Funciones lógicas en Excel: qué son y cómo se usan con ejemplos

La función SI (en inglés IF) es la pieza más usada de la lógica en Excel: escribe una condición y, según se cumpla o no, muestra un resultado u otro. En este tutorial la vas a usar sobre una hoja de notas de cinco alumnos: la nota va en una columna y al lado aparecerá «Aprobado» o «Suspenso» según la nota. Al terminar sabrás escribir un SI básico, combinarlo con Y, O y NO, anidar varios SI y aplicarlo en Formato condicional. La función SI está en todas las versiones actuales de Excel, desde Excel 2007, y también en Excel para la web, para Mac y para móviles.

Qué es la función SI y para qué te sirve en una hoja real

La función SI (en inglés IF) hace una pregunta y, según la respuesta, muestra un texto u otro en la celda. Es la forma más sencilla de meter lógica en una hoja sin programar. Imagina la hoja de notas de tu clase: en la columna C tienes la nota de cada alumno y en la D quieres ver, sin teclearlo a mano, si ha aprobado o suspendido. Eso lo decides con una fórmula, y esa fórmula es un SI. La fórmula mira la nota: si es mayor o igual que 5, escribe «Aprobado»; si no, escribe «Suspenso». La celda cambia sola cuando cambias la nota.

Esta idea se repite en cualquier hoja real: marcar pendientes, cobrar comisión solo si se supera un objetivo, cobrar un recargo solo si el cliente se retrasa. SI es la primera pieza de toda lógica en Excel y, al entenderla bien, te resultará fácil después combinarla con Y, O, NO o con tablas de búsqueda como BUSCARV.

La sintaxis de SI: prueba lógica, valor si verdadero, valor si falso

SI necesita tres argumentos en este orden: primero la prueba que quieres hacer, después lo que debe mostrar si la prueba es cierta y, por último, lo que debe mostrar si es falsa.

La fórmula completa se escribe así:

=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso])

Prueba lógica: la comparación que SI evalúa

La prueba lógica es cualquier expresión que dé VERDADERO o FALSO. Se construye con los operadores de comparación.

Con texto, el operador > y < compara alfabéticamente. Las fechas se escriben con la función FECHA para evitar líos con el formato de la celda.

Valor si verdadero y valor si falso: lo que SI escribe en cada caso

Estos dos argumentos son lo que SI deja en la celda. Si lo que vas a escribir es texto, va entre comillas dobles: "Aprobado". Si es un número, va sin comillas: 100. Si es otra fórmula, se escribe tal cual: B2*0,21. El tercer argumento es opcional: si lo dejas vacío y la prueba da FALSO, Excel muestra la palabra FALSO en la celda, no un espacio en blanco. Para mostrar vacío de verdad tienes que escribir "" (dos comillas seguidas).

Dónde escribir la función SI y cómo se autocompleta en Excel

La función SI se escribe en la barra de fórmulas, la franja que hay debajo de la cinta de opciones y a la derecha del cuadro de nombres. Tienes tres formas de empezar a escribirla:

1. Escribir =SI( directamente en la celda y dejar que Excel te ayude con el autocompletado.
2. Pulsar Mayús+F3 para abrir el cuadro Insertar función, buscar «SI» y rellenar los campos.
3. Ir a la pestaña Fórmulas y usar el catálogo de funciones.

La ruta del catálogo es esta:

El cuadro de Insertar función te muestra los tres argumentos con su descripción. La función SI está en todas las versiones actuales de Excel, desde Excel 2007, y también en Excel para la web, para Mac y para móviles.

Tu primera SI en una hoja de notas

Empezamos con el libro de la clase: una hoja Notas con cinco alumnos, su nota en C2:C6 y la fórmula en D2 que decide si está aprobado.

Pasos para escribirla:

1. Selecciona la celda D2.
2. Escribe =SI(C2>=5;"Aprobado";"Suspenso") y pulsa Entrar.
3. Vuelve a seleccionar D2 y arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) hasta D6.
4. Comprueba que D3 y D6 muestran «Suspenso» y el resto «Aprobado».

Combinar SI con Y para exigir varias condiciones a la vez

Ahora la hoja de notas crece: añadimos la columna de asistencia en E2:E6 (en porcentaje) y queremos que solo se considere aprobado si la nota es >= 5 Y la asistencia >= 75%. Para exigir las dos cosas a la vez, SI se combina con la función Y (en inglés AND), que solo devuelve VERDADERO si todas las condiciones se cumplen.

Pasos:

1. En E2:E6 escribe la asistencia de cada alumno (90%, 60%, 95%, 50%, 80%).
2. Selecciona F2 y escribe =SI(Y(C2>=5;E2>=75%);"Aprobado";"Suspenso").
3. Pulsa Entrar y arrastra el controlador de relleno hasta F6.
4. Fíjate en Pedro: tiene un 5 justo y un 50% de asistencia; F5 muestra «Suspenso» porque la asistencia no llega.

Por qué SI(Y(…)) y no SI anidado

La estructura limpia es =SI(Y(condición1;condición2);...;...): los paréntesis cierran primero el Y y luego el SI. Hacer lo mismo con dos SI anidados es posible pero más difícil de leer y mantener: cualquier cambio obliga a tocar las dos pruebas. La recomendación general de Microsoft es no encadenar muchos SI seguidos; cuando las condiciones se acumulan, Y (o SI.CONJUNTO desde Excel 2019) lo deja todo más claro.

