Cuando alguien dice "la página de Excel" se refiere, casi siempre, a la pantalla en blanco con la cuadrícula que aparece al abrir un libro: la hoja con sus filas, columnas y celdas, y arriba la cinta de opciones con las herramientas. En este tutorial vas a recorrer esa pantalla de principio a fin: qué ves al abrir Excel, cómo se llama cada parte, cómo abrir y guardar un libro, cómo ajustar la cinta y la vista, y los errores más típicos al empezar. Como ejemplo usamos una hoja de gastos del hogar con fechas, conceptos, categorías e importes, que irá creciendo a medida que aprendes. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, Excel para la web, para Mac y para móvil.
Qué es la página de Excel y para qué sirve hoy
La página de Excel es la pantalla que aparece al abrir un libro: una cuadrícula dividida en filas y columnas, con una cinta de opciones arriba llena de botones para trabajar. Cada cuadradito se llama celda, y en cada celda puedes escribir un número, un texto, una fecha o una fórmula. Las celdas se organizan en hojas (las pestañas de abajo) y todas las hojas juntas forman un libro (el archivo).
En el día a día sirve para mucho más que sumar columnas. Una hoja de gastos del hogar, por ejemplo, registra fecha, concepto, categoría e importe de cada compra; con esos datos puedes filtrar por categoría, ver cuánto se gastó en supermercados frente a ocio y llevar un control mensual. Esa misma hoja se imprime para tenerla a mano, se envía por correo o se consulta desde el móvil. La "página" es el lugar donde viven esos datos y donde se hacen las cuentas.
Las partes que ves al abrir un libro en blanco
Al abrir Excel aparece una pantalla con varios elementos fijos. Arriba, la cinta de opciones con sus pestañas (Inicio, Insertar, Disposicion de pagina, Formulas, Datos, Revisar, Vista, Ayuda). Debajo, a la izquierda, el cuadro de nombres (dice qué celda está seleccionada) y a su lado la barra de fórmulas (muestra la fórmula real, no el resultado). En el centro, la cuadrícula con celdas, filas y columnas; abajo, las pestañas de las hojas y, en la última fila, la barra de estado con datos rápidos. La esquina inferior derecha de la celda seleccionada es el controlador de relleno, un cuadradito pequeño que sirve para copiar la fórmula a las celdas vecinas arrastrándolo.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoria | Importe | Forma de pago |
| 2 | 05/03/2026 | Compra semanal | Supermercado | 86,40 | Tarjeta |
| 3 | 07/03/2026 | Cena fuera | Ocio | 42,00 | Efectivo |
| 4 | 10/03/2026 | Factura luz | Suministros | 61,15 | Domiciliacion |
Filas, columnas, celdas y rangos: cómo se nombran
Las hojas de Excel tienen 1.048.576 filas numeradas del 1 en adelante y 16.384 columnas etiquetadas con letras de la A hasta la XFD. La intersección de una fila y una columna es una celda, y se nombra con la letra de la columna seguida del número de la fila: A1, B3, D2. Cuando seleccionas varias celdas juntas tienes un rango, que se nombra con la celda superior izquierda, dos puntos y la celda inferior derecha: A1:C10.
En la hoja de gastos, si quieres sumar todos los importes de la columna D, el rango es D2:D4; si quieres ver la fecha, concepto e importe de las dos primeras filas, el rango es A1:C3. Escribir bien estos nombres es la base de todo lo que viene después.
El cuadro de nombres y la barra de fórmulas
El cuadro de nombres está a la izquierda, justo debajo de la cinta, y siempre muestra la dirección de la celda activa: si pone "D4" es que tienes seleccionada esa celda. También sirve para moverse: escribes B10 y Entrar, y el cursor salta allí.
A su derecha está la barra de fórmulas, que muestra lo que la celda contiene de verdad. Si en B3 ves la palabra "Total" y en la barra de fórmulas lees =A1+A2, es que B3 guarda esa fórmula y muestra el resultado. Esto importa porque al copiar o revisar datos siempre miramos la barra, no la celda.
