Plantilla de kardex en Excel: cómo hacerla desde cero

Una plantilla de kardex en Excel es una hoja que registra, en orden cronológico, cada entrada y salida de un producto con su cantidad, costo y saldo. Aquí vas a armar la tuya desde cero y a entender por qué cada cifra se calcula así, sobre un caso real: una tienda de útiles escolares que vende cuadernos y anota compras, ventas y devoluciones.

Al terminar, sabrás descargar una plantilla gratis, escribir los encabezados, crear fórmulas que se copian solas y detectar por qué tu stock no cuadra. Sirve para Excel 2007 en adelante, Excel para la web y Excel para Mac; la lista desplegable y el formato condicional están en todas esas versiones.

Qué es un kardex y para qué te sirve registrarlo en Excel

Un kardex es el historial de un producto visto fila a fila: cada vez que entra al almacén compras, devoluciones o ajustes, cada vez que salen ventas, mermas o transferencias, y el saldo que queda después de cada movimiento. Excel es muy buen soporte del kardex porque las hojas son precisamente eso: una tabla con filas por fecha y columnas por concepto.

En la tienda de útiles, cuaderno A4 tiene su propia hoja. La dueña apunta el 04/08/2026 una compra de 30 unidades a S/12,50 cada una. El 09/08/2026 vende 12 cuadernos. Si no registra esa venta, cree que le quedan 50 cuando el conteo físico dice 38: doce que vendió, más dos que se perdieron por humedad y nunca apuntó. El kardex evita ese descuadre porque cada fila modifica el saldo y deja huella.

Las partes de una hoja de kardex: encabezados, movimientos y saldo

Antes de escribir nada, conviene ver la hoja completa de un vistazo. Arriba va la cabecera del producto: empresa, nombre, código, unidad de medida y método de valoración. Debajo, una fila para ese producto con su saldo inicial y, desde la fila siguiente, los movimientos en orden de fecha.

Las doce columnas de la zona de movimientos se reparten en tres bloques: tres para Entradas, tres para Salidas y tres para Saldo. Cuando registras una compra rellenas Entradas; cuando registras una venta rellenas Salidas; el Saldo lo calcula la hoja sola a partir de la fila anterior.

Los métodos de valoración que el kardex puede usar

Cada salida necesita un costo, y ese costo depende del método que elijas. Los tres más usados son promedio ponderado, PEPS (primeras entradas, primeras salidas) y UEPS (últimas entradas, primeras salidas).

Con saldo inicial 20 a S/12,00 y compra de 30 a S/12,50, el promedio ponderado da (240,00 + 375,00) / 50 = S/12,30. Una venta de 12 unidades se valora a S/12,30 con cualquiera de los tres métodos porque aún queda stock de ambos lotes; en cambio, una venta de 25 con PEPS tomaría 20 a S/12,00 y 5 a S/12,50.

Descargar una plantilla de kardex gratis y abrirla en tu Excel

La forma más rápida de empezar es descargar una plantilla ya armada. Verás dos caminos: la galería oficial de Excel y webs de terceros.

La galería de plantillas de Excel que tienes a un clic

1. Abre el navegador y entra en excel.cloud.microsoft/create/es/inventory-templates/.
2. Elige la plantilla "Inventario de almacén" dentro de las opciones de inventario.
3. Pulsa Descargar para bajar el .xlsx a tu carpeta de Descargas.
4. Haz doble clic sobre el archivo descargado y se abrirá en Excel.
5. Reconoce la hoja: arriba verás la empresa, el producto y la unidad; más abajo, las filas de movimientos con la columna Saldo a la derecha.

Plantillas en otras webs y cómo saber si te sirven

Antes de descargar, fíjate en tres cosas: que sea gratis y sin registro, que el archivo sea .xlsx (no .pdf ni .docx) y que traiga fórmulas, no solo celdas vacías. Una plantilla solo con rótulos te obliga a escribir todo desde cero; una con fórmulas te lleva de la mano.

Armar tu propio kardex en una hoja nueva, fila a fila

Si prefieres construirlo tú, el proceso es mecánico: cabecera del producto, fila de saldo inicial, doce columnas y fórmulas que se copian hacia abajo. Lo verás paso a paso en una hoja nueva.

Encabezados del producto y fila de saldo inicial

1. Abre Excel y crea un libro en blanco (Ctrl+N).
2. En B2 escribe "Tienda La Útil"; en B3 "Cuaderno A4"; en B4 "SKU-001"; en B5 "Unidad"; en B6 "Promedio ponderado".
3. En la fila 8 escribe los encabezados del bloque de movimientos tal como se ven en la tabla del apartado anterior.
4. En la fila 9 anota el saldo inicial: 20 unidades en D9, costo unitario 12,00 en E9 y el total 240,00 en F9. En la zona de Saldo, J9 lleva 20, K9 lleva 12,00 y L9 lleva 240,00.

Una lista desplegable para no escribir mal el tipo de movimiento

Para que el detalle siempre se escriba igual, conviene una lista desplegable.

1. Selecciona C10:C1000.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir elige Lista y en Origen escribe Compra;Venta;Devolución;Merma;Ajuste;Transferencia;Daño;Saldo inicial (separado por punto y coma).
4. Pulsa Aceptar.

