Word y Excel: cómo pasar datos entre ambos programas

Tienes en Word una tabla con las ventas de tus sucursales y necesitas sumarla en Excel. También puede ser un listado de nombres y ciudades escrito línea a línea que quieres ordenar y filtrar. En ambos casos, lo que haces no es «convertir el documento a Excel»: copias lo que te interesa y lo pegas, o guardas el texto como .txt o .csv y lo importas desde Excel. Al terminar el tutorial sabrás hacer las dos cosas, sabrás limpiar lo que haya quedado raro y podrás seguir trabajando con la hoja como si la hubieras escrito desde el principio. Lo que vas a leer sirve para Excel 2007 en adelante, Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también para Excel para la web, para Mac y para móviles, con los matices que se indican.

Qué puedes traer de Word a Excel (y qué no)

El caso típico es una tabla de Word con sucursales y ventas que tienes que sumar en Excel. Esa tabla se copia desde Word y se pega en una hoja de Excel, donde cada celda de Word acaba en una celda de Excel. Lo mismo pasa con un texto escrito en Word línea a línea (por ejemplo, un nombre y una ciudad separados por tabulación): se guarda como .txt o .csv y se importa con la herramienta de la cinta.

Lo que no existe es un «convertir documento de Word a Excel» de un clic. No hay un menú que abra un .docx y lo deje como .xlsx con tablas y fórmulas. Tampoco las celdas combinadas de Word sobreviven al pegado: la tabla se «aplana» y lo que era una celda ancha se reparte en las celdas que le toquen. Y los saltos de línea que el texto de Word tenga dentro de una celda pueden partir una fila en dos al pegar, así que después conviene revisarlo.

Otro matiz importante: pegar y «convertir» no es lo mismo. Cuando pegas una tabla de Word, Excel la trae como un rango de celdas normal, no como un objeto incrustado, y entonces puedes escribir fórmulas encima (por ejemplo, =SUMA(B2:B7)). Si en Word la tabla llevaba negritas, colores o bordes, esos formatos pueden venir al pegar: hay un paso del tutorial dedicado a dejarla limpia para poder sumar.

Por último, la importación por .txt o .csv no es un capricho: es la vía fiable cuando el contenido de Word no es una tabla bien hecha, sino texto con tabulaciones, comas o puntos y coma, y la copia pega queda sucia. Más adelante verás cuándo elegir cada camino y cómo importar bien un .txt o .csv con la codificación correcta.

Las dos formas de traer datos de Word

La elección es simple: si en Word los datos ya están dentro de una tabla, cópiala y pégala en Excel. Si lo que tienes en Word es texto sin tabla, o es una tabla hecha con espacios y tabulaciones que al pegar queda toda en una columna, guárdalo como .txt o .csv y usa la herramienta de la cinta Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.

La copia y el pegado es el camino rápido y directo. Funciona cuando la tabla de Word está bien hecha (filas y columnas, con celdas claras). Eliges la tabla en Word, Ctrl+C, vas a Excel, te sitúas en A1 y Ctrl+V. Al pegar, aparece el icono de Opciones de pegado, que es donde decides si te quedas con el formato de Word o si adoptas el de tu hoja de Excel. Más adelante se explica paso a paso qué elegir en cada caso.

La importación por .txt o .csv es el camino limpio cuando los datos son texto con separadores (tabulaciones, comas, puntos y coma). Primero, en Word, guardas el archivo como texto: Archivo > Guardar como > tipo «Texto sin formato (*.txt)»; o, si los datos son CSV, con la extensión .csv. Después, en Excel, usas Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV. Aparece un cuadro de Power Query donde eliges la codificación (65001: Unicode UTF-8 para que las tildes y las eñes no se rompan) y el delimitador (tabulación, coma o punto y coma). Si te equivocas con la codificación o con el delimitador, la vista previa del propio cuadro te avisa: las columnas se ven mal y las tildes salen como Málaga o Niño.

Una pista para saber qué camino te conviene: si en Word los datos son una tabla (Insertar > Tabla), copia y pega. Si en Word los datos son párrafos, listas o texto alineado con espacios, pasa por .txt o .csv. En caso de duda, prueba primero la copia y el pegado: si Excel te deja todo en una sola columna, deshaz con Ctrl+Z y ve al segundo camino.

Traer una tabla de Word con copiar y pegar

La práctica de esta sección parte de una tabla de Word con seis sucursales (Norte, Sur, Este, Oeste, Centro y Levante) y sus ventas del mes en euros. Se copia desde Word, se pega en la hoja «Ventas» de un libro de Excel y se deja lista para sumar.