Combinar SI con O cuando basta con que una condición se cumpla

La función O (en inglés OR) devuelve VERDADERO si al menos una de las condiciones se cumple. En la hoja de notas nos sirve para decidir quién recibe beca: basta con tener nota >= 9 o asistencia >= 95%.

Pasos:

1. Selecciona G2 y escribe =SI(O(C2>=9;E2>=95%);"Beca";"Sin beca").
2. Pulsa Entrar y arrastra hasta G6.
3. Cambia la nota de Ana en C2 a 9,2 y observa cómo G2 pasa a «Beca» sin tocar la asistencia.

Usar NO dentro de SI para negar una comparación

La función NO (en inglés NOT) invierte un valor lógico: lo que es VERDADERO lo convierte en FALSO y al revés. Es útil cuando la condición que quieres es «lo contrario de lo que hay». En la hoja de notas marcamos a quienes deben ir a recuperación: los que NO han aprobado.

Pasos:

1. Selecciona H2 y escribe =SI(NO(C2>=5);"Recuperación";"Avanza").
2. Pulsa Entrar y arrastra hasta H6.
3. Compara con la columna D: H es lo contrario de D solo cuando se mira la nota; F puede ser distinto porque añade la asistencia.

Anidar varios SI para clasificar en más de dos categorías

Cuando una nota no solo es aprobado o suspenso sino que tiene varias categorías, encadenas varios SI: cada SI mira un tramo y, si no encaja, pasa al siguiente. La clasificación clásica en España: Suspenso (<5), Aprobado (<7), Notable (<9) y Sobresaliente (>=9).

Pasos:

1. Selecciona I2 y escribe la fórmula.
2. Pulsa Entrar y arrastra hasta I6.
3. Cuenta los paréntesis: la fórmula lleva tres SI, así que necesitas tres paréntesis de cierre al final.

Y, O y NO solas en Formato condicional para pintar celdas

Las funciones lógicas no solo escriben texto: también sirven para decidir qué celdas se pintan. En la hoja de notas resaltamos en verde a los aprobados con buena asistencia y en rojo a los suspensos. La ruta es la misma de siempre, y la fórmula se escribe igual que en una celda, con un detalle: las referencias llevan $ delante de la columna para que, al copiar la regla, la comparación siga mirando la nota y la asistencia y no la celda que se está evaluando.

Pasos:

1. Selecciona el rango A2:I6.
2. Abre Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige «Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica formato».
4. Escribe =Y($C2>=5;$E2>=75%) y pulsa Formato > Relleno > verde claro.
5. Repite y crea otra regla con =NO($C2>=5) y relleno rojo claro.

Por qué tu SI devuelve un resultado que no esperabas

Estos son los seis tropiezos más comunes con la función SI, con la hoja de notas delante. Cada uno se ve, se entiende y se arregla.

Escribir IF en un Excel en español. Si tu Excel está en español y escribes =IF(...), la celda muestra #¿NOMBRE?. La función existe, pero con otro nombre: en español es SI. Cambia IF por SI y el error desaparece.

Comparar texto sin comillas. La fórmula =SI(A2=Aprobado;...;...) también da #¿NOMBRE? porque Excel interpreta Aprobado como un nombre y no lo encuentra. La forma correcta es =SI(A2="Aprobado";...;...), con el texto entre comillas dobles.

Olvidar un paréntesis de cierre. Si anidas tres SI y solo cierras dos, Excel avisa con un cuadro de «Falta paréntesis» o muestra la fórmula a medias. Cuenta los ( y los ) de la fórmula: deben coincidir.

Mezclar coma y punto y coma. Si tu Excel usa coma como separador (decimal con punto), =SI(C2>=5,"Aprobado","Suspenso") funciona, pero con punto y coma da error. Revisa la configuración regional de Windows y ajusta el separador.

Dejar el tercer argumento vacío queriendo mostrar texto. =SI(C2>=5;"Aprobado";) muestra la palabra FALSO en la celda, no una celda vacía. Si quieres vacío, escribe "" (dos comillas seguidas).

Comparar un número como si fuera texto. Si la celda C2 contiene 5 (número) y tú escribes =SI(C2="5";...), el resultado depende del formato de C2. Lo correcto es =SI(C2=5;...) sin comillas. Esta trampa aparece mucho al pegar datos de otras hojas.

Lo que ya sabes hacer con la función SI y el siguiente paso

• Escribir un SI básico con prueba lógica, valor si verdadero y valor si falso.
• Combinar SI con Y para exigir varias condiciones a la vez.
• Combinar SI con O cuando basta con que una se cumpla.
• Usar NO dentro de SI para invertir una comparación.
• Anidar varios SI para clasificar en más de dos categorías.
• Detectar los errores de sintaxis más comunes y arreglarlos.
• Aplicar la lógica en Formato condicional con Y y NO.

El siguiente paso natural es SI.CONJUNTO (IFS), que existe desde Excel 2019 y Microsoft 365 y evita los SI anidados cuando hay más de tres categorías, o una tabla de búsqueda con BUSCARV cuando las categorías son muchas y vienen de un catálogo externo.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar la función SI en Excel