Tienes un PDF con datos que necesitas tocar en Excel: una factura, un extracto, un albarán, una tabla de un informe. La web de iLovePDF, en su herramienta "PDF a Excel", sube ese archivo, lo transforma y te devuelve un libro .xlsx que abres en tu Excel, editas y calculas como cualquier hoja. Al terminar este tutorial sabrás subir el PDF, elegir entre el modo normal y el OCR, descargar el .xlsx y dejar los importes listos para sumar. Lo que aquí se explica funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, Excel para la web, Excel para Mac y las apps de móvil: todos abren el archivo .xlsx que entrega iLovePDF.
Qué es iLovePDF y por qué te sirve para pasar un PDF a Excel
iLovePDF es una web de utilidades para PDF. Una de ellas, "PDF a Excel", sube tu documento a sus servidores, lo convierte y te lo descarga como un libro de Excel con extensión .xlsx. El caso típico es el de una factura en PDF que te ha enviado un proveedor: cuatro líneas con concepto, unidades, precio e importe, y necesitas meterla en tu hoja de gastos para sumarla al resto del mes. También sirve para un extracto bancario, un albarán o la tabla de un informe que te han pasado escaneada.
El servicio es gratuito con límites y tiene una versión de pago (Premium) que amplía el tamaño máximo por archivo, el número de archivos por tarea y activa el OCR en más idiomas. La web está en español en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel y no pide registrarse para las tareas básicas.
Las dos formas de convertir: sin OCR y con OCR
La herramienta ofrece dos caminos según el origen de tu PDF:
- Sin OCR (el modo por defecto): sirve cuando el PDF tiene texto seleccionable, es decir, puedes abrirlo, marcar una palabra con el ratón y copiarla. Es el caso de los PDFs generados por programas (facturas electrónicas, extractos descargados del banco, informes exportados). iLovePDF coloca cada bloque de texto en una celda y la conversión es rápida.
- Con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): necesario cuando el PDF es una imagen, una página escaneada o una foto de una tabla. El OCR "lee" la imagen y la convierte en texto editable. Es más lento y, en la versión gratuita, está limitado a unos pocos archivos por tarea.
Lo que recibes: un libro .xlsx que abre en Excel 2007 en adelante
El archivo que descargas es un .xlsx, el formato estándar de Excel desde la versión 2007. Lo abren Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365, Excel para Mac, Excel para la web, las apps de móvil y también Google Sheets y LibreOffice Calc. Dentro del libro, iLovePDF coloca los datos en celdas, una fila por cada línea del PDF y una columna por cada dato. No es una hoja ya formateada con totales ni con fórmulas: es el contenido pasado a celdas, listo para que tú lo trabajes.
Las opciones de la pantalla de iLovePDF que tienes que conocer
La pantalla de "PDF a Excel" es sencilla. Arriba está el título, debajo la zona de subida y, una vez cargado el archivo, un botón rojo grande para convertir y, en algunas versiones, un interruptor para elegir el formato de salida. Si activas el OCR, aparece un selector de idioma con 14 opciones. No hay muchos ajustes: la idea es que la herramienta piense por ti.
Subir el PDF: desde tu equipo, Google Drive o Dropbox
- Entra en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel desde el navegador.
- Haz clic en el botón grande con el icono del PDF para abrir el selector de archivos de tu ordenador, o arrastra el PDF directamente sobre la zona punteada de la página.
- Si tu PDF está en la nube, pulsa el icono de Google Drive o el de Dropbox, conecta tu cuenta la primera vez y elige el archivo.
- Verás el nombre del PDF subido y su tamaño. En ese momento todavía no se ha convertido: solo se ha subido al servidor.
Elegir una hoja o varias hojas en el Excel de salida
Antes de pulsar "CONVERTIR" hay un interruptor llamado "Una hoja" o "Varias hojas":
- "Una hoja" (opción por defecto): todo el contenido del PDF cae en una sola hoja del libro, una fila debajo de otra. Es lo cómodo para una factura o una tabla corta.
- "Varias hojas": iLovePDF intenta repartir el PDF en varias hojas del libro. Sirve para PDFs largos con varias tablas o secciones diferenciadas (un extracto bancario de varias páginas, por ejemplo).
