Macros en Google Sheets: qué son y cómo grabar la primera

Una macro en Google Sheets es una secuencia de clics y atajos grabados que después se reproduce con un solo botón o con un atajo de teclado. Sirve para no repetir el mismo trabajo cada semana, como ordenar ventas, poner formato de moneda o borrar columnas auxiliares. Al terminar este tutorial vas a tener grabada tu primera macro en una hoja de ventas, vas a entender el código que la grabadora genera y vas a poder lanzarla con un atajo propio. Funciona en Hojas de cálculo de Google desde 2018 en adelante, en cualquier navegador moderno y también en la app de escritorio de Sheets; no necesita instalar nada aparte.

Qué es una macro en Google Sheets y cuándo te ahorra tiempo

Una macro es una receta de pasos que el usuario hace una vez con el ratón y el teclado, y que el programa memoriza para repetirla cuando se le pida. En Hojas de cálculo de Google la grabadora vive en el menú Extensiones > Macros > Grabar macro y todo lo que registra se traduce a código Apps Script, que es el lenguaje de programación de Google basado en JavaScript.

Imagina una hoja de ventas semanal. Cada lunes recibes un listado nuevo con las ventas de la semana anterior y siempre haces lo mismo: ordenar por fecha, poner los importes en formato moneda con dos decimales, poner la columna de productos en negrita y dejar la primera fila fija al hacer scroll. Son cuatro operaciones mecánicas que tardan un minuto y medio. Una macro bien grabada deja esos cuatro pasos en un botón y los ejecuta en menos de un segundo.

La macro funciona bien cuando los datos están en el mismo sitio cada vez y la operación es repetitiva. No sirve para tareas que cambian de forma cada vez, como decidir caso por caso qué celda borrar; para eso se escribe código a mano con un if y un bucle.

Por qué una macro de Excel no funciona en Google Sheets

Google Sheets no ejecuta macros de VBA. VBA es el lenguaje que usa Excel desde los años 90 y vive dentro del archivo .xlsm; cuando subes ese archivo a Google Drive y lo abres como Hoja de cálculo de Google, las macros se ignoran porque Sheets no sabe interpretarlas. El archivo convertido a formato Google puede tener todas las fórmulas y los formatos, pero los botones de macro y el código VBA desaparecen.

De VBA a Apps Script: la frontera entre los dos programas

VBA y Apps Script son lenguajes distintos, con sintaxis y filosofía distintas. VBA es Visual Basic y se ejecuta en el propio Excel, en tu ordenador, sin internet. Apps Script es JavaScript y se ejecuta en los servidores de Google, en la nube, lo que le permite hablar con Gmail, Calendar, Drive y otros servicios de Google. La buena noticia es que la grabadora de Sheets te ahorra aprender Apps Script desde cero: grabas los clics y, si quieres, después abres el código generado y lo lees o lo ajustas.

Grabar tu primera macro paso a paso

A lo largo del tutorial vas a trabajar con la hoja Ventas, una hoja pequeña que contiene los datos de una semana. Empiezas con los datos en bruto, grabas una macro que los ordena y formatea, y terminas con un botón que reproduce el trabajo.

Activar el menú Extensiones y abrir la grabadora

1. Abre la hoja Ventas en tu navegador, en sheets.google.com.
2. Ve a Extensiones > Macros > Grabar macro. Aparece una pequeña ventana en la parte inferior con dos opciones: Usar referencias absolutas o Usar referencias relativas. Deja la primera marcada, Usar referencias absolutas, porque quieres que la macro trabaje siempre sobre el mismo rango.
3. Realiza las acciones que quieres memorizar (las vemos en la siguiente subsección).
4. Pulsa Guardar.
5. Escribe el nombre de la macro, por ejemplo FormatearVentas, y pulsa Guardar otra vez.

