Google Sheets y Excel: cómo pasar tus hojas de cálculo de uno a otro

Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) es la hoja de cálculo gratuita de Google que funciona en el navegador y guarda los libros en la nube. En este artículo partimos de la idea más buscada: "sheets excel" se suele escribir cuando alguien quiere comparar Google Sheets con Excel o pasar archivos entre ambos, no las hojas dentro de un libro de Excel. Al terminar, sabrás crear un libro, compartirlo, abrir un .xlsx sin perder formato, usar la función QUERY y devolver el archivo a Excel.

Qué es Google Sheets y para qué te sirve

Google Sheets es una hoja de cálculo que vive en Google Drive, se abre desde el navegador y guarda los cambios sola. La gran diferencia frente a Excel es que varias personas pueden escribir a la vez sobre la misma hoja: cada una ve el cursor de las demás con su color y su nombre. El caso típico es una lista de tareas compartida entre tres compañeros: uno añade tareas, otro las marca como hechas y un tercero comenta las pendientes, todo sin enviar archivos adjuntos por correo. Funciona en Windows, Mac, Linux, Chromebook, móvil y tablet, y solo necesitas una cuenta de Google. Los libros se guardan en Drive automáticamente y el historial de versiones permite volver a un estado anterior si alguien borra algo por error.

Dónde está cada cosa: la interfaz de Sheets

La ventana de Sheets se parece a la de Excel, pero con nombres de menú algo distintos. Encima está la barra de menús con Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Datos, Herramientas, Extensiones y Ayuda. Debajo, la barra de direcciones de celdas (a la izquierda) y la barra de fórmulas (a la derecha), igual que en Excel. En el centro, la cuadrícula con las columnas A, B, C… y las filas 1, 2, 3…; abajo del todo, las pestañas de las hojas del libro y, a la derecha de esas pestañas, los botones para añadir hoja, mover hojas y abrir la lista de todas las hojas. La barra de estado, en la parte inferior, muestra la suma, el promedio y el recuento cuando seleccionas un rango de números.

La barra de herramientas y los atajos de teclado

Empezar con un libro nuevo o subir uno de Excel

1. Abre drive.google.com con tu cuenta.
2. Pulsa + Nuevo y elige Hojas de cálculo de Google para crear uno en blanco, o Subir archivo para traer un .xlsx desde tu ordenador.
3. Haz clic en el nombre "Libro sin título" arriba a la izquierda, bórralo y escribe Gastos octubre.
4. En la cuadrícula, escribe estas fechas en A1:A5: 01/10, 03/10, 05/10, 10/10, 15/10.
5. En B1:B5 escribe estos conceptos: Comida, Transporte, Comida, Suministros, Transporte.
6. En C1:C5 escribe estos importes: 42,50, 8,00, 15,30, 60,00, 22,40.
7. Pulsa Enter tras cada dato. Verás que la hoja se guarda sola en Drive al volver a la lista de archivos.

Abrir un .xlsx sin perder el formato

1. Abre drive.google.com y arrastra un archivo .xlsx desde tu escritorio a la zona "Subir archivo".
2. Al terminar la subida, haz doble clic sobre el archivo.
3. Si Drive lo abre con la app de Sheets, elige Abrir con y "Hojas de cálculo de Google" (y, si quieres conservar el original, marca "Convertir" para pasarlo al formato de Sheets).
4. Revisa la hoja, las fórmulas, los colores y los gráficos. Verás que casi todo sigue igual.

Guardar de vuelta en .xlsx para pasar a Excel

1. Con el libro Gastos octubre abierto, ve al menú Archivo.
2. Baja hasta Descargar.
3. Elige Microsoft Excel (.xlsx).
4. Se descargará un archivo Gastos octubre.xlsx. Ábrelo en Excel para ver la misma hoja.

