Hojas Canson de color en una tabla de Excel: guía para empezar

Llevar en una hoja de cálculo las hojas Canson de color —Mi-Teintes con sus 50 colores, XL, Graduate, Iris Vivaldi o Mi-Teintes Touch— es la forma más rápida de saber en cualquier momento qué te queda en el estante, qué tienes que reponer y qué colores ha pedido cada cliente. En este tutorial montas un pequeño libro en Excel con tres hojas (Catalogo, Stock, Pedidos), le pones listas desplegables para que los códigos no se inventen, un formato condicional que pinta las filas bajo de stock, un cálculo del pedido sugerido con MAX y un resumen por color con SUMAR.SI (en inglés SUMIF). Todo funciona desde Excel 2010 en adelante y en Excel para la web.

Por qué anotar las hojas Canson de color en una hoja de cálculo

Una tienda de bellas artes o un aula de plástica ve cada semana pedidos de Mi-Teintes, unas hojas XL grandes para dibujo, paquetes Graduate para los más pequeños y blocs Iris Vivaldi para ilustración. Apuntarlo en libretas se pierde; en un Excel bien hecho, en cambio, cada color es una fila con su gramaje (80, 120 o 160 g/m²), su formato (50×65, A4, A3) y su referencia de catálogo. Encima se cruza qué unidades hay en el estante, el mínimo que quieres tener y los pedidos pendientes. Resultado: de un vistazo ves qué color se acaba, cuál no rota y cuál merece la pena pedir más al proveedor.

El libro que vas a montar se llama ColoresCanson.xlsx y atraviesa todo el tutorial: empieza con una hoja de catálogo, suma una hoja de stock con alertas rojas, registra pedidos de clientes y termina con un resumen que ordena los colores más vendidos arriba.

Lo que Canson ofrece y qué campos merece la pena guardar

Canson divide su papel en cuatro familias: Bellas artes (Mi-Teintes, XL, Graduate, Iris Vivaldi, Colorline, Mi-Teintes Touch), Escolar, Ocio creativo y Técnico y Digital. Para una tienda pequeña interesan sobre todo las dos primeras, porque son las que más se piden por color. Lo que se vende de cada hoja siempre lleva los mismos datos: gama, nombre del producto, color, gramaje, si la hoja es de doble cara y textura (nido de abeja o grano fino), formato, referencia del fabricante y, en Bellas artes, si tiene la certificación FSC y la ISO 9706 de papel permanente.

La gama Mi-Teintes y sus 50 colores

Mi-Teintes es la gama más conocida: 50 colores numerados, 160 g/m², doble cara con dos texturas (nido de abeja por una cara y grano fino por la otra). Se vende por paquete de 10 o 25 hojas según el formato y tiene certificación FSC y cumple la ISO 9706.

Las demás gamas de color que convienen en la hoja

Además de Mi-Teintes merece la pena guardar otras gamas porque comparten columnas y porque un cliente suele pedirlas mezcladas.

Dónde montar la hoja y qué columnas crear

El libro se llama ColoresCanson.xlsx y tiene tres hojas al terminar esta sección. Catalogo es la maestra: una fila por color y por formato. Stock parte de Catalogo y añade unidades disponibles y mínimo. Pedidos registra cada encargo que entra. Mantener tres hojas en lugar de una sola hace más fácil después cruzar datos con BUSCARV y ordenar sin perder los datos originales.

1. Abre Excel y guarda el libro como ColoresCanson.xlsx en tu carpeta.
2. En la parte inferior, doble clic en la pestaña Hoja1 y escribe Catalogo. Repite con Hoja2 (Stock) y Hoja3 (Pedidos).

Hoja Catalogo: una fila por color y gama

La primera fila lleva los encabezados en negrita. Rellenas diez filas copiando los datos reales del catálogo Canson; así tienes algo con lo que trabajar desde el primer momento.

Hoja Stock: qué hay en el estante ahora mismo

La hoja Stock toma el Codigo y la Gama de Catalogo y añade lo que cambia cada semana: las unidades que tienes y el mínimo a partir del cual conviene pedir más.

Hoja Pedidos: lo que ha pedido cada cliente

Pedidos lleva una fila por encargo. La columna Estado sirve después para filtrar lo pendiente y dejar a la vista lo entregado.

Validar que los códigos y los colores existan de verdad

A partir de ahora, en lugar de escribir el código a mano en Stock y en Pedidos, lo eliges de una lista desplegable que sale de Catalogo. Así, un error típico como escribir MT-601 en lugar de MT601-A4 desaparece. La herramienta está en Excel desde siempre y se llama Validación de datos.

La lista desplegable de códigos sacada del Catalogo

En Stock, la celda A2 tiene que poder elegir entre los códigos que ya tienes en Catalogo.