Las acciones que se grabaron y dónde se ven

Mientras la grabadora está activa, cada clic y cada atajo que hagas queda registrado. En la hoja de ejemplo vas a hacer cuatro acciones:

1. Selecciona el rango A2:B8 y ordénalo por la columna A, de más antigua a más reciente: Datos > Ordenar rango > Ordenar rango por columna A, A → Z.
2. Con B2:B8 aún seleccionado, aplica formato de moneda: Formato > Número > Moneda, y en la barra de herramientas de formato pulsa el botón 123 y elige 1.234,56 € o el formato personalizado #,##0.00 €.
3. Selecciona la fila 1 y ponla en negrita con Ctrl+B (Cmd+B en Mac).
4. Inmoviliza esa fila: Ver > Inmovilizar > 1 fila.

Pulsa Guardar en la ventana de la grabadora, escribe FormatearVentas y vuelve a pulsar Guardar. La hoja queda así:

Ejecutar la macro con un menú y con un atajo

Para lanzar la macro, ve a Extensiones > Macros > FormatearVentas. Se ejecuta y la hoja se actualiza al instante.

Para asignarle un atajo, abre la lista de macros: Extensiones > Macros > Administrar macros. Verás la lista con tus macros guardadas y, a la izquierda de cada una, un cuadro con un número (del 1 al 9). Mantén pulsada la tecla Alt (o Ctrl+Alt según el navegador) y pulsa el número. Por ejemplo, si la macro FormatearVentas tiene el 1, el atajo es Alt+Mayús+1 y se lanza al pulsarlo desde cualquier celda.

Ver y tocar el código generado por la grabadora

Cada macro es un archivo de Apps Script guardado en tu cuenta de Google. Para abrirlo, ve a Extensiones > Apps Script. Se abre una pestaña nueva con el editor: a la izquierda, el árbol de archivos (un Código.gs por cada macro); a la derecha, el código.

Cada línea del código corresponde a una acción grabada. La función getRange("A2:B8") apunta al rango, .sort() ordena, .setNumberFormat() aplica el formato de moneda, .setFontWeight("bold") pone en negrita y setFrozenRows(1) inmoviliza la primera fila. Se lee casi como una receta.

Cambiar una línea de código y volver a probar la macro

Supón que quieres que el formato de moneda use tres decimales en lugar de dos. La línea a tocar es la del formato:

hoja.getRange("B2:B8").setNumberFormat("#,##0.000 €");

1. En el editor de Apps Script, reemplaza "#,##0.00 €" por "#,##0.000 €".
2. Pulsa el botón Guardar (icono del diskette) o Ctrl+S (Cmd+S en Mac).
3. Vuelve a la hoja Ventas, ve a Extensiones > Macros > FormatearVentas y ejecútala. Los importes pasan a tener tres decimales.

Lo que la grabadora no puede hacer y cómo seguir

La grabadora registra clics de menú, atajos y selecciones de rango. No registra lo que pasa fuera de Sheets (no abre un navegador, no lee un correo) ni los gestos del ratón (no detecta el scroll ni un clic en medio de una palabra). Tampoco graba los bucles: si quieres que la macro recorra veinte hojas y ordene cada una, la grabadora no te sirve, necesitas escribir un bucle for a mano en Apps Script.

Cuando una tarea supere a la grabadora, el camino es el mismo: abres el editor de Apps Script con Extensiones > Apps Script y escribes código JavaScript. La página de referencia de Apps Script y el blog de Google Workspace tienen ejemplos de envío de correos, lectura de archivos en Drive y creación de PDFs. Si el trabajo es puntual, suele bastar con pedirle a una IA generativa un esqueleto de código y adaptarlo.

Lo que ya sabes hacer con macros en Google Sheets

• Grabar una macro con la opción de referencias absolutas y guardarla con un nombre reconocible.
• Ejecutarla desde el menú Extensiones > Macros y desde un atajo numérico propio.
• Abrir el código Apps Script que la grabadora generó y leer cada línea como una acción.
• Cambiar una línea del código, por ejemplo el formato de número, y volver a ejecutar la macro para ver el cambio.
• Entender los límites de la grabadora y saber que para bucles, condicionales o conexiones con otros servicios hay que escribir código a mano.

El siguiente paso natural es crear un menú personalizado en la propia hoja con Extensiones > Apps Script y la función onOpen(), para que las macros aparezcan en un menú propio en vez de dentro de Extensiones.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al empezar con macros en Google Sheets