Cuando alguien te pasa un presupuesto, un listado de notas o una factura en .xlsx, mandarlo a su vez como PDF es la forma más cómoda de que lo lean tal cual, sin que toquen los números ni el formato. Pasar un Excel a PDF se entiende por "convertir un archivo .xlsx o .xls en un documento PDF que mantiene el mismo aspecto en pantalla y al imprimir, ya sea desde el propio Excel o subiendo el archivo a una página web". Al terminar tendrás el PDF en tu Escritorio, con las hojas que tú elijas, los títulos repetidos si ocupa más de una página y el tamaño de papel que necesites. Funciona en cualquier versión de escritorio de Excel (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013); en Excel para la web también, aunque con un botón distinto.
Para qué sirve convertir un Excel a PDF y cuándo lo necesitas
Un presupuesto, un listado de notas o una factura que recibiste en .xlsx y tienes que enviar para que lo lean tal cual, sin que nadie toque los números ni el formato. El PDF congela la hoja tal como está: anchos de columna, colores, totales, fórmulas ya calculadas. Nadie puede editarlo por accidente, y se abre en cualquier móvil u ordenador sin necesidad de tener Excel.
Lo usarás cuando mandes un archivo a alguien que solo lo quiere leer; cuando imprimas una hoja y quieras el archivo a la vez; cuando tengas que archivar la versión "firmada" de un informe; o cuando tengas que adjuntar algo a un formulario que solo acepta PDF. En todos esos casos, lo que tienes delante en Excel es lo que quieres que vea la otra persona, sin sorpresas de versión ni de formato.
Las dos formas de hacerlo, según tengas Internet o no
Antes de tocar nada conviene tener clara la ruta. Tienes dos caminos y depende solo de dónde prefieras hacer la conversión.
Desde Excel, sin subir el archivo a ningún sitio
El propio Excel trae una opción de menú que crea el PDF directamente. La ruta es Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, propia de Windows. Es la más cómoda cuando estás trabajando con el archivo a tu lado: ves la hoja mientras la exportas, eliges qué entra y qué no, y el PDF sale igual a lo que tienes en pantalla. No sale de tu ordenador, así que sirve para hojas con datos personales o cifras que no quieres subir a la red.
Desde una página web que convierte el archivo
Hay webs que hacen lo mismo a partir del archivo que les subes. Algunas conocidas son Adobe Acrobat online, iLovePDF y Online2PDF. La ventaja es que suelen traer extras útiles: reconocen el texto de una hoja escaneada (OCR), unen varios Excel en un solo PDF y, si no tienes Excel a mano, te sacan del apuro en cualquier navegador. El pero es que el archivo sale de tu equipo y vuelve convertido, así que no conviene usarlas con datos sensibles.
Guardar el Excel como PDF desde tu propio Excel
Vamos a usar una hoja pequeña como ejemplo: la hoja Presupuesto con cuatro partidas y su total. Está pensada para exportarla y mandarla por correo sin que nadie la modifique.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Partida | Unidades | Precio | Subtotal |
| 2 | Material de oficina | 10 | 4,50 | 45,00 |
| 3 | Licencias de software | 2 | 95,00 | 190,00 |
| 4 | Material de laboratorio | 5 | 38,00 | 190,00 |
| 5 | Servicio de mensajería | 3 | 12,00 | 36,00 |
Pasos para guardarla como PDF desde Excel:
- Con la hoja
Presupuestoabierta, ve aArchivo > Exportar > Crear PDF/XPS. Se abre el cuadro "Publicar como PDF o XPS". - Elige la carpeta Escritorio y escribe el nombre
Presupuesto 2026. - En "Tipo", deja seleccionado "PDF".
- Pulsa el botón
Opciones...y revisa los puntos que ves en los dos subapartados siguientes antes de hacer clic enPublicar.
Presupuesto 2026.pdf. Ábrelo: la hoja se ve tal cual, con los mismos anchos de columna y los mismos totales.Elegir qué se convierte: la hoja activa, el libro entero o un rango
El cuadro Publicar como PDF o XPS tiene, en Opciones > Publicar qué, cuatro opciones: Selección, Hojas activas, Libro entero y Toda la hoja activa. Si solo quieres mandar la hoja Presupuesto, marca Hojas activas con esa hoja seleccionada. Si quieres mandar una sola tabla concreta, selecciónala en la hoja antes de pulsar Opciones... y elige Selección.
clic en la pestaña de la primera y, sin soltar, Mayús+clic en la última.Decidir el tamaño del papel, los márgenes y si lleva encabezado
Antes de pulsar Publicar, conviene revisar tres ajustes en la cinta. Abre Diseño de página > Tamaño > A4 (21 x 29,7 cm) y luego Diseño de página > Orientación > Horizontal. En Diseño de página > Márgenes > Estrechos reduces el blanco. Y en Diseño de página > Imprimir títulos > Repetir filas en extremo superior escribes $1:$1 para que el encabezado vuelva a salir en cada página del PDF.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Partida | Unidades | Precio | Subtotal |
| 2 | Material de oficina | 10 | 4,50 | 45,00 |
| 3 | Licencias de software | 2 | 95,00 | 190,00 |
| 4 | Material de laboratorio | 5 | 38,00 | 190,00 |
| 5 | Servicio de mensajería | 3 | 12,00 | 36,00 |
| 6 | Total | 461,00 |
Partida, Unidades, Precio y Subtotal. La hoja sale apaisada, con los márgenes estrechos.Convertir varios Excel en un único PDF con una herramienta online
A veces tienes tres hojas de tres equipos distintos y necesitas mandarlas juntas. Para eso sirve la carpeta Informes 2026 con tres archivos pequeños: Presupuesto.xlsx (la del apartado anterior), Listado.xlsx (un listado de nombres) y Factura.xlsx. La idea es unirlos en un solo PDF.
