Tienes un libro de Excel que ya no cabe en un correo y no sabes por qué. La palabra "comprimir" aquí significa reducir el tamaño del .xlsx o .xlsm en disco: que el archivo pese menos sin perder fórmulas, datos ni imágenes. Lo entiendes así a lo largo del artículo. Al acabar, un libro con fotos, tablas dinámicas y hojas auxiliares pasa de más de 80 MB a una fracción manejable. Funciona en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, en Windows y en Mac.
Qué cuenta como "comprimir" un Excel y por qué se infla
Un libro de 80 MB con fotografías de producto, varias tablas dinámicas y decenas de hojas auxiliares ya no cabe en un adjunto de correo (los servicios de correo suelen limitar a 20 o 25 MB). Cuando alguien dice "comprimir un Excel" en este contexto, no se refiere a abrir un .zip ni a convertirlo en .csv: se refiere a reducir el tamaño del archivo .xlsx o .xlsm sin perder lo que contiene. Un .xlsx ya es internamente un ZIP con varios XML dentro, pero ese ZIP no está optimizado: arrastra imágenes sin recomprimir, metadatos, estilos duplicados y una caché de datos de tablas dinámicas que puede duplicar o triplicar el peso real de la información visible. Por eso "comprimir" un Excel es un conjunto de operaciones de limpieza: guardar en un formato más eficiente, recomprimir las imágenes, vaciar la caché de las dinámicas y borrar lo que sobra.
Dónde se va el espacio: imágenes, caché y formato XML
Tres son las causas reales de que un archivo .xlsx/.xlsm se infle. La primera son las imágenes incrustadas: una imagen JPEG insertada y copiada varias veces se guarda varias veces dentro del ZIP interno, cada copia con la resolución original. La segunda es la caché de las tablas dinámicas: por defecto, Excel guarda dentro del archivo una copia de los datos de origen para que la tabla se muestre al abrir aunque los originales no estén. Esa copia puede ser enorme y se duplica al pegar la misma tabla en varias hojas. La tercera es el formato XML: un .xlsx guarda cada hoja, cada estilo y cada formato como un XML de texto dentro del ZIP, lo cual ocupa más que el mismo contenido en formato binario. A esto se suman hojas vacías con formato, filas y columnas con estilo hasta la última fila, y metadatos personales del autor. Actuar solo sobre una de las tres causas no basta: hace falta atacar las tres.
Guardar el libro en formato binario .xlsb
El cambio más rentable y el primero que se aplica. Un archivo .xlsb guarda la misma información que un .xlsx pero en formato binario, lo que ocupa bastante menos.
- Abre el libro que quieres reducir.
- Ve a Archivo > Opciones.
- En el cuadro Opciones de Excel, elige la categoría Guardar.
- En "Guardar archivos en este formato", despliega la lista y elige *Libro binario de Excel (.xlsb)**.
- Pulsa Aceptar y guarda el archivo con Archivo > Guardar como, eligiendo el tipo "Libro binario de Excel".
Ubicación predeterminada de archivos personales: Documentos
Bajar la resolución de las fotos antes de nada
Antes de comprimir lo que ya hay dentro, conviene fijar la resolución que tendrán las imágenes a partir de ahora.
- Abre el libro.
- Ve a Archivo > Opciones > Avanzadas.
- Busca el grupo "Tamaño y calidad de imagen".
- Marca No comprimir imágenes en el archivo para desmarcarla (queda desactivada).
- En "Resolución predeterminada", deja "Alta fidelidad" desactivada y elige 150 ppp o menos.
- Pulsa Aceptar.
Comprimir las imágenes ya insertadas en la hoja
Este paso ataca las imágenes que ya están dentro del archivo y son la causa más común del peso.
- Selecciona una imagen de la hoja haciendo clic sobre ella.
- Aparece la pestaña Formato de imagen.
- En Formato de imagen > Ajustar, pulsa Comprimir imágenes.
- En el cuadro, elige Usar resolución y déjala en 150 ppp.
- Desmarca Aplicar solo a esta imagen para que afecte a todas las fotos de la hoja (o del libro, según lo que necesites).
- Pulsa Aceptar.
- Guarda el archivo.
Quitar la caché de las tablas dinámicas
Cada tabla dinámica lleva, por defecto, una copia de sus datos de origen escondida dentro del archivo. Esa copia puede pesar varios megabytes por tabla y se multiplica al copiar la tabla a otras hojas.
