Tienes un PDF con una tabla de ventas, un albarán o una factura escaneada y necesitas mover esos datos a una hoja para sumarlos, filtrarlos o cruzarlos con otros. Al terminar este tutorial sabrás hacerlo de tres formas distintas: copiar y pegar la tabla directamente, usar un conversor online que te entrega un .xlsx listo, o importar el PDF con Power Query y dejar la tabla limpia dentro de Excel. Las dos primeras opciones están en cualquier versión de Excel; la importación con Power Query desde PDF existe desde Excel 2016 y está integrada en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365.
Qué significa realmente "convertir un PDF a Excel"
Un PDF no es una hoja de cálculo: es un documento diseñado para verse y, en muchos casos, para imprimirse igual en cualquier ordenador. Por eso, cuando alguien dice "convertir un PDF a Excel" puede referirse a tres cosas muy distintas según el caso:
- Pegar en Excel el texto o la tabla que ya está dentro del PDF (porque el PDF lleva texto seleccionable, no una imagen).
- Obtener un archivo .xlsx nuevo a partir del PDF, usando un conversor online o de escritorio.
- Importar el PDF con Power Query y dejar la tabla ya cargada en la hoja, lista para limpiar y analizar.
El ejemplo más claro es el de una factura en PDF: el cliente te la envía, tú la abres y necesitas volcar las líneas (concepto, unidades, precio, importe) a una hoja para sumarlas o para cruzarlas con tu registro de ventas. En las tres formas que verás aquí se trabaja sobre ese mismo caso, una factura de la que partimos con una tabla pequeña de cinco filas y cuatro columnas.
Nota sobre el separador: en este tutorial las fórmulas usan punto y coma entre argumentos, que es como se escriben en Excel configurado con coma decimal. Si tu Excel usa el punto como decimal (México, Estados Unidos), el separador será la coma:
=SI(A1>10,"Alto","Bajo").
Las tres formas reales de pasar un PDF a una hoja de Excel
| Método | Qué necesita | Calidad del resultado | Mejor para |
|---|---|---|---|
| Copiar y pegar desde el PDF | Un lector de PDF (Adobe Acrobat, el del navegador, etc.) y Excel | Depende de la tabla del PDF; a veces las columnas se pegan juntas | Tablas pequeñas, bien formadas, con texto seleccionable |
| Conversor online (iLovePDF, Adobe Acrobat online, Nitro, InvestInTech/Able2Extract) | Subir el PDF a una web; descargar el .xlsx | Buena si el PDF es digital; con OCR si es escaneado | PDFs largos, con varias páginas, o escaneados |
Power Query (Datos > Obtener y transformar datos > Desde un archivo > Desde PDF) |
Excel 2016 o posterior, integrado en 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365 | Muy buena, editable y repetible | Tablas estructuradas que vas a actualizar o reutilizar |
Las tres opciones existen porque no todos los PDFs son iguales. Un PDF digital (el que se genera al exportar desde Word, una herramienta de facturación o la administración) lleva texto por dentro y se puede seleccionar. Un PDF escaneado (el de una hoja pasada por el escáner) es una imagen, y el texto no se puede seleccionar hasta que un OCR lo reconozca. El método que te conviene depende de eso y de cuántas veces vas a repetir la operación.
Copiar una tabla del PDF y pegarla en Excel
Empezamos por el caso más sencillo. Imagina una factura de la que solo te interesa la tabla de líneas, con este aspecto:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Cantidad | Precio | Total |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 2,50 | 25,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,40 | 10,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 16,00 |
| 5 | Grapas (caja) | 3 | 1,10 | 3,30 |
| 6 | Post-it 76 mm | 12 | 0,95 | 11,40 |
Pasos para pasarla a Excel:
- Abre el PDF con tu lector habitual (Adobe Acrobat Reader, el lector del navegador, SumatraPDF, etc.).
- Pulsa Ctrl+A para seleccionar todo el documento o, mejor, arrastra el ratón solo sobre la tabla que te interesa.
- Copia con Ctrl+C.
- Ve a Excel, haz clic en la celda A1 de una hoja nueva y pega con Ctrl+V.
Lo que verás: si el PDF es digital y la tabla está bien estructurada, la tabla aparece en la hoja ocupando las columnas A a D con los mismos datos y formatos. Si no, todo cae en la columna A en una sola línea por fila y hay que separar las columnas, que es lo que arreglamos en el siguiente apartado.
