Pasar una tabla de Word a Excel: 3 métodos explicados

Traer una tabla de Word a Excel es una necesidad muy común: un informe, un albarán o un listado de ventas que ya tienes escrito en Word y necesitas filtrar, sumar o cruzar en una hoja de cálculo. En este tutorial verás tres caminos reales para hacerlo, cuándo usar cada uno y cómo dejar los datos limpios al terminar. Funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016, en Excel para Mac y en Excel para la web (esta última sin macros VBA).

Qué significa "pasar de Word a Excel" (y por qué no es automático)

Pasar de Word a Excel significa mover datos que están dentro de un documento de Word (.docx) a una hoja de Excel (.xlsx) para poder operar con ellos: sumar, filtrar, buscar, hacer gráficos. Lo más habitual es que esos datos formen una tabla con filas y columnas, como un informe de ventas mensuales con producto, unidades e importe.

El problema es que Word y Excel no se entienden directamente. Si abres un archivo .docx desde Excel, el programa no lo reconoce y no aparece un botón mágico de "convertir". Y si copias una tabla de Word y la pegas "a pelo" con Ctrl+V, el resultado depende de cómo esté hecha esa tabla: las celdas combinadas se desordenan, los saltos de línea dentro de una celda rompen una fila en dos y los formatos de Word ensucian la hoja.

Por eso hace falta un método. Hay tres que funcionan de verdad: copiar y pegar con pegado especial, guardar el documento como texto plano (.txt) e importarlo con Power Query, o usar un conversor web como iLovePDF cuando el original es un PDF escaneado. Cada uno resuelve un caso distinto y los verás uno a uno.

Las tres formas reales de traer datos de Word a Excel

Los tres caminos llegan al mismo sitio: una tabla de Excel con los datos en su celda. La diferencia está en cuánto tienes que limpiar después.

Copiar y pegar la tabla desde Word

Cuando la tabla de Word está bien hecha —una celda por dato, sin combinaciones raras—, copiar y pegar es lo más rápido. Cada celda de Word va a una celda de Excel y las columnas se respetan.

El problema aparece con las celdas combinadas (un "Encabezado" que ocupa dos columnas) y con los saltos de línea dentro de una celda (un texto largo partido con Intro): al pegar, el orden se rompe y hay que revisar fila por fila. Para minimizarlo, pega siempre con Ctrl+Alt+V y elige el formato "Texto Unicode" o "HTML" en lugar del Ctrl+V directo.

Importar un .txt que exportas desde Word

Cuando el documento tiene mucha información o no es una tabla limpia, lo más fiable es guardar el archivo como texto sin formato (.txt) desde Word y traerlo a Excel con Power Query. Así separas el problema en dos pasos: en Word controlas cómo se exporta, y en Excel controlas cómo se importa.

La clave está en dos ajustes del importador: la codificación (65001 UTF-8 para que las tildes y las eñes se vean bien) y el delimitador (tabulación si guardaste con tabuladores, coma o punto y coma según el caso). Esta vía es la más robusta para listados largos.

Un conversor web de PDF o Word a Excel

Si lo que tienes es un PDF (porque te lo mandaron escaneado o lo descargaste de una web), la opción más cómoda es un conversor web como iLovePDF. Subes el archivo, la herramienta aplica OCR (reconocimiento óptico de caracteres) cuando hace falta y te devuelve un .xlsx que abres en Excel.

La limitación es que el OCR no es perfecto: puede confundir una "o" con un "0" o leer mal un importe. Por eso siempre hay que revisar el resultado antes de darlo por bueno.

Pegar una tabla de Word en Excel y dejarla limpia

El libro de ejemplo es un informe de ventas mensuales escrito en Word. Tiene cuatro columnas (Mes, Producto, Unidades, Importe) y siete filas de datos. El objetivo es traerlo a Excel y dejarlo listo para sumar.

La copia desde Word y el pegado con pegado especial

1. En Word, abre el archivo informe_ventas.docx. Haz clic dentro de la tabla para que aparezca el controlador de tabla (la cruceta con cuatro flechas en la esquina superior izquierda) y púlsalo para seleccionar toda la tabla.
2. Copia con Ctrl+C.
3. Abre Excel en una hoja vacía, sitúate en la celda A1 y abre Pegado especial con Ctrl+Alt+V.
4. Elige el formato Texto Unicode (o HTML si la tabla tiene formatos que quieras conservar) y pulsa Aceptar.

