Plantilla de gastos mensuales del hogar en Excel: cómo crearla

Una plantilla de gastos del hogar en Excel es, básicamente, una hoja donde apuntas cada gasto del mes, lo sumas por categoría y lo comparas con lo que habías previsto. Es la forma más sencilla de saber a dónde se va el dinero y en qué te estás pasando. Al terminar este tutorial sabrás montar esa plantilla desde cero: las dos hojas, la lista desplegable de categorías, las fórmulas de suma y diferencia, el gráfico circular que muestra el reparto y el formato de moneda. Todo funciona en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es una plantilla de gastos del hogar y para qué te sirve

Una plantilla de gastos del hogar es una hoja de cálculo donde anotas cada gasto del mes, lo agrupas por categoría y lo comparas con el dinero que habías pensado gastarte. La idea es muy sencilla: si al final del mes has gastado más de lo previsto en una categoría, lo ves enseguida y puedes ajustar el mes siguiente.

Imagina una familia con tres grandes bloques de gasto: supermercado, suministros (luz, agua, gas, internet) y ocio (cenas fuera, cine, excursiones). Empiezan el mes con un presupuesto: por ejemplo, 600 en supermercado, 250 en suministros y 150 en ocio. A medida que van pagando, apuntan cada gasto con su fecha, su concepto, la categoría a la que pertenece y el importe. Una fórmula va sumando los importes de cada categoría y otra calcula la diferencia entre lo previsto y lo real.

La plantilla no es solo una lista: es una pequeña herramienta de control. Con ella dejas de llevar las cuentas «de cabeza» y pasas a tener una foto clara y ordenada de los gastos de cada mes, lista para detectar los agujeros por donde se escapa el dinero.

Las partes de una buena plantilla de gastos

Una plantilla que de verdad se usa todos los meses tiene cinco bloques. No hace falta que sean enormes: con tenerlos claros, la hoja se entiende a la primera y se mantiene sin esfuerzo.

• Listado de categorías con presupuesto previsto: en una hoja aparte escribes las categorías de gasto (supermercado, suministros, transporte, ocio, hogar, salud, otros) y al lado el dinero que piensas gastarte en cada una ese mes.
• Tabla de gastos del mes: con columnas para la fecha, el concepto, la categoría (elegida de la lista anterior) y el importe. Aquí es donde apuntas cada compra o cada recibo.
• Fórmulas de suma y diferencia: en la hoja de categorías, una fórmula suma los importes de la tabla que coinciden con cada categoría; otra calcula la diferencia entre lo previsto y lo real, y un porcentaje muestra qué parte del presupuesto se ha gastado.
• Gráfico resumen: un circular que muestra de un vistazo a qué categoría se va más dinero.
• Hoja de resumen anual: una hoja aparte (o varias copias de la de cada mes) donde se ve la evolución mes a mes y el total del año por categoría.

Montar la hoja de categorías y la tabla de gastos

Empezamos con un libro nuevo. Abre Excel y crea un libro en blanco. Verás que trae una hoja llamada «Hoja1» y, si tu Excel es 2021 o 365, puede que ya venga como tabla; si no, no te preocupes: más adelante la convertimos.

1. En la parte baja de la ventana, doble clic sobre la pestaña «Hoja1» y escribe «Categorías» para renombrarla.

2. Escribe los encabezados en la fila 1: en A1 «Categoría», en B1 «Presupuesto» y en C1 «Gasto real».

3. Desde A2 hasta A8, escribe las siete categorías: Supermercado, Suministros, Transporte, Ocio, Hogar, Salud, Otros.

4. Ahora añade la segunda hoja. Clic derecho sobre la pestaña «Categorías» y elige Insertar > Hoja de cálculo. Cuando aparezca, llámala «Gastos mes».

5. En «Gastos mes», pon los encabezados en la fila 1: A1 «Fecha», B1 «Concepto», C1 «Categoría», D1 «Importe».

6. Rellena las primeras filas de ejemplo con datos del mes en curso, por ejemplo del 1 al 5.

Convertir la lista de categorías en una lista desplegable

Para no escribir la categoría a mano cada vez (y evitar errores como «supermercado» en minúscula que la fórmula no reconozca), convertimos la columna C de «Gastos mes» en una lista desplegable que se alimenta de las categorías de la otra hoja.