Arreglar columnas juntas con Pegado especial y Texto en columnas
Cuando al pegar la tabla del PDF todo cae en la columna A, el contenido suele estar separado por tabulaciones o por espacios. La herramienta que lo arregla es Texto en columnas.
| A | |
|---|---|
| 1 | Producto\tCantidad\tPrecio\tTotal |
| 2 | Cuaderno A4\t10\t2,50\t25,00 |
| 3 | Bolígrafo azul\t25\t0,40\t10,00 |
| 4 | Carpeta anillas\t5\t3,20\t16,00 |
| 5 | Grapas (caja)\t3\t1,10\t3,30 |
| 6 | Post-it 76 mm\t12\t0,95\t11,40 |
Pasos para separar la tabla:
- Selecciona la columna A, desde A1 hasta la última fila con datos.
- Abre la herramienta desde la cinta:
Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas. - En el primer paso del asistente marca Delimitados y pulsa Siguiente.
- En la lista de delimitadores marca Tabulación y, si la tabla venía separada por espacios, marca también Espacio.
- Pulsa Siguiente y luego Finalizar.
Resultado: la misma tabla, ahora repartida en cuatro columnas como en la hoja inicial.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Cantidad | Precio | Total |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 2,50 | 25,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,40 | 10,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 16,00 |
| 5 | Grapas (caja) | 3 | 1,10 | 3,30 |
| 6 | Post-it 76 mm | 12 | 0,95 | 11,40 |
Convertir el PDF completo a un .xlsx con un conversor online
Cuando el PDF tiene varias páginas, o no quieres pelearte con pegar y separar columnas, lo más rápido es un conversor online. La mecánica es parecida en todos: iLovePDF, Adobe Acrobat online, Nitro e InvestInTech/Able2Extract funcionan de forma similar. Aquí se recorre el camino con iLovePDF.
Pasos con iLovePDF:
- Entra en la herramienta
PDF a Excelde la web de iLovePDF. - Pulsa Subir y elige el PDF de la factura, o arrástralo sobre la página.
- Si el PDF es digital y se puede seleccionar el texto, deja la opción Sin OCR marcada (es la más rápida y la que menos errores da).
- Pulsa CONVERTIR y espera a que termine el procesamiento.
- Pulsa Descargar para bajar el archivo
.xlsxy ábrelo en Excel.
.xlsx descargado se abre en Excel y muestra la tabla de la factura en la primera hoja. Si los números aparecen como texto o la primera fila no es el encabezado, revisa los siguientes apartados.Cuándo necesitas marcar OCR en el conversor
Si el PDF es un escaneo (una foto de la factura pasada por el escáner), al abrirlo no puedes seleccionar el texto: el PDF es una imagen. En ese caso, ni copiar y pegar ni la opción Sin OCR van a funcionar: el conversor solo te devolverá una hoja con la imagen incrustada o con una sola columna ilegible.
Pasos con un escaneado:
- En iLovePDF, en la herramienta
PDF a Excel, sube el archivo escaneado. - La web detectará que es un escaneo y mostrará un selector de idioma para el OCR; elige el idioma del documento.
- Pulsa CONVERTIR. El servicio aplica OCR a cada página, reconoce los caracteres y los reparte en celdas.
- Descarga el
.xlsxy ábrelo en Excel.
Elegir "Una hoja" o "Varias hojas" en el resultado
Algunos conversores, incluido iLovePDF, preguntan antes de convertir cómo quieres el resultado:
- Una sola hoja: todo el contenido del PDF va a la primera hoja del
.xlsx, una tabla debajo de otra. Útil cuando quieres ver los datos en bloque para hacer una búsqueda o un copiar y pegar global. - Varias hojas: cada página del PDF va a una hoja distinta del libro. Útil cuando el PDF tiene secciones claras (factura, albarán, pedido) y te interesa mantenerlas separadas.
Importar el PDF con Power Query y dejar la tabla ya limpia
Power Query es la opción más potente porque la importación queda guardada y, si el PDF cambia, basta con pulsar Actualizar para volver a cargar los datos. Está disponible desde Excel 2016 (Power Query se integró en esta versión) y se mantiene en Excel 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365. En Excel para la web no aparece la opción Desde PDF; sí puedes abrir el .xlsx resultante.
Pasos para importar el PDF de la factura:
- Abre un libro de Excel en blanco y ve a la cinta
Datos > Obtener y transformar datos > Desde un archivo > Desde PDF. - Se abre el cuadro de selección de archivo; elige el PDF de la factura y pulsa Importar.
- Aparece el panel Navegador con dos vistas: a la izquierda, las páginas del PDF detectadas como tablas; a la derecha, una vista previa.
- Selecciona la tabla que se corresponde con las líneas de la factura (Power Query suele nombrarla como
Page 1,Table001o similar) y pulsa Transformar datos.
- Se abre el Editor de Power Query, una ventana aparte donde ves la tabla cruda. Aquí limpias lo que haga falta (siguiente apartado) y, cuando está a tu gusto, pulsas Cerrar y cargar.
