Excel 2016 gratis: cómo conseguirlo y qué incluye esta versión

Excel 2016 es la versión de escritorio de la suite ofimática de Microsoft pensada para Windows y Mac, de pago único cuando se lanzó en 2015 y ya sin soporte oficial desde octubre de 2025. En este tutorial aclaramos qué es exactamente, qué funciones trae frente a versiones más nuevas, qué significa realmente «gratis» cuando alguien lo busca hoy y qué opciones fiables tienes para abrir y editar tus archivos .xlsx sin pagar. Tomamos el significado más probable de la búsqueda: el programa Excel 2016 para Windows, no una versión distinta ni un curso. Al terminar sabrás qué tiene y qué le falta a Excel 2016, dónde encontrarlo sin riesgo y cómo empezar un libro en Excel para la web con una hoja de gastos. Funciona como guía para quien aún conserva esa versión y para quien está pensando en pasarse a una alternativa gratuita.

Qué es Excel 2016 y por qué se sigue buscando

Excel 2016 es la versión de escritorio de la hoja de cálculo de Microsoft lanzada el 22 de septiembre de 2015, pensada para Windows y Mac, que se vendió como compra única dentro de Office 2016. Sigue apareciendo en búsquedas porque muchos usuarios conservan su licencia original, porque equipos antiguos ya no admiten versiones más nuevas o porque algunas empresas todavía lo mantienen instalado.

Conviene tener presente desde el principio que Excel 2016 ya no recibe soporte de Microsoft: el soporte estándar terminó el 13 de octubre de 2020 y el soporte extendido lo hizo el 14 de octubre de 2025, según la página del ciclo de vida de Office 2016. Eso significa que ya no se publican parches de seguridad ni actualizaciones, así que seguir usándolo en un equipo conectado a internet entraña un riesgo.

Cuando alguien busca «Excel 2016 gratis» puede referirse a tres cosas muy distintas: a la versión de prueba que Microsoft ofreció en su día y que ya no está disponible, a la reinstalación con una licencia que compró antes y que sigue siendo válida, o a una descarga desde webs de terceros. Las tres situaciones se explican a lo largo del artículo, porque las consecuencias son muy diferentes en cada caso.

Lo que Excel 2016 trae y lo que le falta frente a Excel 365

La consecuencia práctica es clara: si abres un libro creado hoy en Microsoft 365 que use BUSCARX o matrices dinámicas, Excel 2016 mostrará el error #¿NOMBRE? en cada celda que las use. El archivo se abre, pero las fórmulas nuevas no se calculan.

Dónde se consigue Excel 2016 y qué significa «gratis» en cada caso

Hay tres situaciones reales, cada una con su matiz. La primera es el periodo de prueba oficial que Microsoft ofreció en su día para Office 2016: ya no está disponible, porque la promoción terminó y la página de descarga de la versión de prueba fue retirada. Si una web te ofrece hoy un «enlace oficial» para esa prueba, desconfía: o está caducado o redirige a otra cosa.

La segunda situación es la reinstalación desde una licencia válida que compraste antes. Si compraste Office 2016, tienes una cuenta Microsoft asociada y puedes volver a descargar el instalador desde la página de tu cuenta. El programa se instala, pero al abrirlo te pide la clave de producto o la activación ligada a esa cuenta. Esto no es «gratis» en sentido estricto: ya pagaste por la licencia, solo estás reinstalando.

La tercera situación es la descarga desde webs de terceros como Softonic o Uptodown. Esas páginas ofrecen un instalador de unos pocos megabytes que, al ejecutarlo, descarga a su vez los componentes desde los servidores de Microsoft. El instalador en sí no es maligno, pero no incluye licencia válida: al terminar, Excel se abre con un cuadro que pide una clave de producto. Sin clave comprada, el programa se queda en modo de funciones reducidas o no se activa.

Instalar Excel 2016 desde una licencia de Office que ya tienes

1. Abre el navegador y entra en account.microsoft.com, iniciando sesión con la cuenta Microsoft ligada a la licencia de Office 2016.
2. En la página de la cuenta, busca la sección «Servicios y suscripciones» y localiza la entrada de Office 2016 asociada a tu cuenta.
3. Pulsa «Instalar» y, si el sistema lo pregunta, elige entre la versión de 32 bits y la de 64 bits. La de 64 bits aprovecha mejor la memoria en libros grandes, pero algunos complementos antiguos solo funcionan en 32 bits.
4. Ejecuta el instalador descargado, acepta la licencia y deja que termine la instalación. Al abrir Excel, el programa debería reconocer la licencia de tu cuenta y activarse sin pedir clave.

Las opciones gratuitas que sí son fiables hoy

• Excel para la web (excel.cloud.microsoft): la versión gratuita de Excel en el navegador, disponible con cualquier cuenta Microsoft. Guarda los libros en OneDrive, ofrece 5 GB de almacenamiento en la nube, permite colaborar en tiempo real con otras personas y se actualiza constantemente sin que tengas que instalar nada.
• LibreOffice Calc (libreoffice.org): la alternativa local libre, descargable para Windows, Mac y Linux. Abre y guarda archivos .xlsx con buena compatibilidad, aunque algunos gráficos y tablas dinámicas de Microsoft 365 pueden verse distinto.
• Excel para móviles (Android, iPhone, iPad): las aplicaciones oficiales de Excel para teléfonos y tabletas, gratuitas para lectura y edición básica sin suscripción Microsoft 365.
• Office.com: la misma Excel para la web, pero entrando por la página principal de Office y no por la dirección directa.

