Buscar datos repetidos en Excel: tres formas de encontrarlos

Una hoja de clientes termina siendo una lista de emails, nombres o DNIs escritos más de una vez sin darnos cuenta. Encontrar esos repetidos en Excel es una de las tareas más habituales: a veces solo quieres verlos, otras necesitas contarlos y otras, directamente, borrarlos. Este tutorial te enseña las tres formas que tiene Excel para hacerlo —resaltar, contar y eliminar— con una hoja de clientes que crece paso a paso. Funciona en Excel 2007 y posterior, en Microsoft 365 y en Excel para Mac y para la web.

Por qué se cuelan repetidos y qué puedes hacer con ellos

Imagina la hoja de clientes de una pequeña tienda. El vendedor apunta un email después de cada venta y, al cerrar el mes, dos clientes aparecen dos veces porque el segundo escribió su dirección con un espacio al final y uno nuevo se llama igual que otro antiguo. El resultado: la misma dirección de correo aparece escrita dos veces con diferencias invisibles a simple vista.

Con esa hoja delante aparecen los tres problemas típicos: saber cuáles se repiten para revisarlos uno a uno, saber cuántas veces se repite cada uno y, si decides que no los quieres, borrar las filas sobrantes quedándote solo con una copia. Cada problema se resuelve con una herramienta distinta de Excel.

Los caminos que tiene Excel para encontrar repetidos

Excel ofrece tres caminos para tratar los repetidos, ordenados de lo más visual a lo más potente. El primero es el formato condicional, que tiñe las celdas repetidas para verlas de un vistazo sin tocar los datos. El segundo es la función CONTAR.SI (COUNTIF), que cuenta cuántas veces aparece cada valor y permite filtrar los repetidos. El tercero es la herramienta Quitar duplicados, que borra las filas repetidas y deja solo una copia de cada una.

Resaltar con formato condicional: verlos de un vistazo

La ruta de la cinta es Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Valores duplicados. Aparece un cuadro donde se elige el formato (relleno rojo claro, por ejemplo) y se aplica a los valores duplicados.

Contarlos con CONTAR.SI: saber cuántas veces se repite cada uno

CONTAR.SI (en inglés COUNTIF) cuenta cuántas celdas de un rango cumplen un criterio. Aplicada a una lista, devuelve cuántas veces aparece cada valor. Su sintaxis es =CONTAR.SI(rango;criterios).

Quitar duplicados: borrar las filas repetidas

La herramienta está en Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados. Abre un cuadro con la lista de columnas, deja marcadas las que quieres tener en cuenta para detectar repetidos y al pulsar Aceptar borra las filas sobrantes, mostrando un mensaje con cuántas ha quitado y cuántas quedan.

Resaltar todos los repetidos de una columna

Partimos de una hoja llamada Clientes con ocho productos y dos repetidos para practicar lo más sencillo: ver de un vistazo qué valores aparecen más de una vez.

1. Selecciona A2:A9.
2. Abre la ruta Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Valores duplicados.
3. En el cuadro elige el formato Relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
4. Pulsa Aceptar.

Las celdas Lápiz y Cuaderno quedan en rojo porque aparecen dos veces.

Ver solo los que NO se repiten

Con la misma selección, vuelve a abrir Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Valores duplicados. Esta vez, en el desplegable Aplicar formato a valores que sean, elige Únicos en lugar de Duplicados. Los que aparecen una sola vez (Goma, Bolígrafo, Regla y Carpeta) se tiñen, y los repetidos vuelven a su color.

Resaltar solo los que se repiten más de dos veces

Cuando una hoja trae tres o cuatro Lápiz y solo quieres marcar los que superan cierto umbral, la regla Valores duplicados se queda corta: tiñe todo lo que aparece dos o más veces. La solución es una regla con fórmula.

1. Selecciona A2:A9.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. Escribe la fórmula y asigna un relleno naranja.

=CONTAR.SI($A$2:$A$9;A2)>2

La clave está en fijar el rango con $ para que al copiarse la regla todas las celdas miren el mismo rango.