1. En «Gastos mes», selecciona el rango C2:C31 (treinta huecos para los gastos del mes).

2. Abre la herramienta de validación de datos.

3. En el cuadro de diálogo, configura los campos.

4. Pulsa Aceptar. Ahora, al hacer clic en una celda de la columna C, aparece una flecha a la derecha y solo puedes elegir una de las siete categorías.

Fórmulas de suma por categoría con SUMAR.SI

Volvemos a la hoja «Categorías» para que cada fila sume automáticamente los importes de «Gastos mes» que coincidan con su categoría. Usamos SUMAR.SI (en inglés SUMIF), que recorre un rango y suma solo las celdas que cumplen una condición.

1. En «Categorías», selecciona C2 y escribe la fórmula.

=SUMAR.SI(Gastos mes!$C$2:$C$31;A2;Gastos mes!$D$2:$D$31)

2. Pulsa Entrar y arrastra el controlador de relleno de C2 hasta C8 con el ratón (el cuadradito pequeño de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada).

La fórmula tiene tres partes: el rango donde busca la categoría (la columna C de «Gastos mes»), el criterio que tiene que cumplir (el nombre de la categoría escrito en A2 de «Categorías») y el rango que suma (la columna D de «Gastos mes», con los importes). Los signos dólar ($) fijan las referencias para que al arrastrar hacia abajo no se desplacen y siempre apunten a las mismas celdas de la hoja de gastos.

Total del mes y diferencia entre previsto y real

Ahora añadimos una fila de total, una columna de diferencia y otra de porcentaje para ver, de un vistazo, en qué categoría te has pasado.

1. En «Categorías», escribe en A9 «TOTAL» y en C9 la fórmula:

=SUMA(C2:C8)

2. En D1 escribe «Diferencia» y en E1 «% usado».

3. En D2 escribe la fórmula que resta el gasto real al presupuesto previsto:

=B2-C2

4. En E2 escribe el porcentaje de presupuesto consumido:

=C2/B2

5. Selecciona D2:E2, arrastra el controlador de relleno hasta la fila 8 y luego selecciona D9 y E9 para escribir =SUMA(D2:D8) y =C9/B9 respectivamente.

La diferencia es positiva cuando te ha sobrado dinero en esa categoría y negativa cuando te has pasado. El % usado te avisa cuando te acercas al 100% del presupuesto.

Dar formato a los importes para que se lean bien

Con los números en crudo, las cifras grandes como 1.400,00 o 287,70 se confunden: ¿es un uno mil cuatrocientos o catorcecientos? El formato de moneda les añade el símbolo y los puntos en los miles para que se lean de un vistazo.

1. En «Categorías», selecciona el rango B2:E9 (presupuesto, gasto real, diferencia y porcentaje de todas las filas).

2. Abre el cuadro Formato de celdas con Ctrl+1 (en Mac, Cmd+1).

3. En la pestaña Número, elige la categoría Moneda, deja dos decimales y elige el símbolo del euro (€) o el de tu país. Pulsa Aceptar.

4. Selecciona ahora la columna D de «Gastos mes» (D2:D31) y repite: Ctrl+1, Moneda, dos decimales, símbolo del euro. Así, cuando escribas un importe nuevo, ya aparece formateado.

Crear un gráfico que muestre el reparto del gasto

Un gráfico circular convierte la columna de gasto real en una foto del mes: ves enseguida el trozo que se lleva cada categoría.

1. En «Categorías», selecciona el rango A1:B8 (la columna de categorías y la de gasto real, con sus encabezados).

2. Abre el menú de gráficos circulares.

3. Elige la primera opción, «Circular 2D». Aparece un gráfico en medio de la hoja.

4. Clic sobre el gráfico y arrástralo hacia la derecha de la tabla para que no tape los datos.

Errores típicos al montar la plantilla y cómo arreglarlos

Una plantilla de gastos se usa a diario, así que es normal tropezar con algunos problemas. Estos son los tres más comunes y cómo resolverlos en un minuto.

• La categoría escrita a mano no cuadra con la lista: si en «Gastos mes» tecleas «supermercado» en minúscula, SUMAR.SI no lo cuenta porque busca «Supermercado» exactamente.
• El gráfico no muestra los gastos nuevos: al añadir filas en «Gastos mes», el gráfico se queda con los datos antiguos porque el rango no es una tabla.
• La suma devuelve un disparate: si alguien escribe «50 €» con el símbolo en la celda de importe, Excel lo trata como texto y SUMAR.SI lo suma como cero o da un error.

