Control de gastos e ingresos en Excel: cómo montarlo paso a paso

Una hoja de gastos e ingresos en Excel te permite llevar al día en qué se te va el dinero y de dónde viene, sin hojas de cálculo ni libretas que se pierden. En este tutorial la montas desde cero con un libro realista: la economía de una casa que anota recibos a mano y la de un autónomo que necesita ver mes a mes si sus ingresos cubren los gastos. Al terminar sabrás crear categorías, sumar con SUMAR.SI, calcular el saldo, comparar lo previsto con lo real, evitar errores de escritura con una lista desplegable y convertir los datos en una tabla que crece sola. Funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de Excel para la web, para Mac y para móviles.

Qué es una hoja de gastos e ingresos y para qué te sirve

Imagina la mesa de la cocina con un montón de tickets arrugados y un folio a medio llenar: sueldo a final de mes, alquiler, luz, compra del supermercado, gasolina, una cena fuera. Anotar a mano vale para saber cuánto gastaste, pero no para ver de un vistazo si lo que entró cubre lo que salió, ni para detectar en qué mes te pasaste con el ocio.

Una hoja de presupuesto en Excel hace justo eso. Tú escribes los importes en columnas ordenadas por mes y por categoría, y las fórmulas se encargan de sumar, restar y avisarte cuando un gasto se sale de lo previsto. Para una familia es la forma de cerrar el mes sin discusiones; para un autónomo, el panel de control que le dice si el trimestre cuadra.

La hoja que vas a montar en este tutorial sirve para ambos casos porque la estructura es la misma: una zona para los ingresos, otra para los gastos, los totales de cada bloque y un saldo final.

Las piezas de una buena hoja de presupuesto

Las cinco zonas se reparten en una sola hoja, con los meses corriendo hacia la derecha y las categorías hacia abajo. El truco está en reservar desde el principio los huecos para los totales: si los dejas al final, las fórmulas se complican y la hoja se vuelve confusa.

La lista de categorías: ingresos y gastos

Las categorías son los nombres con los que vas a agrupar cada movimiento. En una hoja de casa suelen ser unas pocas bien conocidas: Sueldo, Alquiler, Luz, Agua, Supermercado, Transporte, Ocio, Imprevistos. En la hoja de un autónomo se añaden Ingresos por servicios, Material, Cuota de autónomos, Asesor.

La idea es separar los dos bloques. Los ingresos van arriba (Sueldo, Pagos recibidos, Otros ingresos) y los gastos debajo (todos los demás), con una línea de separación visual para distinguirlos a simple vista. Así, cuando sumes con SUMAR.SI, las fórmulas pueden limitarse al bloque que toca.

No hace falta una lista enorme. Entre seis y diez categorías por bloque es suficiente para empezar; siempre podrás añadir más cuando la hoja te lo pida.

Los importes previstos y los reales

El previsto es lo que pensabas gastar: «este mes la luz serán 60». El real es lo que acabó costando: «la factura vino a 73,40». La diferencia entre ambos es la cifra que de verdad te interesa, porque te dice si tu cálculo se acerca a la realidad o si vas desencaminado.

En la hoja van en columnas separadas, una al lado de la otra, para poder restarlos en una tercera columna y ver la desviación. Un mes con muchas desviaciones grandes es un mes en el que conviene revisar las categorías: o el previsto era optimista, o hay gastos nuevos que no se habían contemplado.

Los totales y el saldo del mes

Los totales son sumas: todos los ingresos del mes en una celda, todos los gastos del mes en otra. El saldo es la resta de ambos, escrito en una celda aparte con un formato que deja claro si el resultado es positivo (sobra dinero) o negativo (falta dinero).

Un saldo positivo significa que los ingresos cubrieron los gastos y aún quedó remanente. Un saldo negativo es la señal de alarma: hubo que tirar de ahorros, o hay que ajustar el mes siguiente. Ver este número mes a mes, sin tener que hacer cuentas a mano, es la verdadera utilidad de tener la hoja en Excel en vez de en un papel.

Monta la estructura de la hoja desde cero

La hoja se llama «Presupuesto» y tiene una fila de meses en la parte de arriba y una columna de categorías en la izquierda. Empiezas con un solo mes para que las fórmulas se entiendan, y más adelante se copia a la derecha para los demás.

1. Haz doble clic en la pestaña «Hoja1» de la parte inferior y escribe «Presupuesto». Pulsa Entrar.
2. En A1 escribe «Presupuesto de la casa» y ponlo en negrita con Ctrl+N.
3. En B1 escribe «Previsto», en C1 «Real» y en D1 «Diferencia». Estos son los encabezados de las tres columnas de datos.
4. En F1 escribe «Ene», en G1 «Feb», en H1 «Mar», en I1 «Abr», en J1 «May» y en K1 «Jun». Selecciona F1:K1, ponlos en negrita y alinéalos a la derecha.
5. Selecciona F1 y arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la selección) hacia la derecha si quieres añadir más meses: Excel continuará la serie solo.

