Cómo convertir un PDF a una hoja de Excel gratis: 4 métodos

Tienes un PDF con una tabla de facturas, de notas o de productos y necesitas poder filtrarla, ordenarla y sumarla en Excel. Pasar el PDF a Excel es, sencillamente, convertir sus tablas en celdas editables: lo que estaba dibujado o pegado como imagen pasa a ser un libro normal de Excel (.xlsx) con sus hojas, sus filas y sus números. Al terminar el tutorial sabrás hacerlo de dos maneras (con un conversor gratuito en la web o abriendo el PDF directamente desde Excel) y sabrás revisar y arreglar las tablas que han venido mal.

Sirve para cualquier versión moderna de Excel (desde Excel 2007 en adelante, Microsoft 365, Excel para la web, Mac y móvil). Si usas Excel 2003 o anterior, el .xlsx no se abre: tendrías que guardar el resultado como .xls o actualizar Excel.

Qué significa pasar un PDF a Excel y cuándo tiene sentido

Un PDF está pensado para leerse, no para reutilizarse. Cuando ese PDF contiene una tabla (facturas, notas, productos, albaranes) y la necesitas trabajar, escribir convierte esa tabla en celdas de un archivo de Excel. La diferencia se nota enseguida: en el PDF ves la información pero no puedes filtrar, ordenar ni sumar; en el archivo de Excel que sale de la conversión cada dato ocupa una celda y las herramientas del programa (filtros, tablas dinámicas, fórmulas como =SUMA o =BUSCARV) funcionan como con cualquier hoja.

Pasa el PDF a Excel cuando el destino va a ser una hoja de cálculo: comparar importes, cruzar con otros datos, preparar informes o alimentar una base. No merece la pena si solo necesitas leerlo o imprimirlo, o si el PDF son dos páginas sueltas sin estructura.

El libro que nos acompañará en todo el tutorial es una hoja de Facturas con cuatro filas (tres facturas y una fila de totales) en las columnas Fecha, Concepto y Importe (en euros). Empezará en el PDF, viajará al .xlsx y volverá a revisarse en Excel.

Las dos formas reales de hacerlo: con una web gratuita o desde el propio Excel

Existen dos caminos para pasar un PDF a Excel. El primero es subir el PDF a una web que lo convierte y bajar el archivo .xlsx. El segundo es abrir el PDF con el propio Excel, que trae su propio motor de conversión. Los dos producen un libro de Excel; el camino que elijas depende del PDF que tengas delante y de la confianza que te dé subirlo a un servidor.

Conversores online gratuitos: subes el PDF y descargas el .xlsx

Son webs gratuitas que hacen el trabajo en sus servidores. Los cuatro más conocidos son iLovePDF, Adobe Acrobat online, Smallpdf y PDF24. Todos funcionan con el mismo esquema: eliges el archivo (o lo arrastras), pulsas Convertir y descargas el .xlsx. iLovePDF y Adobe ofrecen un OCR opcional para PDFs escaneados; Smallpdf y PDF24 también lo traen en sus planes gratuitos con límites. La cuenta es tuya: el PDF se envía a su servidor, se procesa y vuelve. Si el archivo lleva datos personales o confidenciales (facturas de clientes, nóminas, datos sanitarios), conviene pensarlo dos veces y usar mejor la conversión desde Excel, que trabaja en tu propio equipo.

Abrir el PDF desde Excel con el comando Abrir

Excel trae un motor propio que entiende PDF desde hace varias versiones. Eliges a Archivo > Abrir, seleccionas el PDF y Excel lo carga en un libro nuevo. Antes de empezar te avisa de que va a convertir el archivo y que el libro se guardará como .xlsx. Reconoce bien las tablas y el texto seleccionable; con PDFs escaneados (imágenes) no es suficiente por sí mismo y normalmente hace falta un conversor online con OCR. La ventaja es que el archivo no sale de tu máquina.

Convertir un PDF con texto seleccionable: el caso fácil

Empezamos con el caso fácil: un PDF generado por un programa (no escaneado) cuyo texto se puede seleccionar al pulsar y arrastrar con el ratón. En él está la tabla de Facturas del libro que nos acompaña: tres facturas y sus importes en euros, en una página.

Paso a paso con iLovePDF

1. Entra en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel desde el navegador.
2. Arrastra el archivo Facturas.pdf a la zona de subida (o púlsala y selecciónalo).
3. Elige la opción Una hoja (porque la tabla cabe en una sola página).
4. Pulsa CONVERTIR A EXCEL.
5. Cuando termine, pulsa Descargar .xlsx y guarda el archivo en tu equipo.

