Word y Excel 2016: qué versión es y cómo se trabaja con archivos

Uno o dos párrafos cortos que dicen qué es esto, para qué sirve y qué versiones cubre. La palabra «word excel 2016» mezcla dos cosas: trabajar con Word y Excel 2016 (cómo pasar tablas entre ambos) y, sobre todo, conocer qué trae esta versión concreta de Excel. Aquí se toma ese segundo significado, el más habitual, y se explica qué tiene Excel 2016, qué herramientas incluye, qué no llegó a tener y cómo sacar partido a lo que sí trae. Al terminar sabrás decidir si esta versión cubre lo que necesitas, importar tablas desde Word sin perder el formato y abrir archivos CSV en la columna correcta.

Qué es Excel 2016 y para quién sigue teniendo sentido

Excel 2016 es una versión de pago único de la suite Office 2016, publicada el 22 de septiembre de 2015 para Windows y también disponible para Mac. Se trata de una versión local, no ligada a una suscripción, que instala los programas en el equipo y los abre sin conexión. Su soporte estándar cerró el 13 de octubre de 2020 y el soporte extendido terminó el 14 de octubre de 2025, por lo que ya no recibe parches de seguridad ni actualizaciones de funciones nuevas; los libros creados con ella siguen funcionando y puede abrir archivos de hoy, pero Microsoft ya no corrige fallos.

Tiene sentido, sobre todo, en equipos donde no se usa la suscripción de Microsoft 365: redes corporativas, pequeñas oficinas, ordenadores antiguos o entornos donde se paga una sola vez. Incluye, integradas de fábrica, herramientas que antes eran complementos: Power Query (bajo el nombre Obtener y transformar), la hoja de previsión para proyecciones y los nuevos gráficos de cascada, histograma, Pareto y cajas y bigotes.

El ciclo de vida que acabó en 2025

El ciclo de soporte distingue dos etapas. La primera, el soporte estándar, terminó el 13 de octubre de 2020: dejó de recibir mejoras y arreglos nuevos, solo seguía recibiendo parches de seguridad. La segunda, el soporte extendido, terminó el 14 de octubre de 2025, momento en el que también dejaron de llegar esos parches. Esto implica que abrir y editar libros sigue siendo viable; lo que ya no hay son actualizaciones de seguridad ni compatibilidad con futuras funciones. Si necesitas soporte activo, la alternativa con mantenimiento de Microsoft es Microsoft 365; Excel 2021 lo seguirá siendo hasta el 13 de octubre de 2026.

Qué trajo nuevo frente a Excel 2013

• Power Query integrado en la pestaña Datos bajo el nombre Obtener y transformar, sin instalar nada aparte.
• La hoja de previsión, una nueva hoja que genera proyecciones y gráficos automáticos a partir de una serie temporal.
• Las funciones PRONOSTICO.ETS (FORECAST.ETS) y PRONOSTICO.LINEAL (FORECAST.LINEAR), pensadas para series con estacionalidad y tendencias.
• Gráficos de cascada, histograma, Pareto y cajas y bigotes, además de rectángulos y proyección solar.
• Mejoras en tablas dinámicas: filtrado por fecha, segmentación por línea temporal y campos calculados con más opciones.
• Búsqueda «Dime qué quieres hacer», una caja en la cinta para localizar funciones y características por palabras.
• Publicación mejorada en Power BI desde el propio Excel, si el usuario tiene cuenta.

Qué herramientas tiene y desde qué menú se usan

La cinta de opciones de Excel 2016

La cinta es la barra con todas las herramientas agrupadas por pestañas. En Excel 2016 las pestañas principales son Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda; a ellas se suma Archivo con las opciones de abrir, guardar, imprimir y las opciones del programa. Cada pestaña agrupa sus herramientas en bloques llamados grupos: por ejemplo, en Inicio están los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición.

La pestaña Programador, que da acceso a macros VBA, controles de formulario y el entorno de código, viene oculta por defecto. Para mostrarla hay que ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y marcar la casilla Desarrollador (o Programador) en la columna derecha.

Instalar Excel 2016 en un equipo nuevo hoy

1. Entra en la página oficial de Microsoft correspondiente a Office 2016 y descarga el paquete de instalación.
2. Comprueba que el equipo cumple los requisitos: Windows 7 SP1, Windows 8.1 o Windows 10; en Mac, macOS 10.10 o superior.
3. Ejecuta el instalador, sigue los pasos y, cuando lo pida, escribe la clave de producto de 25 caracteres.
4. Acepta los términos y deja que copie los archivos; al terminar, abre Excel desde el menú Inicio o desde Launchpad en Mac.
5. Inicia sesión con la cuenta Microsoft asociada a la licencia para activar la copia.

