Convertir PDF a Excel (XLSX): tres formas de hacerlo sin perder datos

Pasar un PDF a Excel consiste en convertir ese archivo a un libro en formato XLSX para poder filtrar, ordenar y sumar sus datos como con cualquier hoja. En este tutorial lo harás con tres facturas de octubre de 2026 («Facturas-Octubre.pdf»), primero con una herramienta online gratuita, después con Excel de escritorio y por último con Excel para la web, y verás los tres tropiezos más habituales al abrir el archivo en Excel.

Qué necesitas saber antes de pasar un PDF a Excel

Un PDF con una tabla de facturas llega por correo y lo quieres abrir en Excel para sumar importes y filtrar por cliente. Lo que Excel espera es un libro en formato XLSX: desde la versión 2007 es el formato estándar y cualquier Excel actual, incluido Excel para la web, lo abre sin pasos extra. Si el PDF es «normal» (texto seleccionable al abrirlo), basta con un conversor online o con Power Query. Si el PDF es un escaneo (imagen de un papel), las letras no son texto sino píxeles y hace falta un paso de OCR para reconocerlas.

Otra cosa que conviene tener clara: la extensión del archivo de salida. Un .xlsx es un libro normal con hojas, celdas y fórmulas; un .csv es solo texto con los valores separados por coma o punto y coma, sin formatos y con una sola hoja, por lo que después de importar un .csv a Excel no quedan colores ni fórmulas. Para trabajar en Excel lo razonable es pedir siempre el .xlsx.

Por último, la contraseña: algunos PDF se piden clave al abrirlos. Si el PDF está bloqueado, hay que quitarle la clave primero con una herramienta de desbloqueo y solo después convertirlo; las webs de conversión no pueden con un PDF cifrado.

Los tres caminos para llevar un PDF a Excel

Los tres llegan al mismo sitio (una hoja con la tabla detectada), pero el camino cambia según tengas o no cuenta de Microsoft 365 y según el PDF sea texto seleccionable o un escaneo.

Convertir el PDF con una herramienta online y abrir el XLSX en Excel

Para esta práctica usamos el PDF «Facturas-Octubre.pdf» con tres facturas: 05/10/2026, 12/10/2026 y 20/10/2026; clientes «Distribuciones Norte», «Almacenes Sur» y «Comercial Este»; importes 1.250,00, 875,00 y 1.500,00 EUR. Como el texto es seleccionable, no hace falta OCR.

1. Abre ilovepdf.com/es/pdf_a_excel en el navegador.
2. Pulsa Seleccionar archivo PDF y elige «Facturas-Octubre.pdf».
3. Deja el modo Sin OCR (es el que sale por defecto y el más rápido).
4. Pulsa Convertir a XLSX.
5. Cuando termine, pulsa Descargar XLSX y guarda el archivo.
6. Abre el archivo descargado haciendo doble clic: se abre con Excel y la tabla queda en A1:C4.

Qué pasa si el PDF es un escaneo y no se puede seleccionar el texto

Si al abrir el PDF no puedes copiar el texto con el ratón (solo es una foto de un papel), el conversor online no encuentra letras y devuelve una hoja vacía. La solución es activar el OCR. En iLovePDF el botón se llama OCR Premium y permite elegir idioma: están el español, el catalán, el euskera y el gallego, además de inglés, francés, alemán, portugués, italiano, chino, japonés, coreano, árabe y ruso, catorce en total. Tras la conversión, baja el XLSX y ábrelo en Excel igual que antes. Si prefieres no pasar por OCR, otra opción es escanear de nuevo el papel guardando el PDF como «texto» desde el escáner.

El caso especial: el PDF está protegido con contraseña

Cuando un PDF pide contraseña al abrirla, los conversores online no pueden leerlo y muestran un error. Primero hay que desbloquearlo. Adobe tiene una página oficial para esto en adobe.com/acrobat/how-to/unlock-pdf.html: subes el PDF, escribes la contraseña, descargas el PDF sin clave y ese PDF desbloqueado es el que pasas por el conversor a XLSX. Después de convertir, borra el PDF desbloqueado si contiene datos sensibles.

Traer el PDF a Excel directamente sin conversor externo

Power Query (Obtener y transformar datos) trae una opción para leer PDF desde Excel de escritorio. Está disponible en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365.

