Cómo poner una lista desplegable en Excel: guía para empezar

Una lista desplegable es una flechita que aparece al lado de una celda y, al pulsarla, muestra las opciones que tú has decidido. Sirve para que en una hoja de gastos todo el mundo escriba las mismas categorías (Comida, Transporte, Ocio…) y los datos queden limpios, sin "comida" y "Comida" mezclados. Al terminar este tutorial sabrás crear la lista, hacer que crezca sola cuando añadas categorías, encadenar dos listas con INDIRECTO y sortear los errores más comunes. Lo que uses funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010; en Excel para la web también se aplica la misma Validación de datos, aunque sin macros.

Qué es una lista desplegable y para qué te sirve

Imagina una hoja donde tú y tu pareja anotáis los gastos de la casa. Uno escribe "comida", otro "Comida", otro "alimentación". Cuando sumes por categoría descubrirás que "Comida" no está en el grupo porque, en realidad, son tres textos distintos.

Una lista desplegable obliga a elegir entre las opciones que tú has escrito de antemano. La persona que anota el gasto pulsa la celda, ve la flechita, elige una y se acabó. Los datos quedan limpios desde el primer día, las sumas salen bien a la primera y, además, puedes añadir un mensaje de ayuda para quien rellene la hoja sin tenerte al lado.

Dónde está y qué opciones tiene el cuadro de Validación de datos

La herramienta se llama Validación de datos y vive en la cinta, en el grupo Herramientas de datos de la pestaña Datos. Al abrirla aparece un cuadro con tres pestañas: Configuración, Mensaje de entrada y Mensaje de error.

La pestaña Configuración es la del corazón: ahí eliges qué tipo de dato aceptas (Permitir) y de dónde sale la lista (Origen). La pestaña Mensaje de entrada sirve para que, al tocar la celda, aparezca un cartelito con un título y un texto de ayuda. La pestaña Mensaje de error decide qué pasa si alguien escribe algo que no está en la lista: que no le deje, que le avise o que, simplemente, le informe.

Permitir: el tipo de dato que acepta la celda

La lista Permitir no es un solo ajuste: cambia según lo que quieras conseguir.

Origen: cómo le dices a Excel qué valores debe mostrar

Cuando en Permitir eliges Lista, abajo se activa el cuadro Origen. Ahí tienes dos caminos: escribir los elementos a mano, separados por punto y coma (Comida;Transporte;Ocio;Hogar;Otros), o señalar con el ratón un rango de la hoja que ya los contenga (=$F$2:$F$6).

Escribir la lista a mano vale para una hoja pequeña que no va a cambiar. Cuando sospeches que vas a añadir categorías (y casi siempre es así), apunta a un rango: cambiar el texto de una celda es más rápido que volver a abrir el cuadro.

Mensaje de entrada y Alerta de error: lo que ve el usuario al tocar la celda

En Mensaje de entrada escribes un título corto y un texto de ayuda. Al pulsar la celda, aparece un cartel amarillo con lo que hayas puesto, sin que tengas que pulsar nada más.

En Mensaje de error decides el comportamiento al escribir algo que no esté en la lista. Hay tres estilos:

• Detener: no deja escribir el valor y la celda rechaza la entrada.
• Advertencia: deja escribir pero avisa con un cartel que hay que confirmar.
• Información: deja escribir y solo muestra un cartel informativo.

Una lista desplegable con tus categorías en cinco pasos

Vamos con una hoja Gastos realista. En la columna A la fecha, en B el importe, en C la categoría y, a partir de F2, la lista con las cinco categorías.

1. Selecciona C2:C20.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validacion de datos.
3. En Permitir elige Lista.
4. En Origen escribe =$F$2:$F$6 (o arrástralo con el ratón sobre F2:F6).
5. Pulsa Aceptar. Cada celda de C2 a C20 muestra una flechita al lado.

Escribir la lista a mano dentro del cuadro

Si solo vas a usar cinco categorías que sabes que no van a cambiar, puedes escribirlas directamente en Origen, separadas por punto y coma.

1. Selecciona C2:C20 y abre Validación de datos.
2. En Origen escribe Comida;Transporte;Ocio;Hogar;Otros.
3. Pulsa Aceptar.

Sacar la lista de un rango de la misma hoja

Cuando apuntas a un rango, todo se vuelve más fácil de mantener. Cambias "Ocio" por "Ocio y viajes" en F4, vuelves a abrir C2 y ya lo tienes actualizado. Para que el Origen no se mueva al copiar la validación a otras celdas, se usan las referencias absolutas con el dólar ($F$2:$F$6).

Una lista que crece sola cuando añades categorías

Apuntar a =$F$2:$F$6 tiene una trampa: si añades "Salud" en F7, no sale en la lista. Hay dos arreglos limpios: convertir la lista en tabla (recomendado) o usar un rango con nombre y la función DESREF (OFFSET).