Pegar y elegir el formato con el botón Opciones de pegado

1. En Word, haz clic en la primera celda de la tabla y arrastra hasta la última para seleccionar toda la tabla (incluida la fila de cabecera).
2. Pulsa Ctrl+C para copiar.
3. En Excel, ve a la hoja «Ventas» y haz clic en la celda A1.
4. Pulsa Ctrl+V para pegar.
5. Debajo de A1 aparece el icono de Opciones de pegado. Haz clic en la flecha pequeña que tiene al lado.
6. Elige «Coincidir con formato de destino». Así la tabla toma el tipo de letra, el tamaño y los colores de tu hoja de Excel y no los de Word.
7. Comprueba que la fila 1 contiene las cabeceras «Sucursal» y «Ventas», y que las filas 2 a 7 contienen los datos.

Cuando prefieres Pegado especial (Ctrl+Alt+V)

1. Con la tabla copiada en Word y A1 seleccionada en Excel, pulsa Ctrl+Alt+V para abrir el cuadro Pegado especial.
2. En la lista «Como», elige «Texto Unicode». Esta opción deja el texto tal cual y descarta los formatos de Word.
3. Pulsa Aceptar. La tabla aparece en A1 con el mismo aspecto que el resto de la hoja.

Dejar la tabla limpia para poder sumar

1. Selecciona el rango B2:B7.
2. Pulsa Ctrl+Mayús+L para abrir Formato de celdas en la pestaña Número.
3. En Categoría, elige «Número». Marca la casilla «Usar separador de miles (.)». En Posiciones decimales, deja 2.
4. Pulsa Aceptar. Los importes se ven ahora como 12.540,00, 9.820,00 y así.
5. En la celda B8 escribe =SUMA(B2:B7) y pulsa Entrar.
6. La celda B8 debe mostrar 64.985,00, que es la suma de los seis importes.

Traer texto de Word guardado como .txt o .csv

Esta práctica parte de un documento de Word con un nombre y una ciudad por línea, separados por una tabulación. La idea es guardar ese contenido como .txt y traerlo a Excel con la herramienta de Power Query para que las ciudades y los nombres queden en columnas separadas.

Elegir la codificación y el separador correctos

1. En Word, abre el documento con los nombres y ciudades. Si los datos están en una tabla, selecciónala y pégala en un documento nuevo en blanco; si no, sigue como está.
2. Ve a Archivo > Guardar como y elige el tipo «Texto sin formato (*.txt)». Ponle al archivo el nombre «personas.txt» y guárdalo.
3. En Excel, ve a la cinta Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
4. En el cuadro de selección de archivo, elige «personas.txt» y pulsa «Importar».
5. En el cuadro de Power Query que se abre, en «Origen del archivo», elige «65001: Unicode (UTF-8)». En «Delimitador», elige «Tabulación». La vista previa debe mostrar dos columnas llamadas «Columna1» y «Columna2», con los nombres en la primera y las ciudades en la segunda.
6. Si la vista previa muestra todo en una columna, cambia el delimitador a «Coma» o «Personalizado» (con el carácter que hayas usado en el .txt).

Cargar a una celda o a una tabla de Excel

1. Con la vista previa del paso anterior ya bien (dos columnas, tildes correctas), pulsa el botón «Cargar en» (con la flecha ▾) si quieres cargar a una celda concreta, o «Cargar en…» si quieres elegir el destino.
2. Si pulsas «Cargar en…», se abre un cuadro con dos opciones: «Tabla» y «Crear solo la conexión». Elige «Tabla» y, en el cuadro «¿Dónde están los datos?», escoge «Celda existente» y escribe A1.
3. Pulsa «Aceptar». La hoja «Personas» muestra la tabla con cabeceras y los seis registros en A2:B7.
4. Para usar los nombres en otros lugares, ve a una celda vacía y escribe =A2 para ver que los datos están vivos (si cambias el .txt y vuelves a importar, la tabla se actualiza).

Problemas habituales al pasar de Word a Excel

Tres fallos aparecen una y otra vez al traer datos de Word, y los tres tienen arreglo sin tener que volver a empezar.

Tabla descolocada con huecos y filas vacías

Sucede cuando la tabla se pegó con «Mantener formato de origen»: los anchos de columna y los estilos de Word se imponen y, además, pueden quedar filas vacías entre medias porque los párrafos vacíos de la tabla de Word se traducen en filas vacías en Excel. Lo que se ve es una hoja con columnas demasiado anchas y filas en blanco entre los datos.

1. Selecciona las filas vacías haciendo clic en el número de fila a la izquierda. Para seleccionarlas todas a la vez, mantén Ctrl pulsado y haz clic en cada número de fila.
2. Ve a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja. Las filas desaparecen y los datos se reacomodan.
3. Para ajustar el ancho de la columna A, haz doble clic en el borde derecho de la cabecera de la columna A (en la barra donde pone A, B, C…). El ancho se adapta al contenido más largo.
4. Repite con la columna B si también quedó ancha.

