Plantilla de nómina en Excel para rellenar y exportar a PDF

Una plantilla de nómina en Excel sirve para ordenar los datos de empresa y trabajador, registrar devengos y deducciones, calcular el líquido a percibir y preparar la entrega en PDF. El flujo funciona en Excel 2007 y posteriores, en Microsoft 365, en Excel para la web y en Excel para Mac; las opciones de guardado y exportación pueden variar ligeramente.

Aquí se usa una plantilla de nómina mensual editable. No sustituye el modelo oficial, las cotizaciones, las retenciones ni las decisiones que deban incorporarse desde la información aplicable. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es una plantilla de nómina y cuándo conviene usarla

Una plantilla de nómina es una base reutilizable para organizar la información de una liquidación salarial. En este libro, la hoja Nómina reúne los datos de la empresa, los del trabajador, el periodo y los conceptos，por ando por separado lo que se devenga y lo que se deduce.

Conviene usarla para mantener un orden constante, detectar filas incompletas y preparar un PDF ya revisado. No sirve para calcular por sí sola cotizaciones, retenciones, pagas, bajas u otras obligaciones, ni garantiza que el documento cumple el modelo oficial.

Qué datos necesita una plantilla de nómina para rellenarse

La plantilla debe separar los datos que introduces de los importes que calcula. Así puedes corregir un dato de entrada sin alterar fórmulas que dependan de él y revisar qué conceptos forman el resultado.

Periodo de liquidación y datos del trabajador

El primer bloque identifica la liquidación y a quién corresponde. Usa celdas independientes para que cada dato pueda revisarse sinbuscar dentro de una frase.

Estos campos youngster mirando los datos oficiales y el modelo oficial aplicable. La hoja los organiza, pero no comprueba su validez.

Devengos, deducciones y liquidado a percibir

Los devengos son conceptos que suman al bruto. Las deducciones restan. El líquido a percibir es la diferencia entre ambos bloques.

En el ejemplo se incluyen cuatro conceptos con importes no nulos para que la práctica sea sencilla. El resto existe para mostrar cómo ampliar la plantilla sin cambiar su estructura.

Crea la hoja de cálculo para una nómina mensual

1. Crea un libro en blanco.
2. Cambia el nombre de la primera hoja a Nómina.
3. Añade en A1 el título Nómina mensual.
4. Añade los bloques de empresa, trabajador y periodo en columnas separadas.
5. Añade los encabezados Concepto, Devengo, Deducción y Total para la tabla de conceptos.
6. Guarda el libro provisionalmente como Nómina_plantilla.xlsx.

Prepara los datos de empresa, trabajador y periodo

1. Selecciona A2.
2. Escribe Empresa y, en B2, Taller Norte, S.L.
3. En C2, escribe Trabajador y, en D2, Ana López.
4. Completa los campos de la fila 3 y de la fila 4.
5. Aplica formato de fecha a B3 y D3 sin escribir antes un formato de texto.
6. Revisa el Cuadro de nombres: al seleccionar una celda, debe mostrar su dirección exacta.

Registra los devengos y las deducciones

1. Selecciona A6.
2. Escribe Salario base y, en B6, 1800.
3. En A7, escribe Horas extras y en B7, 120.
4. En A8, escribe Complemento de transporte y en B8, 50.
5. En A9, escribe Cotización a la Seguridad Social y en C9, 180.
6. En A10, escribe IRPF y en C10, 100.
7. Selecciona B6:C10 y aplica el formato de moneda con dos decimales.
8. Deja vacías las celdas de la columna que no corresponde a cada concepto.

Calcula el total devengado, el total deducido y el líquido

1. En D6, escribe la fórmula que suma el devengo de la misma fila.
2. Arrastra el controlador de relleno de D6 hasta D8.
3. En D9, escribe la fórmula que suma la deducción de la misma fila.
4. Arrastra el controlador de relleno de D9 hasta D10.
5. En B12, escribe Total devengado.
6. En C12, escribe Total deducido.
7. En D12, escribe Líquido a percibir.
8. En B13, calcula el total devengado con SUMA (SUM).
9. En C13, calcula el total deducido con SUMA (SUM).
10. En D13, resta C13 a B13.

=D6
=D9
=SUMA(B6:B8)
=SUMA(C9:C10)
=B13-C13

Rellena el PDF con los datos de la plantilla

Excel no tiene un botón nativo que convierta directamente esta hoja en un PDF rellenable. El flujo compatible consiste en completar el libro, trasladar los datos al PDF disponible mediante la aplicación compatible que lo abra y comprobar campo por campo el resultado.

Prepara un PDF rellenable con la información necesaria

1. Decide qué formato PDF se utiliza: una nómina individual o un documento que contenga varias nóminas.
2. Reúne los campos que ese PDF debe conservar: empresa, trabajador, periodo, devengos, deducciones, bases y líquido.
3. Exporta la hoja terminada a PDF como versión de entrega o referencia.
4. Abre el PDF en una aplicación compatible con formularios rellenables.
5. Introduce en sus campos los valores de la hoja, sin cambiar el contenido del Excel.
6. Guarda el PDF con un nombre que incluya empresa, trabajador y periodo.