Qué se desordena al pegar y cómo arreglarlo

Al pegar, dos cosas se desordenan:

• Si en Word había una celda combinada (por ejemplo, "Total trimestre" que ocupa dos columnas), aparece partida en dos filas o en una columna mal alineada. Se arregla con Inicio > Celdas > Combinar y centrar, o eliminando la fila sobrante.
• Si dentro de una celda de Word hay un texto con saltos de línea (un comentario, una dirección), al pegar se rompe en varias filas. Se arregla con Ctrl+L para abrir Buscar y reemplazar, buscando el carácter de salto (en el cuadro "Buscar" escribes Ctrl+J o pegas un salto desde otra celda) y sustituyéndolo por un espacio.

Tras estos arreglos, la tabla queda con sus siete filas de datos y los encabezados correctos.

Quedarse solo con los valores y quitar el formato de Word

1. Selecciona el rango pegado (A1:D7) con Ctrl+Mayús+Fin o arrastrando.
2. Copia con Ctrl+C.
3. Abre Pegado especial con Ctrl+Alt+V, elige Valores y pulsa Aceptar.

La tabla conserva los datos y los formatos pasan a ser los de Excel (tipo de letra, colores, anchos). Las marcas de Word (viñetas, sangrías, formatos de párrafo) desaparecen.

Importar un documento de Word guardado como texto

Cuando el documento de Word es largo o no tiene forma de tabla clara, lo más limpio es exportarlo a texto plano. El libro de ejemplo es el mismo informe de ventas, pero esta vez como un listado separado por tabuladores.

1. En Word, abre el archivo y ve a Archivo > Guardar como.
2. Elige el tipo Texto sin formato (.txt) y guarda. Word te avisa de que perderás los formatos; acepta.
3. En Excel, ve a la cinta Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV.
4. Selecciona el archivo informe_ventas.txt y pulsa Importar.
5. En la vista previa, elige Origen del archivo: 65001 (Unicode UTF-8) y Delimitador: Tabulación. La vista previa mostrará las cuatro columnas separadas.
6. Pulsa Cargar para llevarlos a la celda A1.

Cuando el .txt viene con comas o con punto y coma

Si al guardar el .txt en Word elegiste otro separador (coma, punto y coma), el importador lo detecta solo. En la vista previa, cambia el campo Delimitador a "Coma" o "Punto y coma" según el caso y la vista previa se reorganiza al instante.

Cuando la tilde o la ñ se ven mal

Si al importar ves "Enero" como "Enero" pero "Bolígrafo" sale como "Bolígrafo" o las eñes aparecen como símbolos, el problema es la codificación. En la vista previa del importador, cambia Origen del archivo entre 65001 (Unicode UTF-8) y 1252 (Windows-1252, la codificación clásica de Windows) hasta que las tildes y las eñes se lean bien. La UTF-8 es la más habitual hoy.

Usar un conversor web como iLovePDF y abrir el resultado en Excel

Cuando lo que tienes no es un .docx sino un PDF (por ejemplo, una factura escaneada o un informe descargado como PDF), el camino más corto es un conversor web. El ejemplo es un PDF con la misma tabla de ventas, escaneado desde una fotocopia.

1. Abre el navegador y entra en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
2. Pulsa Subir archivo y selecciona el PDF.
3. Marca la opción OCR (reconocimiento de caracteres) si el PDF es una imagen escaneada. Elige Español como idioma del OCR.
4. Pulsa Convertir a Excel y espera a que termine.
5. Descarga el archivo informe_ventas.xlsx y ábrelo en Excel.

Cuándo hace falta OCR y cuándo no

• No hace falta OCR si el PDF tiene texto seleccionable: abres el PDF, intentas subrayar una palabra con el ratón y se puede subrayar. El conversor extrae el texto directamente y el resultado es muy fiable.
• Sí hace falta OCR si el PDF es una imagen escaneada (una fotocopia, una foto de un papel): el texto no se puede seleccionar y la herramienta tiene que "leer" los caracteres. El OCR de iLovePDF reconoce 14 idiomas, entre ellos el español, y funciona mejor con scans limpios que con fotos borrosas.

Revisar el Excel que devuelve el conversor

Al abrir el .xlsx descargado, comprueba:

• Que las columnas coinciden con las del PDF original (Mes, Producto, Unidades, Importe).
• Que los importes son correctos: pasa el ojo por la columna y compara con el original.
• Que no hay columnas vacías sobrantes (el conversor a veces añade una columna fantasma).

