Google Sheets frente a Excel: qué los diferencia y cuándo usar cada uno

Cuando alguien dice «hojas de Google» suele referirse a Hojas de cálculo de Google (Google Sheets), el programa de hojas de cálculo gratuito de Google que vive en el navegador y se abre desde drive.google.com. Aquí se explica justo eso: cómo pasar un libro de Excel a Google Sheets, editarlo allí y devolverlo como .xlsx sin perder el trabajo. El tutorial sirve para cualquier usuario de Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 o 2016 que necesite colaborar con alguien que solo tiene cuenta de Google, y para quien quiera entender qué se conserva y qué se pierde al cruzar entre ambos programas.

Por qué abrir un .xlsx en Google Sheets cambia cosas

Imagina la hoja de gastos del mes: la llevas en Excel con tus categorías, tusSUMA al final y el formato de moneda puesto a mano. Tu compañero, que te echa una mano con las cuentas, solo tiene cuenta de Google y te dice «pásamelo». Tú le mandas el .xlsx y, al abrirlo en su Drive, lo ve sin problemas. Hasta ahí bien. La duda llega cuando le pides que cambie algo y te lo devuelva: ¿lo edita con Excel o con Sheets? ¿Se mantiene la fórmula? ¿El formato de fecha sigue siendo fecha?

Google Sheets no es Excel. Es otro programa, también de hojas de cálculo, que sabe leer y escribir el formato .xlsx porque es un estándar abierto. Eso significa que puede abrir tu libro de Excel, enseñártelo en pantalla y guardarlo de vuelta como .xlsx. Pero por dentro no es Excel: no ejecuta macros de VBA, no tiene Power Query ni Power Pivot, y algunas funciones y gráficos se comportan de otra forma. Entender esa diferencia es lo que evita sustos cuando el archivo vuelve a tu escritorio.

Cómo encajan Excel y Hojas de cálculo de Google

Hay dos formas de cruzar entre los dos programas y conviene distinguirlas antes de hacer nada. La primera es subir el .xlsx a Google Drive sin convertirlo: Drive lo guarda tal cual, conserva la extensión .xlsx y al hacer doble clic se abre en el visor de Drive usando Sheets, pero el archivo sigue siendo de Excel. Si tú, desde tu Excel de escritorio, lo subes a Drive y lo abres desde ahí con el complemento oficial, puedes incluso seguir editándolo en Excel mientras la copia vive en la nube. La segunda es convertirlo a formato de Google: al elegir «Abrir con Hojas de cálculo de Google» en el menú de Drive, el archivo se transforma en una hoja de Google y deja de ser .xlsx dentro de Drive; se ha pasado al formato propio de Google.

Para volver a tener un .xlsx en tu ordenador, sea cual sea de los dos casos, la salida está en el menú Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx). Sheets empaqueta el libro y te lo baja como .xlsx para que lo abras otra vez en Excel.

¿Qué se pierde al cruzar? Lo más importante, según la documentación oficial de Google: las macros de VBA (Sheets usa Apps Script, otro lenguaje), Power Query y Power Pivot se quedan en el archivo de Excel original; si lo conviertes a Sheets, no viajan. Los gráficos avanzados y los formatos condicionales con iconos o barras de datos complejas a veces se transforman en versiones más simples o desaparecen. Las fórmulas normales (SUMA, BUSCARV, SI, CONTAR.SI) se traducen solas.

Abrir un libro de Excel en Google Sheets y guardarlo como .xlsx

Empezamos con una hoja de gastos sencilla: fechas, concepto e importe. La subes a Drive, la abres en Sheets, compruebas que la fórmula sigue funcionando y la bajas de vuelta como .xlsx para abrirla otra vez en Excel.

Subir a Drive y abrir en el visor

1. Abre drive.google.com en el navegador e inicia sesión con tu cuenta de Google.
2. Arriba a la izquierda, pulsa + Nuevo > Subir archivo y elige Gastos_Marzo.xlsx desde tu disco; también puedes arrastrar el archivo directamente a la ventana del navegador.
3. En la lista de Drive, haz doble clic sobre el archivo: se abre el visor de Drive con la hoja en modo de previsualización. Aquí todavía estás en el archivo .xlsx original, no se ha convertido.
4. Pulsa el botón Abrir con (esquina superior derecha) y elige Hojas de cálculo de Google. El archivo se convierte a formato de Google y se abre ya editable en Sheets.

Descargar de vuelta como libro de Excel

1. Con la hoja abierta en Sheets, abre el menú Archivo.
2. Sitúa el cursor sobre Descargar para desplegar el submenú.
3. Elige Microsoft Excel (.xlsx). El navegador te guarda el archivo en la carpeta de descargas.
4. Abre el archivo descargado con tu Excel de escritorio: doble clic sobre el archivo o, desde Excel, Ctrl+O.

Editar entre los dos programas sin romper fórmulas

Ahora la hoja crece: añadimos una columna de categoría y una pequeña tabla auxiliar con los límites por categoría. La fórmula nueva es un BUSCARV que rellena la categoría a partir del concepto. La idea es tocar la fórmula en Sheets, guardar y comprobar que al volver a Excel sigue funcionando exactamente igual.