- Haz clic en una celda de la tabla dinámica.
- Aparece la pestaña Analizar tabla dinámica.
- Pulsa Analizar tabla dinámica > Opciones.
- En el cuadro Opciones de la tabla dinámica, abre la pestaña Datos.
- Desmarca Guardar datos de origen con el archivo.
- Marca Actualizar datos al abrir el archivo.
- Pulsa Aceptar.
- Repite para cada tabla dinámica del libro.
Número de elementos que conservar por campo: Automático ▾
Limpiar lo que no se usa: hojas vacías, formatos y metadatos
Lo que sobra también pesa: hojas vacías, formatos aplicados en filas que no se usan y metadatos del autor.
- Borra carpetas con formato vacío hasta la última usada: pulsa Ctrl+Fin para ver hasta dónde llega el "rango usado". Selecciona las filas y columnas enteras sobrantes, clic derecho > Eliminar.
- Borra las hojas sin fórmulas ni datos: clic derecho sobre la pestaña > Eliminar hoja.
- Quita los metadatos: Archivo > Información > Inspeccionar documento > "Quitar información personal".
- Guarda el archivo en .xlsb.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Ventas | Stock |
| 2 | Lápiz | 1.250 | 800 |
| 3 | Cuaderno | 980 | 540 |
| 4 | Goma | 420 | 1.200 |
| 5 | Bolígrafo | 760 | 650 |
| 6 | Carpeta | 510 | 320 |
Cuando Excel solo no basta: herramientas online como CompressExcel
A veces los pasos anteriores no son suficientes o el archivo es demasiado grande para manipularlo a mano. Ahí entran las herramientas en línea. Tres servicios gratuitos y desde el navegador que conviene tener a mano: CompressExcel, SuperTool y YouCompress.
CompressExcel: qué hace y hasta dónde llega
CompressExcel es un servicio en línea pensado para reducir un archivo de Excel sin tocar los datos. La web es compressexcel.com/es. Acepta archivos en formato XLS, XLSX y XLSM de hasta 100 MB. Lo que hace internamente es aplicar las mismas técnicas que hemos visto antes: comprimir las imágenes incrustadas, limpiar estilos duplicados, borrar hojas ocultas y reempaquetar el ZIP interno con máxima compresión. No modifica fórmulas, macros ni gráficos. Los archivos subidos se eliminan del servidor a las 2 horas, según indica la propia web.
SuperTool: extraer solo los datos o partir el archivo
SuperTool (supertool.org) es otra opción. Una de sus funciones más útiles es Extraer solo los datos: sube el .xlsx y te devuelve un XLSX sin formato, sin imágenes y sin hojas auxiliares, solo con los valores de las celdas. Sirve cuando necesitas un archivo pequeño para enviar por correo y no importa que el receptor pierda los formatos. La otra opción útil es Dividir: parte un libro grande en varios XLSX o CSV más pequeños, descargados juntos como un .zip. Útil cuando el archivo no cabe en un adjunto: cada fragmento sí cabe.
YouCompress: comprimir XLS, XLSX y XLSM desde el navegador
YouCompress (youcompress.com) es un compresor genérico en el navegador que admite XLS, XLSX y XLSM. No toca los datos, solo reempaqueta el ZIP interno con mejor compresión. Útil como segundo intento si CompressExcel no ha bajado lo suficiente: a veces una capa extra de recompresión marca la diferencia para que el archivo quepa en un adjunto.
Pasos: 1. Entra en la web. 2. Pulsa "Subir archivo" y elige el .xlsx/.xlsm. 3. Espera a que termine (suele ser segundos). 4. Pulsa "Descargar" y guarda el nuevo archivo. 5. Ábrelo en Excel y revisa que fórmulas, macros y gráficos siguen ahí antes de enviarlo.
Por qué el archivo sigue pesando después de "comprimir"
A veces, después de aplicar todos los pasos, el archivo sigue pesando más de lo esperado. Tres son las causas reales más comunes.
"No comprimir imágenes" estaba activado
Si la opción de Archivo > Opciones > Avanzadas sigue marcada con la palomita puesta, Excel guarda las fotos a su resolución original y ningún paso posterior las toca.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Tamaño antes | Tamaño después |
| 2 | 82 MB | 78 MB |
Arreglo: desmarca la opción, vuelve a Formato de imagen > Ajustar > Comprimir imágenes y guarda.