Contar cuántas veces se repite cada valor en una columna auxiliar

Una columna auxiliar con CONTAR.SI al lado de los nombres te da el número exacto de repeticiones de cada fila. Es más fiable que mirar el color, porque muestra el dato en la celda.

1. En B2 escribe =CONTAR.SI($A$2:$A$9;A2).
2. Arrastra el controlador de relleno hasta B9.
3. Verás un 3 junto a cada Lápiz, un 2 junto a cada Cuaderno y un 1 en el resto.

Filtrar la hoja para ver solo los repetidos

Con la columna auxiliar, filtrar para ver solo los repetidos es inmediato.

1. Selecciona A1:B9.
2. Abre Datos > Ordenar y filtrar > Filtro.
3. Pulsa la flecha de la columna B y, en Filtros de número, elige Es mayor que y escribe 1.

La hoja se queda con las seis filas de Lápiz y Cuaderno; el resto queda oculto. Para volver a ver todo, quita el filtro con la misma flecha.

Quitar las filas repetidas y dejar solo una copia de cada

Cuando los repetidos sobran, Quitar duplicados deja una sola copia de cada fila. La lista ahora trae tres columnas: nombre, email y ciudad.

1. Selecciona A1:C6.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados.
3. Deja marcadas las tres columnas y pulsa Aceptar.

Excel muestra un mensaje: Se han quitado 2 duplicados y quedan 3 valores únicos. La hoja queda con una sola fila para Ana, otra para Pedro y la de Lucía.

Quitar repetidos mirando solo algunas columnas

A veces dos clientes comparten nombre pero no email, y lo que quieres es borrar solo a los que coincidan en todo. En el mismo cuadro de antes, desmarca Email y deja marcadas Nombre y Ciudad: pasarían a repetirse los mismos nombres en la misma ciudad aunque el email sea distinto, y Excel los borraría. Eligiendo qué columnas marcar decides qué considera "repetido".

Por qué un repetido no se tiñe (y cómo arreglarlo)

A veces la hoja parece tener repetidos y Excel no los marca. Casi siempre se debe a cuatro causas muy concretas.

Hay un espacio de más que hace que el texto sea "distinto"

Lápiz en A2 (con un espacio al final) y Lápiz en A4 no se marcan como repetidos porque, para Excel, son textos distintos. Antes de revisar, aplica la función ESPACIOS (TRIM) en una columna auxiliar:

=ESPACIOS(A2)

Copia el resultado sobre la columna original con Pegar valores para reemplazar los textos con los limpios.

El número está guardado como texto en una fila y como número en otra

En la hoja, 100 escrito a la izquierda y 100 a la derecha de la celda son, para Excel, cosas distintas. Selecciona las celdas afectadas y, con el triángulo amarillo de aviso, elige Convertir en número.

Quitar duplicados dice que no ha borrado nada

Dos razones claras: el rango seleccionado solo cubre una fila (Quitar duplicados mira fila a fila dentro de la selección), o el cuadro tiene todas las columnas desmarcadas y no hay criterio para comparar. Vuelve atrás, selecciona el rango completo y marca al menos una columna.

Lo que ya sabes hacer con los datos repetidos

• Resaltar duplicados y únicos con formato condicional.
• Resaltar solo los que superan un número concreto de repeticiones con una regla con fórmula.
• Contar cuántas veces aparece cada valor con CONTAR.SI.
• Filtrar la hoja para quedarte solo con las filas repetidas.
• Borrar las filas repetidas dejando una copia con Quitar duplicados.

El siguiente paso natural es cruzar esta lista con otra, por ejemplo detectar qué clientes nuevos ya existían con otro email: ahí entra BUSCARX, que en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365 busca coincidencias mirando cualquier columna. En versiones anteriores se resuelve con BUSCARV + CONTAR.SI. Más info sobre formato condicional en la ayuda oficial.

Dudas al buscar datos repetidos en Excel