Hoja de cálculo en Excel gratis: cómo conseguirla y empezar

Una hoja de cálculo gratuita es un programa de cuadrículas que sirve para meter datos, ordenarlos y calcular resultados sin pagar licencia. Aquí verás las opciones que tienes sin coste, qué puedes y qué no puedes hacer con ellas, y terminarás con una hoja de gastos sencilla escrita en Excel para la web con su fórmula y su gráfico. Todo lo que se explica vale para Excel para la web, que es servicio en línea y está siempre actualizado, y también para Excel de escritorio 2007 en adelante cuando uses las mismas funciones básicas.

Qué se considera "hoja de cálculo gratuita" y qué no

Cuando alguien busca "hoja de cálculo gratuita" suele querer una de estas tres cosas: usar Excel sin pagar, abrir un archivo .xlsx sin comprar Office, o trabajar desde el navegador. Las tres tienen respuesta distinta y conviene no mezclarlas.

Hay una diferencia clara entre Excel de escritorio (programa que se instala y se paga con la licencia de Microsoft 365, 2024 o 2021) y Excel para la web, que se usa gratis en el navegador entrando con una cuenta de Microsoft. También hay otras hojas gratuitas que no son de Microsoft, como Google Sheets y LibreOffice Calc, que abren y guardan archivos .xlsx aunque su formato propio sea otro.

Excel para la web: la versión gratis de Microsoft Excel

Excel para la web se usa entrando en excel.cloud.microsoft desde cualquier navegador. Al iniciar sesión con una cuenta de Microsoft se abre la pantalla de inicio con los libros recientes y un botón para crear uno nuevo. Los archivos se guardan en OneDrive, que es el disco en la nube de Microsoft.

La cinta de opciones de la versión web es parecida a la de escritorio: tiene las mismas pestañas (Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista) con los nombres en español, aunque algunos botones faltan o cambian de sitio. Lo que más se nota es que en la web no se trabaja con archivos locales: todo se guarda en OneDrive y se comparte con un enlace.

Lo que puedes y lo que no puedes hacer en la versión web

Crear un libro nuevo y guardarlo en OneDrive

1. Abre el navegador y entra en excel.cloud.microsoft.
2. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft (la misma que uses para Outlook o OneDrive).
3. Pulsa Libro en blanco. Verás una cuadrícula vacía con la celda A1 seleccionada.
4. Escribe Hola en A1 y pulsa Entrar. La celda activa pasa a A2.
5. Mira la parte superior: el libro se llama "Libro1" o el nombre que asigne el sistema. Al cerrar y volver a entrar, aparecerá en la lista de recientes de OneDrive.

Las plantillas gratuitas que ya trae Excel

Las plantillas son libros ya preparados con datos de ejemplo, fórmulas y formato. En la versión de escritorio se llegan desde Archivo > Nuevo y se descargan de Office.com. En la versión web, la galería de plantillas está en la página de inicio, al lado del botón de libro en blanco, y se abre con un clic. Las plantillas se pueden usar tal cual o copiar sus hojas a un libro propio.

Los términos que mejor funcionan en el buscador son los mismos que en Office.com: "presupuesto", "calendario", "inventario", "facturas", "lista de tareas" y "horario". Si escribes una frase larga, el buscador devuelve menos resultados que una sola palabra.

Buscar una plantilla de presupuesto desde Archivo > Nuevo

1. Abre Excel de escritorio o Excel para la web.
2. Ve a Archivo > Nuevo.
3. Escribe presupuesto en el buscador de plantillas.
4. Elige entre las opciones: presupuesto personal, familiar o de eventos.
5. Pulsa Crear o el botón de descarga. Se abre un libro nuevo con las hojas típicas (Resumen, Ingresos, Gastos) ya formateadas.
6. Guarda el libro con Ctrl+G para conservarlo.

Dónde se guardan las plantillas y cómo volver a ellas

Las plantillas que trae Office integradas en el programa viven en la galería de Archivo > Nuevo y se descargan cada vez desde Office.com, así que no se guardan en una carpeta del ordenador. Las plantillas personales que tú crees o descargues se quedan en OneDrive, en la carpeta Documentos > Plantillas personalizadas de Office, o en la ruta local que indique Excel en Archivo > Opciones > Guardar. Para volver a un libro reciente, tanto en la web como en escritorio, se usa Archivo > Abrir y se elige entre Recientes, OneDrive o Este PC.