Cómo se abre un libro nuevo y uno guardado
Hay tres formas habituales de abrir un libro: crear uno en blanco desde Excel, abrir un archivo reciente o abrir uno desde el disco. Empezamos con lo más sencillo.
Empezar con un libro en blanco
- Cierra Excel si lo tienes abierto.
- Pulsa el botón Inicio de Windows, escribe "Excel" y abre la aplicación.
- Verás la pantalla de inicio con opciones: elige "Libro en blanco".
- Aparece la cuadrícula vacía con A1 seleccionada, lista para escribir.
Abrir un archivo .xlsx, .xlsm, .xls y .csv
- Busca el archivo en el explorador de archivos.
- Doble clic sobre él; se abre Excel con el libro cargado.
- Si no se abre o prefieres elegirlo desde Excel, pulsa Ctrl+A o ve a Archivo > Abrir > Examinar.
- En el cuadro Abrir, elige la carpeta, selecciona el archivo y pulsa Abrir.
Un .csv también se abre con doble clic, pero Excel puede mostrar un aviso de que el formato y la extensión no coinciden: pulsa "Sí" para abrirlo como libro.
Elegir entre Excel de escritorio, Excel para la web y Excel para móvil
- Escritorio (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010): la versión completa, con macros VBA, Power Query y todas las herramientas. Es la que se instala en el ordenador.
- Excel para la web (excel.cloud.microsoft): se usa desde el navegador, sin instalar nada, y guarda los libros en OneDrive. Le faltan varias cosas: no ejecuta macros VBA (se automatiza con Scripts de Office) y tiene menos opciones de formato.
- Excel para móvil (iOS y Android): pensado para consultar y editar hojas sobre la marcha. Abre y edita archivos .xlsx, .xlsm y .csv, y permite fórmulas básicas, formato y gráficos sencillos.
Guardar el libro, cerrar y volver a encontrarlo
Guardar en Excel se hace con Ctrl+G. La primera vez que guardas un libro nuevo, Excel pregunta dónde y con qué nombre; después, Ctrl+G actualiza el archivo en su sitio.
Guardar como .xlsx la primera vez
- Con el libro en pantalla, pulsa Ctrl+Mayús+G o ve a Archivo > Guardar como > Examinar.
- En el cuadro Guardar como, elige la carpeta (Documentos, Escritorio, OneDrive).
- En Nombre de archivo escribe, por ejemplo, "Gastos del hogar 2026".
- En Tipo, deja "Libro de Excel (.xlsx)" y pulsa Guardar.
Diferencias entre .xlsx, .xlsm, .xls y .csv
| Extension | Que guarda | Cuando usarla |
|---|---|---|
| .xlsx | Libro normal con formatos, fórmulas y tablas | La opción por defecto desde Excel 2007 |
| .xlsm | Libro con macros VBA habilitadas | Cuando el archivo incluye macros |
| .xls | Libro antiguo de Excel 97-2003 (hasta 65.536 filas) | Solo para abrir o guardar libros heredados |
| .csv | Texto plano con valores separados por comas o punto y coma | Para pasar datos a otros programas; pierde fórmulas y formatos |
Personalizar la página: la cinta y la barra de acceso rápido
La cinta de opciones se puede plegar para ganar sitio, la pestaña Programador se puede activar para acceder a macros y controles, y la barra de acceso rápido admite los botones que más uses.
Plegar y desplegar la cinta con Ctrl+F1
- Con Excel abierto, pulsa Ctrl+F1.
- La cinta se pliega y solo se ven las pestañas (Inicio, Insertar, Datos, etc.).
- Vuelve a pulsar Ctrl+F1 y aparecen otra vez los grupos y los botones.
Cmd: Cmd+F1.Activar la pestaña Programador
- Ve a Archivo > Opciones.