Pasos para editar la fórmula en Sheets y devolver el archivo a Excel:

1. Con la hoja abierta en Sheets, selecciona la celda D2.
2. Escribe la fórmula y pulsa Intro:

   =BUSCARV(B2;$G$2:$H$4;2;FALSO)

1. Selecciona D2 y arrastra el controlador de relleno hacia abajo hasta D7 para copiar la fórmula al resto de filas.
2. Añade una fila nueva en la tabla auxiliar (G5:H5) con un concepto que falte, por ejemplo «Comida» y la categoría «Hogar».
3. Guarda con Ctrl+G y descarga de vuelta con Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
4. Abre el .xlsx en Excel y comprueba que D2:D7 muestran las categorías correctas y que al seleccionar D2 la barra de fórmulas muestra =BUSCARV(B2;$G$2:$H$4;2;FALSO).

Funciones que se llaman igual en los dos programas

La interfaz en español de Sheets traduce los nombres igual que Excel, así que si en Excel escribes =BUSCARV(...), en Sheets también escribes =BUSCARV(...). La fórmula no cambia al cruzar.

Funciones que solo existen en uno de los dos

Si tu hoja usa alguna de las funciones de la columna derecha, no la conviertas a formato de Google: mantenla como .xlsx y trabaja solo desde Excel. La documentación oficial de Google lo confirma.

Lo que Google Sheets no puede hacer con un archivo de Excel

Aunque Sheets abre .xlsx sin problema, hay piezas de Excel que no viajan a la nube o que pierden calidad al hacerlo:

• Macros de VBA: Sheets no las ejecuta. Usa Apps Script, un lenguaje parecido a JavaScript. Si necesitas automatizar, o te quedas en Excel o reescribes la lógica en Apps Script.
• Power Query y Power Pivot: son motores internos de Excel para importar y modelar datos. Sheets tiene cosas parecidas (consultas a fuentes externas, tablas dinámicas conectadas) pero no es lo mismo y los archivos no son compatibles.
• Gráficos avanzados: los gráficos de cotizaciones, de superficie 3D o los mapas coropléticos se transforman en gráficos básicos o se eliminan al convertir.
• Formatos condicionales complejos: los que usan barras de datos con degradado, iconos personalizados o varias reglas anidadas suelen simplificarse.

En estos casos, lo razonable es no cruzar: deja el archivo en .xlsx y compártelo por OneDrive, SharePoint o por correo. Si necesitas que los dos programas se hablen automáticamente, la opción profesional es Power Automate o Google Apps Script con disparadores que copien datos de uno al otro; pero eso ya es otro tutorial.

Tres errores típicos al pasar un archivo de un programa a otro

El archivo descargado no tiene macros

Al volver a abrir el .xlsx en Excel aparece un aviso amarillo en la parte superior: «Se han quitado algunas características porque son incompatibles con esta versión de Excel». Si el archivo tenía una macro Hola.bas en el editor de VBA, al abrirlo verás que el módulo ya no está.

La causa: Sheets no ejecuta ni conserva macros de VBA, así que al pasar por su conversor se eliminan. La solución: o bien descargas el archivo como .xlsm desde Sheets (lo cual sigue sin recuperar las macros, solo deja la extensión lista por si las rehaces), o bien mantienes el archivo solo en Excel y lo subes a OneDrive para colaborar sin convertirlo.

La fórmula aparece en inglés al volver a Excel

Abres el .xlsx descargado y, al mirar la barra de fórmulas, ves =VLOOKUP(B2;$G$2:$H$4;2;FALSE) en lugar de =BUSCARV(B2;$G$2:$H$4;2;FALSO). La hoja funciona y los resultados son los mismos, pero el idioma no es el de tu Excel.

La causa: Sheets guarda las fórmulas en inglés dentro del .xlsx y Excel, al abrirlo, las muestra tal cual hasta que las vuelves a escribir o las confirmas. No es un error: Excel entiende las dos formas. Para verlas todas de un vistazo:

Los formatos de fecha salen como texto

Las fechas que en Sheets se veían bien (15/03/2026) aparecen en Excel alineadas a la izquierda de la celda, lo que significa que Excel las está tratando como texto, no como fecha. Si intentas sumar o filtrar por esa columna, los cálculos fallan.

La causa: el formato regional de Sheets y el de Excel no coinciden, o la celda llegó con formato de texto desde Sheets. El arreglo es rápido con el asistente de texto en columnas:

1. Selecciona la columna A con las fechas (A2:A7).
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas y pulsa Finalizar directamente. Si te pregunta el formato, elige Fecha con el orden DMA.

Lo que ya sabes hacer con Excel y Google Sheets

• Subir un .xlsx a Google Drive arrastrándolo desde el navegador y abrirlo con Hojas de cálculo de Google desde el menú Abrir con.
• Descargar de vuelta la hoja editada como Microsoft Excel (.xlsx) desde Archivo > Descargar y abrirla en tu Excel sin perder los datos ni la fórmula principal.
• Reconocer qué funciones se llaman igual en los dos programas (SUMA, BUSCARV, SI, CONTAR.SI) y cuáles solo existen en uno (QUERY e IMPORTRANGE en Sheets, Power Query y Power Pivot en Excel).
• Detectar los tres tropiezos más comunes al cruzar: macros que desaparecen, fórmulas guardadas en inglés que Excel entiende igual, y fechas que llegan como texto y se arreglan con Texto en columnas.
• Saber cuándo no conviene cruzar: si tu libro usa macros de VBA, Power Query, Power Pivot o gráficos avanzados, quédate en Excel y compártelo por OneDrive o SharePoint.

El siguiente paso, si quieres seguir, es aprender a combinar datos entre ambos programas con Power Automate o a montar un pequeño script en Apps Script que copie filas de un Excel en Drive a una hoja de Google y avise por correo. Lo tienes todo en la sección de tutoriales de tutoexcel.com.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al pasar un Excel a Google Sheets