Un archivo de Excel se hincha por cosas que sí ves (imágenes, miles de filas, formatos) y por cosas que no ves (historial de cambios, metadatos, cachés de tablas dinámicas). Cuando el libro pasa de unos pocos MB y no te cabe en el correo, o tarda en abrirse, comprimirlo es la forma más rápida de mandarlo sin perder datos. Aquí verás tres caminos gratuitos —adelgazarlo desde Excel, guardarlo como .zip y usar un compresor web— y cuándo usar cada uno. Lo que se explica funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web y para Mac.
Por qué un archivo de Excel se hincha y cuándo merece la pena comprimirlo
Un .xlsx de un informe con cinco tablas y dos gráficos suele ocupar entre 200 KB y 2 MB. Cuando aparece el catálogo de productos con fotos, el histórico de varios años o una tabla dinámica con su caché, el peso se dispara: hay libros de 30 MB, 80 MB e incluso por encima de 200 MB sin que el lector entienda por qué.
Las tres causas más habituales son las imágenes insertadas a tamaño original (una foto de 3 MB sigue pesando 3 MB aunque la veas pequeña en la hoja), las hojas y filas con formato que ya no usas (Excel guarda el estilo aunque borres los datos) y el historial de cambios y metadatos que el libro acumula al guardarlo.
Merece la pena actuar cuando el archivo no te cabe en el límite de adjuntos del correo (lo normal, 20-25 MB), cuando tarda en abrir o al guardar, o cuando vas a compartirlo y no quieres que el receptor vea versiones antiguas ni datos personales. Si tu libro pesa menos de 5 MB y abre rápido, normalmente no hace falta.
Las tres formas reales de reducir el tamaño de un Excel
La primera forma es adelgazar el libro desde dentro de Excel, sin tocar el archivo: quitar imágenes pesadas, borrar formatos sobrantes, regenerar tablas dinámicas y guardar como .xlsx o .xlsb. Lo que ganas es un archivo limpio que sigue siendo un Excel; lo que pierdes es tiempo revisando qué quitar.
La segunda es renombrar el .xlsx a .zip y abrirlo. Un .xlsx es, por dentro, un paquete ZIP con varios XML dentro. Si lo comprimes con la herramienta de tu sistema (clic derecho > Comprimir, en Windows; Archivo > Comprimir, en Mac), reduces entre un 10 % y un 60 % sin tocar nada del contenido. El doble clic sigue abriéndolo en Excel.
La tercera es un compresor web: subes el archivo, el servicio lo procesa y te lo devuelve más ligero. Útil cuando el libro no es confidencial y quieres hacerlo en tres clics sin instalar nada. Lo que pierdes, según el servicio, es privacidad y, a veces, calidad de las imágenes.
Adelgazar el libro desde Excel sin tocar nada externo
Antes de comprimir, conviene limpiar dentro. Empieza por una copia de seguridad del libro (Archivo > Guardar como) y trabaja sobre la copia.
- Ve a cada hoja y borra las filas y columnas vacías que arrastran formato:selecciona el rango sobrante, Ctrl+Mayús+Fin para llegar al final real, y pulsa Ctrl+Inicio para volver al principio. Si la última fila con datos está en la 50 y la cuadrícula llega a la 1.048.576, hay formato guardado de más.
- En la pestaña Inicio, grupo Modificar, abre Borrar > Borrar todo para quitar contenido y formato de las filas y columnas vacías que ya no necesitas.
- Selecciona todas las hojas (
clic derechosobre una pestaña > Seleccionar todas las hojas) y, en Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas, elimina las reglas que ya no se usan. - Si el libro tiene tablas dinámicas, selecciónalas, ve a Analizar tabla dinámica > Opciones > Datos y marca la casilla Reducir el tamaño del archivo. Esto borra la caché guardada de la tabla.
- Por último, guarda como .xlsx (libro de Excel) o .xlsb (libro binario). El .xlsb ocupa entre un 25 % y un 50 % menos que el .xlsx y abre algo más rápido, pero no todo el mundo lo reconoce.
Las opciones de imagen que más espacio ahorran
Las imágenes son, con diferencia, lo que más pesa dentro de un Excel. Si tu libro tiene fotos de catálogo, gráficos exportados o logotipos insertados, este paso es el que más te va a reducir.
- Selecciona una imagen de la hoja.
- Ve a Formato de imagen > grupo Ajustar y abre Comprimir imágenes.
- Elige 150 ppp si la imagen se imprime o 96 ppp si solo se ve en pantalla. Marca la casilla Eliminar áreas recortadas de las imágenes. No marques No comprimir imágenes en el archivo, salvo que la foto tenga que quedar a calidad original.
