Cómo hacer una tabla de presupuesto en Excel (con fórmulas)

Una tabla de presupuesto en Excel no es más que una hoja donde apuntas tus ingresos y gastos del mes, con fórmulas que suman cada apartado y te dicen cuánto te queda. Sirve para llevar el control de casa, de un proyecto pequeño o de cualquier actividad en la que entren y salgan dinero. Cuando termines este tutorial tendrás una hoja con totales automáticos, categorías que se eligen de una lista desplegable y un resumen por categoría con su gráfico. Todo funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010, además de Excel para la web, Mac y móviles.

Qué es una tabla de presupuesto en Excel y para qué te sirve

Una tabla de presupuesto en Excel es una hoja con dos columnas básicas: una para los ingresos y otra para los gastos, con sus importes y una fila de totales abajo. La gracia es que las sumas se hacen solas: tú escribes cada movimiento y Excel calcula cuánto entra, cuánto sale y cuánto te queda a fin de mes.

En la vida real no hace falta nada raro. Anotas la fecha, el concepto (por ejemplo "Mercado"), la categoría ("Comida"), si es ingreso o gasto, y el importe. Abajo, una fila con =SUMA() te da el total de cada cosa, y una celda con la resta te dice el saldo del mes.

Las funciones que mueven esta hoja son tres, y todas están en Excel desde hace mucho: SUMA (SUM), SUMAR.SI (SUMIF) y, si quieres ir más allá, SUBTOTALES y una tabla dinámica. No necesitas macros ni Power Query para empezar.

La estructura que debe tener una buena tabla de presupuesto

Antes de escribir nada, conviene tener claro qué columnas y qué filas tendrá la hoja, porque luego es más fácil ampliarla que reorganizarla. La estructura mínima es: una fila de encabezados, las filas con los movimientos del mes, y una zona de totales con el saldo.

Las columnas de datos: qué poner en cada una

Con esas cinco columnas tienes todo lo necesario. Si más adelante quieres añadir notas o una columna con el método de pago, se puede hacer sin tocar lo que ya tienes.

Las filas de totales y el saldo del mes

Debajo de los datos se reservan cuatro filas: Total ingresos, Total gastos, Saldo y, si quieres, una fila de comprobación. Las fórmulas son directas:

=SUMA(E2:E9)
=SUMAR.SI(D2:D9;"Ingreso";E2:E9)
=SUMAR.SI(D2:D9;"Gasto";E2:E9)
=E11-E12

La primera suma todo el importe de la columna; las dos siguientes filtran por la columna Tipo y suman solo lo que coincide con "Ingreso" o "Gasto"; la última resta los gastos a los ingresos para obtener el saldo.

Cuándo conviene usar una hoja por mes y cuándo una sola hoja grande

Si apuntas los movimientos a mano, una hoja por mes (llamada "Marzo 2026", "Abril 2026"…) es lo más limpio: cada mes empieza en blanco y el archivo no crece sin parar. Si importas los datos del banco o de una app de finanzas, lo normal es tener una sola hoja con la columna Fecha y, al lado o en otra hoja, una tabla dinámica que filtra por mes. Lo importante es no mezclar los dos sistemas: o todo a mano con una hoja por mes, o todo importado en una hoja larga.

Cómo crear la tabla en Excel paso a paso

Vamos a montar la hoja de marzo de 2026 con seis gastos y dos ingresos. La hoja se llama "Marzo 2026" y los datos van de A1 a E9, con la fila 10 reservada para los totales.

Escribir los datos y dejar una fila para los totales

1. En la celda A1 escribe Fecha.
2. En B1 escribe Concepto, en C1 Categoría, en D1 Tipo y en E1 Importe.
3. Rellena las filas 2 a 9 con los movimientos del ejemplo.

Las fórmulas de la fila de totales

Ahora añadimos las fórmulas en la fila 10 y siguientes. La fila 10 suma todo, la 11 solo ingresos, la 12 solo gastos y la 13 el saldo.

La fórmula con punto y coma y la nota del separador

La fórmula clave es =SUMAR.SI(D2:D9;"Ingreso";E2:E9): el primer argumento es el rango donde se busca (la columna Tipo), el segundo es el criterio ("Ingreso", entre comillas porque es texto) y el tercero es el rango que se suma (la columna Importe). Cambias "Ingreso" por "Gasto" para obtener los gastos. Esta función está en todas las versiones de Excel desde 2007.

Dar formato de tabla de Excel para que crezca sola

Convertir el rango en tabla de Excel tiene dos ventajas: las filas se amplían solas al añadir datos y aparece una fila de Totales automática.

1. Selecciona el rango A1:E9.
2. Ve a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla.
3. Elige un estilo y marca La tabla tiene encabezados.
4. Acepta.

El formato de número con dos decimales y el símbolo de moneda

Para que los importes se vean siempre con dos decimales, sin que se pierdan los céntimos:

1. Selecciona E2:E13.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En la pestaña Número, categoría Moneda, deja 2 decimales.

