Cuadro de gastos en Excel: cómo crearlo y controlar tus gastos

Un cuadro de gastos es una hoja de Excel donde registras lo que gastas, agrupas cada movimiento por categoría y obtienes totales automáticos. En este tutorial crearás el libro Control del hogar, con la hoja Gastos, y terminarás con un gráfico y avisos visuales. El método funciona en Excel 2007 y posteriores, Excel para la Web, Mac y móviles; algunas funciones de colaboración dependen de la versión. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es un cuadro de gastos y qué problema resuelve

Un cuadro de gastos sirve para anotar cada movimiento sin rehacer cuentas. La hoja Gastos del libro Control del hogar tendrá fecha, categoría, concepto e importe. Así puedes saber qué se registró, agrupar los movimientos y comparar categorías.

Cada fila representa un gasto y cada columna guarda un dato diferente. Por ejemplo, el alquiler pertenece a Vivienda y el supermercado a Alimentación. Los importes quedan en celdas independientes para que Excel pueda sumarlos.

La fecha identifica el movimiento. La categoría permite agruparlo. El concepto explica en qué se gastó y el importe contiene el valor que participará irá en los cálculos. No escribas dos categorías en una misma celda: cada gasto necesita una sola.

Dónde crear el cuadro de gastos y cómo organizarlo

Abre Excel y crea un libro nuevo. Cambia el nombre del libro predeterminado por Control del hogar y la hoja Hoja1 por Gastos. Después, escribe los encabezados en A1:D1.

Si prefieres una plantilla, entra en Plantillas de presupuesto de Microsoft. Elige Presupuesto personal básico, Presupuesto simple o Seguimiento de dinero personal. Las fórmulas, gráficos y comparaciones dependen de la plantilla elegida.

Las columnas básicas del cuadro de gastos

Mantén una sola cabecera por columna y no cambies el orden. Si más adelante añades ingresos, crea una columna separada y conserva esta estructura de gastos.

Cómo elegir una plantilla para empezar

En Excel para la Web puedes abrir una plantilla y editarla en el navegador. Para trabajar sin conexión, descarga la plantilla o guarda el libro en tu equipo. La plantilla Seguimiento de dinero personal permite comparar previsto y real; la plantilla Cuadro de gastos que construiremos aquí usa fórmulas y un gráfico sencillos.

Crear un cuadro de gastos con tus categorías

Vamos a registrar ocho gastos del mes. La hoja tendrá las mismas cuatro columnas y los datos si si la categoría quedará en la columna B. Al terminar, la última fila será la número 9.

1. Selecciona la celda A1 y escribe Fecha.
2. En B1, escribe Categoría; en C1, Concepto; en D1, Importe.
3. Rellena A2:D9 con los movimientos de la hoja siguiente.
4. Pulsa Intro después de cada dato para avanzar y revisar que no cambie el orden.

Escribir los primeros gastos del mes

Introduce alquiler, supermercado, autobús, electricidad, restaurante, combustible,farmacia y agua. Escribe 01/09/2026 en A2 y deja que Excel lo muestre como fecha. En D2, escribe 750,00; no escribas el símbolo de moneda en la celda.

Para los cálculos usa solo la columna D. Si una celda aparece con formato de fecha en la columna D, selecciónala y abre Ctrl+1; en Número, elige General y confirma.

Añadir filas sin rehacer la tabla

Para añadir otro gasto, escribe en la primera fila vacía, A10:D10, y conserva el orden Fecha, Categoría, Concepto e Importe. No insertes una fila dentro de la tabla si después tendrás que modificar las referencias manualmente; usar una fila al final facilita revisar el rango.

Ahora añade 12/09/2026 | Alimentación | Panadería | 63,30. Cuando esta fila esté incluida, amplía más adelante las fórmulas hasta D10.

Calcular el total y comparar los gastos por categoría

Los totales convierten el registro en una herramienta de revisión. En F1 escribimos Total general; en G1, Categoría; y en H1, Subtotal. La columna F tendrá una sola suma y la tabla G2:H4 mostrará los subtotales.

La fórmula SUMA (SUM) suma un rango. SUMAR.SI (SUMIF) suma solo las filas que cumplen una categoría. Las referencias deben apuntar a los datos de esta hoja: Gastos.

Sumar el importe total del cuadro

Selecciona F2 y escribe:

=SUMA(D2:D9)

El resultado debe ser 860,90. Puedes comprobarlo sumando mentalmente: 750,00 + 86,40 + 24,50 + 68,20 + 42,00 + 55,00 + 31,30 + 96,50.

Calcular cuánto gastaste en cada categoría

En H2 escribe la fórmula para Vivienda:

=SUMAR.SI(B2:B9;"Vivienda";D2:D9)

Copia H2 hasta H3 y H4. Al cambiar los datos, Excel actualiza el rango copiado. En H3 you'll obtain Alimentación 224,90 y en H4, Transporte 79,50. Los tres subtotales suman 1.153,90? No: el total correcto es 860,90, por lo que corrige cualquier fórmula que devuelva ese valor.

Error de cálculo: el subtotal de Vivienda no puede ser 849,50 si el alquiler es 750,00, electricidad 68,20 y agua 31,30. La suma correcta es 849,50; el total de gastos, sí, es 1.153,90. Ajusta el ejemplo si usaste otros importes.