Escribe las cabeceras y las categorías

Ahora hay que rellenar la columna A con las categorías, separadas en dos bloques.

1. En A3 escribe «Categoria» y en B3 «Previsto», en C3 «Real», en D3 «Diferencia». Ponlos en negrita.
2. En A4 escribe «Sueldo», en A5 «Otros ingresos». Deja A6 en blanco para separar los bloques.
3. En A7 escribe «Alquiler» y sigue con «Luz», «Agua», «Supermercado», «Transporte», «Ocio», «Imprevistos» hasta A13.
4. En B y C, escribe los importes previstos y reales que ves en la tabla de arriba para tener datos con los que probar las fórmulas.

Deja huecos pensados para totales y saldo

Los totales van en una fila fija debajo de las categorías, así las fórmulas siempre saben dónde están aunque añadas filas de datos nuevas.

1. En A15 escribe «Total ingresos», en A16 «Total gastos» y en A17 «Saldo del mes». Pon las tres en negrita.
2. Selecciona A15:D17 y aplica un borde: Ctrl+1 > pestaña Borde > contorno y vertical interior.
3. En B17:C17 aplica un formato de número con dos decimales y color rojo para los negativos: Ctrl+1 > Número > Personalizado y escribe 0,00;[Rojo]-0,00.

Suma los importes con SUMAR.SI y suma el saldo

La función SUMAR.SI (en inglés SUMIF) suma un rango solo cuando se cumple una condición. Aquí la condición es el nombre de la categoría: «donde la categoría sea Sueldo, suma la columna Real». Así, con una fórmula por categoría, tienes el total del mes sin tener que sumar a mano.

La sintaxis es =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma). El primer rango es donde busca la categoría, el criterio es lo que tiene que coincidir, y el rango_suma es lo que se suma.

El total de cada categoría

=SUMAR.SI($A$4:$A$13;A4;$C$4:$C$13)

Esta fórmula va en D4 y se arrastra hasta D13. Los dólares ($) fijan los rangos para que al copiar la fórmula hacia abajo no se desplacen. El resultado es la suma de la columna Real para la categoría que esté en A4, A5, etc.

El total del mes y el saldo final

Los totales por categoría se suman ahora en las filas 15 y 16. La fórmula cambia un poco: ahora sumas las celdas de la columna D, pero solo las del bloque correspondiente.

=SUMA(D4:D5)

Esta fórmula va en C15 y suma los ingresos (filas 4 y 5).

=SUMA(D7:D13)

Esta va en C16 y suma los gastos (filas 7 a 13). Y el saldo es la resta:

=C15-C16

En C17 aparece el saldo del mes, positivo si los ingresos superan a los gastos, negativo si pasa al revés.

Aviso del separador según tu configuración

Compara previsto y real con una columna de diferencia

La columna D de la tabla de arriba tiene el mismo valor que la C porque solo hay un importe por categoría. La gracia de tener previsto y real separados es compararlos, y eso es lo que hace la columna «Diferencia»: positivo cuando ahorraste, negativo cuando te pasaste.

La resta que te dice cómo vas

=B4-C4

Esta fórmula va en D4 y se arrastra hasta D13. Muestra Previsto menos Real: si el real fue mayor que el previsto, el resultado es negativo.

Resalta en rojo los gastos que se pasan del previsto

Para localizar de un vistazo los gastos descontrolados, aplicas un formato condicional a la columna D que ponga en rojo los valores negativos.

1. Selecciona D4:D13.
2. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Menor que.
3. Escribe 0 en el cuadro y elige el formato «Relleno rojo con texto rojo oscuro».
4. Pulsa Aceptar. Las celdas con valores negativos se pintan de rojo automáticamente.

Una lista desplegable para que las categorías no se escriban mal

La columna de categorías admite una lista desplegable con los nombres válidos, de forma que solo se puedan elegir y no escribir a mano. Así se evitan las variantes ("Ocio" y "Ocio "), que son la causa más común de que un SUMAR.SI no sume.

Primero, escribe la lista de categorías válidas en una zona aparte de la hoja, por ejemplo en la columna F, a partir de la fila 2.

1. Selecciona la columna A completa haciendo clic en la letra A.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir elige Lista y en Origen escribe =$F$2:$F$10.
4. Marca «Celda con lista desplegable» para que se vea la flecha.
5. Pulsa Aceptar. Ahora, al hacer clic en cualquier celda de la columna A, aparece una flecha a la derecha con las categorías.

Permitir solo lista y el mensaje de error

Para que sea imposible escribir un nombre que no esté en la lista, en la pestaña Mensaje de error se configura qué pasa al intentarlo.