Borrar información personal y oculta antes de compartir
Cuando un Excel pasa por varias manos, se queda con nombres de autor, comentarios, versiones anteriores y metadatos que no necesitas mandar.
- Abre la pestaña Archivo y elige Información.
- Pulsa Inspeccionar documento y luego Inspeccionar.
Propiedades del documento y datos personales
- Marca las casillas que quieras revisar. Pulsa Inspeccionar. Cuando termine, usa Quitar todo en cada apartado que no quieras conservar.
Convertir el .xlsx en .zip para mandarlo por correo
Un .xlsx es un paquete ZIP con varios XML dentro. Si lo comprimes con la herramienta del sistema, reduces su tamaño sin perder nada y el archivo sigue abriendo con doble clic en Excel.
- Cierra el libro en Excel.
- En el explorador de archivos, haz clic derecho sobre el .xlsx y elige Enviar a > Carpeta comprimida (en Windows) o Comprimir "nombre.xlsx" (en Mac).
- Te aparece un .zip al lado del original. Manda el .zip por correo.
El receptor lo descarga, hace clic derecho > Extraer todo, y obtiene el .xlsx que abre en Excel como siempre.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Subtotal |
| 2 | Camiseta | 12,50 | 25,00 |
| 3 | Pantalon | 24,90 | 49,80 |
| 4 | Calcetines | 3,50 | 7,00 |
Comprimir el Excel gratis desde el navegador: paso a paso
Cuando el libro no es confidencial (o ya quitaste los datos personales con el Inspector), un compresor web resuelve en tres clics. El flujo siempre es el mismo: subir, comprimir, descargar.
- Entra en la web del compresor. Tres opciones gratuitas: Internxt, SlideSpeak y Sheetize.
- Pulsa Subir archivo y elige el .xlsx de tu ordenador.
- Espera a que termine el proceso (suele ser segundos para archivos de menos de 50 MB).
- Pulsa Descargar y guarda el archivo comprimido en tu carpeta de Descargas.
Cada servicio tiene un límite de tamaño máximo por archivo y un conjunto de formatos admitidos. Para libros con macros (.xlsm) o binarios (.xlsb), conviene comprobar antes que el compresor los acepta, porque algunos solo trabajan con .xlsx.
Lo que de verdad hace cada compresor web
| Servicio | Tamaño máximo | Formatos aceptados | Nivel de compresión | Borra al terminar |
|---|---|---|---|---|
| Internxt | 1 GB | .xlsx, .xls | Medio-alto | Sí, al cabo de unas horas |
| SlideSpeak | 50 MB | .xlsx, .xlsm | Medio | Sí, al cerrar la sesión |
| Sheetize | 100 MB | .xlsx, .xls, .xlsb | Alto | Configurable |
Por qué tu Excel sigue pesando después de comprimirlo
Si después de comprimir el libro apenas ha bajado, casi siempre es por una de estas causas reales:
- Imágenes a alta resolución: la foto del catálogo de 3 MB sigue ahí aunque la veas pequeña en la hoja. Solución: comprimir imágenes desde Formato de imagen > Comprimir imágenes y bajar a 150 ppp.
- Hojas ocultas con datos: hojas que dejaste "por si acaso" hace meses, con tablas y formatos. Solución: clic derecho sobre la pestaña > Eliminar hoja, o dejarlas visibles para revisarlas antes.
- Rangos con formato: columnas enteras a las que aplicaste color o bordes y luego borraste los datos. Solución: seleccionar las filas y columnas vacías y usar Inicio > Modificar > Borrar > Borrar todo.
- Tablas dinámicas con caché grande: la tabla guarda una copia de los datos de origen para que sea rápida. Solución: Analizar tabla dinámica > Opciones > Datos > Reducir el tamaño del archivo.
- Libro guardado como .xls (formato 97-2003): este formato es más pesado e ineficiente. Solución: guardar como .xlsx o .xlsb.
El compresor web devuelve un archivo que no abre
Si al abrir el archivo descargado Excel te muestra que el formato está dañado o no se reconoce, revisa esto:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Archivo | Resultado |
| 2 | Pedidos.xlsx | No abre |
| 3 | ||
| 4 |
Tres causas habituales:
- Versión del archivo no admitida: el compresor solo acepta .xlsx y tú has subido un .xlsm con macros. Solución: exportar el libro como .xlsx desde Archivo > Guardar como o buscar un compresor que admita .xlsm.
