Reglas en Excel: qué son y cómo crearlas con ejemplos

Las reglas de formato condicional cambian el aspecto de una celda cuando se cumple una condición: el valor grande se tiñe de rojo, la fecha vencida se oscurece y el duplicado se resalta, sin tocar las demás. Aquí aprenderás a crearlas desde el menú de Excel y con fórmulas, a decidir cuál gana cuando varias pintan la misma celda, y a borrarlas cuando ya no las necesites. Sirve en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, además de Excel para la web y para Mac.

Qué es una regla de formato condicional y para qué sirve

Una regla de formato condicional es una orden que Excel evalúa cada vez que cambian los datos: si la celda cumple la condición, se le aplica el formato que has elegido; si no la cumple, se queda como estaba. No cambia el número ni el texto, solo su aspecto (relleno, color de letra, bordes, barras, iconos).

Imagina una hoja Pedidos con diez líneas de productos vendidos a distintas regiones: la columna Importe tiene cifras de 50 a 1.200, la columna Fecha mezcla pedidos al día y pedidos de hace tiempo, y la columna Producto repite nombres. Con reglas puedes pintar de naranja los importes grandes, de rojo los pedidos con fecha pasada y marcar en amarillo los productos que están duplicados. Cada regla trabaja sola y se vuelve a comprobar cuando abres el libro, modificas una celda o usas F9 para recalcular.

Las reglas son útiles para tres cosas muy concretas: encontrar datos fuera de lo normal de un vistazo, separar lo importante de lo accesorio y evitarte tablas auxiliares. Si más adelante cambias una cifra, la regla la vuelve a mirar y decide si la pinta o no, sin que tengas que volver a aplicarla.

Dónde están las reglas y qué tipos puedes aplicar

Todas las opciones viven en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos, en el botón Formato condicional. Al abrirlo verás un menú con varias entradas: Resaltar reglas de celdas, Reglas superiores e inferiores, Barras de datos, Escalas de color, Conjuntos de iconos y, al final, Nueva regla y Administrar reglas. La primera cubre las condiciones con un valor fijo, la segunda los puestos y los promedios, las tres siguientes dan vistas rápidas, y las dos últimas sirven para crear reglas a medida y para borrar o reordenar las que ya tengas.

La entrada Nueva regla abre el cuadro donde escribes tu propia condición con una fórmula; Administrar reglas abre el cuadro que lista las reglas del libro, de la hoja o de la selección, con botones para subirlas, bajarlas y borrarlas.

Resaltar celdas que cumplen una condición

• Es mayor que / Es menor que: pide un número; las celdas con valor mayor (o menor) que ese número se pintan.
• Entre: pide dos números; se pintan las del intervalo.
• Es igual a: pide un número o un texto; pinta las coincidencias exactas.
• Texto que contiene: pide un texto; pinta las celdas que lo incluyen, esté donde esté.
• Una fecha: pide un momento relativo (ayer, la semana pasada, el mes que viene); pinta las fechas que coinciden.
• Duplicar valores / Únicos: pide solo el color; compara la columna consigo misma y pinta los repetidos o los que aparecen una sola vez.

Valores superiores, inferiores y por encima del promedio

• 10 superiores y 10 inferiores: pide un número de celdas (10, 5, 1…) y pinta las que más o menos valen.
• 10 % superiores y 10 % inferiores: pide un porcentaje y pinta el trozo correspondiente.
• Por encima del promedio y Por debajo del promedio: no pide nada; pinta las celdas mayores o menores que la media del rango.

Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos

Las tres son vistas rápidas: no necesitas escribir condición, solo elegir el rango. Cada una cuenta lo mismo (el valor de la celda) de forma distinta.

Nueva regla con fórmula

Para reglas que no encajan en las anteriores (dos condiciones a la vez, comparación entre columnas, celdas vacías, etc.), abre Nueva regla y elige "Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato". La fórmula debe devolver VERDADERO o FALSO: si devuelve VERDADERO, la celda se pinta; si devuelve FALSO, se queda igual.

Pintar los importes grandes y los duplicados en una hoja de ventas

La hoja Pedidos tiene diez líneas con productos, regiones e importes; vamos a teñir de naranja los importes mayores que 500 y a resaltar en amarillo los productos que aparecen más de una vez.

Regla con un valor fijo mayor que

1. Selecciona C2:C10.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que....
3. Escribe 500 y elige Relleno naranja.
4. Pulsa Aceptar.

Regla con fórmula para los duplicados en A

1. Selecciona A2:A10.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige "Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato".
4. Escribe la fórmula:

=CONTAR.SI($A$2:$A$10;A2)>1

1. Pulsa Dar formato a…, elige Relleno amarillo, y acepta dos veces.

El $ en $A$2:$A$10 fija el rango para que no se mueva al cambiar de fila; sin él, en la fila 3 la fórmula miraría A3:A11 y en la 10 miraría A10:A18. La celda A2 (sin dólares) sí se mueve, porque cada celda del rango debe compararse consigo misma.

Colorear fechas vencidas y dejar vacíos en blanco

En la misma hoja Pedidos, la columna Fecha mezcla pedidos al día y pedidos viejos. Vamos a marcar en rojo los pedidos con fecha anterior a hoy y a dejar la columna Estado en blanco cuando esté vacía.

La regla con HOY para fechas pasadas

1. En B1 escribe =HOY() (esta celda guardará la fecha actual, que se recalcula sola).
2. Selecciona D2:D10.
3. Abre `Nueva regla > Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato".
4. Escribe la fórmula:

=$D2<$B$1

1. Elige Relleno rojo claro y acepta.

La columna $D queda fija para que la fórmula mire siempre la columna Fecha; la fila 2 se mueve al cambiar de celda. La celda B1 lleva dólares en fila y columna porque siempre se compara contra la misma celda.