La tabla aparece en la hoja como una tabla de Excel (no como rango suelto), con el nombre de la consulta a la derecha, en el panel Consultas y conexiones.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Cantidad | Precio | Total |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 2,50 | 25,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,40 | 10,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 16,00 |
| 5 | Grapas (caja) | 3 | 1,10 | 3,30 |
| 6 | Post-it 76 mm | 12 | 0,95 | 11,40 |
Quitar filas y encabezados sobrantes en el editor de Power Query
La primera vez que importas un PDF, casi nunca queda limpio a la primera. El editor de Power Query tiene los botones que necesitas en la pestaña Inicio y en Transformar.
Pasos típicos de limpieza sobre la tabla de la factura:
- Si la primera fila es un título del PDF (por ejemplo, "Factura 2026 – Línea de productos") y no el encabezado real, ve a
Inicio > Transformar > Usar primera fila como encabezados. Si quieres ignorar varias filas de cabecera, usaInicio > Quitar filas > Quitar filas superiorese indica cuántas. - Si hay filas en blanco entre los datos, selecciónalas y elimínalas con
Inicio > Quitar filas > Quitar filas en blanco. - Haz clic en el icono del tipo de dato de la columna Total (suele poner "ABC" si es texto o "123" si es número). En la lista elige Número decimal para que la columna se pueda sumar.
- Cuando la tabla se ve como la quieres, pulsa
Inicio > Cerrar > Cerrar y cargar.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Cantidad | Precio | Total |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 2,50 | 25,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,40 | 10,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 16,00 |
| 5 | Grapas (caja) | 3 | 1,10 | 3,30 |
| 6 | Post-it 76 mm | 12 | 0,95 | 11,40 |
=SUMA(D2:D6) devuelve 65,70.Por qué la tabla importada sale descolocada o con texto raro
Las tres trampas más habituales al pasar un PDF a Excel tienen arreglo, pero hay que reconocerlas. Aquí ves cómo se manifiesta cada una y qué hacer.
El PDF es una imagen escaneada y todo queda en una sola columna
| A | |
|---|---|
| 1 | Factura 2026 – linea de productos |
| 2 | Cuaderno A4 10 2,50 25,00 |
| 3 | Boligrafo azul 25 0,40 10,00 |
| 4 | (imagen incrustada) |
La causa: el PDF es un escaneo, así que ni el conversor ni Power Query han podido leer texto; lo que ves es el resultado de intentar interpretar una imagen como tabla. El arreglo es pasar primero el PDF por un OCR (desde el conversor online, desde Adobe Acrobat Pro, o con la app de tu escáner) y repetir la importación. Si usas Power Query, otra opción es guardar el PDF como .docx o .txt con OCR desde Adobe Acrobat y luego importar el .txt con Datos > Desde el texto/CSV.
Los números llegan como texto y no se pueden sumar
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Cantidad | Precio | Total |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 2,50 | 25,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,40 | 10,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 16,00 |
| 5 | Grapas (caja) | 3 | 1,10 | 3,30 |
| 6 | Post-it 76 mm | 12 | 0,95 | 11,40 |
| 7 | Suma | 0 |
La causa: Excel importa los números como texto (los alinea a la izquierda y muestra un triángulo verde de advertencia en la esquina superior izquierda de cada celda). El síntoma claro es que =SUMA(D2:D6) da 0 en lugar de 65,70. El arreglo: selecciona la columna, haz clic en el icono de advertencia que aparece junto a la primera celda y elige Convertir en número. Si hay varias columnas, repite la operación en cada una. En Power Query esto se arregla en el editor, cambiando el tipo de dato a Número decimal antes de cargar.
La primera fila es un título del PDF, no un encabezado de tabla
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Factura 2026 | null | null | null | null |
| 2 | Producto | Cantidad | Precio | Total | |
| 3 | Cuaderno A4 | 10 | 2,50 | 25,00 | |
| 4 | Bolígrafo azul | 25 | 0,40 | 10,00 |
La causa: Power Query ha tomado la primera fila del PDF como encabezado y, al ver que la línea siguiente son los nombres reales de las columnas, los ha dejado como primera fila de datos. El arreglo, dentro del editor de Power Query, es usar Inicio > Transformar > Usar primera fila como encabezados para promover la fila buena, o Inicio > Quitar filas > Quitar filas superiores para borrar el título y dejar que la siguiente fila sea el encabezado.
Lo que no puedes esperar de un PDF convertido a Excel
Un PDF pensado para imprimirse bien no siempre se convierte en una hoja útil. Estos son los casos en los que la conversión da un resultado pobre, sea cual sea el método:
- Celdas combinadas y cabeceras con dibujo: los PDF que tienen el logo a la izquierda y el texto a la derecha en una misma "celda" se rompen al pasar a Excel; el conversor los interpreta como columnas vacías o como texto suelto.
- Tablas sobre imágenes o con códigos de barras: si la tabla está dentro de una imagen (no es texto), el OCR puede confundir números y letras y necesitarás revisar la hoja a mano.