- Archivo demasiado grande: el servicio tiene un tope y lo rechaza en silencio o lo trunca. Solución: probar con otro compresor o dividir el libro en varios archivos más pequeños.
- Descarga incompleta: la red cortó la descarga y el .zip o .xlsx está roto. Solución: volver a descargar y comprobar que el tamaño del archivo bajado coincide con el que indica la web.
Lo que ya sabes hacer con un Excel demasiado grande
- Identificar cuándo merece la pena comprimir: peso alto, lentitud al abrir o límite de adjuntos del correo.
- Adelgazar el libro desde dentro: borrar formatos sobrantes, comprimir imágenes y limpiar metadatos con el Inspector.
- Convertir el .xlsx a .zip para mandarlo por correo sin subir nada a Internet.
- Usar un compresor web (Internxt, SlideSpeak, Sheetize) y saber cuál encaja con tu archivo.
- Detectar las cinco causas por las que el libro sigue pesando después de comprimir.
El siguiente paso, cuando el libro es enorme por los datos (no por las imágenes), es cargar solo lo que necesitas con Power Query: en Datos > Obtener y transformar > Obtener datos, eliges el origen y traes solo las columnas y filas que entran en el informe, sin arrastrar el resto del histórico a la hoja.
Dudas al comprimir un Excel gratis
1. ¿Cómo comprimir un archivo de Excel que pesa más de 100 MB?
Lo primero es borrar filas y columnas vacías que Excel arrastra y guardar después como .xlsx (no .xls). Si sigue pesando, comprime el libro a .zip desde el explorador de archivos: botón derecho > Enviar a > Carpeta comprimida. Suele reducir el tamaño entre un 60 % y un 80 % sin tocar los datos.
2. ¿Qué es iLovePDF y sirve para comprimir Excel?
iLovePDF es una web gratuita para trabajar con PDF, pero también tiene una herramienta para comprimir archivos genéricos. Subes tu .xlsx, eliges el nivel de compresión y descargas el resultado. Ojo: al ser un servicio online, no es recomendable con libros que contengan datos personales o confidenciales.
3. ¿Cómo reducir un Excel a 2 MB o menos?
Empieza por guardar como .xlsx en vez de .xls, elimina formatos innecesarios y borra hojas auxiliares con Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar hoja. Si necesitas imágenes, recórtalas antes y pega desde Pegado especial > Imagen vinculada. Con estos pasos, hojas de unos 5 MB suelen quedar por debajo de 2 MB.
4. ¿Qué es un archivo Excel binario y comprime el libro?
Un libro binario es el formato .xlsb, que guarda los datos en binario en lugar de XML. Lo activas en Archivo > Guardar como y eliges "Libro binario de Excel (.xlsb)". Suele ocupar entre la mitad y una quinta parte del .xlsx y abre y guarda mucho más rápido en libros grandes.
5. ¿Qué páginas gratuitas comprimen archivos de Excel en línea?
Opciones gratuitas son Aspose Cells Compress, iLovePDF y Smallpdf: subes el .xlsx, esperas unos segundos y bajas el archivo ya comprimido. Recuerda que el archivo viaja a sus servidores, así que evita subir libros con datos sensibles. Aspose, además, tiene una versión de escritorio que trabaja sin subir nada.
6. ¿Cómo comprimir un Excel con Aspose?
En la web aspose.app puedes subir tu libro y elegir entre tres niveles de compresión. Para uso ocasional sirve gratis; si necesitas procesar muchos archivos o automatizarlo, Aspose vende una librería que programadores integran en sus propias aplicaciones.
7. ¿Se puede comprimir un Excel a ZIP desde el propio equipo?
Sí, y es el método más rápido y seguro. En Windows, haz clic derecho sobre el archivo > Enviar a > Carpeta comprimida (en zip). En macOS, clic derecho > Comprimir (el nombre del archivo). El .zip resultante ocupa menos y puedes protegerlo después con contraseña desde el propio explorador.
8. ¿Cómo comprimir un Excel que tiene muchas fotos?
Las imágenes suelen ser lo que más pesa. Antes de comprimir, selecciona cada imagen, ve a Formato de imagen > Comprimir imágenes y elige 150 o 96 ppp para pantalla. También puedes recortarlas al tamaño real y usar Pegado especial > Imagen vinculada en vez de incrustarlas. Con esto, libros de 50 MB suelen bajar a 10-15 MB.
Fuentes
- MicrosoftComprimir un archivo de Excel • Office 2016 – Microsoft Learnconsultado el 06/10/2026
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 06/10/2026