Modelo de recibo de pago de nómina en Excel: guía práctica

Un modelo de recibo de pago de nómina en Excel es una hoja de cálculo que reúne, para cada periodo, los ingresos del empleado, las deducciones y el importe neto a pagar. En este tutorial crearás un libro sencillo con una hoja Nómina: servirás como control de cálculo y como base imprimible, no como sustituto de un sistema oficial de Recursos Humanos.

La plantilla y los pasos son aplicables en Excel 2007 y posteriores, Microsoft 365, Excel para Mac, web y móvil, con pequeñas diferencias de menú. Los datos del ejemplo están comprobados en octubre de 2026.

Qué es un modelo de recibo de pago de nómina

El libro representa el recibo de nómina de un empleado por hora. La hoja Nómina tendrá tres zonas: datos del periodo, ingresos y deducciones. A partir de las horas normales, extras y materiales registrados, obtendrá un total de ingresos; después descontará deducciones para llegar al pago neto.

El objetivo es que cada cifra visible proceda de una fórmula o de una celda de entrada identificable. Por ejemplo, la tarifa horaria estará en F3 y se protegerá con una referencia absoluta cuando se copie. El total se compondrá de mano de obra y materiales, no solamente del salario base.

Este modelo sirve para calcular y presentar un recibo de forma consistente. No genera certificados oficiales, no calcula cotizaciones por sí solo y no demuestra que el pago se haya transferido. Los importes del ejemplo son datos datos de práctica: no representan una retribución real.

Para una plantilla base también puedes consultar el modelo de nómina de InvoiceSimple, que ofrece archivos .xlsx y .docx. Antes de utilizarlos, revisa qué conceptos incluye cada plantilla.

Cómo está organizado el recibo de nómina

La hoja Nómina distribuye la información en bloques que reflejan un recibo legible: identificación, periodo, devengos y deducciórnnes.

Preparar los datos del periodo de pago

1. Crea un libro y cambia el nombre de Hoja1 a Nómina.
2. En A1, escribe RECIBO DE PAGO DE NÓMINA.
3. En A2, escribe Empleado; en B2, Elena Torres.
4. En C2, escribe Periodo; en D2, introduce el intervalo de fechas del ejemplo.
5. En C3, escribe Tarifa/hora; en D3, escribe 18,00 y aplícale el formato de moneda que/utilices.
6. En E5, escribe Concepto; en F5**, **Cantidad**; en G5, Precio; en `H5, Importe.
7. Registra en E6 Horas normales, en F6 72, en G6 18,00 y en H6 1296.
8. En E7, escribe Horas extra; en F7, 8; en G7, 27; en H7, 216.
9. En E8, escribe Materiales y en H8, 75.

La tarifa de hora extra del ejemplo es 27,00: una vez y media veces la tarifa normal, 18,00. No la insertes como una constante dentro de una fórmula. Colócala en G7 para poder revisarla.

Calcular el pago con las horas extras

Ahora calculamos los importes. La fórmula de horas normales multiplicará la cantidad de horas por el precio unitario. La de horas extra usará su propia tarifa. En ambos casos employs referencias mixtas para que la tarifa no cambie al copiar la fórmula verticalmente.

1. En H6, escribe la fórmula de horas normales.
2. En H7, escribe la fórmula de horas extras.
3. En H8, escribe 75.
4. En E9, escribe Total ingresos.
5. En H9, suma los tres importes.

=F6*G6
=F7*G7
=SUMA(H6:H8)

Como la tarifa normal está en G6 y la extra en G7, no necesitas una referencia absoluta en esta fila. Sí la necesitarás si más adelante conviertes la tarifa normal en un único dato de configuración, por ejemplo D3.

El cálculo es directo: 72 × 18,00 = 1.296,00; 8 × 27,00 = 216,00; y 1.296,00 + 216,00 + 75,00 = 1.587,00.

Si introduces 8 en F7 pero Excel lo muestra como texto, la fórmula puede mostrar un error de coherencia. Corrige el formato de F7 o escribe de nuevo el número; no uses VALOR como sustituto de un dato correctamente registrado.

Calcular el pago neto después de deducciones

Añadimos ahora el bloque de deducciones. Para mantener una suma segura, los importes deducibles se guardan en números positivos. El pago neto se obtiene restando el total de deducciones al total de ingresos.

1. En A10, escribe DEDUCCIONES.
2. En A11, escribe Retención; en B11, introduce 190,44.
3. En A12, escribe Otros; en B12, introduce 25.
4. En `A13, escribe Total deducciones**.
5. En B13**, suma B11:B12`.
6. En `E14, escribe PAGO NETO**.
7. En H14**, resta B13 a H9`.