Comprueba cada dato antes de enviarlo

1. Abre Excel y la hoja Nómina.
2. Anota el nombre del trabajador, las dos fechas y el líquido a percibir.
3. Abre el PDF y compara esos cuatro datos con sus campos.
4. Revisa una fila por cada devengo y otra por cada deducción.
5. Confirma que los totales y el líquido coinciden visualmente.
6. Comprueba que no falten campos y que no aparezcan datos de otra persona o periodo.
7. Cierra el archivo Excel antes de compartir el PDF.

Exporta o conserva la nómina en Excel, Word y PDF

El formato de entrega y el formato de trabajo cumplen funciones distintas. Conserva el libro .xlsx para editar y calcular; utiliza Word o PDF cuando la nómina ya está completada y debe entregarse o archivarse.

Guardar el archivo de Excel sin perder su edición

1. Selecciona Archivo > Guardar como.
2. Elige la carpeta de trabajo.
3. Escribe un nombre como Nómina_Ana_López_2026-09.
4. Conserva el tipo *Libro de Excel (.xlsx)**.
5. Pulsa Guardar.

Un archivo .xlsx conserva fórmulas, formatos y edición. Word (.docx) y PDF priorizan la presentación, pero no mantienen la hoja como una tabla de cálculo. CSV guarda valores sin fórmulas ni formatos y solo utiliza una hoja.

Exportar la hoja como PDF

1. Selecciona Archivo > Guardar como o Archivo > Exportar.
2. Elige PDF como tipo de archivo.
3. Revisa la vista de impresión, el área de impresión y la orientación.
4. Comprueba que las columnas A:D, el bloque superior y los totales B13:D13 sean visibles.
5. Exporta y abre el PDF para verificarlo.

Por qué una plantilla de nómina puede dar resultados incorrectos

Los errores más frecuentes suelen estar en la revisión, no en Excel. Un signo colocado en la columna contraria, una fila de horas extras omitida o un PDF preparado con datos anteriores cambian el resultado aunque las fórmulas sean correctas.

Un total que no coincide con el líquido

Si D13 no coincide con los conceptos, comprueba primero que B13 use =SUMA(B6:B8) y C13 use =SUMA(C9:C10). Después revisa que D13 sea =B13-C13 y que las deducciones no estén sumadas en la columna B.

Un PDF con datos de otra persona o periodo

Este error no se corrige con una fórmula. Comprueba que el PDF procede del libro y de la fecha correctos, que el nombre corresponde a la hoja abierta y que las fechas desde y hasta coinciden.

1. Compara el nombre de la hoja y la fecha de guardado del Excel.
2. Contrasta el nombre del PDF con D2.
3. Contrasta sus fechas con B3 y D3.
4. Comprueba el total devengado, el deducido y el líquido.
5. Si un dato no coincide, vuelve a exportar desde la hoja correcta.

Qué puede y qué no puede automatizar la plantilla de nómina

Excel automatiza la suma de conceptos, la comparación de importes y la preparación de archivos. La plantilla no conoce por sí sola el convenio aplicable, las cotizaciones, las retenciones, las bajas ni lasObligaciones legales. Esa información debe introducirse y validarse antes de emitir el documento.

Lo que sí puedes calcular en Excel

Puedes automatizar el total devengado, el total deducido y el líquido a percibir. También puedes copiar la hoja, actualizar las referencias y comparar dos liquidaciones con la misma estructura.

=SUMA(B6:B8)
=SUMA(C9:C10)
=B13-C13

Estas fórmulas producen 1.970,00 euros, 280,00 euros y 1.670,00 euros en el libro de ejemplo. Automatizan la aritmética, pero no determinan si un concepto debe incluirse ni cuál es su importe correcto.

Lo que debes revisar fuera de Excel

Antes de emitir una nómina, comprueba el modelo oficial, el convenio colectivo, el tipo de contrato y jornada, la situación del trabajador, las horas extras, las bajas, las formas de pago y las cotizaciones y retenciones. Usa como referencia el modelo oficial y la información normativa aplicable.

Lo que ya sabes hacer con una plantilla de nómina

• Organizar en una hoja los datos de empresa, trabajador y periodo de liquidación.
• Separar devengos y deducciones en columnas visibles.
• Calcular los totales y el líquido a percibir con SUMA (SUM).
• Detectar referencias equivocadas y comprobar que el total sea 1.670,00 euros.
• Preparar un PDF de entrega y verificar sus campos antes de compartirlo.
• Conservar el archivo .xlsx para editarlo y usar Word o PDF para la nómina completada.
• Revisar fuera de Excel los conceptos, cotizaciones, retenciones y datos obligatorios.

El siguiente paso es adaptar esta plantilla a un caso real, incorporar el modelo oficial y comprobar cada concepto antes de utilizarla.

Dudas al usar una plantilla de nómina