Pasar un PDF a Excel es una tarea frecuente para contadores que reciben estados de cuenta bancarios. Contalink, plataforma mexicana de conciliación, ofrece un convertidor web que toma el PDF de tu banco y lo entrega como archivo .xls editable, listo para cruzar contra tus facturas. Al terminar este tutorial sabrás entrar a la herramienta, elegir tu banco, descargar el Excel y llevarlo al módulo de Conciliación. Funciona con cualquier versión de Excel de escritorio (2007 en adelante), con Microsoft 365 y con Excel para la web, ya que el archivo se descarga en formato .xls estándar.
Qué es el convertidor de PDF a Excel de Contalink y para qué sirve
Contalink es una plataforma mexicana pensada para contadores y administradores que cada mes cierran la Conciliación de los movimientos bancarios contra las facturas emitidas y recibidas. Recibir el estado de cuenta en PDF y tener que picar cifra por cifra a mano es la parte que más tiempo come del cierre mensual.
El convertidor de PDF a Excel de Contalink resuelve justo eso: es una herramienta web que toma el PDF del estado de cuenta que descargas desde la banca en línea de un banco mexicano y te lo devuelve como un archivo .xls editable. Cada movimiento del estado de cuenta queda en una fila, con su fecha, descripción, cargo y abono.
El archivo descargado no se queda solo en tu carpeta: está pensado para entrar directo al módulo de Tesorería > Conciliación de la propia plataforma, donde cada fila del .xls se enlaza con su factura o su concepto contable. Si todavía no eres cliente, el formulario del pie de página te deja probarlo con un correo y un PDF de ejemplo.
La ruta dentro de Contalink: desde el PDF hasta el Excel descargado
Si ya tienes cuenta en Contalink, el camino es este:
- Entra a Contalink con tu usuario y contraseña.
- En el menú lateral izquierdo, abre Tesorería.
- Dentro de Tesorería, entra al apartado Herramientas.
- Selecciona la herramienta Convertidor de PDF a Excel.
- Elige tu banco en el menú desplegable (Citibanamex, Banorte, BBVA, Banregio, BanBajío, HSBC, Afirme, Santander, Scotiabank, Inbursa o Banco BX+).
- Arrastra el archivo PDF del estado de cuenta hasta la zona de carga, o haz clic y selecciónalo desde tu carpeta.
- Pulsa el botón azul Descargar y guarda el archivo .xls que genera el sistema.
Si todavía no eres cliente, al final de cualquier página de Contalink encontrarás un formulario con tres campos: correo electrónico, banco y archivo PDF. Lo rellenas, lo envías y el archivo .xls te llega al correo en unos minutos.
Bancos compatibles y bancos que se quedan fuera
El convertidor de Contalink está entrenado con los layouts de estado de cuenta de los bancos mexicanos más usados. La siguiente tabla resume qué bancos convierte bien y qué casos no entran.
| Banco | ¿Lo convierte? |
|---|---|
| Citibanamex | Sí |
| Banorte | Sí |
| BBVA México | Sí |
| Banregio | Sí |
| BanBajío | Sí |
| HSBC México | Sí |
| Afirme | Sí |
| Santander México | Sí |
| Scotiabank México | Sí |
| Inbursa | Sí |
| Banco BX+ | Sí |
| Estados de cuenta de tarjetas de crédito | No |
| Estados de cuenta de cuentas en moneda extranjera con layout no estándar | No |
El caso que más se repite es el de los estados de cuenta de tarjeta de crédito: el formato interno de movimientos (compras a meses, MSI, disposiciones) no entra en el convertidor. Para tarjetas, Contalink pide que subas el archivo en otro formato o lo captures a mano.
Convertir un estado de cuenta paso a paso
Vamos con la práctica. Tienes a la mano un PDF del estado de cuenta de Banorte del mes pasado y quieres pasarlo a Excel para conciliarlo.
- Abre el navegador y entra a app.contalink.com con tu usuario.
- En el menú lateral, pulsa Tesorería y después Herramientas.
- Elige la herramienta Convertidor de PDF a Excel.
- En el selector de banco, marca Banorte.
- Arrastra el archivo
edo_cta_banorte_oct2026.pdfa la zona punteada de carga. - Verás una barra de progreso mientras el sistema lee cada página del PDF.
- Cuando termine, aparecerán en pantalla las primeras filas del estado de cuenta como vista previa.
- Algunas filas salen resaltadas en rojo: son las que el convertidor marcó para revisión porque el OCR no las pudo leer con suficiente confianza.
- Pulsa el botón azul Descargar y guarda el archivo
edo_cta_banorte_oct2026.xlsen tu carpeta.
El PDF que el sistema no pudo leer del todo
Cuando el convertidor detecta inconsistencias (un número con la coma corrida, una descripción con caracteres raros, una página girada), además del .xls principal te descarga un segundo archivo llamado movimientos_ilegibles.xls. Ábrelo en Excel y revisa fila por fila.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Descripción | Cargo | Abono | Motivo |
| 2 | 14/10/2026 | SPEI RECIBIDO BX+ 0048 | 0,00 | 12.450,00 | Caracteres no reconocidos |
| 3 | 17/10/2026 | COMISION DISPERSION | 35,00 | 0,00 | Saldo descuadrado |
| 4 | 21/10/2026 | TRASPASO CUENTA PROPIA | 5.000,00 | 0,00 | Página rotada al capturar |
Llevar el .xls a la Conciliación de Contalink
Ya tienes el .xls descargado. Ahora hay que meterlo al módulo de Conciliación para que cada movimiento se enlace con su factura.
