Plantilla de vacaciones en Excel: cómo hacerla desde cero

Una plantilla de vacaciones es una hoja (o varias) donde recoges los días de vacaciones que corresponden a cada empleado, los periodos que ha pedido y los que le quedan. Frente a un cuaderno o un Excel con cuatro columnas sueltas, lo tienes todo junto y calculado: con la lista de empleados y las fechas de cada periodo, Excel te suma los días, te descuenta los festivos y te avisa de quién se ha pasado. Aquí montas una plantilla de cero, con fórmulas que se copian solas al añadir empleados.

Lo que vas a saber hacer al terminar: armar una tabla de empleados con sus días totales, calcular los días de cada periodo con DIAS (en inglés, DAYS) y con DIAS.LAB.INTL (NETWORKDAYS.INTL), descontando los festivos del año, sumar lo usado y lo pendiente, marcar cada periodo como aprobado con una lista desplegable y proteger la hoja para no romper las fórmulas. Lo que se explica funciona desde Excel 2010 en adelante; DIAS.LAB.INTL está disponible desde Excel 2010. Excel para la web también lo soporta, pero sin macros ni protección con contraseña.

Qué es una plantilla de vacaciones y para qué te sirve

Una plantilla de vacaciones es, en el fondo, un Excel con tres cosas juntas que normalmente viajen separadas: quién es cada empleado y cuántos días le tocan, qué periodos de vacaciones ha pedido cada uno, y cuántos días le quedan después de descontar lo disfrutado. Cuando esas tres cosas están en el mismo libro, una fórmula se encarga de los números y tú solo escribes nombres y fechas.

La gracia frente a un cuaderno o a un Excel con columnas sueltas es justamente esa: las fórmulas hacen las cuentas. Tú escribes la fecha de inicio y la de fin, y Excel calcula los días naturales o laborables, descuenta los festivos, suma los dos periodos del año y te dice cuántos le quedan. Si un empleado se pasa de días, la propia plantilla lo señala.

A nivel de estructura, una plantilla sensata tiene cuatro piezas: los datos del empleado (nombre, departamento, días totales), los periodos pedidos (inicio, fin, días), los totales por fila (usados y pendientes) y una hoja aparte con los festivos del año. Las siguientes secciones las ves una por una.

Las piezas de una plantilla de vacaciones bien armada

Toda plantilla que merezca ese nombre tiene cuatro bloques que encajan entre sí. Si falta uno, las cuentas se complican o se hacen a mano.

El primer bloque es la ficha del empleado: nombre, departamento y los días totales que le corresponden al año. Esa cifra se escribe a mano (depende del convenio o de la empresa) y el resto de columnas trabaja contra ella.

El segundo bloque son los periodos pedidos. Cada empleado tiene hasta dos periodos al año (Periodo 1 y Periodo 2), con su fecha de inicio, su fecha de fin y los días que dura. Esos días se calculan con una fórmula, no se escriben a mano, para no equivocarse contando.

El tercer bloque son los totales por fila y por año: días usados (la suma de los dos periodos) y días pendientes (totales menos usados). Con esas dos columnas, de un vistazo ves quién ha agotado sus días y quién todavía tiene vacaciones.

El cuarto bloque es el calendario de festivos: una hoja aparte con los días festivos del año, guardado como tabla con nombre. Esa lista se usa al calcular días laborables con DIAS.LAB.INTL para que el sábado y el domingo y el festivo no cuenten como vacaciones.

Datos del empleado: nombre, departamento y días que le corresponden

La cabecera de la tabla va en la fila 3 y tiene siete columnas. El nombre y el departamento vienen del organigrama; los días totales, del convenio o de la política interna. La columna de aprobado es para el visto bueno del responsable, con una lista desplegable Sí/No.

Periodos de vacaciones: inicio, fin y días calculados

Cada persona tiene hasta dos periodos. El primero se guarda en las columnas H, I, J (Inicio, Fin, Días); el segundo, en K, L, M. Así, las cuentas de cada bloque son independientes y, si alguien solo pide un periodo, el otro queda vacío sin afectar a las fórmulas.

La columna de días se calcula con DIAS (días naturales) o con DIAS.LAB.INTL (días laborables, descontando fines de semana y festivos). Eso lo decides tú según si tu empresa cuenta sábados o no.

Totales por fila y por año: usados y pendientes

Los días usados son la suma de los dos periodos. Los pendientes son los totales menos los usados. Si los pendientes bajan de cero, la plantilla lo señala con formato condicional en rojo.

El calendario de festivos que no se cuenta como vacaciones

Una hoja aparte, llamada "Festivos", con una fecha por fila. Se guarda como Tabla de Excel y se le pone el nombre Festivos_2026. Esa lista se la pasamos a DIAS.LAB.INTL para que no cuente los festivos como días de vacaciones.

Montar la plantilla desde cero en tu Excel

Empezamos con un libro nuevo y dos hojas: "Empleados" y "Festivos". En "Empleados" escribes la cabecera y los primeros empleados; en "Festivos", la lista de festivos del año. Después conviertes la lista de empleados en Tabla de Excel para que las fórmulas se copien solas al añadir gente.