Si hay errores típicos del OCR (un 0 donde va una O, o un 1 donde va una l), corrígelos con Ctrl+L (Buscar y reemplazar) sobre la columna afectada. Después, aplica Pegado especial > Valores si quieres quitar cualquier formato raro que haya traído el conversor.

Por qué la tabla queda mal al traerla de Word (y cómo se arregla)

Tres son las causas reales por las que una tabla queda mal al traerla de Word o de un .txt: celdas combinadas que parten filas, saltos de línea dentro de una celda y columnas que no se separan. Cada una tiene su arreglo.

Todo el texto cae en una sola columna

Suele pasar al abrir un .txt con doble clic: Excel usa el separador de la configuración regional y, si el archivo viene con comas y tu Excel espera punto y coma, todo queda amontonado en la columna A. La solución es no abrirlo con doble clic, sino importarlo por la cinta y elegir el delimitador correcto en la vista previa.

1. Ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV.
2. Elige el archivo y, en la vista previa, cambia Delimitador a "Coma" o "Punto y coma" según corresponda.
3. Pulsa Cargar.

Las tildes y las eñes salen como símbolos raros

La causa es que la codificación del archivo no coincide con la que Excel aplica al abrirlo. En la vista previa del importador, cambia Origen del archivo entre 65001 (UTF-8) y 1252 (Windows) hasta que el texto se lea bien.

#¡DIV/0! al operar con la tabla importada

Al añadir una fórmula de total, por ejemplo un promedio o un ratio, puede aparecer el error #¡DIV/0! en una fila donde falta el dato. La causa es que la fórmula divide entre una celda vacía o con cero.

El arreglo es envolver el cálculo con SI.ERROR (en inglés, IFERROR) o comprobar el divisor con SI (en inglés, IF):

=SI.ERROR(C2/D2;"")
=SI(D2=0;"";C2/D2)

La primera oculta cualquier error, también los que avisan de algo mal hecho. La segunda comprueba el divisor y solo divide cuando hay dato. SI.ERROR está en Excel desde 2007; SI está en todas las versiones.

Lo que Excel no hace con un documento de Word

Excel no abre ni importa un archivo .docx de forma directa: no hay un botón "Convertir Word a Excel" ni un asistente que lea el documento. Tampoco hay un menú "Importar desde Word" en la cinta de opciones. Lo que sí hay es el pegado desde el portapapeles y el importador de texto plano (.txt o .csv), que son los dos caminos que has visto.

El pegado desde Word no ofrece las opciones de "Mantener formato de origen" o "Coincidir con formato de destino" que aparecen al copiar entre celdas de Excel. Lo que ofrece el cuadro Pegado especial (Ctrl+Alt+V) cuando lo copiado viene de Word es la lista de formatos del portapapeles: HTML, Texto Unicode, Texto, Imagen, etc. Elegir uno u otro cambia qué se conserva.

La versión web de Excel (Excel para la web) no ejecuta macros VBA, así que si la idea es automatizar el proceso con una macro, hay que hacerlo en el escritorio. En la web se puede automatizar con Scripts de Office, pero es otra herramienta distinta.

Por último, ni Power Query ni el importador de texto leen archivos .docx: solo leen texto plano (.txt) o CSV. Si necesitas algo más automático, la opción es una macro VBA que abra Word, copie la tabla y la pegue en Excel.

Lo que ya sabes hacer al pasar de Word a Excel

• Elegir el camino según el documento: copiar y pegar para tablas limpias, importar .txt para listados largos, conversor web para PDFs escaneados.
• Pegar con Pegado especial (Ctrl+Alt+V) eligiendo el formato adecuado, o importar el .txt por la cinta Datos > Obtener y transformar datos > Desde texto/CSV.
• Revisar celdas combinadas y saltos de línea con Buscar y reemplazar, y dejar la tabla lista con Pegado especial > Valores.
• Usar el conversor web con OCR cuando el original es un PDF escaneado, y revisar el .xlsx antes de darlo por bueno.
• Abrir en Excel el archivo descargado del conversor y corregir los errores típicos del OCR con Buscar y reemplazar.

El siguiente paso es dar formato de tabla de Excel al rango pegado: selecciona A1:D7, ve a Insertar > Tablas > Tabla y acepta. Así tendrás filtros en los encabezados, bandas de color y la tabla quedará lista para añadir totales con Diseño de tabla > Fila de totales.

Dudas al pasar datos de Word a Excel