Función SI en Excel: qué es y cómo se usa con ejemplos

Una fórmula condicional es aquella que, en lugar de calcular siempre lo mismo, toma una decisión: mira una celda, compara su valor con un criterio y, según el resultado, devuelve una cosa u otra. La más conocida es SI, la misma que te escribe "Aprobado" o "Suspenso" a partir de una nota, y la base sobre la que se construyen casi todas las demás.

Al terminar este tutorial sabrás escribir la función SI con sus tres argumentos, anidar varias para cubrir más de dos opciones, combinar condiciones con Y, O y NO, contar, sumar y promediar con criterios con CONTAR.SI, SUMAR.SI y PROMEDIO.SI, y aplicar formato condicional con una fórmula propia. Todo lo que aquí se explica funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013; en Excel para la web y en Excel para Mac las fórmulas se escriben igual.

Qué es una fórmula condicional y para qué te sirve

Imagina la hoja de notas de una clase: tienes el nombre del alumno en la columna A y su calificación en la B. En la C quieres que aparezca "Aprobado" o "Suspenso" sin tener que escribirlo a mano para cada fila. Una fórmula condicional hace justo eso: en vez de limitarse a calcular, decide qué texto o número dejar en la celda según el valor de otra.

Esa "decisión" se apoya en una prueba lógica, una pregunta de sí o no que Excel sabe responder: ¿la nota es mayor o igual que 5? Si sí, escribe Aprobado; si no, escribe Suspenso. Esa es la esencia de cualquier fórmula condicional: una pregunta, una respuesta verdadera y una respuesta falsa. A partir de ahí, se complica todo lo que quieras: varias preguntas encadenadas, varias condiciones a la vez o cuentas y sumas que solo afectan a las filas que cumplen un criterio.

A lo largo de este tutorial vamos a usar siempre la misma hoja, Notas, con la lista de alumnos y sus calificaciones. Empezamos con un único SI y acabamos con la hoja completa, con formato de color y un resumen al lado.

La función SI: la prueba lógica que decide entre dos opciones

La función SI (en inglés IF) es la columna vertebral de las fórmulas condicionales. Su sintaxis es:

=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

En la celda C2 escribimos la fórmula que decide Aprobado o Suspenso a partir de la nota de la columna B. Con B2 = 7, Excel muestra "Aprobado"; con B2 = 4,5, muestra "Suspenso".

prueba_lógica: la pregunta que devuelve VERDADERO o FALSO

El primer argumento es siempre una comparación. Las más usadas son =, >, <, >=, <= y <> (distinto). Con números funciona tal cual; con texto hay que ponerlo entre comillas dobles, porque si no Excel cree que es un nombre de rango.

Las fechas, en una comparación, se comportan como números: B2>FECHA(2024;1;1) funciona porque cada fecha es, internamente, un número de serie.

valor_si_verdadero y valor_si_falso: lo que escribe Excel según el caso

Los otros dos argumentos son lo que Excel deja en la celda según el resultado de la prueba. Pueden ser texto entre comillas ("Aprobado"), un número (0), otra fórmula (B2*0,1) o una celda vacía (""). En la práctica, los tres argumentos son obligatorios: si omites el valor_si_falso y la prueba es FALSO, SI devuelve 0 en lugar de dejar la celda en blanco.

Anidar SI cuando hay más de dos opciones

Para decidir entre tres o más opciones, una SI dentro de otra. En la misma hoja Notas, queremos ahora la calificación en letras: Sobresaliente, Notable, Aprobado o Suspenso. Encadenamos cuatro SI, cada uno con su umbral.

=SI(B2>=9;"Sobresaliente";SI(B2>=7;"Notable";SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso")))

Combinar varias condiciones con Y, O y NO

Cuando la decisión depende de más de una condición a la vez, recurrimos a tres funciones que devuelven VERDADERO o FALSO:

• Y (AND): VERDADERO solo si todas las condiciones lo son.
• O (OR): VERDADERO si al menos una lo es.
• NO (NOT): invierte el resultado de una condición.

Sintaxis: =Y(cond1; cond2; ...), =O(cond1; cond2; ...), =NO(condición). En la hoja Becas queremos marcar "Apto" solo si el alumno tiene nota mayor o igual que 5 y no ha faltado a más de 10 clases.

Para "Apto o si al menos una mejora", la condición sería =O(B2>=9; C2<=2).

NO para invertir una condición

NO acepta una sola condición y la invierte: si la condición es VERDADERO, NO devuelve FALSO, y al revés. En Becas, queremos marcar "Revisar" cuando la nota NO llega a 5.