Guardaste como .xlsx en vez de .xlsb
Aunque cambies el formato predeterminado, si vuelves a "Guardar como" y eliges "Libro de Excel (*.xlsx)", el archivo se queda en XML y pesa más.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | .xlsb | .xlsx |
| 2 | 28 MB | 35 MB |
Arreglo: usa siempre Archivo > Guardar como > "Libro binario de Excel (*.xlsb)".
Quedan filas y columnas con formato hasta la fila 1.048.576
Ctrl+Fin salta a una celda lejana porque hay formato aplicado más allá de los datos. El archivo sigue marcado hasta la última fila.
| A | B | C | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cliente | Importe | ||||||
| 2 | Ana | 1.250 |
Arreglo: ve a Inicio > Modificar > Borrar > Borrar todo en las filas y columnas sobrantes y vuelve a guardar.
Lo que ya sabes hacer con un Excel que pesa demasiado
- Guardar el libro en formato binario .xlsb.
- Bajar la resolución de las fotos a 150 ppp y comprimir las ya insertadas.
- Quitar la caché de las tablas dinámicas para que el archivo no arrastre una copia de los datos.
- Limpiar hojas vacías, formatos sobrantes y metadatos personales.
- Si todavía pesa demasiado, recurrir a CompressExcel, SuperTool o YouCompress.
El siguiente paso es crear una plantilla limpia (formato .xlsb, sin estilos duplicados y con las imágenes ya a 150 dpi) para que cada informe mensual se genere ya pequeño desde el principio.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al comprimir un archivo de Excel
1. ¿Cómo comprimir un archivo de Excel sin perder calidad?
Un XLSX ya es un ZIP con XML dentro, así que comprimirlo más de lo que ya está es difícil. Lo que sí funciona es guardar el libro en formato XLSB (binario), que ocupa entre un 30 % y un 70 % menos según el contenido, sin perder ni un solo dato.
2. ¿Cómo comprimir un Excel gratis?
Desde el propio Excel, en Archivo > Guardar como, elige el tipo Libro de Excel binario (.xlsb): reduce el tamaño sin instalar nada ni subir el archivo a Internet. Si prefieres algo online, hay webs como Smallpdf o iLovePDF que lo hacen gratis, aunque ten en cuenta que subes tu archivo a un servidor externo.
3. ¿Cómo comprimir un Excel desde el navegador?
Sube el archivo a un compresor online como iLovePDF o Smallpdf, elige la opción de comprir XLSX y descarga la versión reducida en segundos. El truco está en que estas herramientas eliminan metadatos y elementos no visibles (filas y columnas vacías con formato), que son los que más ocupan.
4. ¿Cómo reducir el tamaño de un archivo XLSX?
Antes de comprimir, abre el libro y haz limpieza: quita formato de filas y columnas vacías (selecciónalas y aplica Borrar todo), elimina hojas ocultas que no uses y guarda las imágenes en tamaño ajustado. Tras esa limpieza, guarda como .xlsb: suele reducir el archivo a la mitad o menos.
5. ¿Cómo comprimir un Excel de más de 100 MB?
Con 100 MB o más, comprimir el archivo ya no sirve: el cuello de botella son las imágenes y el formato. Ve a Archivo > Comprimir imágenes (en Formato > Comprimir imágenes en Mac), elige Resolución para pantalla web (150 ppp) y aplica; puedes bajar de 100 MB a 20-30 MB sin pérdida visible.
6. ¿Qué es un archivo Excel binario y comprime el archivo?
El XLSB es un formato binario de Excel (en lugar de XML como el XLSX) que lee y escribe más rápido y, sobre todo, ocupa mucho menos: en libros grandes la reducción suele ser del 50 % o más. Lo abres y editas igual que un XLSX, solo cambia el tipo de archivo al guardar.
7. ¿Cómo reducir un Excel de más de 50 MB?
Con más de 50 MB casi siempre el problema son las fotos insertadas a tamaño original. Selecciona una imagen, ve a Formato de imagen > Comprimir imágenes, marca Aplicar solo a esta imagen o a todas y elige 150 ppp; en la mayoría de casos el archivo cae por debajo de 10 MB.
8. ¿Cómo comprimir un archivo Excel que tiene fotos?
La clave está en las imágenes: con una sola imagen grande sin comprimir el XLSX puede pasar de pocos MB a varios cientos. Selecciónalas todas, ve a Formato de imagen > Comprimir imágenes, elige 150 ppp (pantalla) y acepta; verás el tamaño caer de forma notable en cuestión de segundos.