Tu primera hoja en Excel para la web, paso a paso

El libro que va a crecer durante el tutorial se llama Mis gastos y es la hoja donde apuntarás los gastos de una semana: fecha, concepto e importe. Empieza vacío y, paso a paso, se le añaden los datos, la fórmula de total, el formato de moneda y un gráfico de columnas que resume los gastos por día.

Escribir los datos y la primera fórmula

1. Entra en excel.cloud.microsoft y abre un Libro en blanco.
2. Renombra la hoja a Mis gastos haciendo doble clic en la pestaña Hoja1.
3. En A1 escribe Fecha, en B1 escribe Concepto y en C1 escribe Importe. Pulsa Tab para saltar de celda y Entrar para bajar de fila.
4. Deja la celda B2 seleccionada y rellena la primera fila de datos: 01/10/2026 en A2, Comida en B2, 25 en C2.
5. Copia hacia abajo hasta la fila 6 con cinco gastos: transporte, café, comida, combustible y farmacia.
6. En C7 escribe =SUMA(C2:C6) y pulsa Entrar.

Dar formato a los importes con dos decimales

1. Selecciona el rango C2:C7 arrastrando desde C2 hasta C7.
2. Abre el cuadro Formato de celdas con Ctrl+1.
3. En la pestaña Número, elige la categoría Moneda.
4. Pon 2 en Decimales y deja el símbolo de euro o el de tu moneda si prefieres otro.
5. Pulsa Aceptar. Los 25 se convierten en 25,00 €.

Crear un gráfico de columnas con los gastos

1. Selecciona el rango A1:B6 (las fechas y los conceptos, sin el total).
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas.
3. Mueve el gráfico a la derecha de los datos arrastrándolo desde el centro.
4. Cambia el título del gráfico haciendo clic en él y escribiendo Gastos por día.

Cuando la versión gratuita se queda corta

Excel para la web cubre el día a día, pero hay tres cosas que se echan en falta cuando el trabajo crece. En cada caso la alternativa es pasar a Excel de escritorio, o a la prueba de Microsoft 365 si solo lo necesitas un tiempo.

Por qué las macros VBA no funcionan en la versión web

Excel para la web ejecuta Scripts de Office, que es un lenguaje distinto basado en JavaScript, pensado para automatizar tareas en la nube. VBA (Visual Basic for Applications) es el lenguaje de macros clásico de Excel desde los años noventa y solo corre en las versiones de escritorio. Si abres un libro con macros .xlsm en la web, las macros se ven en el editor pero no se ejecutan. Para ejecutarlas necesitas abrir el archivo en Excel de escritorio o exportarlas a Scripts de Office.

Hasta cuándo tiene soporte tu versión si ya tienes Excel de pago

Si ya tienes una versión de escritorio de pago, conviene saber hasta cuándo recibe actualizaciones de seguridad, según el ciclo de vida de Microsoft:

• Microsoft 365: soporte mientras la suscripción esté activa y la versión instalada al día (directiva moderna, sin fecha de fin).
• Excel 2024: soporte hasta el 09/10/2029.
• Excel 2021: soporte hasta el 13/10/2026.
• Excel 2019 y 2016: soporte terminado. El soporte estándar acabó en 2020 y 2023, y el extendido en octubre de 2025.
• Excel 2013 y anteriores: soporte terminado hace años.

Lo que ya sabes hacer con una hoja de cálculo gratuita

• Elegir la herramienta según el uso: Excel para la web si trabajas en el navegador, Google Sheets si tu equipo vive en Google, LibreOffice Calc si prefieres un programa instalado y libre.
• Entrar a excel.cloud.microsoft con tu cuenta de Microsoft y abrir un libro en blanco guardado en OneDrive.
• Partir de una plantilla de Archivo > Nuevo para no empezar de cero en un presupuesto, un calendario o un inventario.
• Crear tu primera hoja con encabezados, datos reales, una fórmula =SUMA(rango) y un gráfico de columnas que resume la información.
• Saber cuándo toca pasar a la versión de pago: macros VBA, Power Query completo o tablas dinámicas avanzadas son las tres señales más claras de que la web se ha quedado corta.

El siguiente paso es añadir una tabla a la hoja Mis gastos (Inicio > Dar formato como tabla), poner un filtro en los encabezados y crear una fórmula =SUMA.SI.CONJUNTO(C2:C6;A2:A6;">=01/10/2026";A2:A6;"<=07/10/2026") para sumar los gastos por semana. Eso ya lo cubre el tutorial de tablas y de SUMAR.SI.CONJUNTO.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar una hoja de cálculo gratuita