=SI(NO(B2>=5);"Revisar";"Apto")

Contar, sumar y promediar con un criterio: cada vez una función

Cuando la pregunta ya no es "qué pongo aquí" sino "cuántos cumplen esto" o "cuánto suman los que cumplen esto", entran en juego tres familias: CONTAR.SI, SUMAR.SI y PROMEDIO.SI. Las tres comparten la misma idea: un rango donde buscar, un criterio y, en el caso de SUMAR.SI y PROMEDIO.SI, un segundo rango del que tomar los números.

CONTAR.SI: contar celdas que cumplen un criterio

En la hoja Pedidos llevamos el estado de cada pedido en la columna C. Para saber cuántos están Pagados, escribimos en E2:

=CONTAR.SI(C2:C50;"Pagado")

SUMAR.SI: sumar importes según un criterio

En la hoja Ventas tenemos la categoría en A y el importe en B. Para sumar solo los importes de la categoría Comida:

=SUMAR.SI(A2:A10;"Comida";B2:B10)

PROMEDIO.SI: promediar según un criterio

En la misma hoja Ventas, ahora con la zona en A y el importe en C, calculamos la media de la zona Norte:

=PROMEDIO.SI(A2:A20;"Norte";C2:C20)

Dar formato a las celdas según una fórmula

El formato condicional con fórmula propia es el siguiente paso: que la propia hoja se pinte según una condición. Vamos a la hoja Notas y marcamos de verde las celdas de la columna B con nota mayor o igual que 5 y de rojo las que no llegan.

1. Selecciona el rango B2:B6.
2. Abre la regla con la ruta:

1. Elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica formato".
2. Escribe la fórmula =B2>=5, pulsa Formato y elige relleno verde.
3. Repite con otra regla y la fórmula =B2<5, esta vez con relleno rojo.

Fijar la columna con $ para que el formato copie bien

Al copiar la regla a otro rango, la referencia de la fórmula se mueve igual que al copiar cualquier fórmula. Si la regla es =B2>=5 y la copias a la columna C, se transforma en =C2>=5, y la columna equivocada decide el color. La forma de evitarlo es fijar la columna con $.

La tecla F4 (en Mac, Cmd+T) alterna entre estas cuatro formas al editar la fórmula.

Errores típicos al escribir fórmulas condicionales

Tres fallos aparecen una y otra vez al trabajar con SI, Y, O y las familias de CONTAR.SI, SUMAR.SI y PROMEDIO.SI. Todos se ven en la misma hoja Notas y se arreglan en el sitio.

#¿NOMBRE? por escribir la función en otro idioma

Si abriste una plantilla hecha en otro idioma, es fácil encontrar =IF(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso") en una celda. En un Excel en español, IF no existe: muestra #¿NOMBRE?. La función se escribe SI, los argumentos se separan con el carácter del formulario (punto y coma con coma decimal, coma con punto decimal), y el texto del criterio también va con comillas dobles.

Ceros silenciosos al olvidarte del $ al copiar

La fórmula =B2*$F$1 multiplica el precio por el IVA de la celda F1. Al arrastrarla hacia abajo, sin dólares en F1 la referencia baja con la fórmula: en la fila 3 se convierte en F2, en la 4 en F3, y como esas celdas están vacías, cuentan como 0. El resultado es una columna entera de ceros, sin error de ningún tipo, y el fallo pasa desapercibido hasta que alguien revisa la cuenta.

Texto sin comillas y números con comillas

El error contrario también es típico: =SI(B2>=5;"5";"0") devuelve el texto "5" o "0", no el número 5 o 0. Visualmente parecen iguales, pero el resultado ya no suma ni promedia. La regla es fácil: los números, sin comillas; el texto, con comillas dobles.

Lo que ya sabes hacer con las fórmulas condicionales

• Escribir SI con sus tres argumentos y leer la prueba lógica que decide entre dos opciones.
• Anidar varias SI para cubrir más de dos resultados en una sola celda.
• Combinar condiciones con Y, O y NO para que la decisión dependa de más de una prueba.
• Contar, sumar y promediar con criterios usando CONTAR.SI, SUMAR.SI y PROMEDIO.SI.
• Aplicar formato condicional con una regla basada en una fórmula y fijar la columna con $.

El siguiente paso natural es SI.CONJUNTO (IFS), disponible en Excel 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365: cuando los criterios se repiten en varias reglas o las condiciones se vuelven largas, SI.CONJUNTO las ordena en pares condición-resultado y se lee mucho mejor que un SI anidado.

Dudas al usar fórmulas condicionales en Excel