1. Ve a la hoja Stock y selecciona A2:A6.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir elige Lista.
4. En Origen escribe =Catalogo!$A$2:$A$11.
5. Marca Celda con lista desplegable y pulsa Aceptar.

Ahora, cuando se añade un código nuevo en Catalogo (por ejemplo, en A12), la lista de Stock no lo ve automáticamente porque el rango Origen está fijo. Más adelante, en la sección de errores, se arregla pasando Catalogo a Tabla de Excel para que la lista crezca sola.

La lista corta de Pendiente o Entregado

La columna Estado solo debe permitir dos valores. Aquí no hace falta un rango: se escribe la lista separada por punto y coma en Origen.

Colorear la hoja al estilo Canson sin pintar a mano

Pintar las celdas a mano sirve para ver el catálogo más bonito, pero si pintas una hoja de cálculo con el cubo de pintura ya no puedes pedir a Excel que ordene o sume por color. Lo sensato es pintar la columna Color de Catalogo como muestra visual y usar Formato condicional en Stock para que las filas bajo de mínimo se pinten solas.

El cubo de pintura y el color de fuente

1. Selecciona Catalogo!C2:C11.
2. En Inicio > Fuente, abre la flecha junto a Color de relleno y elige el color que más se parezca al papel real (amarillo para el 602, azul para el 610, verde para el 638, negro para el 666).
3. Selecciona la fila de encabezados A1:G1, abre la flecha junto a Color de fuente y ponla en blanco. Así resaltan encima del color.

La regla que avisa de los colores bajo de stock

1. En Stock, selecciona B2:G6 (toda la fila de datos menos el Codigo, que es el campo clave).
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Aplicar formato a las celdas que contengan.
4. En la primera lista escoge Valor de la celda, en la segunda menor que y en el campo a la derecha escribe =$F$2.
5. Pulsa Formato, ficha Relleno, color rojo claro, y acepta.

=$F2<$F$2

Calcular lo que falta para reponer y lo que se ha vendido

Una columna nueva llamada PedidoSugerido en Stock le dice al dueño de la tienda cuántas hojas pedir al proveedor. Y una hoja Resumen, cruzada con Pedidos por el Codigo, le dice qué colores se están pidiendo más, ordenado de mayor a menor.

La fórmula del pedido sugerido en Stock

El pedido sugerido es la resta entre el mínimo y lo que tienes, con un mínimo de cero para no pedir números negativos.

=MAX(F2-E2;0)

1. En Stock, escribe PedidoSugerido en H1.
2. En H2 escribe =MAX(F2-E2;0) y pulsa Entrar.
3. Arrastra el controlador de relleno (el cuadrado pequeño de la esquina inferior derecha de la celda) hasta H6.

Resumen de pedidos por color con SUMAR.SI

Crea una hoja nueva llamada Resumen y pon en A1:A6 los mismos códigos que en Catalogo. En B2 necesitas sumar, para cada código, cuántas unidades se han pedido en Pedidos.

=SUMAR.SI(Pedidos!$C$2:$C$20;A2;Pedidos!$D$2:$D$20)

Fijar referencias con F4 al copiar fórmulas entre hojas

Cuando copias la fórmula de B2 a B3, B4 y así hasta B6, la referencia al rango de Pedidos no debe moverse, porque siempre tiene que mirar en la misma columna. La referencia al criterio, A2, sí debe moverse para apuntar al Codigo de cada fila. Eso se consigue con F4 (en Mac, Cmd+T), la tecla que añade los signos dólar.

Qué cambia F4 en la referencia: relativa, absoluta y mixta

=SUMAR.SI(Pedidos!C2:C20;A2;Pedidos!D2:D20)
=SUMAR.SI(Pedidos!$C$2:$C$20;A2;Pedidos!$D$2:$D$20)

Al pulsar F4 con el cursor sobre Pedidos!C2:C20, Excel recorre los cuatro estados: Pedidos!C2:C20 (relativa) → Pedidos!$C$2:$C$20 (absoluta) → Pedidos!C$2:C$20 (mixta con fila fija) → Pedidos!$C2:$C20 (mixta con columna fija). Lo que quieres aquí es la absoluta, la segunda. Púlsalo dos veces si pasas de largo.

Fijar con F4 solo la fila del precio al copiar a otras hojas

Hay otro caso típico: una hoja de comisiones donde el porcentaje está en una sola celda y debe multiplicar a todas las filas. El signo dólar solo en la fila del porcentaje mantiene el valor al copiar hacia abajo.

=B2*$D$2

Ordenar y filtrar el catálogo y los pedidos

Ahora que el catálogo y los pedidos están rellenos, lo normal es querer ver solo los papeles de 160 g/m² o los pendientes de servir. La herramienta es Datos > Filtro, que pone una flecha desplegable en cada encabezado y deja esconder las filas que no encajan.

