Cómo convertir un archivo de Word a Excel sin perder los datos

Cuando tienes una tabla en Word y necesitas trabajar con ella en Excel —ordenarla, filtrarla o sumar sus números—, la pregunta es la misma: ¿cómo paso esa tabla de Word a Excel sin tener que picarla de nuevo a mano? Aquí verás los tres caminos que funcionan, cuándo usar cada uno y cómo arreglar los tropiezos más habituales (tildes rotas, filas partidas y celdas combinadas que se desordenan). Lo que aprendas sirve para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web; en Excel 2010 también funciona, aunque con el botón «Obtener datos» en una ubicación algo distinta.

Qué significa traer datos de Word a Excel y cuándo se hace

Imagina una tabla de Word con 8 filas y 4 columnas: una lista de pedidos con fecha, cliente, producto e importe. En Word solo la puedes leer; en Excel, en cuanto la pegas en una hoja, la puedes ordenar por importe, filtrar por cliente o sumar lo que ha pagado cada uno. Por eso se pasa de Word a Excel: para convertir un texto fijo en datos con los que operar (cálculos, filtros, gráficos, tablas dinámicas).

La regla práctica es esta: si el contenido ya está en forma de tabla en Word, lo más rápido es copiar y pegar; si lo que tienes es texto con tabulaciones o comas, lo mejor es guardarlo como .txt y abrirlo por la cinta Datos; si la tabla es pequeña y muy sencilla, un conversor online también vale.

De Word a Excel: las tres puertas de entrada y qué usa cada una

No todas las situaciones piden el mismo método. Esta es la comparación rápida:

Copiar la tabla de Word y pegarla en Excel

1. En Word, abre el documento con la tabla. Posiciona el ratón en la esquina superior izquierda de la tabla hasta que aparezca el icono con cuatro flechas cruzadas (el selector de tabla).
2. Haz clic para seleccionar la tabla entera y pulsa Ctrl+C.
3. En Excel, haz clic en la celda A1 de la hoja donde quieres dejarla.
4. Pulsa Ctrl+V. La tabla aparece ocupando el rango correspondiente y conserva las cabeceras.

Guardar el documento como texto y dejarlo en columnas con el asistente

En Word, ve a Archivo > Guardar como y elige Texto sin formato (.txt) en tipo. Confirma el aviso: Word te dirá que perderás el formato de tabla, y aceptas; lo importante es el contenido. Después, en Excel, abre el archivo con la cinta:

Elige el .txt recién creado y sigue el asistente: selecciona el origen del archivo (Origen del archivo) con la codificación 65001 (Unicode UTF-8) para que las tildes y la ñ lleguen bien, marca Tabulación como delimitador en la vista previa y pulsa Cargar.

Pasar primero por un conversor online (PDF o Word a Excel)

• Úsalo cuando la tabla es muy sencilla y no tienes Word cerca.
• Úsalo cuando recibes el archivo como adjunto y solo lo vas a leer.
• No lo uses para tablas con celdas combinadas, fórmulas internas o formato complejo: el conversor las suele aplastar en una sola fila.

Pegar una tabla pequeña de Word con Pegado especial

El libro de este tutorial es la hoja Pedidos, con la tabla de Word ya pegada. La hoja queda así:

Mantener el formato de Word o adaptarlo a la hoja de Excel

Al pegar con Ctrl+V aparece junto a la esquina inferior derecha de los datos pegados un cuadrado con un pincel: el botón Opciones de pegado.

1. Pega la tabla (Ctrl+V).
2. Haz clic en el icono que prefieras: Mantener formato de origen deja los estilos de Word; Coincidir con formato de destino adopta los de la hoja Excel.
3. Si no te convence, repite el pegado con la otra opción sobre el mismo rango.

Pegar con Ctrl+Alt+V y elegir el formato del portapapeles

Pegado especial da más control cuando copias desde fuera de Excel.

1. Copia la tabla en Word (Ctrl+C).
2. En Excel, pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
3. Elige un formato de la lista: Texto Unicode respeta tildes y suele dar el mejor resultado con tablas de Word; HTML mantiene también estilos si los necesitas.
4. Marca Pegar (datos sueltos) o Pegar vínculo (enlazado al origen; cualquier cambio en Word se refleja en Excel).

Importar un .txt con la cinta para que las tildes no se rompan

Ahora la hoja Pedidos la has importado desde el .txt con el asistente, en lugar de pegar.

1. En Excel, abre la cinta Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV.
2. Selecciona el archivo; en la vista previa pulsa Transformar datos y, si hace falta, en el editor de Power Query cambias la codificación.
3. En el cuadro Origen del archivo, elige 65001 (Unicode UTF-8) para que la ñ y las tildes lleguen bien.
4. Marca Tabulación como delimitador, comprueba la vista previa y pulsa Cargar.

Elegir bien el delimitador en la vista previa

• Tabulador: columnas separadas por tabulaciones, lo habitual al guardar Word como .txt.
• Coma: usado en CSV generados en Excel de México o EE. UU. (con punto decimal).
• Punto y coma: usado en CSV generados en Excel en español con coma decimal.

