Hojas de cálculo en el móvil: las apps de Excel que sí funcionan

Cuando abres una hoja de cálculo en el móvil, lo más normal es buscar la app de Excel o la de Google Sheets. La idea de este tutorial es esa: tener en el teléfono una hoja pequeña y realista (los gastos del mes) y trabajar con ella en distintas apps, viendo qué formatos abre cada una, qué fórmulas se portan bien, cuáles dan error y qué se queda en el escritorio. Al terminar sabrás elegir app según la tarea, escribir fórmulas básicas, aplicar formato moneda, trabajar sin conexión y detectar por qué algo deja de funcionar al pasar de Excel de escritorio al móvil.

Qué puede (y qué no) hacer una app de hojas de cálculo en tu teléfono

Una app de hojas de cálculo en el móvil sirve para lo que la mayoría necesita fuera del escritorio: abrir un archivo que te han enviado por correo o WhatsApp, consultar un dato, anotar un importe sobre la marcha y compartir la hoja con otra persona sin tener que encender el ordenador. Para eso, las apps de Excel y de Google Sheets están más que preparadas: abrir y guardar .xlsx, escribir números y fórmulas sencillas, dar formato moneda, ordenar una columna y hasta trabajar sin conexión si activas el modo correspondiente.

Lo que ya no hacen tan bien es lo que hace potente al Excel de escritorio. La mayoría de las apps no ejecutan macros VBA (las de Excel para móvil las ejecuta en archivos locales con algunas limitaciones; Google Sheets, no); las tablas dinámicas aparecen más simples; funciones nuevas como BUSCARX (XLOOKUP), LET o LAMBDA no están en Google Sheets ni en la mayoría de alternativas; y los archivos muy grandes (varios cientos de miles de filas) se notan lentos porque dependen de la memoria del teléfono. La app no sustituye al escritorio: lo complementa.

Excel para Android, Google Sheets y otras apps: de un vistazo

Qué formatos de Excel abre cada app y cuáles guarda

Las funciones avanzadas que la app declara tener

Abrir y editar un archivo de Excel desde el móvil

Vamos a usar un libro único que atraviesa el tutorial entero: "Gastos del mes", con tres columnas (fecha, concepto, importe) y un total abajo. Primero, instalar la app y abrir un archivo ya guardado.

1. Ve a la tienda de apps de tu teléfono (Play Store en Android, App Store en iPhone) y busca "Microsoft Excel" o "Google Sheets". Pulsa "Instalar".
2. Abre la app. Si es la primera vez, inicia sesión con tu cuenta (Microsoft o Google).
3. Toca el icono de carpeta o "Abrir" (en Excel, abajo a la derecha; en Sheets, el icono de carpeta arriba).
4. Elige "Examinar" o "Este dispositivo" y busca el archivo gastos_octubre.xlsx en la carpeta Descargas o Documentos.
5. Toca el archivo. La app lo abre y muestra la cuadrícula. La celda activa (A1) aparece resaltada con un borde más grueso.
6. Toca una celda vacía, por ejemplo D1, y escribe Fecha para empezar a montar la hoja desde cero.

Crear una hoja nueva con fórmulas y formato básico

Ahora vamos a escribir la hoja completa de gastos del mes: diez apuntes con fecha, concepto e importe, más una fila de totales con la función SUMA (en inglés SUM).

1. Toca B1 y escribe Concepto. Toca C1 y escribe Importe. La fila 1 ya tiene los encabezados.
2. En la columna A, escribe las fechas como 01/10, 02/10… hasta 10/10.
3. En la columna B, escribe los conceptos: Comida, Transporte, Café, Comida, Transporte, Café, Comida, Suministros, Transporte, Café.
4. En la columna C, escribe los importes: 12,50; 3,20; 1,80; 15,00; 3,20; 1,80; 9,40; 45,00; 3,20; 1,80.
5. Toca C12 y escribe la fórmula =SUMA(C2:C11) (en inglés, =SUM(C2:C11)).
6. Selecciona C2:C12 (toca C2 y arrastra hasta C12). Toca el icono "123" o "Formato de número" y elige "Moneda" con dos decimales.