Abrir el .xlsx y revisar lo que ha quedado

1. Doble clic sobre el archivo descargado para abrirlo en Excel.
2. Comprueba que las celdas son editables: pulsa F2 sobre Importe de la primera fila y verás el cursor dentro del valor.
3. Si algún importe ha venido como texto (por ejemplo 1.250,00 alineado a la izquierda), lo normal es que sea un espacio invisible pegado por el conversor; bórralo y vuelve a escribir el número.
4. Selecciona la celda C4 y escribe =SUMA(C2:C4); al pulsar Enter, debe mostrar 2090 (o 2.090,00 si la celda tiene formato moneda).

Convertir un PDF escaneado: cuando hace falta OCR

Si el PDF es una foto de una factura (escaneada o hecha con el móvil), el texto no se puede seleccionar: es una imagen. Para entender los caracteres hace falta OCR, Reconocimiento Óptico de Caracteres, una tecnología que identifica el texto dentro de la imagen. Sin OCR, el conversor solo te dará una hoja en blanco o caracteres sin sentido. El libro que nos acompaña pasa a tener una factura escaneada: el mismo caso, pero el archivo de origen es ahora una imagen.

Elegir el modo OCR en iLovePDF y comprobar el idioma

1. En ilovepdf.com/es/pdf_a_excel, arrastra el PDF.
2. En el panel lateral marca OCR Premium.
3. Comprueba que el idioma es Español (si fuera una factura en otro idioma, selecciónalo). iLovePDF soporta 14 idiomas en este modo.
4. Pulsa CONVERTIR A EXCEL y descarga el .xlsx.

Qué hacer si el OCR se equivoca con los números

El OCR se equivoca con más frecuencia en los números que en las letras: confunde el 0 con una O, el 1 con una l (ele minúscula) y el 5 con una S. El resultado es una tabla que la tabla sumará mal.

1. Abre el .xlsx y compara cada fila con el PDF original, fila por fila.
2. Corrige los números mal leídos (en C2, cambia la O final por 0; en C3, la O del medio por 0).
3. Para revisar la columna de importes de un vistazo, usa Ctrl+B (Buscar y reemplazar): busca ,O0 o O,00 y reemplázalo por ,00 cuando se trate de un cero mal leído.
4. Vuelve a escribir la fórmula =SUMA(C2:C4) en C4 y comprueba que el total coincide con el del PDF.

Abrir el PDF directamente desde Excel y guardarlo como libro

La segunda forma de hacerlo es abrir el PDF desde el propio Excel. No subes nada a ningún servidor y el archivo sale como un libro normal.

1. Archivo > Abrir y en el cuadro Abrir elige *Tipo: Todos los archivos PDF (.pdf)**.
2. Selecciona Facturas.pdf y pulsa Abrir.
3. Excel muestra un aviso: "Excel convertirá la importación. Para usar fórmulas, gráficos y otras características, debe guardar como libro de Excel". Pulsa Aceptar.
4. Revisa la hoja que se ha creado: las celdas son editables, los importes son números y la fórmula =SUMA(C2:C4) funciona.
5. Archivo > Guardar como, elige *Libro de Excel (.xlsx)** y guarda el archivo.

Elegir entre "Una hoja" y "Varias hojas" en el conversor

Si conviertes con una web que lo pregunte (iLovePDF, PDF24), o si abres el PDF desde Excel y tiene varias páginas con tablas distintas, esta decisión importa. La regla es corta.

Después de "Varias hojas", revisa el nombre de cada hoja: Excel las nombra como el título que tenía cada página del PDF, o con genéricos como Hoja1, Hoja2.

PDFs protegidos con contraseña: cómo se desbloquean antes

Si el PDF pide contraseña al abrirlo, ni los conversores online ni Excel pueden leerlo: hace falta quitar la contraseña primero.

1. Abre el PDF en cualquier lector (Adobe Reader, el lector de tu sistema).
2. Escribe la contraseña y ábrelo.
3. Archivo > Guardar como (o Imprimir a PDF) y guarda una copia sin protección, eligiendo la opción de no pedir contraseña al abrir ni al imprimir.
4. Convierte esa copia a Excel con cualquiera de los dos caminos anteriores.

