Formato de nómina en Excel: crea tu plantilla paso a paso

Una nómina en Excel no es más que una hoja con los datos del trabajador, los conceptos que cobra, los que se le descuentan y el líquido que recibe. Al terminar este tutorial tendrás una plantilla funcional con cabecera, devengos, deducciones, neto, aportes del patrón y área de impresión lista para sacar el comprobante en PDF. Sirve para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web.

Qué es una nómina en Excel y qué puede hacer por ti

Una nómina bien armada es una hoja con cuatro bloques claros: los datos del empleado, los devengos (lo que cobra), las deducciones (lo que se le descuenta) y el total a pagar. A partir de ahí, las columnas cambian según el país: en Colombia entra el auxilio de transporte legal, en España aparecen los devengos no salariales y en México el IBC (Ingreso Base de Cotización) que se reparte entre trabajador y patrón.

El valor real de tenerla en Excel es el control: ves cada fórmula, puedes cambiar un porcentaje y recalcular todo de inmediato. Lo que no sustituye esta plantilla es el software de nóminas con retención en la fuente, libranzas, embargos judiciales, salario integral o exoneraciones especiales; esos casos se resuelven con la herramienta oficial del país o con el contador.

Columnas mínimas: Empleado · Periodo · Devengos · Deducciones · Neto

Las cuatro partes de toda nómina

Lo que esta plantilla NO va a hacer por ti

Con esta hoja cubres el caso más habitual: un empleado con contrato ordinario, sin libranzas, sin embargos y sin conceptos variables complejos. Si entran retención en la fuente (Colombia), situaciones familiares (España) o un salario mixto con ayuda de vivienda (México), necesitas las tablas oficiales del país o el software certificado. Tampoco calcula automáticamente el SMG ni el SMI de cada año: ese dato lo introduces tú en la celda correspondiente.

La estructura de tu hoja según el país

La estructura cambia porque cada modelo oficial obliga a unos campos. La columna A se reserva para etiquetas, la B para importes del trabajador, la C para porcentajes y la D para los aportes que paga la empresa. Así, cuando mudes la plantilla a otro país solo cambias las filas de la zona central y el resto sigue igual.

El modelo colombiano (Gerencie)

El artículo 114-1 del Estatuto Tributario colombiano recoge la exoneración de aportes a salud y pensión para empleados con ingresos inferiores a 10 SMLMV, por lo que en plantillas de salarios bajos la fórmula del 4 % puede no aplicar.

El modelo español (Quipu)

La estructura legal parte de la Ley General de la Seguridad Social, donde se regulan las bases y tipos de cotización. El tipo general del 6,35 % para contingencias comunes del trabajador se aplica sobre la base de cotización mensual.

El modelo mexicano (HyController)

El SBC y el reparto de cuotas se calculan con la calculadora del IMSS, y el ISR según la tarifa mensual del Anexo 8 de la RISR.

Los formatos de número que dejan la nómina legible

Una nómina mal formateada se lee mal y se presta a errores. El cuadro Formato de celdas (Ctrl+1) es donde se aplica el formato a cada celda sin tocar el valor.

Importes con dos decimales y separador de miles

Con el código #.##0,00 el valor 1234,5 se muestra como 1.234,50. Para los totales más vistosos, usa #.##0,00 € o #.##0,00 MXN.

Porcentajes de deducciones y aportes

Una celda con valor 0,04 y formato 0,00% se ve como 4,00 %. La función TEXTO sirve para que un porcentaje aparezca dentro de un texto fijo.

=TEXTO(B7;"0,00%")

Fechas en formato largo para el comprobante

Con el código dddd d "de" mmmm "de" aaaa, la fecha 15/03/2026 se imprime como domingo 15 de marzo de 2026. Los códigos de formato de fecha están documentados en la ayuda de TEXTO.

La moneda de cada país en su columna

Monta tu plantilla paso a paso

A partir de aquí construimos una plantilla mínima con un único trabajador. La idea es que te quede un archivo funcional en menos de veinte minutos.

La cabecera con los datos del empleado y del periodo

1. Abre un libro nuevo y sitúa la celda activa en B1.
2. En B1 escribe Periodo, en B2 Empleado, en B3 Documento, en B4 Salario básico y en B5 Fecha de pago.
3. En la columna C rellena los valores: C1 Enero 2026, C2 Juan Pérez, C3 12.345.678-X, C4 1500 y C5 la fecha real con formato dd/mm/aaaa.
4. Selecciona A1:B5 y aplica Negrita con Ctrl+N.
5. Ajusta el ancho de la columna A arrastrando el borde derecho de su cabecera hasta que se vea la etiqueta más larga.

El bloque de devengos con fórmulas simples

1. En A7 escribe Devengos y aplica Ctrl+N.
2. En A8, A9 y A10 escribe Salario básico, Auxilio de transporte y Horas extra.
3. En C8 arrastra el valor del salario con =C4. En C9 introduce 100 (importe del auxilio). En C10 escribe el número de horas extra (3).
4. En B8, B9 y B10 escribe 1, 1 y 1,25 (los multiplicadores). En D8, D9 y D10 calcula con =B8*C8, =B9*C9 y =B10*C10.
5. En A12 escribe Total devengado y en D12 suma con =SUMA(D8:D10).