Fórmulas de entradas, salidas y saldo que se copian hacia abajo

Con los encabezados listos, escribe las fórmulas en la fila 10 y arrástralas hacia abajo.

1. En F10 (total entrada) escribe =D10*E10 y cópiala hacia abajo.
2. En I10 (total salida) escribe =G10*H10 y cópiala hacia abajo.
3. En J10 (saldo cantidad) escribe =J9+D10-G10 y cópiala hacia abajo.
4. En K10 (saldo costo unitario): cuando hay entrada nueva, recalcula promedio; si no, mantiene el de la fila anterior. La fórmula en K10 es =SI(D10>0;(L9+F10)/(J9+D10);K9).
5. En L10 (saldo costo total) escribe =J10*K10 y cópiala hacia abajo.

=F10*D10
=I10*H10
=J9+D10-G10
=SI(D10>0;(L9+F10)/(J9+D10);K9)
=J10*K10

Registrar movimientos reales y leer el saldo acumulado

Con la plantilla armada, vamos a registrar tres movimientos seguidos sobre Cuaderno A4: una compra, una venta y una merma. Verás cómo cambia el saldo en cada fila.

Una compra que sube el costo promedio

1. En A10 escribe 04/08/2026, en B10 "F-001", en C10 "Compra" (la lista desplegable lo escribe solo).
2. En D10 anota 30, en E10 12,50. F10 calcula 375,00.
3. J10 muestra 50, K10 muestra 12,30 y L10 muestra 615,00.

El costo promedio se obtiene dividiendo el valor total entre las unidades: (240,00 + 375,00) / 50 = 12,30.

Una venta que se valora al costo promedio del momento

1. En A11 escribe 09/08/2026, en B11 "B-014", en C11 "Venta".
2. En G11 anota 12; deja H11 e I11 vacíos.
3. La fórmula de I11 calcula 0; H11 queda en blanco; J11 muestra 38, K11 sigue en 12,30 y L11 muestra 467,40.

Una merma que descuenta sin cambiar el costo

1. En A12 escribe 15/08/2026, en B12 "M-001", en C12 "Merma".
2. En G12 anota 2; deja H12 e I12 vacíos.
3. J12 muestra 36, K12 sigue en 12,30 y L12 muestra 442,80.

Por qué tu kardex descuadra: errores que pasan de verdad

Cuando el stock de la hoja no coincide con el conteo físico, casi siempre se debe a uno de estos cuatro motivos. Verás cada uno sobre la misma hoja para que se reconozcan.

Varios productos mezclados en la misma hoja

Si en la misma hoja anotas ventas de Cuaderno A4 y de Cuaderno Universitario, la columna Cantidad suma peras con manzanas. El saldo del primer producto absorbe ventas del segundo y termina inflado. La solución es una hoja por producto, o añadir una columna Código y filtrar por ella antes de revisar totales.

Descontar ventas al costo de la última compra en lugar del promedio

Sucede cuando en H10 escribes a mano el costo de la compra más reciente, no la referencia a K9. El saldo total no cuadra con la fórmula del promedio ponderado. El arreglo es que H10 apunte siempre a K9 (o, si trabajas con promedio ponderado, dejes que la fórmula lo calcule).

Borrar una fila con fórmula y dejar la columna en blanco

Al eliminar una fila intermedia, las fórmulas de abajo saltan o muestran #¡REF!. La solución es rehacer la fila desde la celda de arriba con el controlador de relleno y volver a escribir el movimiento.

No registrar devoluciones ni mermas

El stock de la hoja dice 50 y el conteo físico dice 47. La diferencia de 3 son dos cuadernos que el cliente devolvieron sin que se registraran y uno que se perdió por humedad. Conciliar periódicamente con un conteo físico es la única forma de detectarlo.

Lo que Excel no hace por ti en un kardex y cómo resolverlo

Excel es una hoja de cálculo, no un sistema de inventario. No lleva el kardex de varios productos a la vez sin fórmulas largas, no avisa cuando un producto queda bajo de stock y no se actualiza solo cuando vendes en el punto de venta. Para resolverlo, usa Tablas, formato condicional y, cuando el inventario crezca, Power Query o un sistema dedicado.

Avisar cuando un producto baja de su stock mínimo

1. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
2. Elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica formato".
3. Donde pide la fórmula escribe =J9<=MINIMO (sustituye MINIMO por la celda donde anotas el stock mínimo, por ejemplo M2).
4. Pulsa Formato, elige relleno rojo y Aceptar.

=J9<=MINIMO

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de kardex en Excel

• Reconoces las tres zonas de un kardex: cabecera del producto, saldo inicial y movimientos.
• Escribes los encabezados y fórmulas de entradas, salidas y saldo sobre una hoja nueva.
• Creas una lista desplegable con los tipos de movimiento para no escribir a mano.
• Verificas que una compra, una venta y una merma dejan saldos coherentes con sus fórmulas.
• Detectas los cuatro errores que descuadran un kardex y los corriges.

El siguiente: selecciona A9:L1000 y pulsa Ctrl+T para convertir el rango en una Tabla. Las fórmulas se copiarán solas al añadir filas y podrás filtrar por tipo de movimiento sin perder los totales.

Datos consultados en octubre de 2026.

Dudas al armar tu plantilla de kardex en Excel