La categoría escrita a mano no cuadra con la lista

Ves que Supermercado en «Categorías» marca 0,00 € aunque hay dos compras de supermercado en «Gastos mes».

Mirando la columna C de «Gastos mes» descubres que en C2 escribiste «supermercado» (con minúscula). SUMAR.SI distingue mayúsculas de minúsculas solo si usas BUSCARX con la opción de coincidencia exacta, pero en este caso el problema es que la lista desplegable garantiza el texto correcto, y al teclearlo a mano te has saltado esa protección.

Arreglo, paso 1. Vuelve a la hoja «Gastos mes», selecciona C2 y elige «Supermercado» del menú desplegable (no lo escribas). El valor de la celda de «Categorías» se actualiza a 158,60 €.

Arreglo alternativo. Si ya tienes muchos gastos mal escritos, añade una columna auxiliar en E (por ejemplo, E1 «Categoría limpia») y en E2 escribe:

=MAYUSC(C2)

Arrastra hasta E31. Después, en la fórmula de «Categorías» cambia la referencia de la columna C por la columna E.

El gráfico no muestra los gastos nuevos

Acabas de añadir el gasto de la fila 32 en «Gastos mes», pero el gráfico circular sigue mostrando los mismos datos que antes.

El motivo es que el gráfico de «Categorías» lee de la tabla de esa misma hoja, no de «Gastos mes». El total se actualiza, pero el gráfico circular solo refleja el reparto por categoría, así que la pregunta real es: ¿por qué la columna C de «Categorías» sí se actualiza y el gráfico no? Porque el gráfico se creó a partir del rango A1:B8 de «Categorías» y ese rango sigue siendo el mismo: lo que cambia es el valor de cada celda, no su tamaño. El problema aparece cuando el rango del gráfico apuntaba a «Gastos mes» directamente, algo habitual si lo creaste antes de tener la hoja de categorías terminada.

Arreglo, paso 1. Convierte el rango de «Gastos mes» en una tabla de verdad: selecciona A1:D31 y ve a Insertar > Tablas > Tabla. Marca «La tabla tiene encabezados» y Aceptar.

Arreglo, paso 2. Clic derecho sobre el gráfico y elige Seleccionar datos. Cambia el rango para que use el nombre de la tabla (por ejemplo, Tabla1[Categoría] y Tabla1[Importe]).

La suma devuelve un disparate por texto escondido

La celda de «Gasto real» de una categoría marca 1.245,67 €, una cifra que no tiene nada que ver con lo que has gastado. Al mirar la columna D de «Gastos mes», descubres que en D14 alguien escribió «50 €» con el símbolo pegado al número.

La celda de importe se trata como texto y SUMAR.SI la ignora para la suma, pero puede provocar errores en otras operaciones. Lo más rápido es corregirla a mano, pero si tienes muchas, hay un atajo.

Arreglo, paso 1. Selecciona la columna D de «Gastos mes» y pulsa Ctrl+Mayús+L para abrir el filtro.

Arreglo, paso 2. Filtra por celdas que contengan el símbolo €. Corrige cada celda dejándola solo con el número y quita el filtro.

Arreglo alternativo con fórmula. En una columna auxiliar, usa:

=VALOR(SUSTITUIR(D2;"€";""))

Y propágalo hacia abajo. Esta fórmula (SUSTITUIR y VALOR, en inglés SUBSTITUTE y VALUE) reemplaza el símbolo del euro por nada y convierte el resultado en número.

Lo que ya sabes hacer con la plantilla de gastos del hogar

• Crear un libro con dos hojas: «Categorías» y «Gastos mes», y organizarlas con encabezados claros.
• Convertir la columna de categoría en una lista desplegable que se alimenta de otra hoja con Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
• Usar SUMAR.SI para sumar los importes de cada categoría a partir de la tabla de gastos, con referencias absolutas para que la fórmula se pueda arrastrar.
• Calcular la diferencia entre lo previsto y lo real y el porcentaje de presupuesto consumido con una simple resta y una división.
• Dar formato de moneda a los importes con Ctrl+1 y crear un gráfico circular en Insertar > Gráficos > Gráficos circulares para ver el reparto del mes.

El siguiente paso natural es copiar la hoja «Gastos mes» una vez por cada mes del año (clic derecho sobre la pestaña > Mover o copiar > Crear una copia) y montar en «Categorías» una hoja de resumen anual con SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS) que sese por categoría y por mes. Así tendrás la foto completa del año en una sola pantalla.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar la plantilla de gastos del hogar en Excel