- En la ventana, elige Personalizar cinta de opciones (en Mac, Excel > Preferencias > Cinta y barra de herramientas).
- En la columna derecha, marca la casilla Programador.
- Pulsa Aceptar.
Poner un botón en la barra de acceso rápido
- Haz clic en la flecha ( Personalizar barra de acceso rápido ) que hay a la derecha de la barra, junto a la cinta.
- Elige Elegir comandos de: Todas las pestañas.
- Selecciona Guardar y pulsa Agregar.
- Pulsa Aceptar.
Elegir vista y zoom para trabajar a gusto
Antes de empezar a escribir datos conviene elegir una vista cómoda y, si la hoja es larga, fijar la fila de títulos para que no se pierda al hacer scroll.
Vista Normal, Diseño de página y Salto de página
- Ve a Vista > Vistas de libro > Normal para trabajar con la cuadrícula limpia.
- Cambia a Vista > Vistas de libro > Diseño de página para ver márgenes, encabezados y pie de página como al imprimir.
- Usa Vista > Vistas de libro > Salto de página para ajustar dónde corta la hoja al imprimir.
Inmovilizar paneles para que no se pierdan los títulos
- Coloca el cursor en la fila 2 de la hoja de gastos (clic en A2).
- Ve a Vista > Ventana > Inmovilizar paneles.
- Aparece una línea horizontal gruesa bajo la fila 1.
- Usa la rueda del ratón para bajar: la fila 1 con los títulos Fecha, Concepto, Categoría, Importe y Forma de pago sigue visible.
Errores típicos al abrir y guardar la página de Excel
El archivo abre en blanco o con un aviso de "Solo lectura"
A veces doble clic sobre un acceso directo roto o un archivo en una carpeta de red sin permisos abre Excel en blanco o muestra la cinta en amarillo con "Protegido". Para ver la ruta real, abre Excel y ve a Archivo > Abrir > Recientes; la lista muestra la ruta de cada archivo. Si está en una carpeta de OneDrive o SharePoint y otro usuario lo tiene abierto, verás "Solo lectura" y un botón Notificarme cuando esté disponible para que te avise al liberarse.
Guardar y que el archivo cambie a .xls sin avisar
Si en el cuadro Guardar como el Tipo está en "Libro de Excel 97-2003 (.xls)", Excel guarda en ese formato antiguo sin pedir confirmación. Eso reduce la hoja a 65.536 filas y puede perder funciones modernas. Cámbialo a "Libro de Excel (.xlsx)" antes de pulsar Guardar y, si ya guardaste en .xls, vuelve a Guardar como con el tipo correcto.
"El archivo está bloqueado por otro usuario" al abrir un .xlsx de OneDrive
En OneDrive y SharePoint, si alguien tiene el archivo abierto en edición, tú entras en modo solo lectura y aparece un aviso con Abrir de nuevo o Notificarme cuando esté disponible. En Excel para la web pulsa el botón "Editar" cuando el otro usuario cierre; en el escritorio pulsa "Notificarme" para recibir un aviso automático.
Lo que ya sabes hacer con la página de Excel
- Abrir un libro en blanco, un archivo del disco o un reciente, y elegir entre escritorio, web y móvil.
- Guardar el libro como .xlsx, .xlsm, .xls o .csv según lo que necesites, y entender qué se pierde en cada formato.
- Nombrar celdas (B3) y rangos (A1:C10), y leer la fórmula real en la barra de fórmulas.
- Plegar la cinta con Ctrl+F1, activar la pestaña Programador y añadir un botón a la barra de acceso rápido.
- Cambiar de vista y fijar la fila de títulos con Inmovilizar paneles.
El siguiente paso es escribir tu primera fórmula en la barra de fórmulas: =SUMA(D2:D4) para obtener el total de los importes de la hoja de gastos.