Regla con ESBLANCO para las celdas vacías

1. Selecciona E2:E10.
2. Abre `Nueva regla > Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato".
3. Escribe la fórmula:

=ESBLANCO($E2)

1. Elige sin formato (relleno blanco, letra negra) y acepta.

Una escala de color para ver de un vistazo los importes

La columna Importe de Pedidos va de 60 a 1.200. Una escala de color convierte esa variación en un degradado: los importes pequeños quedan en rojo claro y los grandes en verde oscuro. Si más adelante cambias los datos, Excel repinta los colores solo.

Escala de 2 colores: del más bajo al más alto

1. Selecciona C2:C10.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Escalas de color > Escala de 2 colores: rojo - verde.
3. Pulsa Más reglas… para configurarla: Mínima = Valor más bajo (rojo claro), Máxima = Valor más alto (verde oscuro).

Si el valor más bajo y el más alto coinciden (por ejemplo, todos los importes son 100), Excel no puede pintar el degradado y verás todas las celdas en el color mínimo: cambia el tipo de Mínima o Máxima a Número y pon un valor a mano para forzar el rango.

Escala de 3 colores: añadir un punto medio

1. Con C2:C10 seleccionada, abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Escalas de color > Escala de 3 colores: amarillo - verde - azul.
2. Pulsa Más reglas… y configura:

Excel exige que Mínima < Punto medio < Máxima; si escribes un valor mayor en la Mínima que en el Punto medio, al pulsar Aceptar los reordena o te avisa de que la regla no se aplicará.

Por qué la regla no pinta nada o pinta de más

Las tres causas más habituales son: la fórmula de la regla devuelve un error, la referencia no está bien fijada y el rango no coincide con el que querías, o se ha usado el botón Análisis rápido, que no tiene todas las opciones.

La fórmula devuelve error y la regla no se aplica

En C2:C10 hay una división con denominador cero: las celdas que muestran #¡DIV/0! no entran en la escala de color, así que la barra queda incompleta. La fórmula =B2/C2 falla en C6 porque C2 vale 0. Envuelve el cálculo con SI.ERROR:

=SI.ERROR(B2/C2;0)

Ahora las celdas problemáticas devuelven 0, la escala las pinta y la barra se ve completa. La misma idea sirve con la regla "Mayor que 500": la condición compara con un número, no con un error, por eso nunca pintaba #¡DIV/0!.

La regla pinta celdas que no tocan

Si en la fórmula de la regla para fechas escribes =D2<$B$1 (sin dólares), al copiarla o al aplicar el rango la columna se mueve y aparecen pintadas celdas de la columna B, C o E. Revisa los dólares: la columna que comparas debe ir con $ delante de la letra, y la fila que se mueve no.

=ESBLANCO($E2)

Sin el $ en la E, en la celda F2 la fórmula miraría si F2 está en blanco; con el $, siempre mira la columna E sin importar la celda donde se evalúe.

El Análisis rápido se queda corto

El botón Análisis rápido (Ctrl+Q) ofrece solo algunas opciones según el contenido de la columna: si detecta números, muestra Barras, Color, Conjuntos; si detecta texto, solo Duplicados y Únicos. Para acceder al resto de reglas (mayor que, entre, escala, fórmulas, etc.) hay que ir siempre a Inicio > Estilos > Formato condicional.

Ver, cambiar el orden y borrar reglas que se acumulan

Cuando una hoja tiene varias reglas y dos pintan la misma celda, gana la que esté más arriba en la lista. Para verlo, ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas. Arriba del cuadro hay un desplegable con el ámbito: selección actual, esta hoja o todo el libro.

Reordenar reglas cuando dos pintan la misma celda

Si en C2:C10 tienes a la vez la escala de color y la regla "Mayor que 500", el orden decide: si la regla de importes está debajo, la escala pinta toda la columna y el naranja queda tapado por el color del degradado; si la subes con la flecha, el naranja gana y la escala solo se ve donde no se aplica la condición. Elige el orden que más te interese y pulsa Aplicar para previsualizar.

Borrar reglas de una hoja o de toda la selección

1. Selecciona C2:C10 y abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de las celdas seleccionadas. Solo se quitan las reglas de ese rango; las de fechas en D siguen vivas.
2. Para limpiar la hoja entera: Inicio > Estilos > Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de toda la hoja.
3. Para revisar antes de borrar, abre Administrar reglas y usa Borrar regla por fila.

Lo que ya sabes hacer con las reglas de formato condicional

• Abrir el menú en Inicio > Estilos > Formato condicional y distinguir entre resaltar, puestos, escalas y conjuntos.
• Crear reglas predefinidas (mayor que, duplicados, escala de color) eligiendo color y rango.
• Escribir reglas con fórmula que devuelven VERDADERO o FALSO, fijando bien las referencias con $.
• Ver, reordenar y borrar reglas con el cuadro Administrar reglas y con Borrar reglas.

El siguiente paso es crear una regla con fórmula que combine dos condiciones a la vez, por ejemplo =Y($C2>500;$D2<$B$1) para pintar en rojo los pedidos de importe alto con fecha vencida. La función Y (en inglés, AND) devuelve VERDADERO solo cuando se cumplen las dos, lo que convierte una sola regla en dos comprobaciones simultáneas.

Datos comprobados en octubre de 2026.