Un cuadro de ingresos y gastos es un libro de Excel donde registras lo que entra y lo que sale durante un mes. En este tutorial crearás las hojas «Ingresos», «Gastos» y «Presupuesto», aprenderás a calcular totales, obtener el balance y clasificar los gastos. El método funciona en Excel 2007 y posteriores, y también puedes adaptarlo a Excel para la web, Mac o móvil.
Los datos y pasos están comprobados en octubre de 2026.
Qué es un cuadro de ingresos y gastos
Un cuadro de ingresos y gastos reúne, ordena y compara el dinero disponible y sus principales salidas. Puede servir para un hogar, un pequeño negocio o un proyecto.
En este libro de ejemplo, la hoja «Ingresos» registrará el sueldo y trabajos independientes. La hoja «Gastos» contendrá alimentos, transporte, servicios y ahorro. La hoja «Presupuesto» resumirá ambos conjuntos y mostrará el balance mensual.
La separación evita mezclar cálculos. En «Ingresos» y «Gastos» se guardan los movimientos; en «Presupuesto» se comparan los resultados. Así puedes corregir un dato sin rehacer toda la hoja de resumen.
Cada movimiento necesita al menos una fecha, un importe y una categoría. La descripción permite saber qué motivo produjo el gasto. No hace falta registrar cada pago pequeño desde el primer día: una clasificación ordenada resulta más útil que una lista difícil de mantener.
Cómo organizar los ingresos y gastos del mes
La hoja «Ingresos» tiene una fila por entrada de dinero. La columna B guarda la fecha, la C contiene la categoría, la D la descripción y la E el importe. Los datos quedan listos para resumirse más adelante.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Movimiento | Fecha | Categoría | Descripción | Importe |
| 2 | Sueldo | 01/10/2026 | Trabajo | Salario mensual | 1.800 |
| 3 | Proyecto | 12/10/2026 | Trabajo | Diseño de catálogo | 700 |
La hoja «Gastos» utiliza la misma estructura. Así, las columnas tienen un significado idéntico en ambas hojas y resulta más fácil comprobar los registros.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Movimiento | Fecha | Categoría | Descripción | Importe |
| 2 | Compra semanal | 03/10/2026 | Alimentos | Supermercado | 620 |
| 3 | Abono | 05/10/2026 | Transporte | Autobús | 180 |
| 4 | Factura | 08/10/2026 | Servicios | Luz e internet | 540 |
| 5 | Aportación | 10/10/2026 | Ahorro | Fondo mensual | 440 |
| Columna | Contenido | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha | Día del movimiento | 03/10/2026 |
| Categoría | Grupo que facilitates la comparación | Alimentos |
| Descripción | Detalle del movimiento | Supermercado |
| Importe | Cantidad del movimiento | 620 |
Calcular los totales de ingresos y gastos
Ahora creamos la hoja «Presupuesto». En esta hoja usaremos la función SUMAR, que suma los números de uno o varios rangos. Es una función disponible en todas las versiones de Excel de escritorio.
- Crea una hoja llamada «Presupuesto».
- En
A1, escribe «Ingresos». - En
A2, escribe «Gastos». - En
B1, escribe la fórmula que suma los ingresos. - En
B2, escribe la fórmula que suma los gastos.
=SUMAR(Ingresos!E2:E3)=SUMAR(Gastos!E2:E5)La hoja queda así:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Ingresos | 2.500 |
| 2 | Gastos | 1.780 |
Los ingresos suman 1.800 + 700, por lo que dan 2.500 euros. Los gastos suman 620 + 180 + 540 + 440, por lo que dan 1.780 euros.
! separa el nombre de la hoja de la referencia al rango. Si Excel no lo acepta porque escribiste otro nombre de hoja, corrige Ingresos o Gastos para que coincida exactamente con la pestaña.B1 muestra 2.500 y B2 muestra 1.780. Haz clic en cada celda y revisa la barra de fórmulas: debe mostrar la fórmula de SUMAR, no un número escrito directamente.Mostrar el balance sin calcularlo a mano
El balance es la diferencia entre los ingresos y los gastos. Para obtenerlo, restamos el total de gastos al total de ingresos. No hace falta escribir de nuevo los importes: la fórmula puede trabajar directamente con B1 y B2.