- PDFs protegidos con contraseña: si el PDF tiene restricción para copiar texto o para imprimir, el conversor no puede leerlo; necesitas la contraseña o un PDF sin protección.
- PDFs de varias páginas con cada página una tabla distinta: la importación los junta en una sola columna o los reparte mal; conviene procesar página a página o limpiar el resultado a fondo.
Sobre versiones y plataformas: Power Query para importar PDF está integrado desde Excel 2016 en adelante y sigue en Excel 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365. En Excel para la web no aparece el botón Desde PDF (la cinta de escritorio no está), aunque sí puedes abrir un .xlsx que se haya generado por otra vía. En Mac, Power Query está disponible en Excel para Mac a partir de la versión 16.65 (2022), con menos conectores que en Windows.
Lo que ya sabes hacer con un PDF en Excel y el siguiente paso
- Copiar y pegar una tabla desde un PDF digital a Excel y separarla con Texto en columnas cuando cae en una sola columna.
- Pasar el PDF completo por un conversor online como iLovePDF, eligiendo Sin OCR para digitales y activando OCR para escaneados.
- Importar el PDF con Power Query desde Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y dejar la tabla cargada en una hoja.
- Activar el OCR cuando el PDF es un escaneo, para que los caracteres pasen a celdas en lugar de quedarse como imagen.
- Revisar los tipos de dato (números convertidos desde texto, columna Importe como número decimal) antes de empezar a analizar.
El siguiente paso natural es limpiar esa tabla recién llegada: aplica Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados por si el PDF trae líneas repetidas, y Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar para dejar las líneas en orden de producto, de importe o de fecha. Con la hoja ya limpia podrás pasar a BUSCARV para cruzar estas líneas con tu catálogo o con tu registro de ventas.
[Datos comprobados en octubre de 2026.]
Dudas al convertir un PDF a Excel
1. ¿Cómo pasar un PDF a Excel gratis?
Sí se puede sin pagar: en Microsoft Excel abre el archivo con Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF, elige las tablas que detecte y pulsa Transformar para cargarlas en la hoja. También puedes usar la versión gratuita de iLovePDF subiendo el documento y exportándolo como .xlsx.
2. ¿Hay alguna web que convierta PDF a Excel sin pedirte registrarte?
Sí, varias trabajan sin cuenta: iLovePDF, Smallpdf e i2PDF permiten subir el archivo, elegir la tabla y descargar el .xlsx sin correo ni contraseña. Solo recuerda que los archivos se procesan en sus servidores, así que evita usarlos con documentos con datos sensibles.
3. ¿Cómo pasar un PDF a Excel sin que se pierda el formato?
El método que mejor conserva las columnas es Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF en Excel 2021 o 365, porque importa las tablas como tales y no como texto suelto. Si quedan filas juntas o saltos raros, usa Power Query para dividirlas antes de cargar.
4. ¿Se puede convertir un PDF a Excel desde el navegador?
Sí, entrando a la página de iLovePDF, Smallpdf o PDF24 y arrastrando el archivo; tras unos segundos te dejan bajar el resultado en .xlsx. La conversión ocurre en sus servidores y el archivo se sube a internet, algo a tener en cuenta si contiene datos confidenciales.
5. ¿Cómo pasar un PDF a Excel con iLovePDF?
Entra a ilovepdf.com/es, pulsa Seleccionar archivo, elige el PDF y haz clic en Convertir a Excel; si el original tiene varias tablas, marca Solo este rango y ajusta las coordenadas. Cuando termine, descarga el .xlsx y ábrelo en Excel para revisar que las columnas coincidan.
6. ¿Cuál es el mejor conversor de PDF a Excel?
Para documentos limpios y gratis, el mejor es el propio Excel 2021 o Microsoft 365 con Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF, porque no sube el archivo a ningún sitio. Si el PDF está escaneado, lo más fiable es un OCR: Adobe Acrobat, ABBYY FineReader o el online de iLovePDF con OCR.
7. ¿Se puede descargar un PDF a Excel gratis?
Sí, con las versiones gratuitas de iLovePDF, Smallpdf, PDF24 o Sejda conviertes el documento y bajas el .xlsx resultante sin pagar. La mayoría limita el tamaño del archivo o el número de pasadas por hora si no tienes cuenta premium.
8. ¿Cómo pasar un PDF a Excel y que se pueda modificar?
Para que el contenido quede editable, conviértelo a .xlsx desde Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF en Excel 2021 o 365, o usa iLovePDF si solo tienes el lector. Después de cargarlo, revisa que los números estén en formato numérico y no como texto para poder operar con ellos.
Fuentes
- MicrosoftCONVERTIR — documentación oficialconsultado el 04/10/2026
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 04/10/2026
- GoogleExcel y Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) — documentación oficialconsultado el 04/10/2026