Cómo usar Excel para la web como sustituto de Excel 2016

1. Abre el navegador y entra en excel.cloud.microsoft. Inicia sesión con tu cuenta Microsoft si todavía no lo has hecho.
2. Pulsa «Libro en blanco» para crear un archivo nuevo. Verás la cuadrícula de celdas con la pestaña «Hoja1» abajo.
3. Ve a la celda A1 y escribe los encabezados de la hoja de gastos: en A1 «Fecha», en B1 «Categoría», en C1 «Importe». Pulsa Entrar después de cada uno.
4. Rellena seis filas con datos: A2 «01/10/2026», B2 «Comida», C2 35,50; A3 «02/10/2026», B3 «Transporte», C3 12,00; A4 «03/10/2026», B4 «Comida», C4 22,80; A5 «04/10/2026», B5 «Suministros», C5 61,40; A6 «05/10/2026», B6 «Ocio», C6 18,00; A7 «06/10/2026», B7 «Transporte», C7 7,50.
5. Pulsa Ctrl+S para guardar. Excel te preguntará el nombre del archivo; escribe «Gastos octubre» y acepta. El libro queda guardado en OneDrive.

Pasar un libro de Excel 2016 a Excel para la web y al revés

1. Abre el navegador y entra en excel.cloud.microsoft con tu cuenta Microsoft. En la pantalla de inicio, junto al botón «Libro en blanco», pulsa «Cargar» o arrastra un archivo .xlsx desde la carpeta de tu equipo hasta la zona central.
2. Espera a que Excel termine de abrir el archivo. Las hojas, las fórmulas, los gráficos y las tablas dinámicas aparecen tal como estaban; las macros VBA, si las hay, se desactivan y se quitan al guardar.
3. Edita lo que necesites, por ejemplo añade una fila o cambia un valor, y pulsa Ctrl+S. Excel te preguntará si quieres mantener el formato .xlsx o pasar a .xlsx; deja .xlsx para conservar tablas dinámicas y conexiones de Power Query.
4. Para volver al escritorio, pulsa «Archivo» > «Guardar como» > «Descargar una copia» y elige la ubicación. El archivo .xlsx baja con los cambios que hiciste en la web.

Lo que sí se conserva al cruzar entre escritorio y web

• Fórmulas y referencias entre celdas.
• Formatos de número, de fecha y estilos de celda.
• Gráficos estáticos creados en cualquier versión.
• Tablas dinámicas y sus segmentaciones de datos.
• Conexiones de Power Query guardadas, siempre que uses .xlsx y no .xls.
• Validaciones de datos, listas desplegables y formato condicional.

Lo que se pierde o se desactiva en el camino

• Macros VBA: la web no las ejecuta y, al guardar como .xlsx, desaparecen.
• Controles de formulario (botones, casillas) ligados a macros.
• Fórmulas que Excel 2016 no reconoce, como BUSCARX o SI.CONJUNTO: al abrir el archivo en Excel 2016 aparecen como #¿NOMBRE? y hay que reescribirlas con BUSCARV o SI anidados.
• Scripts de Office y funciones de matriz dinámica escritas en 365: se ven en la web pero dejan de calcular en Excel 2016.

Por qué la descarga de «Excel 2016 gratis» en webs de terceros no es lo que parece

Las páginas de descargas conocidas como Softonic, Uptodown o Malavida ofrecen un archivo de entre 7 y 905 MB, según cómo lo empaqueten: a veces es un instalador ligero que descarga el resto desde Microsoft, otras veces es el paquete completo. Ninguna de las dos cosas incluye una licencia válida. Al terminar la instalación, Excel se abre y muestra un cuadro pidiendo la clave de producto de 25 caracteres, la que viene en la tarjeta o en el correo de confirmación de la compra original.

Sin esa clave, el programa se queda en «modo de funciones reducidas»: deja abrir y ver archivos, pero no permite editarlos ni guardar cambios. Para activarlo, o compras la licencia en la tienda de Microsoft o introduces una clave que ya tuvieras. Las webs que prometen «claves genéricas» o «activadores KMS» no ofrecen una solución legítima: estás usando software sin licencia, con el riesgo legal que eso comporta y, en el caso de los activadores, con el riesgo añadido de instalar software malicioso sin darte cuenta.

Lo que ya puedes hacer y el siguiente paso

• Excel 2016 es la versión de escritorio lanzada en 2015; su soporte terminó el 14 de octubre de 2025.
• Trae Power Query integrado, gráficos nuevos y las funciones PRONOSTICO.ETS y PRONOSTICO.LINEAL; no tiene BUSCARX, SI.CONJUNTO, CONCAT ni UNIRCADENAS.
• «Gratis» puede significar reinstalar con una licencia comprada antes, o usar Excel para la web con cualquier cuenta Microsoft.
• Excel para la web (excel.cloud.microsoft) es el mejor sustituto gratuito: abre y guarda .xlsx, conserva tablas dinámicas y conexiones de Power Query, pero quita las macros VBA al pasar por la nube.
• Empieza abriendo excel.cloud.microsoft en el navegador, crea un libro en blanco y reproduce la hoja de gastos del paso a paso; en cinco minutos tienes el archivo listo en tu OneDrive.

El siguiente paso es abrir excel.cloud.microsoft, iniciar sesión con tu cuenta Microsoft y crear el libro de gastos con los datos del tutorial para tener tu primer archivo guardado en la nube.

Dudas sobre Excel 2016 gratis