- En
A3, escribe «Balance». - En
B3, escribe la fórmula de resta. - Formatea
B1:B3como número con dos decimales.
=B1-B2| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Ingresos | 2.500,00 |
| 2 | Gastos | 1.780,00 |
| 3 | Balance | 720,00 |
Si el balance fuera negativo, la celda mostraría un resultado con signo menos. En este ejemplo, 2.500 - 1.780 produce exactamente 720 euros.
Una regla práctica: coloca primero los ingresos y después los gastos. Al restarlos, el signo del resultado permite saber si queda dinero o si el mes está descuadrado.
B3 muestra 720,00. Si cambias un importe de la hoja «Gastos» y compruebas que su total sea menor, el balance：balance aumentará.Clasificar los gastos para entender el presupuesto
Ahora añadimos el total por categoría. Esta comparación muestra cuánto consume cada tipo de gasto y qué parte queda para el ahorro.
- En
D1, escribe «Categoría». - En
E1, escribe «Total». - Copia hacia abajo estas categorías: Alimentos, Transporte, Servicios y Ahorro.
- En
E2, usa SUMAR.SI (SUMIF) para sumar solo los gastos de la categoría indicada. - Copia la fórmula de
E2hastaE5.
=SUMAR.SI(Gastos!$C$2:$C$5;D2;Gastos!$E$2:$E$5)| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ingresos | 2.500,00 | Categoría | Total | |
| 2 | Gastos | 1.780,00 | Alimentos | 620,00 | |
| 3 | Balance | 720,00 | Transporte | 180,00 | |
| 4 | Servicios | 540,00 | |||
| 5 | Ahorro | 440,00 |
Los signos $ fijan los dos rangos para que no cambien al copiar la fórmula hacia abajo. D2 sí puede desplazarse: en cada fila será la categoría que SUMAR.SI debe buscar.
Los cuatro subtotales suman 1.780 euros, exactamente el total de gastos. Esto confirma que cada movimiento está incluido una sola vez y que ninguna categoría utiliza un nombre diferente en la hoja «Gastos».
B2.Revisar el presupuesto con una plantilla personalizable
Excel incluye plantillas de presupuesto que puedes adaptar en lugar de crear todas las pestañas desde cero. Se encuentran en el área de plantillas de la pantalla de inicio.
- Abre Excel.
- En Archivo, selecciona Nuevo.
- Busca «presupuesto».
- Elige una plantilla mensual o personal.
- Descárgala o ábrela en Excel.
- Conserva sus fórmulas y sustituye únicamente categorías, fechas e importes.
- Guarda el resultado con un nombre nuevo.
Microsoft ofrece plantillas gratuitas de presupuesto personal, mensual, familiar, de eventos y de gastos. Según el diseño, pueden incorporar fórmulas y gráficos, además de categorías y objetivos de ahorro. Puedes consultarlas en la galería de plantillas de presupuesto.
Al conservar las fórmulas, el resumen seguirá recalculándose cuando cambies los importes. Antes de reutilizar una plantilla, revisa si utiliza categorías que realmente necesitas y elimina las filas vacías o irrelevantes.
Corregir totales que no coinciden con la tabla
A veces el total parece correcto, pero no coincide con la suma manual de los movimientos. Las causas más habituales son un rango incompleto, importes escritos como texto o una celda vacía dentro del rango.
El total omite la última fila
Si E2:E5 contiene cuatro movimientos, pero la fórmula suma únicamente E2:E4, el total será menor. Corrige la fórmula y amplíe el rango hasta la última fila.
=SUMAR(Gastos!E2:E5)Un importe se introduce como texto
Si el indicador de error aparece en una celda de importe, puede estar alineado a la izquierda. Eso suele indicar que Excel lo interpretó como texto. Selecciona la celda y conviértela en número con Valor en el menú contextual.