=SUMA(D2:D4) se escribiría igual, pero las referencias dentro de otras funciones usan coma.Información comprobada en octubre de 2026.
Dudas al abrir la página de Excel por primera vez
1. ¿Cómo usar Excel desde el navegador?
Entra en excel.cloud.microsoft desde tu cuenta de Microsoft y abre un libro nuevo: cualquier cambio se guarda automáticamente en OneDrive. Desde Inicio puedes dar formato a las celdas y desde Insertar añadir imágenes, tablas o gráficos como en la versión de escritorio. Ten en cuenta que la versión web no ejecuta macros VBA y trae menos opciones de configuración de impresión.
2. ¿Se puede conseguir Excel gratis?
Sí, con Excel para la web accedes gratis entrando con una cuenta de Microsoft y trabajas sobre tus archivos guardados en OneDrive. Si tu universidad o empresa tiene un plan de Microsoft 365, también puedes usar el de escritorio sin coste adicional. Para imprimir, en ambas versiones basta con ir a Archivo > Imprimir y elegir los ajustes de la página.
3. ¿Cómo se descarga Excel en el ordenador?
Excel no se descarga como archivo suelto: entras en tu cuenta de Microsoft 365, abres el apartado Instalar y eliges la opción de escritorio. Al instalarlo, el programa queda disponible desde el menú Inicio y guarda los archivos en .xlsx por defecto, el formato estándar de las hojas de cálculo.
4. ¿Dónde bajar Excel gratis y legal?
La forma legal y segura es la versión web (excel.cloud.microsoft), que funciona desde el navegador sin instalar nada y guarda en OneDrive. Si prefieres la app de escritorio, necesitas una suscripción a Microsoft 365 o una licencia de Office; la descarga en sí no cuesta, pero sí el programa. Cualquier oferta de Excel gratis fuera de estos canales suele ser una versión pirata con riesgo de virus.
5. ¿Qué es Microsoft Excel exactamente?
Microsoft Excel es la hoja de cálculo del paquete Office: un libro con hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas donde introduces datos y aplicas fórmulas para analizarlos. Forma parte de las herramientas ofimáticas más extendidas y se usa para presupuestos, listados, informes y gráficos, entre otros muchos usos. Si vas a imprimir, antes conviene configurar márgenes, orientación y saltos de página en Disposición de página.
6. ¿Cómo abrir una hoja de cálculo de Excel en línea?
Sube el archivo a OneDrive y haz doble clic: se abre Excel para la web sin instalar nada y puedes editarlo desde el navegador. Los cambios se guardan solos y, al terminar, descargas de nuevo el .xlsx desde Archivo > Guardar como. Para imprimirlo, abre Archivo > Imprimir y ajusta la configuración de página como en la versión de escritorio.
7. ¿En qué se diferencia una hoja de cálculo en Excel?
Una hoja de cálculo de Excel es una cuadrícula de celdas organizadas en filas y columnas donde cada celda tiene una referencia (por ejemplo, B3) y puede contener texto, números o fórmulas. Varias hojas forman un libro, y con fórmulas como =SUMA(A1:A10) calculas resultados automáticamente a partir de los datos. Antes de imprimir, conviene decidir qué zona imprimir y comprobar los saltos de página en la pestaña Disposición de página.
8. ¿Excel y Google Sheets son lo mismo?
No, aunque se parecen: Excel es de Microsoft y guarda en .xlsx, mientras que Google Sheets es de Google y trabaja en la nube desde el navegador con archivos en .xls o .ods. En Excel los argumentos se separan con punto y coma (=SI(A1>10;"Alto";"Bajo")) y en Sheets con coma (=SI(A1>10,"Alto","Bajo")). Si recibes uno en formato de Google, ábrelo en excel.cloud.microsoft o conviértelo desde Google Drive.
Fuentes
- MicrosoftMicrosoft Excel | Free Online Spreadsheets Softwareconsultado el 06/10/2026