Con la lista como tabla, las nuevas categorías aparecen solas

Una tabla en Excel entiende que va a crecer y, al señalar una columna de tabla como Origen, cualquier fila nueva se añade sola a la lista desplegable.

1. Selecciona F2:F6 y pulsa Ctrl+T para crear la tabla.
2. Marca la casilla La tabla tiene encabezados y ponle el nombre Categorias en la pestaña Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla.
3. Ve a C2, abre Validación de datos y cambia Origen a =INDIRECTO("Categorias[Categoria]").

Con un rango con nombre y DESREF si no quieres usar tabla

Si prefieres no usar tablas, define un nombre que crezca solo con DESREF (OFFSET) y CONTARA (COUNTA). El nombre vive en el libro y puedes usarlo como Origen en cualquier hoja.

=DESREF($F$2;0;0;CONTARA($F$2:$F$100);1)

1. Selecciona F2 y abre Formulas > Nombres definidos > Administrador de nombres > Nuevo.
2. Nombre: rangoCategorias. Se refiere a: pega la fórmula de arriba.
3. Acepta y vuelve a Validación de datos. Origen: =rangoCategorias.

DESREF($F$2;0;0;CONTARA($F$2:$F$100);1)

Listas que dependen de otra lista desplegable

Cuando la segunda lista cambia según lo elegido en la primera, necesitas una hoja con los productos de cada categoría y la función INDIRECTO (INDIRECT). En la hoja Pedidos, B2 elige la categoría y C2 elige el producto dentro de esa categoría.

1. Crea una hoja llamada Productos. En A2:A5 escribe los nombres de las categorías (los mismos que en Gastos!F2:F6). En B2:B5, los productos de la primera categoría; en C2:C5, los de la segunda; y así.
2. En Pedidos!B2 abre Validación de datos con Origen =Productos!$A$2:$A$5.
3. En Pedidos!C2 abre Validación de datos con Origen =INDIRECTO(B2).

Por qué la validación deja pasar datos que no debería

Validación de datos es una herramienta amable pero con tres puntos débiles que conviene conocer antes de compartir la hoja.

Pegar encima se salta la regla sin avisar

Pegas desde otra hoja "comidas" en una celda con la lista desplegable, la flechita sigue ahí, pero el texto no está en Origen. La validación no se aplica al pegar, solo al escribir.

Para encontrar los casos:

1. Abre Datos > Herramientas de datos > Validacion de datos.
2. Pulsa Rodear con un círculo datos no válidos.

La lista no incluye las categorías nuevas que has escrito

Añades "Salud" en F7 y, al pulsar C2, sigue sin aparecer. La causa más típica es que Origen apunta a =$F$2:$F$6 y no a toda la columna. El arreglo es pasar al camino de la tabla o al rango con nombre del apartado anterior.

La lista aparece vacía cuando toca otra hoja

Si el Origen apunta a un rango de la hoja Gastos pero la validación está en la hoja Pedidos, la flecha se ve vacía o da error. Excel necesita el nombre de la hoja delante.

=Categorias!$F$2:$F$6

Limites y versiones: lo que tu Excel puede y no puede hacer

Las Validación de datos existe desde Excel 2007 y sigue igual en 365, 2024, 2021, 2019 y 2016. La función UNICOS (UNIQUE) está desde Excel 2021; DESREF (OFFSET) y CONTARA (COUNTA) están desde Excel 2007, así que no fallan por versión. Excel para la web también admite Validación de datos y las funciones de este tutorial, aunque no ejecuta macros VBA (allí se automatiza con Scripts de Office).

Funciones como UNICOS o DESREF: desde qué versión están

La hoja está protegida y el botón Validación de datos aparece gris

Si la hoja está protegida, Validación de datos se queda en gris. Ve a Revisar > Proteger hoja, desmarca la protección o pide la contraseña al dueño del archivo. Si el libro está compartido para editar a la vez (Revisar > Compartir libro), la opción también puede estar limitada: deja de compartirlo desde el mismo menú antes de tocar la validación.

Lo que ya sabes hacer con la lista desplegable y el siguiente paso

• Crear la lista con Datos > Herramientas de datos > Validacion de datos.
• Escribir el Origen a mano o apuntar a un rango con $ para que no se mueva.
• Convertir la lista en tabla (Ctrl+T) para que crezca sola al añadir categorías.
• Evitar el fallo típico: pegar salta la regla, rodéala con un círculo para detectarlo.
• Encadenar dos listas con INDIRECTO(B2) para que la segunda dependa de la primera.

El siguiente paso natural es aplicar Formato condicional sobre la misma columna C: una regla que ponga en verde los importes menores de 20 y en rojo los mayores de 100, así ves de un vistazo los gastos destacados dentro de cada categoría.

Dudas al usar la lista desplegable en Excel