Categorías y listas desplegables para no escribir de cualquier forma

Si la columna Categoría se escribe a mano cada vez, acabarás teniendo "Comida", "comida" y "Comida " como tres categorías distintas, y las tablas dinámicas las contarán por separado. La solución es una lista desplegable con las categorías bien definidas.

Crear la lista de categorías en un rango aparte

En la columna G de la misma hoja escribimos las seis categorías. Deja G1 con el título y rellena G2:G7.

Aplicar la validación de datos en la columna Categoría

1. Selecciona C2:C9.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir elige Lista y en Origen escribe =$G$2:$G$7.

La lista escrita a mano en el cuadro Origen

Si las categorías son pocas y nunca cambian, puedes escribirlas directamente en Origen separadas por punto y coma, sin necesidad del rango G2:G7:

Es cómodo, pero cada vez que quieras añadir una categoría tienes que volver a abrir la validación y editar el Origen.

La lista sacada de un rango que crece solo

El truco para que la lista se amplíe sola es convertir G2:G7 en tabla de Excel. Cuando lo hagas, la referencia estructurada hace que añadir una fila nueva en la tabla la incluya automáticamente en la lista desplegable. Con referencias normales como $G$2:$G$7 eso no pasa: la nueva categoría escrita en G8 no aparece hasta que amplías el rango a mano.

Comparar meses y ver en qué se va el dinero

Una vez tienes los datos bien introducidos, la tabla dinámica resume en un segundo los gastos por categoría y te permite compararlos entre meses. Vamos a usarla con la hoja de marzo.

Crear la tabla dinámica desde la tabla de Excel

1. Haz clic dentro de la tabla A1:E9.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
3. Acepta el rango y elige Hoja de cálculo nueva.

Arrastrar campos a Filas y Valores para resumir

En el panel de la derecha, en la lista de campos:

1. Arrastra Categoría a Filas.
2. Arrastra Tipo a Filtros y, en la lista desplegable del filtro, deja solo Gasto.
3. Arrastra Importe a Valores. Por defecto pone Suma.

Añadir un gráfico de barras para verlo de un vistazo

1. Haz clic dentro de la tabla dinámica.
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de barras agrupadas.
3. Mueve el gráfico junto a la tabla para ver ambos a la vez.

La barra más alta del mes (Comida con 107,40 en marzo) es la categoría a la que más dinero se va y la primera candidata a revisar.

Errores típicos al armar una tabla de presupuesto y cómo arreglarlos

Tres tropiezos aparecen una y otra vez al montar la primera tabla de presupuesto. Con reconocerlos en la hoja ya están medio arreglados.

El total no cuadra porque hay números guardados como texto

Si al copiar un importe de una web o de otra hoja lo ves alineado a la izquierda en vez de a la derecha, está guardado como texto y SUMA lo ignora. Lo notas porque el total da menos de lo esperado o aparece un triángulo verde en la esquina de la celda.

El arreglo más rápido es en una celda aparte: =VALOR(E2), copias el resultado y lo pegas con Pegado especial > Valores sobre la celda original. Si la celda tiene el triángulo verde, al hacer clic aparece un icono de advertencia con la opción Convertir en número.

La suma da 0 porque el filtro de la tabla está puesto

Si conviertes los datos en tabla de Excel y aplicas un filtro (por ejemplo, ocultar todos los gastos), la fórmula =SUMA(E2:E9) escrita a mano sigue sumando TODO, incluidas las filas filtradas. Eso confunde: parece que la tabla no cuadra. La fila de Totales automática de la tabla, en cambio, usa =SUBTOTALES(9;Tabla1[Importe]), que sí respeta el filtro.

El arreglo: usa la fila Totales que la propia tabla te ofrece, en vez de escribir la suma a mano. La activas marcando Fila de totales en la pestaña Diseño de tabla.

La categoría nueva no aparece en la lista desplegable

Acabas de escribir "Salud" en G8 y la lista desplegable de la columna C sigue mostrando solo las seis de antes. La causa es que el Origen de la validación es =$G$2:$G$7, un rango cerrado. Tienes dos opciones: ampliarlo a =$G$2:$G$20, o convertir G1:G7 en tabla de Excel y usar su referencia estructurada como Origen. La segunda es la que aguanta el paso del tiempo sin tocar la validación cada vez.

Lo que ya sabes hacer con una tabla de presupuesto en Excel

• Tienes la estructura de columnas clara: Fecha, Concepto, Categoría, Tipo e Importe, con la fila de totales debajo.
• Las fórmulas de la fila de totales suman ingresos y gastos por separado y te dan el saldo con una resta.
• Al aplicar Dar formato como tabla, los datos crecen solos al añadir filas y la fila Totales se actualiza con cada cambio.
• La validación de datos con una lista convierte las categorías en desplegables, así no aparecen variantes mal escritas.
• La tabla dinámica resume los gastos por categoría en un segundo y el gráfico de barras lo enseña de un vistazo.

El siguiente paso es comparar el presupuesto previsto con el real mes a mes: añade una columna Importe previsto, ponle un valor a cada categoría al empezar el mes y usa otra tabla dinámica para ver la diferencia entre lo que pensabas gastar y lo que acabaste gastando.

Dudas al armar una tabla de presupuesto en Excel