Convertir un PDF con texto seleccionable a Excel
El caso más rápido: una factura de cuatro líneas que te han enviado por correo. La factura tiene texto seleccionable (la marcaste con el ratón y se copió), así que no hace falta OCR. El archivo se llama factura-2024-09.pdf y mide pocos cientos de kilobytes.
Subir el archivo y pulsar "CONVERTIR"
- Abre ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
- Arrastra
factura-2024-09.pdfa la zona de subida o haz clic y selecciónalo. - Comprueba que el interruptor está en "Una hoja" (lo normal para una factura).
- Pulsa el botón rojo "CONVERTIR".
- Verás una barra de progreso con un contador de segundos. Para una factura de una página termina en menos de 10 segundos.
Descargar el .xlsx y abrirlo en Excel
- Pulsa "Descargar Excel".
- Abre la carpeta de descargas y haz doble clic sobre el archivo
factura-2024-09.xlsx. - Se abre Excel con un libro nuevo que contiene una hoja llamada
Hoja1(o el nombre que iLovePDF haya puesto). - La fila 1 trae las cabeceras (Concepto, Unidades, Precio, Importe) y debajo, una fila por cada línea de la factura.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Uds | Precio | Importe |
| 2 | Horas diseño | 8 | 45,00 | 360,00 |
| 3 | Maquetación | 4 | 35,00 | 140,00 |
| 4 | Revisión | 2 | 30,00 | 60,00 |
| 5 | IVA 21% | 1 | 117,60 | 117,60 |
Verificar el resultado y limpiar lo que haya que limpiar
Repasa la hoja y aplica estos arreglos si hace falta:
- Si una cifra quedó en la celda de al lado, córtala con Ctrl+X y pégala con Ctrl+V en la celda correcta.
- Si la columna de importes (D) viene como número normal y la quieres como moneda, selecciónala y aplica formato: Ctrl+1 abre Formato de celdas; categoría "Moneda", dos decimales, símbolo euros (EUR) o el que uses.
- Si ves una fila en blanco donde debería haber un dato, revisa el PDF original: iLovePDF a veces deja un hueco cuando el PDF tiene mucho espacio entre líneas.
- Si sobran columnas vacías a la derecha, selecciónalas y elimínalas para que la hoja quede limpia.
Convertir un PDF escaneado con OCR a Excel
Caso más difícil: tienes una foto de una tabla, una factura escaneada con el móvil o un PDF de un proveedor que es una imagen plana. Al marcar una palabra con el ratón no se copia nada: el PDF no tiene texto, solo píxeles. Aquí entra el OCR.
Activar el OCR y elegir el idioma del documento
- Entra en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
- Marca la casilla "Usar OCR" (en algunas versiones aparece como un interruptor).
- Aparece un selector de idioma. Elige "Español". Los 14 idiomas que reconoce son: inglés, español, francés, alemán, italiano, portugués, holandés, polaco, ruso, sueco, turco, danés, finlandés y noruego.
- Sube el PDF escaneado arrastrándolo a la zona de subida.
- Pulsa "CONVERTIR".
Convertir y descargar el Excel con el texto ya editable
- Pulsa "Descargar Excel".
- Abre el archivo
.xlsxen Excel. - Lo que era una imagen ahora es texto: puedes seleccionar una celda, copiar su contenido con Ctrl+C y pegarlo en otra hoja.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Artículo | Uds | PVP | Total |
| 2 | Camiseta | 12 | 19,90 | 238,80 |
| 3 | Pantalón | 7 | 39,90 | 279,30 |
| 4 | Cazadora | 3 | 89,90 | 269,70 |
Por qué el Excel descargado no queda como esperabas
iLovePDF hace una conversión automática, no interpreta el PDF. Lo que entrega son los textos y los números tal cual los lee, colocados en celdas según su posición en la página. Esto provoca tres problemas frecuentes.
Importes que no suman porque vienen como texto
El caso clásico: abres el .xlsx, escribes en una celda vacía =SUMA(D2:D5) y el resultado es 0, o ves el error #¡VALOR!. La causa es que iLovePDF a veces deja los números como texto, sobre todo cuando vienen de un PDF con formatos raros o con el OCR.