=D8+D9+D10

Las deducciones del trabajador

1. En A14 escribe Deducciones y aplica Ctrl+N.
2. En A15, A16 y A17 escribe Salud 4 %, Pensión 4 % y Fondo Solidaridad.
3. En C15, C16 y C17 introduce los porcentajes como decimales: 0,04, 0,04 y 0,01.
4. En D15, D16 y D17 aplica la fórmula =$D$12*C15 (la referencia absoluta al total se queda fija al copiar).
5. Selecciona D15:D17, copia con Ctrl+C y pégalo en la siguiente fila con Ctrl+V si añades más deducciones.
6. En A19 escribe Total deducciones y en D19 suma con =SUMA(D15:D17).

=$D$12*C15

El neto a pagar y los aportes del patrón

1. En A21 escribe Neto a pagar (en negrita) y en D21 resta con =D12-D19.
2. En A23 escribe Aportes del patrón y aplica Ctrl+N.
3. En A24, A25 y A26 escribe Salud 8,5 %, Pensión 12 % y ARL según nivel.
4. En C24 y C25 introduce 0,085 y 0,12. En C26 introduce 0,006 (riesgo mínimo I).
5. En D24:D26 aplica =$D$12*C24 (referencia absoluta) y arrástralo hacia abajo.
6. En A28 escribe Costo total para la empresa y en D28 suma =D12+D24+D25+D26.

=D12-D19

Deja la plantilla lista para imprimir el comprobante

Hasta aquí la plantilla calcula bien. Falta dejarla lista para imprimir un comprobante por empleado sin que las hojas se corten a la mitad.

El área de impresión y los saltos de página

1. Selecciona el rango A1:D28 con el ratón.
2. Abre el menú con Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
3. Quita las líneas de cuadrícula con Disposición de página > Opciones de hoja > Imprimir > Cuadrícula desactivado.
4. Inserta un salto horizontal con Disposición de página > Saltos > Insertar salto de página justo debajo de la fila 28.

Repetir la cabecera en cada hoja impresa

1. Abre Disposición de página > Imprimir títulos.
2. En el campo Filas que se repiten en arriba escribe $1 (~1 € · ~18 MXN · ~3.290 COP · ~1.520 ARS):$3 (~3 € · ~54 MXN · ~9.860 COP · ~4.560 ARS) o selecciónalas con el ratón pulsando el botón con la flecha roja.
3. Pulsa Aceptar y revisa la vista previa: la cabecera debe aparecer al inicio de cada página.

Proteger las fórmulas y dejar libres solo lo que se rellena

1. Selecciona el rango que se va a rellenar cada mes (C2:C5, C8:C10, C15:C17) y abre Ctrl+1.
2. En la pestaña Proteger, quita la marca Bloqueada y pulsa Aceptar.
3. Ve a Revisar > Proteger hoja, deja la contraseña en blanco para este ejemplo y pulsa Aceptar.
4. Guarda el archivo con Ctrl+G y elige el formato .xlsx. En Mac, la ruta equivalente es Revisar > Proteger libro.

Por qué tu nómina no cuadra o da resultados raros

La mayoría de errores en plantillas nuevas vienen de tres sitios: el auxilio de transporte mal tratado, porcentajes pensados para un país y aplicados a otro, o un recargo de horas extra calculado con el multiplicador equivocado. Veamos los tres con la hoja delante.

El auxilio de transporte se suma donde no debe

La fórmula toma como base 1.675,00 (básico + auxilio + horas extra), pero en Colombia la ley excluye el auxilio de transporte de la base de seguridad social. El arreglo es crear una celda auxiliar, por ejemplo BaseSeguridadSocial en B13, con la fórmula =D8 y cambiar la base de D15 y D16 a =$D$12-C9 o =B13.

=$D$12-C9

El porcentaje se aplica mal al cambiar de país

Si copias la plantilla a España y dejas el 4 % en C15, los 67,00 EUR no corresponden al 4 % real de contingencias comunes, que en 2026 es 6,35 %. La fórmula está bien; el dato que está mal es el de la celda C15. Cámbialo a 0,0635 sin tocar la fórmula y el resultado se recalcula solo.

=$D$12*C15

Las horas extras nocturnas no se calculan como esperas

Un recargo del 25 % se escribe como 1,25 y un recargo del 35 % como 1,35. Si una hora extra diurna en Colombia es 1,25 y la nocturna es 1,75 (25 % + 50 % de nocturnidad), asegúrate de que el multiplicador de B10 coincide con la hora que realmente se trabajó. Multiplicar 60 por 1,25 cuando la hora era nocturna deja al empleado cobrando de menos.

=B10*C10

El libro se abre con las fórmulas en blanco

Al abrir la plantilla de Gerencie, todas las fórmulas aparecen en blanco y al hacer doble clic en una celda con fórmula aparece un cuadro pidiendo contraseña. Lo que pasa es que la hoja trae la protección activada y, como no has introducido la contraseña, las celdas bloqueadas no se pueden seleccionar para ver la barra de fórmulas. Ve a Revisar > Desproteger hoja y, si no te pide contraseña, sigue trabajando; si te la pide, pídela al autor o rehaz la plantilla desde cero.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de nómina

• Estructurar la hoja por país con los campos obligatorios del modelo oficial (Colombia, España, México).
• Aplicar formatos de número con dos decimales, separador de miles, porcentajes y fechas largas.
• Montar fórmulas de devengos, deducciones y neto con referencias absolutas que sobreviven al copiar.
• Imprimir el comprobante con área definida, saltos de página y cabecera repetida.

El siguiente paso es probar la plantilla con los datos reales de un empleado y cruzar el resultado con el software contable de la empresa o con la calculadora del IMSS, la herramienta del Servicio Público de Empleo Estatal en España o la calculadora de Gerencie en Colombia. Si las dos cifras coinciden, la plantilla está lista para el siguiente empleado.

Dudas al armar tu plantilla de nómina en Excel