Cómo crear un calendario editable en Excel: guía práctica

Un calendario editable en Excel es una hoja (o un libro) con todos los días de un mes escritos a mano en sus celdas, huecos grandes para apuntar citas o turnos, y dos celdas auxiliares (mes y año) que al cambiarlas reescriben solas el calendario entero. Quien lo busca suele querer una plantilla para imprimir o para llevar la agenda del trabajo: turnos, guardias, planificación de publicaciones o cualquier registro diario.

Al terminar este tutorial tendrás un libro con doce hojas, una por mes, en el que cambiar de mes es cambiar dos números; los nombres de los días saldrán en castellano y los domingos aparecerán en rojo automáticamente. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; las funciones FECHA y TEXTO están en todas las versiones de escritorio.

Qué es un calendario editable en Excel y para qué te sirve

Un calendario editable en Excel es, en el fondo, una hoja que dibuja un mes con fórmulas: una celda dice el mes, otra dice el año, y el resto de la hoja se reescribe sola al cambiarlas. No es una imagen metida en la hoja ni una plantilla protegida: son celdas reales, con fórmulas reales, que tú puedes modificar.

La gracia es que cada celda del mes es una fecha de verdad, así que puedes escribir dentro, sumar días, marcar festivos o contar citas con CONTAR.SI. Tres casos reales en los que se usa:

• Una agenda de turnos de un equipo pequeño, donde cada persona apunta en qué días entra.
• Un control de guardias mensuales, con la noche señalada en rojo y el total de guardias abajo.
• La planificación de publicaciones de un blog o de una revista, con la columna de notas para el titular de cada día.

La idea de fondo es la misma en los tres: un mes en una hoja, huecos grandes para escribir, y la fecha de hoy que se actualiza sola (con Ctrl+; la escribes en la celda que quieras). Lo que aprenderás aquí es la base; luego le puedes añadir lo que necesites.

Lo que trae un calendario descargado y lo que vas a cambiar

Una plantilla .xlsx típica de calendario trae una hoja por mes, con una fila por día y columnas fijas: el número del día, el nombre del día de la semana y una o dos columnas de notas. Algunas llevan el mes ya escrito en una celda grande arriba; otras lo reparten en varias hojas. Las versiones descargables de Microsoft y de otras páginas siguen ese mismo esquema.

Lo que sí puedes tocar sin miedo:

• Colores de fondo de las celdas, bordes y estilos de letra.
• Textos fijos: el título del mes, los nombres de los días («Lun», «Mar»…), los encabezados.
• Festivos: se añaden en una columna o como una lista aparte y se resaltan con formato condicional.
• Columnas: añadir una de «Hora» o una de «Persona» es solo insertar una columna y arrastrar.

Lo que viene fijo y conviene no romper:

• Las fórmulas de fecha (las celdas que calculan el día siguiente o el nombre del día). Si las borras, dejas de tener un calendario y tienes una tabla vacía.
• Las referencias absolutas con el dólar ($B$1, $B$2): son las que dicen «el mes y el año están aquí, no te muevas». Si las quitas, al arrastrar la fórmula se va a la celda de al lado y se rompe todo.

Abrir la plantilla y entender su estructura

Empezamos con la hoja en blanco. Lo que vas a ver es la columna A con los números de día (1, 2, 3…) y la columna B con el nombre del día de la semana escrito con la fórmula TEXTO. Arriba del todo, dos celdas controlan el mes y el año.

La celda A4 contiene la fórmula =FECHA($B$2;$B$1;1) y al estar en formato de fecha corta muestra 01/01/2026. La celda B4 contiene =TEXTO(A4;"dddd"), que es la fórmula que escribe jueves. Fíjate en los dólares de $B$2 y $B$1: al arrastrar la fórmula hacia abajo, esas referencias no se mueven, y por eso todos los días del mes siguen leyendo el mismo mes y el mismo año.

El rango del mes y la celda que controla el mes y el año

Las dos celdas que mandan son B1 (el mes, con un número del 1 al 12) y B2 (el año, con cuatro dígitos). Todas las fechas del mes leen de ahí.

La fórmula =FECHA($B$2;$B$1;1) tiene los argumentos en este orden: año, mes, día. Por eso el mes va en el segundo argumento. Si pones 13 en B1, Excel entiende que es enero del año siguiente, que es justo lo que hace la función FECHA con los meses fuera de rango.

Los nombres de los días que se actualizan con la fecha

La fórmula que escribe el nombre del día es =TEXTO(A4;"dddd") (en inglés, TEXT). TEXTO convierte una fecha en un texto con el formato que le pidas: dddd da el nombre completo del día, mmm da el mes abreviado.