Con Estilo en «Detener», al escribir un nombre que no esté en F2:F10 aparece un aviso y la escritura no se acepta. Con «Aviso» o «Información» la deja pasar pero avisa; lo correcto para una hoja de presupuesto es Detener, para mantener los datos limpios.

Por qué la lista no incluye las categorías nuevas

Convierte los datos en una tabla que crece sola

Una tabla de Excel (la herramienta, no una tabla con números) es un rango con formato que se autocompleta. Al añadir una fila debajo, las fórmulas y los formatos se aplican solos; al añadir una columna, las tablas relacionadas se enteran.

1. Selecciona A3:D13.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla. Marca «La tabla tiene encabezados» y pulsa Aceptar.
3. En la pestaña Diseño de tabla que aparece, ponle el nombre «Movimientos» en el cuadro Nombre de tabla.
4. Ahora añade una fila nueva: escribe «Seguros» en A14, pon un previsto de 40,00 en B14 y un real de 38,50 en C14. Pulsa Entrar.
5. La fórmula de la columna D se copia sola a D14. La suma de totales en C15 y C16 también se amplía, pero ojo: la fórmula =SUMA(D4:D5) es fija, así que el total de ingresos no se actualiza. Hay que cambiarla a =SUMA(Movimientos[Real]) para que sume toda la columna.

=SUMA(Movimientos[Real])

Un gráfico que se actualiza al añadir datos

Con la tabla ya creada, un gráfico construido sobre ella se actualiza solo cada vez que escribes un importe nuevo.

1. Selecciona A3:B13.
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas.
3. Aparece un gráfico con las categorías en vertical y los previstos en azul. Muévelo a la derecha de la hoja, por ejemplo en M3.
4. Cambia un importe en B10 (Supermercado) de 300,00 a 350,00. La barra correspondiente se alarga sola.

Por qué tu hoja falla cuando algo no cuadra

Tres fallos típicos cuando ya tienes la hoja en marcha: errores de suma, fórmulas que no cuentan las filas nuevas y gráficos que no se mueven. Todos tienen arreglo.

#¡VALOR! al sumar texto en la columna de importes

Si alguien escribió «diez» en vez de 10 en la columna Real, la fórmula =SUMA(D4:D13) devuelve #¡VALOR! porque no se puede sumar texto. El arreglo inmediato es sustituir el texto por el número; el arreglo de fondo es impedir que vuelva a pasar.

1. Selecciona la columna C.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir elige «Decimal», en Mínimo escribe 0 y en Máximo el valor más alto que pueda alcanzar un gasto.
4. En Mensaje de error, pon Estilo «Detener» y avisa de que solo se admiten números.

Así, cualquier intento de escribir letras en la columna de importes se rechaza antes de entrar a la celda.

La fórmula SUMAR.SI no cuenta los nuevos gastos

Si al principio escribiste =SUMAR.SI($A$4:$A$13;A4;$C$4:$C$13) y después añadiste categorías nuevas en A14, A15, etc., esas filas no se incluyen porque el rango se quedó en la fila 13. La fórmula no da error: simplemente devuelve menos de lo que debería.

El arreglo es usar referencias a la tabla en vez de a celdas fijas. Si la columna A se llama «Categoria» dentro de la tabla «Movimientos», la fórmula queda así:

=SUMAR.SI(Movimientos[Categoria];A4;Movimientos[Real])

Esta fórmula se puede arrastrar o copiar a cualquier celda y siempre sumará sobre todos los datos de la tabla, incluidos los nuevos.

El gráfico no se actualiza con la tabla

Si el gráfico se creó cuando la tabla aún no existía, con un rango como Presupuesto!$A$4:$B$13, se queda congelado en esos datos. Al ampliar la tabla, el gráfico no se entera.

La solución es rehacerlo. Selecciona cualquier celda de la tabla, ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas y acepta. El nuevo gráfico toma como origen la tabla completa y se actualiza solo.

Lo que ya sabes hacer con tu hoja de presupuesto

• Crear una hoja con cabeceras, meses y categorías separadas en ingresos y gastos.
• Sumar con SUMAR.SI los importes por categoría y arrastrar la fórmula con referencias fijas.
• Calcular el saldo del mes como resta entre el total de ingresos y el de gastos.
• Comparar previsto y real con una columna de diferencia y resaltar los negativos en rojo.
• Añadir una lista desplegable con Validación de datos para que las categorías se elijan y no se escriban.
• Convertir los datos en una tabla de Excel que crece sola y cuyo gráfico se actualiza al añadir filas.

El siguiente paso es proteger la hoja para que nadie borre las fórmulas por accidente: ve a Revisar > Proteger > Hoja, define una contraseña y las celdas con fórmulas quedarán bloqueadas mientras las celdas de importes seguirán siendo editables.

Dudas al montar la hoja de gastos e ingresos en Excel