Modelo de recibo en Excel: cómo hacerlo con fórmulas paso a paso

Un modelo de recibo en Excel es una hoja preparada para anotar un cobro puntual entre particulares: alquileres, cuotas, devoluciones o préstamos, sin necesidad de emitir factura. Lo útil de montarlo en una hoja de cálculo es que los totales se calculan solos, puedes duplicar la hoja para el siguiente recibo y, al terminar, guardas el archivo o lo exportas a PDF. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, además de Excel para la web. Al terminar este tutorial tendrás una plantilla guardada como plantilla (.xltx) lista para rellenar cada vez que la necesites.

Qué es un modelo de recibo en Excel y para qué te sirve

Un recibo entre particulares es un documento sencillo que reconoce que una persona ha recibido una cantidad de dinero de otra a cambio de algo (una mensualidad, una factura pendiente, una fianza devuelta). No es una factura: la factura se usa cuando hay una actividad profesional y lleva IVA; el recibo cubre cobros puntuales entre personas o cobros sin factura, como las rentas de alquiler sin profesional.

En Excel lo montaje en una sola hoja con cuatro bloques: cabecera con número y fecha, datos del emisor (quien cobra), datos del receptor (quien paga) y una tabla de conceptos con su importe. La ventaja de usar una hoja de cálculo es que los totales se actualizan al cambiar una cifra, que puedes duplicar la hoja para el siguiente recibo conservando el formato y que, cuando terminas, lo exportas a PDF con un clic.

Esta plantilla sirve también como base para un registro anual: cada hoja es un recibo y todas juntas forman un libro archivado por fecha.

Las partes que tiene un recibo y cómo colocarlas en la hoja

El esqueleto del modelo de recibo que vamos a montar sigue el orden clásico de un recibo en papel: arriba la cabecera con el número y la fecha, debajo los datos del emisor a la izquierda y los del receptor a la derecha, y en la zona central la tabla con los conceptos y sus importes. Abajo queda el total y un recuadro para la firma.

La correspondencia entre bloques y celdas en nuestra hoja de ejemplo queda así:

Mantener este orden ayuda a que el lector encuentre los datos al imprimir y a que el archivo sea fácil de duplicar para el siguiente recibo.

Crear la cabecera con el número de recibo y la fecha

Empezamos con la hoja "Recibo" en blanco. La cabecera lleva el título, el número de recibo y la fecha del cobro.

1. Selecciona la celda B2 y escribe RECIBO.
2. En B4 escribe Nº: y en D4 escribe Fecha:.
3. En F2 escribe R-2026-001 como texto (el número va entre comillas simples o se pone formato de texto a la celda antes de escribirlo).
4. Selecciona F4 y abre Ctrl+1 para Formato de celdas.
5. Elige Categoría: Fecha y Tipo: \*14/03/2001. Pulsa Aceptar.
6. Con F4 seleccionada, en la barra de fórmulas escribe =HOY() y pulsa Entrar.

Numerar los recibos con un contador que avanza solo

Para que el número se incremente sin escribirlo a mano, llevamos una hoja auxiliar "Registro".

1. Crea una hoja nueva llamada Registro.
2. En A2 de esa hoja escribe 001 como texto y, si vas a llevar varios años, encabezados como Serie en A1 y Numero en B1.
3. Vuelve a la hoja "Recibo" y en F2 sustituye el valor por la fórmula =Registro!A2.
4. Cada vez que termines un recibo, ve a Registro y cambia A2 al siguiente número (002, 003, 004…) con formato de texto.

=Registro!A2

Duplicar la hoja manteniendo el contador al día es tan fácil como cambiar el valor en la hoja Registro; todas las hojas "Recibo" que tengas abiertas se quedan con su propio número.

Rellenar los datos del emisor y del receptor

La zona de identificación va de la fila 6 a la 12. Para que las celdas editables se distingan a simple vista, las rellenamos con un color suave.

1. En B6 escribe Emisor: y en E6 escribe Receptor:.
2. En B7, B8, B9, B10, B11 escribe Nombre, NIF/DNI, Dirección, Ciudad, Código postal (en E7 a E11 lo mismo).
3. Las celdas editables son C7:C11 para el emisor y F7:F11 para el receptor.
4. Selecciona C7:C11 y F7:F11, abre Inicio > Estilos > Estilos de celda > Entrada y bien claro, o aplica un color de relleno manual suave (por ejemplo amarillo claro) desde Inicio > Fuente > Color de relleno.
5. Alinea a la izquierda los rótulos y a la derecha los datos para que se lean como un formulario.

Validar el NIF/DNI para que no quede en blanco

Para evitar que el recibo quede sin NIF/DNI, aplicamos validación a esas dos celdas.

1. Selecciona C8 y F8.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En la pestaña Configuración, Permitir: Longitud del texto, Datos: mayor que, Longitud: 0.
4. En la pestaña Mensaje de entrada escribe el título "Obligatorio" y el mensaje "Escribe el NIF o DNI del firmante".
5. En la pestaña Mensaje de error, Estilo: Detener, Título: "Falta el NIF/DNI" y mensaje: "No puedes dejar esta celda vacía".

La tabla de conceptos y el cálculo del total

La tabla de conceptos empieza en la fila 16. Por ahora montamos una versión sencilla y después añadimos el IVA.