Abrir y guardar libros en los formatos de hoy

1. Abre Excel 2016 y pulsa Ctrl+N para crear un libro en blanco; guárdalo con Ctrl+G y elige el formato Libro de Excel (.xlsx), el habitual desde 2007.
2. Si vas a usar macros VBA, guarda con Archivo > Guardar como, escribe el nombre, y en Tipo elige Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm); si guardas como .xlsx perderás las macros al cerrar.
3. Para abrir un .csv que viene de otro programa, no lo abras con doble clic: ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV, elige el archivo y sigue el asistente.

Traer una tabla de Word a una hoja de Excel

1. En Word, selecciona la tabla que quieres pasar: haz clic dentro y, en el menú contextual que aparece con la tabla, elige Seleccionar > Seleccionar tabla.
2. Copia con Ctrl+C.
3. En Excel, haz clic en la celda B2 de la hoja Pedidos y pega con Ctrl+V; la tabla se inserta con las mismas columnas y filas.
4. Ajusta el ancho de las columnas si hace falta: doble clic en el borde derecho de cada encabezado, o selecciona todas las columnas y pulsa Alt+O,C,A (Inicio > Celdas > Formato > Autoajustar ancho de columna).
5. Revisa que los números se ven bien: si una columna de números quedó como texto, selecciónala y pulsa el icono de advertencia para Convertir en número.

Texto suelto de Word que no está en tabla

1. En Word, abre Archivo > Guardar como y elige la opción Texto (separado por tabulaciones) con extensión .txt; confirma la pérdida de formato.
2. En Excel 2016, ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV y elige ese .txt.
3. En el paso de origen del asistente, elige la codificación (lo habitual es 65001 UTF-8) y el delimitador (tabulación); pulsa Transformar datos si quieres limpiar antes.
4. Pulsa Cerrar y cargar para llevarlo a la hoja.

Lo que se desordena al pegar y cómo arreglarlo

Las celdas combinadas de Word se aplanan al pegar y se reparten en varias celdas; los saltos de línea dentro de una celda de Word pueden partir una fila en dos al pegar como texto. Para arreglarlo, busca los saltos de línea y reemplázalos por un espacio: pulsa Ctrl+B para abrir Buscar y reemplazar, escribe el carácter 10 (alt+0010 en el cuadro Buscar) y reemplázalo por un espacio normal. Si lo que se ha roto son celdas combinadas, revisa fila por fila y completa los huecos a la vista.

Por qué la tabla importada queda toda en una columna

Al abrir un .csv con doble clic, Excel decide el delimitador según la configuración regional del sistema: en español suele esperar el punto y coma como separador entre columnas, así que si el archivo trae comas, todas esas comas se quedan dentro de una sola celda. Lo que se ve es una columna con todo el contenido seguido y comas dentro. La causa es que Excel ha abierto el archivo en vez de importarlo, y por tanto no te ha dejado elegir el delimitador. El arreglo es no abrirlo con doble clic: cierra sin guardar, ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV y, en el asistente, elige coma como delimitador antes de cargar.

Tildes y eñes rotas al importar texto

A veces el contenido se importa bien pero las tildes, las eñes y otros caracteres especiales aparecen como símbolos raros (á, ñ, ¿½). Lo que se ve son letras acentuadas y la letra ñ convertidas en dos caracteres ilegibles. La causa es que el archivo se guardó en UTF-8 (lo más habitual hoy) y Excel lo leyó con otra codificación, como la de Windows 1252. El arreglo está en el paso de Origen del archivo del asistente de Desde el texto/CSV: despliega Origen del archivo y elige 65001 (Unicode UTF-8); la vista previa mostrará los caracteres correctos antes de cargar.

Lo que Excel 2016 no tiene y cómo sustituirlo

SI.CONJUNTO y UNIRCADENAS, resueltos con lo que sí tiene

=SI(B2="A";"Excelente";SI(B2="B";"Notable";SI(B2="C";"Aprobado";"Suspenso")))

=CONCATENAR(A2;" - ";B2;" - ";C2)

=A2&" - "&B2&" - "&C2

Lo que ya sabes hacer con Excel 2016 y el siguiente paso

• Su ciclo de vida oficial ya terminó el 14/10/2025: ya no hay parches de seguridad.
• Power Query viene integrado en Datos > Obtener y transformar datos, sin instalar nada aparte.
• Las tablas de Word se pegan en una hoja manteniendo columnas y filas; el texto suelto se importa desde un .txt.
• Abrir un CSV con doble clic puede meter todas las comas en una sola columna; la solución es importarlo desde la cinta.
• Excel 2016 se queda corto en BUSCARX, SI.CONJUNTO, CONCAT y matrices dinámicas; en su lugar usa BUSCARV, SI anidados y CONCATENAR.

El siguiente paso es crear una tabla dinámica sobre los datos pegados: ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica, confirma el rango B1:D5 y elige la hoja existente o una nueva; arrastra Producto a Filas y Precio a Valores para ver el total por producto.

Dudas sobre Excel 2016