Las funciones que Sheets comparte con Excel y sus nombres

Trabajar con varios a la vez en la misma hoja

1. Con Gastos octubre abierto, pulsa el botón azul Compartir arriba a la derecha.
2. Escribe el correo del primer compañero, elige "Editor" y pulsa Enviar.
3. Repite con el segundo correo. También puedes pulsar Copiar enlace si prefieres pasar una URL.
4. Cada persona abre el enlace en su navegador y hace clic en la celda que quiera editar. Su cursor aparece con un color y su nombre; el tuyo desaparece mientras escriben.
5. Escribe algo nuevo en la celda que el otro está tocando: verás cómo el texto aparece letra a letra en su pantalla.

Funciones que solo existen en Sheets

Sheets añade varias funciones que Excel no trae. Las más útiles son QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE y SPARKLINE. QUERY sirve para filtrar, ordenar y resumir datos con un lenguaje parecido a SQL, sin tener que anidar BUSCARV y SUMAR.SI.CONJUNTO. IMPORTRANGE trae a tu libro un rango de otro libro de Sheets, lo que permite partir un proyecto grande en varios archivos enlazados. GOOGLEFINANCE trae cotizaciones bursátiles en tiempo casi real, útil para hojas de seguimiento de inversiones; por ejemplo, =GOOGLEFINANCE("NASDAQ:GOOG";"price") devuelve la última cotización de Google. SPARKLINE dibuja un mini-gráfico dentro de una sola celda, ideal para dashboards, con la sintaxis =SPARKLINE(B2:B10;{"charttype";"line"}).

QUERY sobre tus propios datos

Sobre la hoja Gastos, añade los totales por concepto en otra zona para ver cómo QUERY resume los datos.

=QUERY(A1:C6;"SELECT B, SUM(C) GROUP BY B ORDER BY SUM(C) DESC";0)

Pasar datos entre Excel y Google Sheets sin romperlos

1. En Excel, selecciona el rango A1:C6 de tu hoja de gastos y cópialo con Ctrl+C.
2. Abre Sheets en una hoja nueva, haz clic en A1 y pega con Ctrl+V. Verás un icono de "Pegado inteligente" en la esquina de A1.
3. Para llevarte solo los valores sin fórmulas ni formatos, pulsa Ctrl+Mayús+V y elige Solo valores.
4. Para el camino inverso, selecciona el rango en Sheets, cópialo, abre Excel y en la celda destino usa Pegado especial > Solo valores desde Ctrl+Alt+V.

Lo que Sheets no puede hacer frente a Excel

• No ejecuta macros VBA: se sustituyen por Apps Script, que es otro lenguaje (parecido a JavaScript) y vive en otro sitio dentro de Sheets.
• No tiene Power Query, Power Pivot ni el modelo de datos de las tablas dinámicas avanzadas de Excel.
• Las tablas dinámicas de Sheets son más básicas: carecen de campos calculados, segmentaciones y campos KPI, y se actualizan a mano.
• Algunos formatos condicionales (barras de datos, escalas de color personalizadas) y gráficos avanzados (como los de cascada o mapas coropléticos) no se conservan al volver a .xlsx.
• Cada hoja de Sheets admite hasta 10 millones de celdas, pero Excel admite 1.048.576 filas por hoja y hasta 16.384 columnas (XFD), así que en libros muy anchos la cuenta sale diferente.

Lo que ya sabes hacer con Google Sheets

• Crear un libro en blanco y darle un nombre.
• Compartirlo por correo o por enlace con permisos de lector, comentador o editor.
• Abrir un archivo .xlsx arrastrándolo a Drive y reconocer qué se conserva.
• Usar la función QUERY para agrupar y sumar datos sin escribir varias fórmulas anidadas.
• Descargar el resultado como .xlsx para terminar el trabajo en Excel.

El siguiente paso es probar IMPORTRANGE para conectar dos hojas: crea un segundo libro con la lista de proveedores y tráela con =IMPORTRANGE("URL-del-otro-libro";"Proveedores!A1:C20") para tener los datos sincronizados sin copiarlos a mano. Encontrarás más detalles en la documentación oficial de Google Sheets y en la guía de interoperabilidad con Excel.

Dudas al usar Google Sheets

Dudas al usar Google Sheets