1. En B15 escribe Concepto y en D15 escribe Importe.
2. En B16:B20 escribe los conceptos (por ejemplo, "Alquiler octubre 2026", "Gastos de comunidad", "Limpieza").
3. En D16:D20 escribe los importes como números (750,00; 60,00; 40,00).
4. En B21 escribe Total y selecciona D21.
5. Escribe la fórmula =SUMA(D16:D20) en D21 y aplica formato moneda desde Inicio > Número > Formato de número de contabilidad.
6. Para el importe en letras, escribe en B22 la fórmula ="Son "&TEXTO(D21;"# ##0,00")&" euros" como referencia visual.

=SUMA(D16:D20)
="Son "&TEXTO(D21;"# ##0,00")&" euros"

Varias líneas con IVA y total con una sola fórmula

Si el recibo lleva conceptos con IVA, añadimos la columna del tipo y la del importe con IVA.

1. Inserta una columna entre D y E: selecciona E15 y escribe IVA, 21% en E16 y arrastra hacia abajo para repetir el tipo.
2. En F15 escribe Importe con IVA.
3. En F16 escribe la fórmula =D16*(1+E16) y cópiala hasta F20 arrastrando el controlador de relleno.
4. En D21 sustituye la suma por =SUMA(F16:F20).

=D16*(1+E16)
=SUMA(F16:F20)

Dar formato al modelo para que parezca un recibo de verdad

Con los datos ya en su sitio, le damos al modelo un aspecto imprimible: bordes finos, títulos grandes, importes alineados a la derecha y fila de la firma.

1. Selecciona el rango B2:F2 y pulsa Ctrl+N para poner "RECIBO" en negrita.
2. Selecciona B2:F4 y aplica un borde inferior grueso desde Inicio > Fuente > Bordes > Borde inferior grueso.
3. Selecciona toda la tabla de conceptos (B15:F21) y aplica bordes finos desde Inicio > Fuente > Bordes > Todos los bordes.
4. Selecciona D16:F21 y alinea a la derecha con Ctrl+Supr (alinea el contenido a la derecha del cuadro) o desde Inicio > Alineación > Alinear a la derecha.
5. En la fila 25 escribe Firma del emisor: y deja cinco o seis líneas en blanco hacia abajo para que la firma quepa al imprimir.
6. Ve a Disposición de página > Tamaño > A4 y a Disposición de página > Márgenes > Normales.

Duplicar la hoja para el siguiente recibo y guardar la plantilla

Cuando terminas un recibo y quieres empezar el siguiente, duplicas la hoja para no tener que volver a montar el formato.

1. Clic derecho sobre la pestaña "Recibo" > Mover o copiar.
2. Marca "Crear una copia", elige la posición "Después" y pulsa Aceptar.
3. Cambia el nombre de la nueva pestaña (por ejemplo "Recibo 002") y actualiza la fecha en F4.
4. Ve a Archivo > Guardar como y elige el tipo "Libro de Excel (.xltx)" en la carpeta Plantillas de tu usuario para guardar el modelo maestro.

Exportar el recibo terminado a PDF o imprimirlo en A4

Una vez relleno, el recibo se entrega en PDF o se imprime directamente.

1. Ve a Archivo > Guardar como y elige PDF en la lista de tipos.
2. Si prefieres imprimir, abre Ctrl+P, elige la impresora, comprueba la orientación vertical y pulsa Imprimir.

Errores típicos al hacer un modelo de recibo en Excel

Tres fallos reales con la hoja que falla y cómo arreglarlos.

El número de recibo se incrementa pero la fórmula del total no se actualiza

Al duplicar la hoja "Recibo", las fórmulas como =SUMA(D16:D20) apuntan a la misma hoja original y, si después cambias de nombre la pestaña duplicada, la referencia se rompe. La causa es que las referencias se escribieron sin el nombre de la hoja, así que al duplicar cambian de contexto. El arreglo es mantener el mismo nombre de hoja "Recibo" para todos los duplicados, o reescribir la fórmula en cada copia con el rango local =SUMA(D16:D20) sin prefijo.

La fecha aparece como número (45000) en lugar de fecha

Si copias la fórmula =HOY() y la celda está en formato General, Excel enseña el número de serie del día (por ejemplo, 45000) y no la fecha. Causa: la celda no se marcó con formato Fecha antes de pegar la fórmula. El arreglo es seleccionar F4, pulsar Ctrl+1 y en Categoría elegir Fecha con el tipo \*14/03/2001.

El IVA sale como 0,21 en vez de 21 % porque la celda está en formato moneda

Si en E16 escribes 21% y la celda está en formato Moneda, Excel muestra 0,21 y los cálculos salen erróneos. Causa: tipo de celda incorrecto. El arreglo es seleccionar E16:E20, ir a Inicio > Número > Estilo Porcentaje y elegir dos decimales, y después volver a escribir el 21% para que se interprete bien.

Lo que ya sabes hacer con tu modelo de recibo en Excel

• Crear la cabecera con número de recibo correlativo y fecha con =HOY().
• Validar los datos del emisor y del receptor con Validación de datos para que no queden vacíos.
• Calcular totales con =SUMA y aplicar IVA con =D16*(1+E16) en una sola fórmula.
• Dar formato imprimible al modelo: bordes, alineación, márgenes A4 y fila de firma.
• Duplicar la hoja "Recibo" para el siguiente recibo y guardar el archivo como plantilla .xltx.

El siguiente paso es montar un registro anual de recibos en una hoja aparte que recoja el número, la fecha, el emisor, el receptor y el importe total de cada recibo, y localizarlo después con BUSCARV (VLOOKUP) a partir del número.

Dudas al usar un modelo de recibo en Excel