Errores habituales al pasar un PDF a Excel y cómo arreglarlos

Estos son los cinco tropiezos que más se repiten al convertir un PDF a Excel. El libro de Facturas los va a ir sufriendo, y vamos a arreglarlos uno por uno.

La tabla sale toda en una sola columna

A veces, en lugar de una tabla con tres columnas (Fecha, Concepto, Importe), el conversor pega todo en la columna A, separando los campos con espacios o con tabulaciones. La tabla suma cero.

1. Selecciona el rango con los datos (en este caso A1:A3).
2. Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.

1. En el paso 1 del asistente, marca Delimitados.
2. En el paso 2, marca Espacio como delimitador (y desmarca Tabulador si no lo necesitas).
3. En el paso 3, deja General y pulsa Finalizar.
4. Vuelve a escribir en C4 =SUMA(C2:C4); ahora la suma sí da 2.090,00.

Los importes aparecen como texto y no se pueden sumar

Otro clásico. Los importes están en la columna, pero =SUMA(C2:C4) da 0 y los valores aparecen alineados a la izquierda (los números se alinean a la derecha por defecto).

La causa más común es un espacio invisible pegado por el OCR o por el conversor (el carácter ASCII 160 en lugar del 32).

1. Selecciona la columna C, solo los datos (C2:C4).
2. Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.

1. En el paso 1, marca Delimitados; en el paso 2 deja los delimitadores desmarcados; en el paso 3 marca General y pulsa Finalizar.
2. Si siguen como texto, fuerza la conversión celda a celda con =VALOR(C2) en una celda al lado, pega los resultados sobre la columna y borra la auxiliar.
3. Vuelve a escribir =SUMA(C2:C4) en C4.

Las filas y las columnas se han desordenado

Cuando el PDF original tiene celdas combinadas (la típica "celda ancha" que cruza varias columnas), el conversor no sabe reproducirla y la tabla se desordena: filas que sobran, columnas desplazadas, totales que no están al final.

1. Revisa el PDF original y el .xlsx lado a lado.
2. Borra las filas vacías: selecciónalas y Ctrl+- (Eliminar filas).
3. Si hay una columna desplazada (Importe está en C pero Concepto se ha ido a D), corta la columna con Ctrl+X y pégala en su sitio con Ctrl+V.
4. Escribe =SUMA(C2:C4) en C4 y comprueba que cuadra con el PDF.

El archivo descargado no se abre en Excel 2007 o 2010

Si tu versión de Excel es 2007 o 2010 y al abrir el .xlsx Excel muestra un mensaje sobre el "Paquete de compatibilidad" y no ves las fórmulas, no hay error: lo que pasa es que Excel 2007 y 2010 leen .xlsx sin problemas, pero algunas funciones nuevas (introducidas en 2013, 2016, 2021 o Microsoft 365) se muestran como texto porque no existen en tu versión. El archivo se abre y los datos están bien.

La suma da un error en vez de un total

Si después de convertir, =SUMA(C2:C4) devuelve #¡VALOR! o #¡NOMBRE?, suele ser por una celda vacía entre los datos o por una función que tu Excel no reconoce.

1. Mira la celda que falla: el error #¡VALOR! casi siempre es texto dentro del rango; el error #¡NOMBRE? es una función que no existe en tu versión.
2. Para #¡VALOR!: revisa que no haya un espacio en medio de un importe y repite el paso de Texto en columnas de la sección C.
3. Para #¡NOMBRE?: usa =SUMA, no una función nueva, y comprueba que tu versión de Excel la reconoce (existe desde siempre).

Lo que ya sabes hacer con un PDF en Excel

• Pasar un PDF a Excel gratis con un conversor online (iLovePDF, Adobe, Smallpdf, PDF24) o abriendo el PDF desde el propio Excel.
• Activar el modo OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) cuando el PDF es una imagen y no tiene texto seleccionable, y revisar el idioma.
• Detectar y arreglar los cinco errores típicos: tabla en una columna, importes como texto, filas desordenadas, archivo que no se abre y suma que falla.
• Elegir entre "Una hoja" y "Varias hojas" según el PDF.
• Quitar la contraseña al PDF antes de convertirlo si hace falta, y proteger el archivo sin contraseña solo en local.

El siguiente paso es sencillo y útil: ya tienes la tabla limpia en Excel. Aplica ahora un formato condicional a la columna de importes (Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos) y los importes se pintarán solos según su tamaño, y los errores de OCR que se hayan colado se verán de un vistazo.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al convertir un PDF a Excel