Pasos para unirlos con iLovePDF:
- Abre el navegador y entra en
ilovepdf.com/es/juntar_pdf. - Sube los tres
.xlsxcon el botónSubir archivoso arrastrándolos desde la carpeta. - Antes de unir, conviértelos uno a uno: usa
ilovepdf.com/es/excel_a_pdfpara cada archivo. Descárgalos aDescargas. - Vuelve a la herramienta de unir, sube los tres PDF resultantes en el orden en que quieras que aparezcan y pulsa
Juntar PDF. - Descarga el PDF único.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Nombre | Departamento |
| 2 | Ana M. | Administración |
| 3 | Luis R. | Comercial |
| 4 | Pedro S. | Producción |
juntado.pdf, contiene tres páginas y cada una corresponde al contenido de su Excel.Cuando alguna hoja se corta al imprimirla en PDF
Antes de exportar desde Excel, abre Vista > Salto de página para ver dónde cortará Excel las páginas. Las líneas azul discontinuas marcan los saltos automáticos; si ves que una fila se parte por la mitad, vuelve a la vista normal y ensancha esa columna o ajusta los márgenes. Si la hoja es muy ancha, plantarás una segunda página solo para lo que no entra: no hay que añadir saltos manuales, basta con revisar el área de impresión.
Subir el archivo a una web y bajar el PDF cuando no puedes abrir Excel
El caso típico: recibes el .xlsx en el correo del móvil, o estás en un ordenador sin Excel. La solución es una web de conversión: en este apartado usamos Adobe Acrobat online, pero sirve cualquier otra.
Pasos para convertirlo desde una web:
- Abre el navegador y entra en
acrobat.adobe.com/es/es/file-types/online-excel-to-pdf.html. - Pulsa
Seleccionar archivoy elige el.xlsx, o arrástralo sobre la zona punteada. - Espera a que termine la conversión (suele tardar unos segundos).
- Pulsa
Descargary guarda el PDF en la carpeta que prefieras.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Cantidad |
| 2 | Consultoría | 150,00 | 4 |
Por qué el PDF queda distinto a la hoja, y cómo arreglarlo
Tres problemas típicos: una columna que se corta, una segunda página sin títulos y hojas grandes convertidas en docenas de páginas sueltas. Los tres tienen arreglo y ninguno obliga a rehacer el Excel.
El PDF sale con la hoja en vertical y todo se amontona
Si la hoja tiene muchas columnas, en vertical no caben. Excel sigue exportando lo que tiene, pero el PDF queda ilegible. La solución está en Diseño de página > Orientación > Horizontal. Si aun así no entra, ensancha la columna de los importes en Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna; o reduce un punto el tamaño de la letra solo para la exportación definiendo un Área de impresión ajustada al rango real.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Partida | Unidades | Precio | Subtotal |
| 2 | Material de oficina | 10 | 4,50 | 45,00 |
| 3 | Licencias de software | 2 | 95,00 | 190,00 |
| 4 | Material de laboratorio | 5 | 38,00 | 190,00 |
| 5 | Servicio de mensajería | 3 | 12,00 | 36,00 |
La segunda página del PDF no repite los títulos de columna
Si el PDF tiene dos páginas, la segunda sale sin la fila 1. Excel repite los títulos automáticamente solo si se lo pides. Marca Diseño de página > Imprimir títulos > Repetir filas en extremo superior y escribe $1:$1. Vuelve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS y regenera el archivo; el encabezado aparece tanto en la página 1 como en la 2.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Partida | Unidades | Precio | Subtotal |
| 2 | Material de oficina | 10 | 4,50 | 45,00 |
| 3 | Licencias de software | 2 | 95,00 | 190,00 |
| 4 | Material de laboratorio | 5 | 38,00 | 190,00 |
| 5 | Servicio de mensajería | 3 | 12,00 | 36,00 |
Partida, Unidades, Precio, Subtotal aparece en la parte superior de ambas.El PDF tiene páginas en blanco o sobrantes
Cuando el PDF exportado tiene páginas casi vacías, casi siempre es porque el área de impresión es más grande que los datos. La solución: ve a Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión, selecciona solo el rango con datos (por ejemplo, A1:D6) y vuelve a exportar. Si la hoja tiene saltos manuales de página que sobran, entra en Vista > Salto de página, haz doble clic sobre uno y elige Restablecer saltos de página para devolver a Excel el control del corte.