=SUMA(D2:D5)| D | |
|---|---|
| 1 | Importe |
| 2 | 360,00 |
| 3 | 140,00 |
| 4 | 60,00 |
| 5 | 117,60 |
| 6 | #¡VALOR! |
Para arreglarlo:
- Selecciona la columna D.
- Cópiala con Ctrl+C.
- Abre Pegado especial con Ctrl+Alt+V y elige "Convertir en número" (Multiplicar por 1 también vale).
Si prefieres fórmula, en una columna auxiliar escribe =VALOR(D2) y arrastra hacia abajo. Después copia la columna auxiliar, pega solo los valores sobre la original y borra la auxiliar.
=SUMA(D2:D5) en D6 obtienes 677,60.La tabla se partió entre dos hojas del libro
Elegiste "Varias hojas" para un extracto largo y la tabla quedó cortada: las tres primeras filas en Hoja1 y el resto en Hoja2. Causa: iLovePDF repartió por páginas del PDF, no por la tabla lógica. Arreglo:
- Vuelve a ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
- Sube de nuevo el mismo PDF.
- Cambia el interruptor a "Una hoja".
- Pulsa "CONVERTIR" y descarga el nuevo .xlsx.
Si aun así la tabla se parte (porque cruza de página en el PDF), copia a mano el bloque de Hoja2 y pégalo debajo del bloque de Hoja1 con Ctrl+C y Ctrl+V.
Hoja1 sin huecos.Las celdas combinadas del PDF descolocaron las filas
Otro caso real: una fila de la tabla del PDF tiene una celda combinada a la izquierda (por ejemplo, "Mano de obra" ocupa las columnas A, B y C, y "Importe" está en la D). Al pasar a Excel, esa fila se convierte en tres filas con datos y una con un hueco, o en una sola fila con texto y números descolocados.
Lo que iLovePDF no hace (y qué usar en su lugar)
iLovePDF resuelve el caso concreto de pasar datos de un PDF a celdas de Excel. No es una herramienta de Excel propiamente dicha, y eso se nota en lo que no hace.
Para PDFs confidenciales: qué pasa con tu archivo
iLovePDF cifra la subida y la descarga con HTTPS. Los archivos se procesan en servidores bajo jurisdicción europea y se borran automáticamente a las dos horas. Si tu PDF contiene datos muy sensibles (datos personales, cifras financieras internas, documentación clínica), sube solo lo imprescindible y bórralo del servicio premium si lo usas. Para datos muy sensibles, conviene valorar antes de subir.
Si no quieres usar iLovePDF: otras opciones para el mismo trabajo
- Smallpdf: misma filosofía (web con tareas gratuitas y versión Pro con OCR), app para iOS y Android, salida en .xlsx.
- Power Query dentro de Excel: desde la pestaña Datos, en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, Power Query puede "leer" un PDF directamente y traer las tablas a una hoja. No es un conversor: es un importador que tú controlas con pasos.
- Microsoft 365 con Python en Excel: si tienes Microsoft 365 con la función Python disponible, puedes abrir el PDF desde un script, leer las tablas con
pandasy volcarlas a celdas. Requiere una instalación local de Python y es para usuarios técnicos. - Scripts de Office en Excel para la web: permite automatizar pasos de repaso (quitar espacios, pasar texto a número, eliminar filas vacías) sobre el .xlsx ya descargado. No convierte el PDF, pero te ahorra la limpieza manual.
Lo que ya sabes hacer con iLovePDF y el siguiente paso
- Subes un PDF a ilovepdf.com/es/pdf_a_excel desde el equipo, Google Drive o Dropbox.
- Eliges el modo sin OCR para PDFs con texto seleccionable, o el OCR (con su idioma) para PDFs escaneados o imágenes de tablas.
- Descargas el .xlsx, lo abres en Excel y compruebas: cabeceras en la fila 1, importes como número, totales correctos.