Los pasos, uno por uno.

1. Abre Excel y guarda el libro como Plantilla_Vacaciones.xlsx en la carpeta que prefieras.
2. Verás tres hojas al final; "Hoja1", "Hoja2" y "Hoja3". Haz doble clic en "Hoja1" y escribe Empleados. En "Hoja2" escribe Festivos. Borra "Hoja3".
3. Sitúate en la hoja "Empleados". En A1 escribe el título Plantilla de vacaciones 2026 y en A2 deja la fecha del día con =HOY().
4. En la fila 3 escribe las cabeceras: A3 Nombre, B3 Departamento, C3 Días Totales, D3 Días P1, E3 Días Usados, F3 Días Pendientes, G3 Aprobado.
5. Rellena las cuatro primeras filas con el equipo de ejemplo: Ana (Administración, 22 días), Luis (Administración, 22), Marta (Comercial, 23), Pedro (Comercial, 23).
6. En la hoja "Festivos", pon la cabecera en A1 (Fecha) y B1 (Motivo). Debajo, los festivos del año: 1 de enero (Año Nuevo), 1 de mayo (Día del Trabajo), 15 de agosto ( Asunción de la Virgen), 12 de octubre ( Fiesta Nacional de España), 1 de noviembre (Todos los Santos), 6 de diciembre (Día de la Constitución), 8 de diciembre (Inmaculada Concepción), 25 de diciembre (Navidad).
7. Vuelve a "Empleados" y convierte el rango en Tabla de Excel.

Escribir la cabecera y los nombres del equipo

La cabecera queda en la fila 3 y los empleados en las filas 4 a 7. Las columnas de los periodos (H a M) las añadimos después; de momento la tabla solo llega hasta G para que se vea limpia.

Convertir la lista en Tabla de Excel para que crezca sola

Ahora conviertes A3:G7 en Tabla de Excel. Al hacerlo, la lista se llama "Empleados" por defecto, las fórmulas se copian solas al añadir filas y los filtros aparecen en los encabezados.

1. Selecciona el rango A3:G7 de la hoja "Empleados".
2. Pulsa Ctrl+T para abrir el cuadro "Crear tabla".

1. Acepta. Verás que la tabla cambia de aspecto (aparece un estilo con bandas) y que cada encabezado tiene una flecha de filtro a la derecha.
2. En la pestaña contextual "Diseño de tabla" (que aparece en la cinta al estar dentro de la tabla) cambia el nombre en el cuadro "Nombre de la tabla" de la izquierda, en la parte superior, de Tabla1 a Empleados.

Calcular los días de cada periodo con la función DIAS

Ahora vienen los periodos pedidos. Cada empleado tiene hasta dos bloques (Periodo 1 y Periodo 2), con su fecha de inicio, su fecha de fin y los días calculados. La columna de días la escribe una fórmula: tú pones el inicio y el fin, y la fórmula te dice cuántos días son.

La función DIAS (en inglés, DAYS) cuenta días naturales, incluido el día de inicio y el de fin. La función DIAS.LAB.INTL (en inglés, NETWORKDAYS.INTL) cuenta solo los laborables, descontando el sábado, el domingo y los festivos que le pases en una lista.

Para los datos de ejemplo, en la columna D (Días P1) usamos DIAS. Más adelante añadimos el Periodo 2 y vemos la diferencia con DIAS.LAB.INTL.

Días naturales con DIAS entre inicio y fin

Escribes el inicio en H4 y el fin en I4, y la fórmula cuenta los días. Hay que sumar 1 al final porque DIAS cuenta los días ENTRE las dos fechas, no las dos fechas.

=DIAS(I4;H4)+1

En el ejemplo, Ana pide del 1 al 5 de junio (5 días), Luis del 1 al 8 de julio (8 días), Marta del 10 al 12 de agosto (3 días) y Pedro del 15 al 24 de diciembre (10 días). La columna D de Días P1 muestra esos números.

Días laborables con DIAS.LAB.INTL y la lista de festivos

Si tu empresa no cuenta sábados, la fórmula cambia: usas DIAS.LAB.INTL y le pasas la tabla de festivos para que el 15 de agosto, el 25 de diciembre y demás no se cuenten como vacaciones. El tercer argumento, 1, significa "fin de semana sábado y domingo".

=DIAS.LAB.INTL(H4;I4;1;Festivos_2026)

Con los mismos periodos de antes, Ana pasa de 5 a 3 días laborables (del 1 al 5 de junio de 2026 tiene el sábado 6 y el domingo 7… espera, del 1 al 5 cae en lunes a viernes, son 5 laborables; cambiamos a un caso con fin de semana para que se vea la diferencia). Para ver el efecto, en I4 cambia el fin a 7 de junio de 2026: el resultado pasa de 5 (naturales) a 5 (laborables, del 1 al 5 son laborables). Cambia el rango a 1-8 de junio: con DIAS da 8, con DIAS.LAB.INTL da 6 (sábado 6 y domingo 7 fuera).

