Una plantilla de presupuesto de obras y reformas en Excel es una hoja de cálculo preparada para desglosar los trabajos de una reforma (demolición, albañilería, instalaciones, acabados…) por capítulos y partidas, calcular los importes y entregar al cliente un documento claro. Sirve tanto al profesional que valora la obra como al cliente que la encarga: el primero ahorra tiempo, el segundo entiende el desglose.
Al terminar este tutorial tendrás una plantilla con portada, hoja de presupuesto con fórmulas, IVA configurable y bloqueo de celdas. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web y para Mac. Las funciones usadas (SUMAR.SI, SI.ERROR, Validación de datos) están en todas esas versiones.
Qué debe tener un presupuesto de obras y por qué en Excel
Imagina la reforma de una cocina: el cliente te pide un desglose por capítulos, no un único «12.000 EUR» en un folio. Un presupuesto profesional separa la obra en capítulos (demolición, albañilería, instalaciones, acabados) y cada capítulo en partidas con su unidad, cantidad y precio unitario. Así el cliente ve qué paga y puede ajustar si quiere cambiar algo.
Excel sirve para esto por tres motivos. Primero, calcula los importes al cambiar una cantidad. Segundo, suma los subtotales de cada capítulo sin que tengas que tocar la calculadora. Tercero, genera el documento final en PDF para imprimir o enviar por correo.
Las partes que no pueden faltar en la hoja
Un presupuesto bien hecho tiene estos bloques:
- Cabecera del proyecto: nombre del proyecto, cliente, dirección, fecha y número de presupuesto.
- Capítulos: las grandes fases de la obra (demolición, albañilería, instalaciones, acabados, limpieza).
- Partidas: cada trabajo concreto dentro del capítulo, con su unidad (m², ml, ud), cantidad y precio unitario.
- Cálculos: importe por partida (cantidad × precio), subtotal por capítulo, gastos generales, IVA y total.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF/CIF, contacto y validez de la oferta.
Con esta estructura, cualquier cambio de cantidad o de precio se refleja en el total sin rehacer la hoja.
Preparar la hoja en blanco con las columnas clave
Abre un libro nuevo y crea dos hojas: la primera llámala Portada y la segunda Presupuesto. En la hoja Presupuesto, vamos a montar las columnas que usaremos en todo el tutorial.
Los pasos son:
- Escribe los encabezados en la fila 1.
- Ajusta el ancho de las columnas para que se lean completas.
- Aplica negrita y un color de relleno a la fila 1.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Capítulo | Partida | Unidad | Precio Unitario | Cantidad | Importe |
La fila de cabeceras con formato
Selecciona A1:F1 y aplica los formatos desde la cinta.
Para fijar el ancho de las columnas, selecciona las seis y haz doble clic en el borde derecho del encabezado de columna, o arrastra hasta que quepa el texto más largo. La columna A (Capítulo) y la B (Partida) necesitan entre 18 y 22 caracteres; la C (Unidad) con 10 basta; la D y la E con 14; la F con 12.
Una hoja solo para los datos del cliente y la obra
Crea una tercera hoja llamada Datos con la información fija del proyecto. Esto te permite reutilizar la plantilla cambiando solo estos valores.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Campo | Valor |
| 2 | Proyecto | Reforma cocina vivienda Calle Mayor 12 |
| 3 | Cliente | Marta López Sánchez |
| 4 | Dirección | Calle Mayor 12, 3º A |
| 5 | Fecha | 15/03/2026 |
| 6 | Nº Presupuesto | 2026-014 |
| 7 | Validez | 30 días |
| 8 | Emisor | Reformas Vega, S.L. |
Más adelante, en la portada, traeremos estos datos con referencias a esta hoja. Mantener la información en una sola hoja evita duplicarla en el presupuesto.
