves; REDONDEAR cambia el dato que devuelve el cálculo.

Cuándo usar un formato personalizado y cuándo no

Un formato personalizado es útil cuando quieres que una columna sea homogénea sin modificar los datos. Puede controlar decimales, separador de miles, porcentajes, fechas, colores, condiciones y ceros iniciales. También permite presentar unidades, por ejemplo 0,00" kg".

No lo uses para guardar dos valores en una celda, ocultar errores de cálculo ni corregir datos introducidos incorrectamente. Tampoco para dar por redondeado un importe si después vas a calcular con él. En ese caso, usa REDONDEAR en la fórmula o en el procedimiento que genera el dato.

Los códigos de fecha dependen del idioma de Excel. En español se usa aaaa para el año; en inglés, yyyy. Los separadores decimales y de miles también dependen de la configuración regional: #.##0,00 en un Excel español con coma decimal y #,##0.00 en uno configurado con punto decimal.

Lo que ya sabes hacer con formatos personalizados

• Crear un formato desde Ctrl+1 y la categoría Personalizada.
• Dividir el código en positivos, negativos, cero y texto.
• Controlar decimales con 0 y #.
• Mostrar separador de miles, porcentajes, fechas, colores y condiciones.
• Conservar ceros iniciales en códigos postales mediante texto y 00000.
• Distinguir entre la presentación de una celda y su valor real.
• Usar REDONDEAR cuando quieras cambiar el resultado de un cálculo.

Para ampliar estas opciones, abre una celda de tu libro, pulsa Ctrl+1 y explora los formatos guardados en Personalizada: observa qué ocurre al quitar el separador de miles, cambiar 0 por # o probar un código de fecha en español. Los datos de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar formatos personalizados en Excel