=TEXTO(A4;"dddd")

Esta fórmula lee el idioma del Excel: si lo tienes en español, sale jueves; si lo tienes en inglés, sale Thursday. La manera de forzarlo a castellano la verás más abajo, en el paso de «Poner el nombre del día en castellano».

Crear un mes en blanco desde cero

Ahora montas la hoja a mano, paso a paso. Usa un libro nuevo y una sola hoja llamada Mes.

1. En A1 escribe Enero 2026 (es solo un título, lo cambiaremos luego).
2. En A2 escribe Mes:, en B2 escribe 1.
3. En A3 escribe Año:, en B3 escribe 2026.
4. En A4 escribe la fórmula =FECHA($B$2;$B$1;1).
5. En B4 escribe la fórmula =TEXTO(A4;"dddd").
6. Selecciona A4:B4 y arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) hacia abajo hasta la fila 34.

Poner el primer día del mes en su sitio

La fórmula =FECHA($B$2;$B$1;1) en A4 devuelve 1 de enero de 2026 cuando B1 vale 1 y B2 vale 2026. Si cambias B1 a 2, la misma celda salta a 1 de febrero de 2026 sin tocarla.

Rellenar el resto de días arrastrando

Selecciona A4, coge el controlador de relleno y arrástralo hasta A34. Verás cómo los días crecen de uno en uno: 02/01/2026, 03/01/2026, y así hasta 31/01/2026. Lo mismo con la columna B: la fórmula =TEXTO(A4;"dddd") arrastrada hacia abajo actualiza el nombre del día para cada fecha.

La fórmula equivalente que aparece en A5 y siguientes es =FECHA($B$2;$B$1;1)+FILA()-4. FILA() devuelve el número de fila de la celda, y al restar 4 conseguimos que la primera fila del mes sume 0, la segunda sume 1, y así. Esa fórmula no hace falta escribirla a mano: al arrastrar, Excel la ajusta solo si la primera celda era una fecha; si la primera era un número, te rellena con la serie 1, 2, 3….

Dejar huecos en blanco antes del primer día

Si el mes empieza en miércoles, quieres ver dos huecos en blanco en lunes y martes antes del 1. La fórmula que lo hace mira el día de la semana de la primera fecha y deja vacías las celdas anteriores.

=SI(FILA()-3<DIAEM.LAB($B$2;$B$1;2);"";$A$4+FILA()-4)

DIASEM.LAB (en inglés WORKDAY) espera una fecha de inicio y unos días; aquí se usa para conocer el día de la semana. La fórmula es larga para el caso real, así que en la práctica se sustituye por un diseño más limpio: deja la columna de números del día en la columna A y pon los nombres de día en otra columna que se rellena solo cuando A tiene fecha.

Poner el nombre del día en castellano

Si tu Excel está en inglés, TEXTO(A4;"dddd") devolverá Thursday en lugar de jueves. Tienes dos salidas.

La primera es cambiar el idioma de la prueba: Archivo > Opciones > Idioma y añadir español como idioma de edición. La segunda, que sirve siempre, es una lista escrita a mano en una zona apartada de la hoja y la función INDICE (en inglés, INDEX):

DIASEM (en inglés WEEKDAY) con segundo argumento 2 devuelve 1 para lunes y 7 para domingo, que es justo el orden de la lista. Así, sea cual sea el idioma de tu Excel, el nombre sale en castellano.

Marcar los domingos en rojo con formato condicional

Ahora que la columna de días dice domingo cuando toca, puedes teñirla de rojo automáticamente.

1. Selecciona el rango de las columnas de número y nombre del día (por ejemplo, A4:B34).
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.

1. Elige «Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato».
2. Escribe la fórmula =B4="domingo" (sin el signo = delante en la fórmula del cuadro, solo B4="domingo").

1. Pulsa Formato, ve a la pestaña Fuente, elige el color rojo y Aceptar.

Pasar de mes cambiando solo dos celdas

Ahora la prueba de fuego: cambia B1 de 1 a 2 y mira la hoja. Lo que tienes que ver es lo siguiente: la columna A pasa de 01/01/2026 a 01/02/2026; los días siguientes se reescriben solos; la columna B actualiza los nombres del día (febrero de 2026 empieza en domingo, así que A4 debe decir domingo); y los domingos siguen en rojo.

El título de la celda A1 no se actualiza solo, claro: era un texto. Más adelante verás cómo hacer que también se actualice, concatenando el nombre del mes con el año. Lo importante aquí es que la columna de fechas ha cambiado sin tocar nada más.