Filtrar por gama y gramaje a la vez

1. En Catalogo, haz clic en una sola celda cualquiera de los datos (por ejemplo, A2).
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Filtro. Aparecen triángulos en A1, D1 y G1.
3. Pulsa el triángulo de Gama y marca solo Mi-Teintes.
4. Pulsa el triángulo de Gramaje y marca solo 160 g/m².
5. Para volver a verlo todo, abre el triángulo del encabezado Gama y pulsa Limpiar filtro.

Ordenar el Resumen por unidades pedidas, de mayor a menor

1. Ve a la hoja Resumen y selecciona A1:B6.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. Marca Mis datos tienen encabezados.
4. En Ordenar por elige Unidades pedidas, en Criterio de ordenación De mayor a menor y acepta.

Por qué la hoja no avisa cuando algo falla

Una hoja bien hecha avisa sola; una mal hecha te deja errores silenciosos. Estos son los tres tropiezos más típicos al montar un catálogo de este tipo y cómo se arreglan.

La lista desplegable deja escribir códigos que no existen

Pasas de A2:A11 a A2:A20 en Origen y todo va bien. Pero cuando Canson amplía el catálogo y entra un código en A21, la lista de Stock y la de Pedidos se quedan cortas. La solución es dejar de usar un rango fijo y pasar Catalogo a Tabla de Excel, cuyo nombre crece solo.

1. En Catalogo, haz clic en una celda de los datos.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla. Marca "La tabla tiene encabezados" y acepta.
3. En la ficha Diseño de tabla, cambia el nombre a tblCatalogo.
4. Ahora, en Validación de datos > Origen escribe =tblCatalogo[Codigo].

SUMAR.SI devuelve 0 o #¡REF! al copiar la fórmula

Sucede cuando el archivo se mueve entre Excel configurado con coma decimal (México, Estados Unidos) y Excel con punto y coma (España y la mayoría de Latinoamérica): la coma se convierte en punto y coma y la fórmula se rompe. O también cuando olvidaste F4 y los rangos se han desplazado al copiar. Solución: revisa el separador en Archivo > Opciones > Avanzado > Usar separadores del sistema, vuelve a escribir la fórmula a mano, y vuelve a pulsar F4 sobre cada rango.

La regla de formato condicional no salta en algunas filas

La regla se aplicó al rango B2:G6 con la condición Valor de la celda < =$F$2. Si en alguna fila las Unidades no están en la columna visible de la regla, no se pinta. Lo correcto es usar la regla con fórmula, donde la referencia a E (Unidades) es absoluta en columna y relativa en fila:

=$E2<$F$2

1. Borra la regla anterior en Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas > Eliminar regla.
2. Vuelve a crear la regla eligiendo Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
3. Escribe =$E2<$F$2 y aplica el mismo relleno rojo claro.

Lo que esta hoja no puede hacer y qué herramienta usar en su lugar

Una hoja de cálculo de tres pestañas sirve hasta unos pocos cientos de colores. Cuando el catálogo pasa de 1.000 referencias o quieres guardar fotos de cada papel, una hoja se queda corta: no lleva ficheros adjuntos, y meter fotos de 600 KB por color hincha el archivo. Access, Google Sheets o un pequeño TPV de tienda son las salidas naturales: Access tiene campos de tipo Adjunto, Google Sheets acepta imágenes por celda con una fórmula, y un TPV lleva ya la ficha, el stock y los pedidos integrados.

Excel para la web no ejecuta VBA, así que cualquier automatización que se quiera hacer con macros hay que programarla con Scripts de Office o traerla al escritorio. F4 fija referencias desde siempre (también está en Mac como Cmd+T) y funciona igual en todas las versiones.

Lo que ya sabes hacer con las hojas Canson de color en Excel

• Tienes el catálogo en columnas: Codigo, Producto, Color, Gramaje, Superficie, Formato y Certificacion.
• La hoja Stock lleva unidades, mínimo y una columna PedidoSugerido calculada con MAX.
• Validación de datos impide escribir códigos inventados y deja escoger entre Pendiente y Entregado.
• El formato condicional pinta en rojo claro las filas con Unidades por debajo de StockMinimo.
• La hoja Resumen suma unidades pedidas con SUMAR.SI y se ordena de mayor a menor con Datos > Ordenar.

El siguiente paso lógico es convertir Catalogo en Tabla de Excel (Insertar > Tablas > Tabla) y nombrarla tblCatalogo para que las listas desplegables de Stock y Pedidos crezcan solas cuando el fabricante saque un color nuevo.

Los datos de este artículo están comprobados en octubre de 2026.

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Dudas al llevar las hojas Canson de color a Excel