1. En Excel, abre un libro nuevo.
2. Ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde un archivo > Desde PDF.
3. En el cuadro Importar datos, busca «Facturas-Octubre.pdf» y púlsalo.
4. Se abre el panel Navegador con las tablas que Power Query ha encontrado dentro del PDF.
5. Selecciona la tabla con las tres facturas y previsualízala.
6. Pulsa Cargar en para traerla a una hoja, o Transformar datos para limpiarla antes.

Si Power Query no te reconoce la tabla del PDF

A veces Power Query no detecta la tabla y muestra solo texto suelto en el panel Navegador. Pulsa Transformar datos para entrar al Editor de Power Query, donde puedes ajustar lo detectado. Lo más útil es quitar la primera fila si es un título repetido: en la pestaña Inicio del editor, Quitar filas > Quitar filas superiores y pones 1. Después cambia el tipo de la columna Importe a Número decimal con el icono ABC123 de la cabecera. Cuando esté, pulsa Cerrar y cargar en la pestaña Inicio y la tabla limpia llega a la hoja.

Por qué la tabla queda desordenada o con celdas vacías

Aunque el conversor haga bien su parte, al abrir el XLSX en Excel aparecen tres tropiezos típicos. Uno: si un encabezado tiene un salto de línea dentro («Importe\nbase»), la columna queda sin nombre. Dos: los importes llegan guardados como texto, con el triángulo verde de error, y cualquier =SUMA da 0. Tres: una fila vacía entre los datos rompe el rango de las fórmulas. Verás cómo arreglar cada uno en los apartados siguientes.

Los importes llegan como texto y el SUMA da 0

La celda muestra 1.250,00 pero aparece el triángulo verde: «Número almacenado como texto». Hay dos arreglos. El más rápido: seleccionar la columna B, pulsar el icono amarillo de error y elegir Convertir en número. La otra forma es poner una columna auxiliar con =VALOR(B2) en D2 y arrastrar el controlador de relleno hasta D4.

=VALOR(B2)

Fila en blanco entre los datos que descuadra los rangos

El XLSX descargado trae la fila 5 vacía entre los datos. Si en B6 escribes =SUMA(B2:B4), funciona; pero si arrastras el controlador de relleno hacia abajo esperando una suma por cliente, la fila vacía hace que el rango se quede corto y =SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:B4;A2:A4;"Almacenes Sur") no encuentre la coincidencia. Lo más limpio es borrar la fila 5. Si vas a añadir más datos, convierte el rango en Tabla con Ctrl+T: las tablas ignoran las filas vacías dentro de su rango y =SUMA([Importe]) se ajusta sola al añadir filas.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:B4;A2:A4;"Almacenes Sur")

Encabezados con salto de línea que parten una cabecera en dos

A veces el XLSX trae «Importe base» partido en dos filas porque el PDF tenía un salto de línea dentro de la celda del encabezado. La columna queda sin nombre y los filtros no la reconocen. Arreglo: en la hoja, selecciona la fila 1, abre Ctrl+B para Buscar y reemplazar, deja el campo Buscar vacío y pulsa Ctrl+J (esto mete un salto de línea en la búsqueda); en Reemplazar con escribe un espacio y pulsa Reemplazar todos. Revisa que la fila 1 queda con los tres títulos en una sola línea.

Lo que ya sabes hacer con un PDF pasado a Excel

• Elegir entre conversor online y Power Query: el conversor online basta para una vez; Power Query es mejor si tienes varios PDF al mes y Excel 2016 o superior.
• Recordar el OCR cuando el PDF es un escaneo: en iLovePDF y compañía hay que marcarlo a mano o el XLSX sale vacío.
• Quitar la contraseña antes de convertir, con la herramienta oficial de Adobe.
• Revisar los tres tropiezos al abrir el XLSX: importes como texto, fila vacía entre los datos y encabezados con salto de línea.
• Convertir el rango en Tabla con Ctrl+T para que las fórmulas se ajusten solas al añadir filas.

El siguiente paso es limpiar los datos recién traídos con Datos > Ordenar y filtrar o resumirlos con una tabla dinámica en Insertar > Tablas > Tabla dinámica, ya con los importes como números reales.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al convertir un PDF a Excel