- En el menú lateral, entra a Tesorería y abre Conciliación.
- Pulsa +Edo. de cuenta para crear un nuevo estado.
- En el formulario, elige el banco (Banorte), el mes y el año del estado de cuenta.
- Pulsa Importar y selecciona el archivo
edo_cta_banorte_oct2026.xlsque descargaste antes. - Espera a que el sistema cargue las filas; verás un contador "X de Y movimientos importados".
- Revisa la columna Sugerencia: Contalink propone una factura para cada movimiento. Las que coinciden salen en verde; las que no, en gris.
- Para los movimientos sin sugerencia, haz clic en la fila y elige la factura correcta en el panel lateral, o marca No Conciliar si todavía no hay factura.
- Cuando termines, pulsa Guardar conciliación.
Por qué el PDF queda en una hoja y no en un libro nuevo
El convertidor entrega un archivo .xls por cada estado de cuenta que le pasas. Es decir, un PDF del estado de cuenta de octubre se convierte en un .xls con una sola hoja que contiene los movimientos de ese mes; un PDF de noviembre se convierte en otro .xls aparte, con su propia hoja.
No se genera un libro con varias hojas dentro, ni se concatenan meses automáticamente. Si quieres tener todos los meses en un mismo archivo de Excel (por ejemplo, para armar un reporte anual en una tabla dinámica), la persona pega los rangos uno debajo del otro en su propia hoja:
- Abre el .xls de octubre y selecciona el rango A1:E200.
- Cópialo con Ctrl+C.
- Abre tu libro maestro y en la hoja Movimientos 2026, pega con Ctrl+V a partir de la fila siguiente al último dato.
- Repite con el .xls de noviembre, diciembre y así sucesivamente.
Lo que ya sabes hacer con el convertidor de Contalink
- Entrar a la herramienta desde Tesorería > Herramientas > Convertidor de PDF a Excel.
- Elegir tu banco en la lista de bancos compatibles.
- Descargar el archivo .xls con los movimientos del estado de cuenta.
- Importarlo en Tesorería > Conciliación y enlazar cada movimiento con su factura.
Siguiente paso: si conviertes muchos estados de cuenta cada mes, automatiza la descarga desde la API de Contalink o usa el menú Tesorería > Herramientas para programar cargas automáticas. Así, el .xls llega solo a tu carpeta y solo tienes que entrar a Conciliación a enlazar facturas.
Dudas al usar el convertidor de Contalink
¿El convertidor funciona con estados de cuenta de tarjeta de crédito?
No. La herramienta está entrenada con los layouts de cuentas de cheques y ahorro de los bancos listados. Para tarjetas de crédito, Contalink pide el archivo en otro formato o la captura manual.
¿Puedo subir un PDF protegido con contraseña?
No directamente. Tienes que abrir el PDF en tu lector, quitar la contraseña, guardar una copia sin protección y esa es la que subes al convertidor.
¿Por qué algunas filas salen marcadas en rojo?
El convertidor marca en rojo las filas donde el OCR no tuvo suficiente confianza (carácter raro, página rotada, número descuadrado). Esas filas las pasa al archivo adicional movimientos_ilegibles.xls para que las revises a mano.
¿Puedo convertir varios PDF a la vez?
Sí, la herramienta acepta varios archivos en la misma carga. Cada PDF se descarga como un .xls independiente.
Dudas al usar el convertidor de Contalink
1. ¿Cómo pasar un estado de cuenta en PDF a Excel?
Abre el PDF en un conversor online, selecciona la opción de exportar a Excel y descarga el archivo. Después ábrelo en Excel y revisa que las columnas (fecha, concepto, importe, saldo) se hayan separado bien, corrigiendo a mano las celdas que hayan quedado juntas en una sola columna.
2. ¿Cómo convertir varios estados de cuenta a la vez a Excel?
La mayoría de conversores online gratuitos solo procesan un PDF por vez, así que tendrás que subirlos uno a uno. Si tienes muchos y son del mismo banco, prueba con Power Query (Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF), que puede cargar varios archivos de una carpeta de golpe.
3. ¿Cómo pasar un PDF a Excel gratis?
Sí se puede sin pagar: entra en la web de un conversor gratuito, arrastra tu PDF, elige convertir a .xlsx y descarga el resultado. Ten en cuenta que los gratuitos suelen tener límite de archivos al día y que el PDF debe tener texto seleccionable; si es una foto escaneada, no funcionará bien.
4. ¿Cómo usar iLovePDF para pasar un PDF a Excel?
Entra en ilovepdf.com, abre la herramienta «PDF a Excel», sube tu archivo y pulsa «Convertir a Excel». Cuando termine, descarga el .xlsx y ábrelo en Excel; si ves datos mezclados, revisa las columnas porque el conversor a veces junta el concepto con el importe.
5. ¿Cómo organizar un estado de cuenta bancario en una hoja de Excel?
Crea una tabla con encabezados en la fila 1: Fecha, Concepto, Importe y Saldo, y ve pegando debajo cada movimiento del PDF. Aplica formato de tabla (Inicio > Dar formato como tabla) para que los totales y los filtros funcionen solos al seguir añadiendo filas.