Texto pegado en una sola columna en vez de varias

Sucede cuando el contenido de Word no era una tabla sino texto con tabulaciones, y se pegó como Texto o como «Mantener formato de origen» sin más. Lo que se ve es que toda la información está en la columna A: en A2 «Ana Málaga», en A3 «Luis Bogotá», y así. La pestaña de la hoja es la misma y los datos están, pero no separados en columnas.

1. Copia de nuevo el contenido desde Word con Ctrl+C.
2. En Excel, en A1, abre Pegado especial con Ctrl+Alt+V y elige «Texto Unicode». Pulsa Aceptar.
3. Si sigue todo en la columna A, selecciona esa columna (haz clic en la cabecera A), ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.
4. En el paso 1 del asistente, elige «Delimitados». Pulsa «Siguiente».
5. En el paso 2, marca «Tabulación» como separador. Pulsa «Siguiente».
6. En el paso 3, deja cada columna como «General» (a no ser que quieras tratarlas como texto). Pulsa «Finalizar».
7. La columna A se parte en A y B con los datos bien separados.

Tildes y eñes rotas (Málaga, Niño)

Sucede al abrir un .txt con la codificación antigua (Windows-ANSI, 1252) en vez de UTF-8. La vocal con tilde se interpreta como dos caracteres y aparecen secuencias como «Ã¡» (en vez de «á») o «Ã±» (en vez de «ñ»). La hoja se ve con caracteres raros, pero los datos siguen ahí: solo hay que repetir la importación con la codificación correcta.

1. Borra la hoja o la tabla con los datos mal importados.
2. Ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV y vuelve a elegir el mismo archivo.
3. En el cuadro de Power Query, en «Origen del archivo», elige «65001: Unicode (UTF-8)».
4. La vista previa ya debe mostrar las tildes y las eñes correctas.
5. Pulsa «Cargar en…» y carga la tabla a la celda A1.

Lo que ya sabes hacer al pasar de Word a Excel

• Pegar una tabla de Word en una hoja de Excel con Ctrl+V y elegir el formato de pegado que mejor te encaje.
• Pegar texto de Word con Pegado especial (Ctrl+Alt+V) usando «Texto Unicode» para dejar la hoja limpia.
• Importar un .txt o .csv por Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV, eligiendo UTF-8 y el delimitador correcto.
• Reparar los tres errores típicos: filas vacías tras pegar, texto amontonado en una sola columna y tildes rotas por una codificación mal elegida.
• Dejar la tabla lista para sumar con Ctrl+Mayús+L y la función =SUMA.

El siguiente paso natural es ordenar la hoja una vez la tienes en Excel: ve a Datos > Ordenar, elige la columna por la que quieres ordenar (por ejemplo, las ventas de mayor a menor) y acepta. Con eso tienes una tabla de Word convertida en una hoja de Excel lista para trabajar.

Dudas al pasar de Word a Excel

¿Cómo se pasa una tabla de Word a Excel sin que se pierdan las columnas? Seleccionando la tabla en Word con Ctrl+C, yendo a Excel y pegando con Ctrl+V en la celda A1, eligiendo «Coincidir con formato de destino» en el icono de Opciones de pegado.

¿Por qué al pegar una tabla de Word me queda todo en una columna? Porque el contenido de Word no era una tabla sino texto con tabulaciones y se pegó como «Texto» o «Mantener formato de origen». La solución es volver a copiar y pegar con Pegado especial > Texto Unicode, o usar Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas con Tabulación como separador.

¿Qué hago si al pegar desde Word se ven las tildes y las eñes rotas? Si los datos vienen de un .txt o .csv, repite la importación por Datos > Desde el texto/CSV eligiendo 65001: Unicode (UTF-8) en «Origen del archivo». Si vienen de un pegado directo, vuelve a copiar y pega con Pegado especial > Texto Unicode, que descarta los formatos problemáticos.

¿Se puede «convertir un .docx a .xlsx» directamente? No. Lo que se hace es copiar la tabla y pegarla en Excel, o guardar el documento de Word como .txt o .csv y luego importarlo desde Excel con la herramienta de la cinta.

¿Por qué la suma de los importes pegados da un resultado raro? Porque las celdas con números están en formato «Texto» (lo que pasa a veces al pegar desde Word) o porque la coma decimal se ha interpretado mal. Pulsa Ctrl+Mayús+L sobre el rango y elige «Número» con dos decimales; después, =SUMA(B2:B7) sobre la columna de importes.

Dudas al pasar de Word a Excel