Revisar qué categoría concentra más gasto

Compara H2:H4. Vivienda concentra 849,50, Alimentación 224,90 y Transporte 79,50. Para este registro, la categoría que más presupuesto necesita es Vivienda porque el alquiler representa la mayor parte del gasto.

Añadir gráficos y límites para visualizar el cuadro

El gráfico convierte los subtotales en una comparación visible. Para crear un límite, usaremos 500,00 como referencia y resaltaremos los importes de D2:D9 que lo superen. El color no cambia el valor: solo señala dónde revisar.

Crear un gráfico de gastos por categoría

Selecciona G1:H4, que contiene los encabezados y los subtotales. Después usa:

Elige un gráfico de columnas o circular. Usa Gráficos recomendados (Recommended Charts) y confirma con Aceptar. Si aparecen opciones distintas en Excel para la Web, selecciona el gráfico que muestre una barra por categoría.

Resaltar los gastos que superan el límite

Selecciona D2:D9 y abre:

Elige Resaltar reglas de celdas y después Mayor que. En el cuadro, escribe 500 y selecciona un formato, por ejemplo relleno rojo. Acepta el cuadro Formato condicional.

Actualizar el cuadro al cambiar un importe

Cambia D3 de 86,40 a 100,00. Excel recalcula el total general, el subtotal de Alimentación y el gráfico. Después, devuelve D3 a 86,40 para conservar los datos del ejercicio.

La fórmula total debe incluir cada gasto nuevo. Si añades la fila de la panadería, cambia F2 a:

=SUMA(D2:D10)

El resultado pasa de 860,90 a 924,20. Copia o ajusta también las fórmulas de SUMAR.SI para que alcancen B2:B10 y D2:D10.

Guardar, compartir y revisar el cuadro de gastos

Guarda el libro como archivo .xlsx para conservar fórmulas, formatos y gráficos. Antes de compartirlo, revisa fechas, categorías, totales y límites. La plantilla web añade comentarios e historial de versiones; un archivo local se puede compartir como Excel o PDF.

Guardar el cuadro como un libro de Excel

1. Abre Archivo > Guardar como.
2. Escribe Control del hogar.
3. Elige la carpeta donde quieres guardar el archivo.
4. Mantén el tipo *Libro de Excel (\.xlsx) y pulsa Guardar**.

Compartir el cuadro con comentarios y cambios

En una plantilla abierta en Excel para la Web, usa Compartir y añade las personas autorizadas. El historial permite revisar versiones anteriores. En Excel de escritorio, guarda una copia antes de cambiar el archivo compartido y utiliza Revisar > Control de cambios solo si la función está disponible en tu versión.

Imprimir o exportar el cuadro

1. Selecciona la hoja Gastos.
2. Abre Archivo > Imprimir.
3. Revisa la vista previa y los márgenes.
4. Usa Exportar si la plantilla ofrece esa opción.

Si necesitas un PDF, selecciona Exportar > Crear documento PDF/XPS. Comprueba que se vean la tabla, los subtotales y el gráfico.

Qué funciones y opciones usar según tu versión de Excel

SUMA y SUMAR.SI existen en Excel 2007 y posteriores, así como en Excel para la Web, Mac y móviles. Las plantillas sin conexión conservan fórmulas y gráficos; las plantillas web permiten trabajar en línea y, según sus opciones, compartir, comentar, imprimir y revisar versiones.

La ruta Insertar > Gráficos recomendados y el formato condicional están disponibles en las versiones de escritorio modernas. En la Web pueden aparecer nombres algo diferentes, aunque las funciones de gráfico y formato condicional siguen la misma idea. Copilot requiere licencia y canal de actualización; por eso no es necesario para crear este libro.

Qué hacer si el cuadro no suma o los datos se desordenan

Los errores suelen deberse a un rango incompleto, una columna equivocada o un pegado que conserva formatos externos. Comprueba primero la barra de fórmulas y después corrige los datos de origen; no escribas fórmulas directamente sobre los movimientos.

Corregir un total que no coincide

Si F2 contiene =SUMA(D2:D9), el nuevo gasto de D10 no se tendrá en cuenta. Cambia la fórmula a =SUMA(D2:D10) y el resultado pasará de 860,90 a 924,20.

Revisar una categoría que suma demasiado

Una categoría escrita como alimentación o una celda vacía mal colocada puede hacer que SUMAR.SI no agrupe como esperas. Selecciona B2:B9 y comprueba que cada fila tenga una sola categoría; después usa F2 > Buscar y seleccionar > Ir a Especial > Vacías para localizar espacios innecesarios. Repite la operación para Constantes.

Limpiar el formato que llega desde Word

Copia la tabla de Word. En Excel, selecciona una celda vacía y pulsa Ctrl+Alt+V, elige Valores y acepta. Cada línea debe quedar en una fila y cada tabulación en una columna.

Lo que ya sabes hacer con tu cuadro de gastos

Ya sabes crear y organizar un cuadro de gastos en Excel con fecha, categoría, concepto e importe.

• Has registrado gastos por fila y ampliado el rango.
• Conoces SUMA (SUM) para calcular el total general.
• Usas SUMAR.SI (SUMIF) para obtener subtotales por categoría.
• Puedes crear un gráfico de barras o circular.
• Puedes resaltar importes con formato condicional.
• Sabes guardar como .xlsx, compartir o exportar.
• Puedes corregir rangos incompletos y pegados desde Word.

Tu próximo paso es añadir un objetivo de ahorro junto al total para comparar cada mes.

Dudas al crear un cuadro de gastos en Excel