Cuando el .txt usa comas y Excel espera punto y coma

Si abres el .txt con doble clic, Excel aplica el separador de la configuración regional: en español espera punto y coma, así que las comas del archivo las ve como parte del mismo campo y todo el contenido cae en la columna A.

Para arreglarlo: cierra el libro sin guardar y vuelve a importar el archivo con Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV, marcando Coma como delimitador en la vista previa.

Arreglar la tabla una vez pegada: dividir, juntar y quitar repetidos

Después del pegado aparecen tres arreglos típicos. Esta es la hoja Pedidos sobre la que vas a trabajar:

Texto en columnas para partir una celda por tabulaciones o comas

1. Selecciona la columna que contiene el texto pegado todo seguido.
2. En la cinta, ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.

1. Marca Delimitados y pulsa Siguiente; marca Tabulación (o Coma según el caso) y mira la vista previa.
2. Pulsa Finalizar. La columna se parte en tantas como separadores tenga cada fila.

Relleno rápido para separar nombres y apellidos con un ejemplo

Para partir la columna Cliente en Nombre y Apellido sin usar fórmula:

1. En E1 escribe Nombre y en F1 escribe Apellido.
2. En E2 escribe Ana y en F2 escribe Ruiz.
3. Selecciona E2:F2 y arrastra el controlador de relleno hasta E8:F8.
4. Selecciona E2:F8 y pulsa Ctrl+E (Relleno rápido). Excel deduce el patrón y rellena el resto.

Quitar duplicados para quedarte con una fila por cliente

1. Selecciona A1:F8.
2. Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados.

1. Marca las columnas que definen a la fila (en este caso, las seis de la tabla).
2. Acepta; Excel borra las filas repetidas y te dice cuántas quitó.

Errores típicos al pasar de Word a Excel y cómo arreglarlos

Las celdas combinadas de Word se desordenan al pegar

La tabla de Word trae dos celdas combinadas en la cabecera (por ejemplo, «Datos del pedido» abarca Fecha y Cliente). Al pegar en Excel, Word deja el texto solo en la primera celda y el resto queda en blanco, así que las columnas se descompensan.

Cómo arreglarlo: rehaz la cabecera a mano en Excel (escribe los encabezados correctos en A1, B1, C1 y D1) o usa Ctrl+L (Buscar y reemplazar) para localizar el texto pegado en la columna equivocada y moverlo.

Los saltos de línea dentro de una celda parten una fila en dos

Una dirección con dos líneas (calle + piso) llega como dos filas en Excel, porque el salto de línea del portapapeles lo interpreta como nueva fila.

Cómo arreglarlo: abre la columna con la dirección, selecciónala y usa Ctrl+Mayús+J (Justificar) para que el texto se vea en dos líneas dentro de la misma celda; si los datos quedaron en dos filas, usa Buscar y reemplazar (Ctrl+L) con la opción Avanzado para reemplazar el salto de párrafo por Mayús+Entrar y vuelve a pegar.

Las tildes y la ñ salen como caracteres raros

Cuando guardas el .txt desde Word, si la codificación no es UTF-8, las vocales acentuadas y la ñ aparecen como secuencias como é o ñ.

Cómo arreglarlo: vuelve a guardar el .txt desde Word con Archivo > Guardar como > Texto sin formato y, esta vez, asegúrate en Excel de elegir codificación 65001 (Unicode UTF-8) en Origen del archivo al importar con Datos > Desde texto/CSV.

Lo que Excel no hace al traer datos de Word y con qué sustituirlo

No hay un botón «Convertir .docx a .xlsx» en la cinta de Excel. Lo que hay son los caminos que ya has visto: copiar y pegar, importar un .txt o pasar por un conversor. Tampoco viajan las macros de VBA que tenga el documento de Word (si las tenía), ni los estilos completos: solo el contenido básico de cada celda.

Si necesitas conservar formato complejo (tablas anidadas, imágenes incrustadas, notas al pie), vuelve a Word y exporta a PDF; con un conversor online de PDF a Excel puedes recuperar casi toda la estructura. Si lo que necesitas es rehacer la tabla desde cero, empieza con un Insertar > Tablas > Tabla en Excel y pasa los datos uno a uno. Para automatizar la entrada masiva de datos desde .docx, la opción de escritorio es VBA con un objeto Document de Word; en Excel para la web no hay VBA, y se sustituye por Scripts de Office.

Lo que ya sabes hacer al pasar de Word a Excel y el siguiente paso

• Copiar una tabla de Word y pegarla en una celda de Excel con Ctrl+C y Ctrl+V.
• Guardar un documento de Word como .txt e importarlo con Datos > Desde texto/CSV eligiendo 65001 (UTF-8).
• Usar Pegado especial (Ctrl+Alt+V) para decidir entre Texto Unicode, HTML o Texto plano al pegar.
• Partir lo pegado en columnas con Datos > Texto en columnas y separar nombres con Ctrl+E.
• Quitar filas repetidas con Datos > Quitar duplicados.

El siguiente paso es operar con esos datos recién traídos: ordena la hoja Pedidos por Importe ( Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar de mayor a menor), filtra por cliente con el botón de filtro automático de la cabecera, y, cuando tengas más filas, crea una tabla dinámica en Insertar > Tablas > Tabla dinámica para ver las ventas por cliente.

Dudas al pasar una tabla de Word a Excel