Siguiente paso: abre el .xlsx que acabas de descargar, pon la columna de importes como número (Inicio > Número > Formato de moneda), añade una fila con =SUMA(D2:D5) para obtener el total, y guarda el libro como .xlsx (formato estándar) o como .xlsm si vas a añadir macros. Si en tu Excel ves decimales con punto y los argumentos de las fórmulas se separan con coma, estás con la configuración regional de México o Estados Unidos; el resto de este tutorial usa coma como decimal y punto y coma como separador, que es la configuración de España y la mayoría de países de Hispanoamérica.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al usar iLovePDF para pasar un PDF a Excel
1. ¿Cómo pasar un PDF a Excel gratis?
Abre tu PDF en Microsoft Word (Archivo > Abrir), elige el PDF y pulsa Aceptar; Word lo convierte en un documento editable que luego guardas como .xlsx desde Archivo > Guardar como. Solo necesitas tener Word instalado, sin pagar programas extra. Si tu versión no incluye esta conversión, prueba los métodos online gratuitos que se explican más abajo.
2. ¿Cómo convertir un PDF a Excel gratis y sin registrarme?
Puedes usar el conversor online gratuito integrado en Microsoft Word: subes el PDF a onedrive.com, lo abres con Word para la web y lo descargas como libro de Excel sin crear nada. Otra vía sin registro es abrir directamente el PDF desde Word de escritorio (Archivo > Abrir) si ya tienes la suite instalada.
3. ¿Cómo pasar un PDF a Excel sin que se desarme el formato?
El método que mejor conserva las tablas es abrir el PDF desde Word (Archivo > Abrir > seleccionar el PDF), ya que interpreta la estructura de columnas y filas; después revisa los datos y guarda como .xlsx. Aun así, conviene repasar los números a mano, porque los PDF escaneados pueden traer columnas corridas o celdas unidas que Word no siempre separa bien.
4. ¿Cuál es el mejor conversor de PDF a Excel?
Para documentos digitales (no escaneados), abrir el PDF con Microsoft Word y exportar a Excel es la opción más fiable y no cuesta dinero extra si ya tienes Office. Para PDFs escaneados con tablas complejas, el reconocimiento óptico de Adobe Acrobat ofrece mejor precisión. La mejor elección depende de si tu PDF tiene texto seleccionable o es una imagen.
5. ¿Cómo descargar un PDF convertido a Excel?
Tras convertir el PDF con cualquiera de los métodos del artículo, elige Archivo > Guardar como, selecciona Libro de Excel (.xlsx) en el tipo de archivo y pulsa Guardar. Si trabajas online, el botón de descarga aparece junto al archivo ya listo, normalmente como XLSX o CSV. Verifica que la extensión sea .xlsx para abrirlo directamente en Excel.
6. ¿Cómo convertir un PDF a Excel desde mi navegador?
Entra en onedrive.com con tu cuenta Microsoft, haz doble clic en el archivo PDF y elige Abrir con Word para la web; una vez convertido, pulsa Archivo > Guardar como > Descargar como libro de Excel. También existen conversores web de terceros, pero el de Microsoft no exige registro adicional y respeta mejor las tablas. Necesitas conexión a internet y navegador actualizado.
7. ¿Cómo pasar un PDF a Excel y que quede editable?
El truco está en abrir el PDF desde Word (Archivo > Abrir > tipo: PDF), porque Word lo transforma en un documento con texto editable que luego guardas como .xlsx. Al guardar como libro de Excel, cada celda queda modificable y puedes borrar, recalcular o cambiar formatos sin tocar el PDF original. Si el PDF era una imagen escaneada, necesitarás un paso previo de OCR.
8. ¿Cómo convertir un PDF a Excel editable gratis?
Convierte el PDF a Word gratis desde onedrive.com y luego abre el documento en Excel pegando los datos o guardándolo como .xlsx; no pagas nada ni instalas nada. Otra opción sin coste es abrir el PDF directamente desde Word de escritorio si tu licencia de Microsoft 365,365,365 te lo permite. Revisa siempre las tablas tras la conversión, porque los saltos de línea pueden desplazarse.
Fuentes
- MicrosoftCONVERTIR — documentación oficialconsultado el 06/10/2026
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 06/10/2026
- GoogleExcel y Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) — documentación oficialconsultado el 06/10/2026