A1:D6 (Presupuesto)
Volver a abrir el PDF y comprobar que todo está en su sitio
Antes de mandar el PDF, repasa cuatro puntos clave: que el texto esté completo (sin palabras cortadas), que los números sean los mismos que en Excel, que los encabezados se vean en todas las páginas y, si la hoja lleva tu firma o tu nombre, que aparezcan. Si algo no encaja, vuelve a Excel, corrige, vuelve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS y sobrescribe el PDF anterior.
Pasos para revisar el PDF ya generado:
- Ábrelo con el visor predeterminado (Ctrl+1 no, doble clic sobre el archivo en el Explorador de Windows).
- Recorre cada página y compara los totales con los del Excel.
- Si falta el encabezado en una página, vuelve al Excel y aplica
Diseño de página > Imprimir títulos > Repetir filas en extremo superior. - Si hay páginas en blanco, reduce el área de impresión y reexporta.
Espacio sobre el archivo seleccionado abre Quick Look).Lo que ya sabes hacer, y el siguiente paso
- Pasar un Excel a PDF sin instalar nada, con
Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS. - Elegir si exportas solo una hoja, una selección o el libro entero.
- Ajustar orientación, márgenes y encabezados repetidos para que el PDF quede limpio.
- Unir varios Excel en un solo PDF usando una web como iLovePDF.
El siguiente paso natural es proteger el PDF antes de enviarlo: en Excel no se puede, pero al abrir el PDF ya generado desde Adobe Acrobat > Proteger > Cifrar con contraseña (en el visor gratuito no), o directamente firmarlo digitalmente desde el propio menú "Guardar" de muchas herramientas PDF. Con eso, el archivo que mandes llegará igual a como lo viste, y nadie podrá modificarlo sin que se note.
Dudas al pasar un Excel a PDF
1. ¿Cómo pasar un Excel a PDF gratis en Windows 10 de 64 bits?
No necesitas instalar nada: abre el archivo en Excel, ve a Archivo > Guardar como, elige PDF en el tipo de archivo y pulsa Guardar. Si solo quieres una parte, marca el rango de celdas antes y usa Archivo > Imprimir > Imprimir selección. En Excel para la web también entra Guardar como y se descarga el PDF sin coste.
2. ¿Se puede pasar un documento de Word a PDF desde Excel?
No: Word y Excel son programas distintos y cada uno guarda sus propios archivos. Para convertir un .docx a PDF tienes que abrirlo en Word y usar Archivo > Guardar como > PDF, o la ruta Archivo > Exportar > Crear documento PDF. Si lo que quieres es combinar un Excel y un Word en un mismo PDF, primero convierte cada uno por separado y luego únelos con un editor de PDF.
3. ¿Cuál es el mejor conversor de Excel a PDF?
El que ya tienes en Excel, porque mantiene tal cual los saltos de página, los encabezados, los colores y los anchos de columna que diseñaste. Las páginas web y apps gratuitas de terceros funcionan, pero a menudo cambian la fuente, descuadran las tablas o cortan columnas anchas, así que solo son útiles cuando no tienes Excel a mano.
4. ¿Existe un conversor de Excel a PDF de Adobe?
Adobe no hace un conversor específico de Excel a PDF, pero Acrobat (de pago) y la web de Adobe Acrobat online pueden abrir un .xlsx y exportarlo a PDF conservando el formato. En el caso de Excel, el guardado nativo (Archivo > Guardar como > PDF) suele dar el mismo resultado sin coste ni instalación extra.
5. ¿Cómo convierto un archivo XLS a PDF?
Abre el archivo en Excel, pulsa Archivo > Guardar como, elige la carpeta de destino y en Tipo selecciona PDF (*.pdf); luego pulsa Guardar y, si quieres, marca las opciones de paginación que te muestra el cuadro. El .xls (Excel 97-2003) se convierte igual que el .xlsx moderno, porque el proceso es el mismo para cualquier libro de Excel.
6. ¿Hay alguna forma gratuita de pasar Excel a PDF?
Sí, y sin instalar nada: la opción Guardar como > PDF de Excel es gratuita en Microsoft 365, Excel 2021/2019 y Excel para la web. Si no tienes Excel, Excel para la web (gratuito con cuenta Microsoft) exporta a PDF cualquier libro que subas, y las versiones de prueba de las suites ofimáticas también lo hacen durante su periodo de prueba.
7. ¿Se puede usar iLovePDF para convertir Excel a PDF?
Sí: en la web de iLovePDF, dentro de la sección Office o similar, puedes subir un .xls o .xlsx y descargar el PDF resultante gratis. Ten en cuenta que el archivo se procesa en sus servidores, así que conviene no subir hojas con datos personales o confidenciales; para uso rutinario, el Guardar como de Excel es igual de rápido y privado.
Fuentes
- MicrosoftFormatos de archivo de Excel — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftEl editor de VBA y la primera macro — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- SheetjsExcel con Node.js (ExcelJS y SheetJS) — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- GoogleExcel y Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) — documentación oficialconsultado el 12/10/2026