También puedes usar la función VALOR para convertir el contenido, si esa función está disponible en tu versión:
=VALOR(E3)Una celda vacía interrumpe la revisión visual
Una celda vacía dentro del rango no produce por sí sola un error: Excel la trata como cero al sumar. Sin embargo, puede ocultar un movimiento no registrado. Colorea la columna Importe o revisa los totales por categoría para localizarla.
La fórmula usa una hoja distinta
Si el resultado no cambia después de modificar «Gastos», revisa la barra de fórmulas. Puede estar sumando Gastos!E2:E4 en lugar de Gastos!E2:E5, o siquiera el nombre correcto de la pestaña.
=SUMAR(Gastos!E2:E5)Lo que ya sabes hacer con tu cuadro de ingresos y gastos
Ya puedes mantener un libro con tres hojas bien diferenciadas: «Ingresos», «Gastos» y «Presupuesto».
- Registrar ingresos y gastos con fecha, categoría, descripción e importe.
- Calcular totales automáticos con SUMAR.
- Obtener el balance mensual restando gastos a ingresos.
- Clasificar los gastos con SUMAR.SI y comparar sus subtotales.
- Adaptar una plantilla de presupuesto conservando sus fórmulas.
- Detectar rangos incompletos, importes de texto y referencias incorrectas.
El siguiente paso es añadir un gráfico o comparar este mes con los anteriores para observar la evolución del balance.
Dudas al crear un cuadro de ingresos y gastos
1. ¿Existe una tabla de ingresos y egresos gratuitamente?
Sí. Puedes crear una en Excel con dos hojas, una para ingresos y otra para gastos, y una tercera para calcular totales y balance. También puedes usar las plantillas de presupuesto incluidas en Excel, disponibles desde Archivo > Nuevo y personalizables sin contratar servicios adicionales.
2. ¿Dónde encuentro una plantilla gratuita para controlar mis gastos personales?
Abre Excel, entra en Archivo > Nuevo y busca «presupuesto». Encontrarás plantillas mensuales personales, familiares, de eventos y de gastos. Conserva las fórmulas de la plantilla y sustituye categorías e importes por los de tu mes.
3. ¿Cómo hago una planilla de ingresos y egresos diarios?
Añade una columna de fecha a cada movimiento y registra importe, categoría y descripción. Para obtener el total del día, usa SUMAR.SI.CONJUNTO con el rango de fechas, el criterio del día y el rango de importes; así no tendrás que filtrar y sumar manualmente.
4. ¿Qué plantilla de gastos mensuales para el hogar puedo usar?
La plantilla de presupuesto mensual es un buen punto de partida para el hogar. Incluye categorías de alimentos, transporte, servicios y ahorro; después puedes añadir el alquiler, suministros y otros recibos, y usar SUMAR para obtener cada subtotal.
5. ¿Qué planilla me conviene para llevar mis gastos personales?
Una hoja con ingresos, movimientos y un resumen mensual es suficiente. Usa columnas con fecha, categoría, descripción e importe; conserva una fila por movimiento y calcula los totales con fórmulas para poder detectar cambios al ampliar o corregir los datos.
6. ¿Cuál es el formato de presupuesto en Excel más fácil de adaptar?
El más práctico tiene una hoja de ingresos, una de gastos y otra de resumen. En esta última, coloca el total de ingresos, el total de gastos y la diferencia; después añade tablas o gráficos sin modificar los datos de origen.
7. ¿Cómo organizo una planilla de gastos en Excel?
Reserva una fila para cada gasto y columnas para fecha, categoría, descripción e importe. Evita combinar celdas dentro de la tabla, escribe los importes como números y calcula los subtotales con SUMAR.SI para poder compararlos por categoría.
Fuentes
- MicrosoftAtajos propios y reasignar atajos en Excel — documentación oficialconsultado el 27/10/2026
- MicrosoftPegar, Opciones de pegado y Pegado especial — documentación oficialconsultado el 27/10/2026