Copiar la hoja para tener los doce meses

Con la hoja Mes ya afinada,copiarla la doce veces.

1. Clic derecho en la pestaña Mes (abajo del todo).
2. Elige Mover o copiar.
3. Marca «Crear una copia», deja el nombre propuesto y pulsa Aceptar.
4. En la hoja copia, cambia el nombre de la pestaña a Febrero, pon 2 en B1 y actualiza el título en A1.
5. Repite hasta tener doce hojas, una por mes.

Un resumen del año en una hoja aparte

En una hoja nueva llamada Año, haz una tabla con doce filas (una por mes) y columnas para el mes, los días con cita escrita y el total. La fórmula que cuenta citas es CONTAR.SI (en inglés, COUNTIF), que cuenta cuántas celdas de un rango cumplen una condición.

=CONTAR.SI(Meses!A:A;">0")

Aquí Meses!A:A es la columna A de la hoja Meses (o como hayas llamado a la hoja del mes), y ">0" cuenta las celdas que contienen un número mayor que cero, que en fechas equivale a todas las fechas válidas. Si quieres contar solo las celdas donde escribiste algo en la columna de notas, usa CONTAR.SI(Meses!C:C;"<>") (distinto de vacío).

Errores típicos al montar el calendario

Sale ##### en vez de la fecha

La columna es demasiado estrecha para mostrar la fecha con el formato que tiene. No es un error de la fórmula: la fecha está ahí, solo que no cabe. Se arregla con doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna A: Excel ajusta el ancho al contenido más largo. También puedes arrastrar manualmente el borde hasta que veas la fecha completa.

El día de la semana sale en inglés

TEXTO(A4;"dddd") usa el idioma de la instalación de Excel. Si lo tienes en inglés, sale Thursday en vez de jueves. Tienes dos arreglos: cambiar el idioma en Archivo > Opciones > Idioma y poner español como idioma de edición, o usar la lista de nombres con INDICE que vimos antes. La lista a mano funciona en cualquier idioma de Excel, que es justo lo que la hace útil cuando compartes el libro.

Al cambiar el mes, aparece 0 o un año anterior

B1 o B2 están vacíos al copiar la fórmula, y FECHA interpreta el vacío como 0 y devuelve 00/01/1900 o una fecha rara. Se arregla envolviendo la fórmula con SI.ERROR (en inglés, IFERROR):

=SI.ERROR(FECHA($B$2;$B$1;1);"")

Así, si falta el mes o el año, la celda se queda en blanco en vez de mostrar una fecha falsa. Rellena B1 y B2 con números válidos (1 a 12 y un año de cuatro dígitos) y la fecha vuelve sola.

Imprimir el calendario en una hoja A4

Para que el calendario quepa en una hoja A4 hay que ajustar tres cosas: el tamaño del papel, la orientación y el área de impresión.

1. Ve a Diseño de página > Tamaño > A4.
2. En la misma pestaña, Orientación > Vertical (o Horizontal si prefieres el mes a lo ancho).
3. Selecciona el rango que quieres imprimir, por ejemplo A1:C34.
4. Abre Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.

1. Para previsualizar, ve a Vista > Diseño de página. Aquí ves exactamente lo que saldrá impreso, con los márgenes y el área gris fuera de la página.
2. Si el calendario no cabe, vuelve a Diseño de página > Ajustar área de impresión > Ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto.

Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso

• Tres filas mandan en la hoja: la del título, la del mes y la del año. Tocar esas tres es tocar el calendario entero.
• Dos celdas controlan el mes: B1 con el número del mes y B2 con el año. Cambiar esas dos es cambiar de mes.
• La fórmula =FECHA($B$2;$B$1;1) da el primer día del mes; arrastrarla suma un día por fila.
• =TEXTO(A4;"dddd") escribe el nombre del día en el idioma del Excel; con la lista a mano y INDICE lo fijas en castellano.
• El formato condicional con la fórmula =B4="domingo" tiñe los domingos de rojo sin tocar las celdas a mano.
• Copiar la hoja por mes y poner el área de impresión a A4 deja el calendario listo para imprimir o colgar en la pared.

El siguiente paso natural es añadir los festivos como una lista desplegable: una tabla aparte con la fecha y el nombre del festivo, y BUSCARV (en inglés, VLOOKUP) en la columna de notas para que, al escribir una fecha, aparezca el nombre del festivo al lado. Esa parte la tienes en el tutorial de validación de datos con listas en Excel y en la ayuda oficial de BUSCARV.

Dudas al montar un calendario editable en Excel