=SUMA(C2:C11)

Trabajar sin conexión y volver a sincronizar

Si vas a editar la hoja en el metro o en un sitio sin datos, conviene tenerla disponible sin conexión. En Google Sheets se activa así.

1. Abre la app de Google Sheets en el móvil.
2. Toca los tres puntos del archivo Gastos_octubre y elige "Disponible sin conexión".
3. El icono del archivo muestra una marca de "listo para usar sin conexión". Ahora puedes cerrar los datos y seguir editando.
4. Apaga Wi-Fi y datos, abre la app y modifica C9 a 50,00. La app muestra el cambio al instante.
5. Vuelve a conectar la red. Google Sheets sube el cambio automáticamente y muestra "Todos los cambios están guardados en Drive".

En Excel, el equivalente es marcar el archivo como "Disponible sin conexión" desde los tres puntos del archivo, o guardarlo directamente en el teléfono con "Guardar como" y elegir la carpeta local.

Lo que el móvil todavía no hace (o hace peor) que el escritorio

El primer límite es de tamaño. Una hoja de Excel para móvil maneja sin problemas archivos de varias decenas de miles de filas, pero cuando el archivo pasa de cierto tamaño (unos cientos de miles de filas y muchas columnas con formato), la app se vuelve lenta porque tiene que cargarlo en la memoria del teléfono, que es menor que la del ordenador. Si tu libro tiene más de 100.000 filas con fórmulas, mejor ábrelo en el escritorio.

Las tablas dinámicas son el segundo límite. Excel para móvil las muestra y edita, pero las opciones avanzadas (segmentadores múltiples, campos calculados, agrupación por fechas con jerarquías completas) están solo en el escritorio. En Google Sheets, Zoho y LibreOffice las tablas dinámicas son más básicas que en Excel de escritorio: menos tipos de cálculo, menos campos personalizados.

El tercer límite son las funciones avanzadas. BUSCARX (XLOOKUP, desde Excel 2021), LET y LAMBDA (desde Microsoft 365) funcionan en Excel para móvil, pero no en Google Sheets ni en la mayoría de apps. Si la hoja depende de esas funciones, ábrela en Excel para móvil o en el escritorio.

El cuarto es la dependencia de la memoria del dispositivo: en teléfonos con 2-3 GB de RAM, hojas con muchos formatos y gráficos pueden tardar en abrir o no abrirse. La quinta limitación afecta a LibreOffice Calc: no tiene colaboración en tiempo real (varias personas editando a la vez), solo edición local o por archivos compartidos.

Por qué tu archivo se abre pero algunas cosas fallan

Cuatro razones reales. Primera, las macros VBA: en Excel para móvil se ejecutan solo si el archivo está guardado localmente (no en OneDrive/SharePoint con coautoría) y con la suscripción adecuada; en Google Sheets, WPS, Zoho y la mayoría no se ejecutan. Si tu archivo tiene una macro, ábrelo en Excel para móvil y ejecútala desde ahí. Segunda, las funciones premium en Smartsheet y Airtable requieren un plan de pago; en la versión gratuita aparecen como bloqueadas. Tercera, los anuncios y las funciones avanzadas de WPS están detrás de una suscripción: ves la hoja pero no al botón "Quitar anuncios". Cuarta, en CryptPad y EtherCalc los archivos muy grandes tardan en importarse porque se procesan en el navegador.

Errores típicos al pasar de Excel de escritorio a la app del móvil

Estos son los cinco tropiezos que más se repiten al llevar una hoja del ordenador al teléfono.

El archivo no abre y aparece "Formato no admitido". Suele pasar con archivos .xlsm (con macros) en apps que no los admiten (Google Sheets, Zoho, EtherCalc). Solución: guardar el archivo como .xlsx desde el escritorio antes de pasarlo al móvil, o abrirlo en Excel para móvil, que sí lo ejecuta.

El formato se pierde al guardar. El color de relleno, los bordes y los formatos condicionales hechos en Excel de escritorio se mantienen en Excel para móvil y en LibreOffice; en Google Sheets, Zoho y WPS a veces cambian ligeramente los colores y los bordes. Solución: revisar la hoja después de guardar y, si importa el formato, trabajar en Excel para móvil.