Calcular cada partida con una fórmula sencilla
Vuelve a la hoja Presupuesto y rellena las primeras filas con datos realistas. Para cada partida, el importe es siempre cantidad por precio unitario. Vamos a escribir la fórmula en F2 y copiarla con el controlador de relleno.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Capítulo | Partida | Unidad | Precio Unitario | Cantidad | Importe |
| 2 | Demolición | Retirar azulejos | m² | 12,00 | 18 | 216,00 |
| 3 | Demolición | Retirar muebles cocina | ud | 45,00 | 6 | 270,00 |
| 4 | Albañilería | Alicatar paredes | m² | 28,00 | 22 | 616,00 |
| 5 | Albañilería | Solado gres | m² | 32,00 | 15 | 480,00 |
| 6 | Instalaciones | Instalación fontanería | ud | 850,00 | 1 | 850,00 |
| 7 | Instalaciones | Instalación eléctrica | ud | 1.250,00 | 1 | 1.250,00 |
| 8 | Acabados | Pintura techo | m² | 8,50 | 18 | 153,00 |
| 9 | Acabados | Mobiliario cocina | ud | 4.200,00 | 1 | 4.200,00 |
Los pasos son:
- Selecciona F2 y escribe la fórmula
=D2*E2. - Pulsa Entrar y comprueba que aparece 216,00.
- Vuelve a seleccionar F2, pon el cursor sobre el controlador de relleno (la esquina inferior derecha de la celda) y arrastra hacia abajo hasta F9.
- Revisa que los importes se han calculado en todas las filas.
El subtotal por capítulo con SUMAR.SI
Ahora sumamos los importes por capítulo. En las celdas H1:I5 escribimos los nombres de los capítulos y al lado su subtotal, calculado con SUMAR.SI (en inglés SUMIF). Esta función busca un valor en una columna y suma los importes que le corresponden.
| H | I | |
|---|---|---|
| 1 | Capítulo | Subtotal |
| 2 | Demolición | 486,00 |
| 3 | Albañilería | 1.096,00 |
| 4 | Instalaciones | 2.100,00 |
| 5 | Acabados | 4.353,00 |
La fórmula en I2 es =SUMAR.SI($A$2:$A$9;H2;$F$2:$F$9). El primer argumento es el rango donde buscar el capítulo ($A$2:$A$9, con dólares para que no se mueva al copiar); el segundo es el criterio («Demolición», escrito en H2); el tercero es el rango a sumar ($F$2:$F$9). Arrastra I2 hasta I5 con el controlador de relleno para obtener los demás capítulos.
El total general con SUMA y los fijos en una celda aparte
Debajo de los subtotales por capítulo añadimos el total de la obra. Lo escribimos con SUMA sobre el rango I2:I5, y dejamos dos filas más abajo los gastos generales como un porcentaje.
| H | I | |
|---|---|---|
| 1 | Capítulo | Subtotal |
| 2 | Demolición | 486,00 |
| 3 | Albañilería | 1.096,00 |
| 4 | Instalaciones | 2.100,00 |
| 5 | Acabados | 4.353,00 |
| 6 | ||
| 7 | Total obra | 8.035,00 |
La fórmula en I7 es =SUMA(I2:I5), y da 8.035,00 EUR (suma de 486 + 1.096 + 2.100 + 4.353).
Después añade los gastos generales: en I8 escribe 0,13 (13 %) y en I9 la base imponible con =I7*(1+I8). La base imponible sube a 9.079,55 EUR.
Añadir IVA, AIU o impuestos con una fila propia
El IVA se aplica sobre la base imponible. Escribimos el tipo en una celda con nombre propio y la fórmula al lado, de modo que cambiar el tipo (por ejemplo, del 21 % al 10 % en vivienda) no implique tocar la fórmula.
| H | I | |
|---|---|---|
| 1 | Base imponible | 9.079,55 |
| 2 | IVA (21%) | 1.906,71 |
| 3 | Total presupuesto | 10.986,26 |
Los pasos son:
- Escribe en I10 el valor 0,21 (21 %).
- En I11 escribe
=I9*I10y dale formato de moneda. - En I12 escribe
=I9+I11para obtener el total con IVA.
Para evitar decimales raros en los importes, aplica formato de moneda desde Inicio > Número > Formato de número > Moneda.
AIU al estilo de presupuestos de construcción
En obras de construcción se usa AIU (Administración, Imprevistos, Utilidad) en lugar de un único porcentaje de gastos generales. Es un multiplicador que se aplica al total antes de impuestos.
=I7*(1+AIU_ADMIN)*(1+AIU_IMPR)*(1+AIU_UTIL)Escribe en celdas separadas, por ejemplo J1, J2 y J3, los porcentajes 0,08 (Administración), 0,03 (Imprevistos) y 0,10 (Utilidad). Así puedes ajustar cada uno sin tocar la fórmula.