Cerrar los totales por empleado y por año

Con los periodos calculados, falta el resumen: cuántos días ha usado cada empleado y cuántos le quedan. Esas dos columnas (Días Usados y Días Pendientes) se calculan con sumas y restas.

Para los datos del ejemplo, cada empleado tiene un solo periodo. Cuando tengan los dos, la fórmula suma los dos.

Sumar los días de los dos periodos en Días Usados

En E4 escribes la suma de los dos periodos y la copias hacia abajo con el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda).

=D4+G4

(En este ejemplo, los días del Periodo 2 están en G porque el rango es A3:G7; cuando amplíes la tabla con las columnas H a M del Periodo 2, la fórmula pasa a ser =D4+K4.)

Calcular los días que quedan con una resta sencilla

En F4 restas los días usados a los totales. Si el empleado se ha pasado de días, sale negativo.

=C4-E4

Controlar los solapes con una lista desplegable de aprobado

La columna Aprobado (G) es una lista desplegable con Sí y No. Así el responsable marca de un vistazo qué periodos están aprobados y cuáles están pendientes, y al filtrar por Sí ves solo los periodos que ya tienen el visto bueno.

Crear la lista en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos

1. Selecciona la columna Aprobado de la tabla: G4:G7.
2. Abre Validación de datos.

1. Acepta. En cada celda de G4 a G7 verás una flecha a la derecha; al pulsarla aparecen las opciones Sí y No.

Detectar solapes ordenando por empleado y por fecha de inicio

Con las fechas de inicio en la columna H, ordenar la tabla por Nombre y por Inicio P1 te ayuda a detectar periodos que se pisan.

1. Selecciona una celda cualquiera de la tabla.
2. Abre el cuadro Ordenar.

1. Añade dos niveles: ordenar por Nombre (A a Z) y, dentro de cada nombre, por Inicio P1 (de más antiguo a más reciente).
2. Acepta.

Proteger la plantilla para que solo se toquen las celdas de entrada

Para que nadie borre una fórmula por error, bloqueas toda la hoja y desbloqueas solo las celdas donde se escriben datos: nombres, departamentos, días totales, fechas de inicio y fin, y la columna Aprobado.

Desbloquear solo las celdas donde se escriben datos

1. Selecciona las celdas de entrada de la tabla: nombre (A), departamento (B), días totales (C), inicio del periodo 1 (H), fin del periodo 1 (I) y la columna Aprobado (G) de las filas 4 a 7. Si ya has añadido las columnas del Periodo 2, incluye también J, K, L.
2. Abre Formato de celdas con Ctrl+1.
3. En la pestaña "Proteger", quita el check "Bloqueada".
4. Acepta.

Activar la protección de la hoja

1. Ve a la pestaña "Revisar".

1. Marca solo "Usar autofiltros" para que se puedan seguir usando las flechas de filtro de la tabla, y deja el resto desmarcado. La contraseña déjala vacía para probar.
2. Acepta.

Errores típicos de una plantilla de vacaciones y cómo arreglarlos

Tres fallos reales con esta plantilla y su solución.

La fórmula devuelve un número enorme al dejar la celda de fin vacía

En D4 ves 45.134, un número que nada tiene que ver con las vacaciones. La causa: cuando I4 está vacía, DIAS la interpreta como la fecha 0 (30 de diciembre de 1899), y la diferencia hasta H4 sale disparada. La solución: envolver la fórmula en un SI para que, si falta el fin, la celda quede en blanco.

=SI(I4="";"";DIAS(I4;H4)+1)

Los Días Pendientes salen negativos al pasarse de días totales

F4 muestra -3 si alguien pidió 25 con 22 totales. El cálculo es correcto, pero visualmente se pierde. La solución: formato condicional que pinta la celda en rojo cuando el valor es menor que cero, para verlo a la vista.

1. Selecciona F4:F7.
2. Abre Formato condicional.

1. Escribe 0 en el cuadro y elige "Formato personalizado…" para poner el relleno rojo y la fuente blanca.

La tabla no crece al añadir un empleado nuevo

Escribes en A8 un nombre nuevo y las fórmulas no se copian: la fila queda con celdas vacías en D, E y F. La causa: la lista no se convirtió en Tabla de Excel con Ctrl+T. La solución: seleccionar todo el rango, incluidos los encabezados, y volver a convertirlo en Tabla.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de vacaciones

• Armar la tabla de empleados con sus días totales desde una hoja en blanco.
• Calcular los días de cada periodo con DIAS y, si hace falta, con DIAS.LAB.INTL.
• Mantener una lista de festivos guardada como Tabla de Excel y usarla en las fórmulas.
• Cerrar los totales por empleado con sumas y restas, y controlar los días pendientes.
• Proteger la hoja para que solo se editen los datos y no se rompan las fórmulas.

El siguiente paso es llevarla a formato condicional: una escala de colores en Días Pendientes para ver de un vistazo quién se acerca a sus días totales y quién ya los ha agotado.

Dudas al usar tu plantilla de vacaciones en Excel