=SUMA(B11:B12)
=H9-B13

La comprobación aritmética es 1.587,00 - 215,44 = 1.371,56. Un signo incorrecto en una deducción es un problema frecuente: si introduces -190,44, el total de deducciones será negativo y el pago netaumentará.

Dar formato al recibo para entregarlo o imprimirlo

El contenido ya está calculado; ahora lo convertiremos en un recibo legible. Aplicaremos formato de moneda, ajustaremos anchos,bordes y definiremos un área de impresión que incluya solo lo necesario.

1. Selecciona H6:H9, B11:B13 y H14.
2. Abre Ctrl+1 y elige Moneda con dos decimales.
3. Selecciona las columnas A:H.
4. Abre la ruta siguiente y ajusta el ancho automáticamente:

1. En A1:H1, combina las celdas y aplica un relleno de color claro.
2. En A5:H5, A10:B10 y A13:H14, aplica negrita y bordes inferiores.
3. Abre Disposición de página > Imprimir y revisa la vista previa.
4. Si aparece contenido adicional, ajusta los márgenes y el área de impresión.

Para una entrega digital, puedes guardar el libro como PDF mediante Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS. Antes de exportar, revisa que la vista previa no corte el pago neto.

Evitar errores en el modelo de recibo de nómina

Antes de entregar el recibo, revisa cuatro controles que reducen los fallos más habituales.

Una deducción aparece con signo negativo

Si B11 contiene -190,44, B13 será -215,44 y H14 quedará por encima del total de ingresos. La causa es un signo introducido dentro del importe. Elimínalo y deja el número positivo; la fórmula =H9-B13 ya se ocupa de restarlo.

El periodo aparece incompleto

Si D2 solo contiene una fecha, el lector no sabrá qué intervalo se liquida. Escribe ambas fechas y formato la celda como fecha o texto identificable. En un archivo mensual, usa nombres como Periodo 01/10/2026 – 15/10/2026.

Una fórmula se aplica a una celda vacía

Si H8 está vacío, =SUMA(H6:H8) seguirá funcionando, pero una fórmula como =F8*G8 puede mostrar cero o un error de coherencia. Reserva las filas previstas y coloca un cero solo cuando sea un dato válido. No rellenes con guiones para disguisear una omisión.

Las horas aparecen como texto

Si F6 contiene 72 con espacio o Excel muestra un triángulo verde, puede interpretarlo como texto. La fórmula puede devolver #¡VALOR! o un error de coherencia. Corrige el valor, selecciona F6:F7 y usa Fila > Convertir en número, si aparece esa opción.

Lo que el modelo de recibo puede y no puede hacer

El modelo sí puede:

• Centralizar los datos del empleado y del periodo.
• Calcular ingresos normales, horas extras y materiales.
• Sumar deducciones y obtener el pago neto.
• Presentar el resultado en una hoja imprimible.
• Guardar cada periodo como un libro independiente.
• Facilitar duplicar la estructura para varios empleados.

El modelo no puede:

• Sustituir el recibo oficial ni las funciones de Recursos Humanos.
• Determinar por sí solo retenciones, cotizaciones o deducciones aplicables.
• Registrar de forma fiable la transferencia bancaria.
• Conservar automáticamente todos los recibos ni demostrar su entrega.
• Adaptarse por sí solo a modelos legales o convencionales diferentes.
• Convertir un PDF en una plantilla de cálculo editable.

Si necesitas varios empleados, conviene mantener la estructura y cambiar los datos o duplicar hojas y libros. Si el número de recibos crece mucho, un libro anual con una hoja por empleado puede ser más cómodo; para cada periodo, guardar una copia identificada evita sobrescribir la nómina anterior.

Los datos usados en esta guía están comprobados en octubre de 2026. Para consultar la estructura de un recibo oficial, revisa la explicación de Payfit sobre recibos de salarios.

Lo que ya sabes hacer con el recibo de nómina

• Organizar empleado, periodo, ingresos, materiales y deducciones en una hoja Nómina.
• Calcular cada importe con fórmulas como =F6*G6 y =SUMA(H6:H8).
• Aplicar una referencia absoluta cuando una tarifa compartida deba permanecer fija al copiar.
• Obtener el pago neto restando deducciones: =H9-B13.
• Detectar importes negativos, periodos incompletos, celdas vacías y horas guardadas como texto.
• Formatear moneda, ajustar columnas y preparar una hoja para imprimir o exportar.

El siguiente paso es duplicar el libro .xlsx para cada empleado y periodo, sustituir los datos de entrada, comprobar que las fórmulas siguen enlazadas y conservar el original como registro de cálculo.

Dudas al crear un recibo de nómina en Excel