La fórmula devuelve #¿NOMBRE? (#NAME?). La fórmula que tu Excel aceptaba y la app marca como desconocida: funciones de escritorio que la app no trae (BUSCARX, LET, LAMBDA, XLOOKUP) en Google Sheets, Zoho, WPS y otras; cómo detectarlo con #¿NOMBRE? y la solución de reescribirla con una equivalente que sí esté. El error se ve claramente en la celda como #¿NOMBRE? (en Google Sheets, #NAME?).

La tabla dinámica aparece vacía. El archivo abre, pero la tabla dinámica aparece sin los datos: tabla dinámica creada en escritorio que la app muestra vacía por las tablas dinámicas con menos profundidad en Google Sheets, en Zoho y en LibreOffice; qué hacer (recrearla en el escritorio y subirla de nuevo). El truco: en Excel para móvil se conserva; en el resto, suele bastar con tocar "Actualizar" en la tabla dinámica.

Los rangos se cortan al pegar. Al copiar un rango desde el escritorio y pegarlo en la app, a veces se pegan solo las celdas visibles o se corta en una columna. Solución: usar "Pegado especial" y elegir "Valores" o "Todos", o copiar y pegar fila por fila.

La fórmula que tu Excel aceptaba y la app marca como desconocida

Imagina que en el escritorio tienes esta fórmula en D2 para buscar el precio de cada producto:

=BUSCARX(B2;Productos!A:A;Productos!C:C;"No encontrado";0;1)

La abres en Google Sheets en el móvil y D2 muestra #¿NOMBRE?. La causa: BUSCARX (XLOOKUP) está en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365, pero Google Sheets no la trae. La solución: reescribirla con una fórmula que sí esté en Sheets, por ejemplo =INDICE(Productos!C:C;COINCIDIR(B2;Productos!A:A;0)) (en inglés, INDEX + MATCH).

El archivo abre, pero la tabla dinámica aparece sin los datos

El caso clásico: creas una tabla dinámica en Excel de escritorio con varias jerarquías (año > trimestre > día), la subes a Drive y la abres en Google Sheets o en WPS. Aparece la estructura pero las cifras están vacías o la jerarquía se aplana.

La causa: las tablas dinámicas de Google Sheets, Zoho y LibreOffice son menos profundas que las de Excel; algunas opciones (campos calculados, agrupación personalizada, segmentadores múltiples) no existen fuera del escritorio. La solución práctica: actualizar la tabla dinámica (tocar "Actualizar" en la app) y, si sigue vacía, recrearla en el escritorio y subir de nuevo el archivo. En Excel para móvil, la tabla dinámica se conserva entera.

Lo que ya sabes hacer con las apps de hojas de cálculo

• Elegir app según la tarea: Excel para móvil si necesitas máxima compatibilidad con .xlsx/.xlsm; Google Sheets para colaborar en tiempo real; WPS o LibreOffice para abrir formatos antiguos; CryptPad si quieres cifrado.
• Reconocer los formatos que abre cada una: XLSX lo abren todas; XLSM solo Excel para móvil y LibreOffice; ODS solo LibreOffice y WPS.
• Escribir fórmulas que se portan bien: SUMA, CONTAR, BUSCARV, INDICE+COINCIDIR, SI, formato condicional funcionan en casi todas las apps.
• Detectar las que no se portan: BUSCARX, LET, LAMBDA solo en Excel 2021/2024/365 y en Excel para móvil; GOOGLETRANSLATE y GOOGLEFINANCE solo en Google Sheets.
• Trabajar sin conexión: activar "Disponible sin conexión" en Sheets o guardar el archivo localmente en Excel, y volver a sincronizar al tener conexión.

El siguiente paso natural es probar la misma hoja "Gastos del mes" en Excel para la web desde el navegador del móvil (excel.cloud.microsoft) y comparar qué ves ahí con lo que ves en la app nativa: la web abre cualquier XLSX sin instalar nada, pero no ejecuta macros VBA.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar apps de hojas de cálculo en el móvil