Cambiar el porcentaje sin tocar las fórmulas
El truco está en escribir el porcentaje en una celda con nombre. Ve a Fórmulas > Nombres definidos > Definir nombre y crea uno, por ejemplo TIPO_IVA, que apunte a la celda donde tienes el 21 %. Después sustituye en la fórmula la referencia por el nombre: =I9*TIPO_IVA. Cuando cambie la ley, solo cambias la celda.
Gastos_Generales), AIU (AIU_ADMIN, AIU_IMPR, AIU_UTIL) y la validez de la oferta. Así la plantilla es fácil de mantener.Bloquear la hoja para que nadie borre las fórmulas
Una vez que la plantilla funciona, queremos evitar que alguien borre una fórmula por accidente. Excel tiene un sistema de dos pasos: primero se desbloquean las celdas que el usuario debe poder tocar (descripción, cantidad, precios), y después se protege la hoja.
Los pasos son:
- Selecciona A2:C20, D2:E20 y todas las celdas donde se escriben datos: clic en Inicio > Celdas > Formato > Bloquear celda para desactivarlo en esas.
- Ahora selecciona F2:I20 (las celdas con fórmulas) y comprueba que están bloqueadas: Inicio > Celdas > Formato > Bloquear celda debe estar activado.
- Ve a Revisar > Proteger hoja, escribe una contraseña opcional y pulsa Aceptar.
Terminar el presupuesto: portada, impresión y PDF
El último paso es dejar el documento presentable. Vamos a preparar la portada, ajustar la impresión y exportar a PDF.
Los pasos son:
- Ve a la hoja Portada y maqueta el título del proyecto en una celda grande (por ejemplo, B2), con un tamaño de letra de 24.
- Coloca debajo los datos del cliente y la fecha, traídos de la hoja Datos con
=Datos!B2,=Datos!B3, etc. - Crea un hipervínculo en una celda con el texto «Ver presupuesto», que apunte a la hoja Presupuesto.
- Selecciona Vista > Diseño de página para previsualizar la impresión.
- Ve a Archivo > Imprimir y, en el panel de la derecha, elige «Ajustar una página» para que quepa en una sola cara.
- Para guardar como PDF: Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, escribe el nombre del archivo y pulsa Publicar.
Una portada en una hoja aparte
La hoja Portada es lo primero que ve el cliente. En B2 escribe el nombre del proyecto en grande, en B4 el cliente, en B5 la fecha, en B7 el total con IVA (referencia a la hoja Presupuesto) y en B9 un hipervínculo a la hoja Presupuesto.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | ||
| 2 | Reforma cocina Calle Mayor 12 | |
| 3 | ||
| 4 | Cliente: Marta López Sánchez | |
| 5 | Fecha: 15/03/2026 | |
| 6 | ||
| 7 | Total: 10.986,26 EUR | |
| 8 | ||
| 9 | Ver presupuesto → |
Para crear el hipervínculo, selecciona B9 y ve a Insertar > Vínculos > Hipervínculo. En «Lugar de este documento» elige Presupuesto y Aceptar.
Errores típicos al montar la plantilla y cómo arreglarlos
Cuando montas una plantilla, hay tropiezos que aparecen una y otra vez. Estos son los cinco más comunes.
Borrar una fila con la fórmula y ver "N/A" en el total
Si borras una fila intermedia, el subtotal del capítulo puede quedar con una celda vacía y el total no cuadra. La fórmula =SUMAR.SI ignora las celdas vacías, así que normalmente no hay problema, pero si en F2 había un =D2*E2 y la fila se borra, queda un hueco. Para blindar la plantilla, cambia la fórmula de la columna Importe a =SI.ERROR(D2*E2;0). Así, si falta algún dato, se muestra 0 en vez de un error.
=SI.ERROR(D2*E2;0)Mezclar unidades y que el subtotal no cuadre
Otro error frecuente: escribir metros cuadrados y unidades en la misma columna, sin distinguir. Si en una fila pones «12 m²» y en otra «3 ud», los importes se suman igual y el total queda fuera de sentido. La solución es usar Validación de datos para que en la columna C solo se puedan elegir m², ml o ud.
Ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y configura:
Duplicar el IVA al copiar la plantilla a otro proyecto
Cuando copias la hoja Presupuesto a otro libro, las referencias a la celda del tipo de IVA (por ejemplo G1) se mueven al pegar, y el porcentaje cambia. La solución es fijar la referencia con dólares: en la fórmula escribe $G$1 en vez de G1. Para convertir la referencia, selecciona la fórmula en la barra y pulsa F4 (Cmd+T en Mac) hasta que vea los dos dólares.
Lo que ya sabes hacer con la plantilla de presupuesto
- Tienes una hoja Presupuesto con capítulos, partidas, importes calculados, subtotales por capítulo con SUMAR.SI, gastos generales, IVA y total.
- Tienes una hoja Datos con la información del cliente y del proyecto lista para reutilizar.
- Tienes la hoja protegida para que nadie borre las fórmulas por accidente.
- Tienes una portada con hipervínculo y un PDF listo para enviar.
El siguiente paso es convertir el rango A1:F20 de la hoja Presupuesto en una Tabla de Excel: selecciona el rango, ve a Insertar > Tablas > Tabla y marca «La tabla tiene encabezados». A partir de ese momento, al añadir una partida nueva, las fórmulas de la columna Importe se aplican solas y los subtotales se ajustan sin que tengas que copiar fórmulas.
Dudas al usar la plantilla de presupuesto de obras en Excel
1. ¿Puedo descargar gratis una plantilla de presupuesto de obra en Excel?
Sí: hay plantillas gratuitas de presupuesto de obra en Excel en sitios como las plantillas oficiales de Microsoft y los centros de descarga de plantillas. Para usarlas, abre Excel, ve a Archivo > Nuevo y busca "presupuesto de obra" o "construcción"; también puedes descargar el archivo .xlsx y abrirlo en tu propio libro para editarlo.
2. ¿Hay una plantilla de presupuesto de obra en Word?
Word no es lo mejor para presupuestos con cálculos automáticos, pero sí existen plantillas .docx de presupuesto de obra que puedes descargar. Útiles como modelo para imprimir o entregar al cliente; si luego necesitas sumar capítulos, materiales y mano de obra, conviene pasarlo a Excel.
3. ¿Dónde consigo una plantilla de presupuesto de obra gratis?
Las opciones gratuitas más fiables están en las plantillas integradas de Excel (Archivo > Nuevo, busca "construcción" u "obra") y en las plantillas de Microsoft 365 para la web. Para reformas, busca plantillas con capítulos (demolición, instalaciones, acabados) y columnas de cantidad, precio unitario e importe.
4. ¿Cómo hago una plantilla de presupuesto gratis en Excel?
Abre un libro en blanco, crea una columna para capítulo, otra para descripción, una para unidad, otra para cantidad, otra para precio unitario y otra para importe (=cantidad*precio). Suma los importes con =SUMA() para obtener el total, y aplica Formato de celdas > Moneda a las columnas de dinero.
5. ¿Hay un modelo de presupuesto en PDF gratis?
Sí: muchas plantillas se distribuyen en PDF como modelo de presupuesto para imprimir o firmar con el cliente. Para convertirlo a Excel editable, abre Excel, ve a Datos > Obtener datos > Desde un archivo > Desde PDF y elige el documento; revisa la vista previa y pulsa Transformar datos si quieres ajustar columnas.
6. ¿Cómo consigo un formato de presupuesto gratis en Excel?
Un formato de presupuesto en Excel no es más que un libro con columnas bien definidas: capítulo, descripción, unidad, cantidad, precio unitario, importe, y al pie los totales y el IVA. Descárgalo de las plantillas de Microsoft (Archivo > Nuevo) o créalo tú mismo en cinco minutos siguiendo esa estructura.
7. ¿Me sirve una plantilla de presupuesto personal gratis para una obra?
Una plantilla de presupuesto personal sirve para gastos del hogar, pero se queda corta para una obra: no incluye capítulos (albañilería, fontanería, electricidad), ni medición por unidades, ni mano de obra desglosada. Para una reforma necesitas, como mínimo, columnas de unidad, cantidad, precio unitario e importe por capítulo.
Fuentes
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 07/10/2026